Esittäjä Aika ja paikka Suomen Rotary © 2014

Esitys aiheesta: "Esittäjä Aika ja paikka Suomen Rotary © 2014"— Esityksen transkriptio:

1 Esittäjä Aika ja paikka Suomen Rotary © 2014
Klubisihteerin perustehtävät Raportoinnit Maksut Jäsenrekisterit Kalenteri Rahastonhoitajan tehtäviä Esittäjä Aika ja paikka Suomen Rotary © 2014 Tähän muistiinpanoja

2 Tärkeimmät tietolähteet

3

4 www.rotary.fi Suojatut jäsensivut rotary ratas
Jäsenrekisterijärjestelmä jäsen ja klubitietojen päivitys juoksevasti uudet toimihenkilöt heti vuosi-/vaali- kokouksen jälkeen adm**** ja salasana (klubi saanut 2005)

5 UUTTA 17.1.2012 ALKAEN SR:n ja RI:n jäsenrekisterit yhdistetty
Päivitykset vain SR:n jäsenrekisteriin Automaattinen päivitys My Rotaryyn Edellytys: Klubi on hyväksynyt My Rotaryssa Suomen Rotaryn yhteistyökumppaniksi (tehdään vain kerran)

6 www.rotary.org My Rotary: SAR -raporttien lähde
Klubin säätiölahjoitusraportit Klubin PHF-tilanneraportti Rekisteröidy HETI, ellet ole jo sitä tehnyt Oikeutesi voimassa toimikautesi ajan, myös tulevalla toimihenkilöllä on omaan kauteensa liittyviä oikeuksia

7 www.rotary.fi/1410 (tai vastaavasti muiden piirien verkkosivut)
Kuvernöörin kuukausikirjeet Piirin organisaatio Piirin toiminta Ajankohtaista

8 Kuusi avainvelvollisuutta
RI:lle puolivuotisraportti 1.7. (=SAR) SR:lle per capita -maksut lokakuussa RI:lle puolivuotisraportti 1.1. (=SAR) SR:lle per capita -maksut maaliskuussa Virkailijatietojen päivittäminen SR:n jäsentieto- järjestelmään heti syyskokouksen jälkeen Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen SR:n jäsentietojärjestelmään juoksevasti

9 Lähtökohdat Klubisihteeri on klubin avainhenkilö
Klubipresidentin oikea käsi ja klubin tietolähde Klubissa voi olla useampia sihteereitä, sihteeristö 1. sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän s-postin sekä normaalin postin Sihteerin tehtävät käsittävät: Hallinnolliset perustehtävät, joita tässä esityksessä käsitellään Sihteerin perustehtävät liittyvät myös rahastonhoitajan, klubimestarien ja IT-vastaavan tehtäviin Yleiset lähinnä klubin sisäiset sihteerintehtävät, jotka on kuvattu mm. Klubin sihteerin oppaassa (229fi) Klubisihteeristön tehtäviä ja työnjakoa käsittävä taulukko kattaa sihteerien tehtävät laajasti (löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta)

10 Lähtökohdat Sihteerin tehtävistä lisätietoa:
Klubin sihteerin opas (229fi) Rotaryn käsikirja 2013 (035fi) (SR:n suojatuilta jäsensivuilla) Rotary Matrikkelin alkuosassa (siniset sivut) MUISTILISTA presidenteille, sihteereille ja rahastonhoitajille Suomen Rotaryn suojatut jäsensivut: Käyttäjätunnus: rotary salasana: ratas Verkkosivuilta löytyy sihteerin ja rahastonhoitajan tehtäviin liittyviä ohjeita ja muistioita Verkkosivuilla on myös tärkeimpien tietojärjestelmien käyttöä koskevat ohjeet

11 Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti
Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen SR:n jäsentietojärjestelmään kunkin kuukauden 15. pv. mennessä RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen RI:n Official Directory: seuraavan vuoden presidentin, sihteerin, rahastonhoitajan, klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtajan ja klubin jäsenyyskomitean puheenjohtajan tiedot mennessä (päivitys SR:n jäsentietojärjestelmään) Puolivuotisraportointi (SAR) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa Maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille Välittää laskut rahastonhoitajalle ja valvoo maksujen suorittamista

12 Muut klubisihteerin tehtävät
Klubisihteerille kuuluvat perustehtävien lisäksi tavanomaiset sihteerin tehtävät Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne. Pöytäkirjojen laatiminen Klubin kirjeenvaihto ja arkisto Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa Tavanomaiset tehtävät on kuvattu Klubin sihteerin oppaassa (229fi) Oppaan ohjeiden soveltaminen harkiten oman klubin tarpeiden mukaan Perustehtävät käsitellään seuraavassa rotaryklubin vuosikelloon ja tietojärjestelmiin liittyen Piirikonferenssien ja seminaarien ajankohdat saattavat vaihdella piirikohtaisesti

13

14 Perustehtävät ja tietojärjestelmät
Läsnäoloraportit kuukausittain RI Official Directory tiedot joulukuussa Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International My Rotary

15 Ennen kauden alkua klubisihteeri
Osallistuu piirin koulutusseminaariin (PETS) Perehtyy edellä esitettyyn aineistoon Perehtyy tehtäviä tukeviin tietojärjestelmiin sekä niiden tarjoamiin palveluihin Sopii presidentin ja klubin muiden toimihenkilöiden kanssa työnjaosta sekä tulevan vuoden toiminnasta Sopii nykyisen sihteeristön kanssa tehtävien siirrosta SR:n jäsentietojärjestelmän käyttäjätunnus ja salasana saatava edeltäjältä Varmistaa jäsentietojärjestelmän tietojen ajantasaisuuden

16 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä
Jäsentietojärjestelmä on rotaryviestinnän keskeinen osa ja painetun Rotary Matrikkelin perusta Klubisihteeri vastaa SR:n jäsentietojärjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta Klubin jäsenet eivät voi itse päivittää tietojaan suoraan järjestelmään. Päivitykset tehdään heti kun muutoksia on tapahtunut. Suomen Rotaryn ja piirien postitus klubeille perustuu jäsentietojärjes- telmän osoitetietoihin. Tämä pätee myös Rotary Nordenin postituksiin. Klubien kokouspaikka ja -aika sekä verkkosivuosoitteet päivitetään jäsentietojärjestelmään, josta ne automaattisesti siirtyvät SR:n verkko- sivuille. Näistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa erikseen Rotarytoimistoon.

17 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä
Uudet klubivirkailijatiedot päivitetään syyskokousten jälkeen ja viimeistään Matrikkelin jäsentiedot tarkistetaan mennessä Matrikkeli painetaan suoraan jäsentietojärjestelmän tietoihin pohjautuen Seikkaperäiset ohjeet jäsentietojärjestelmän käytöstä löydät SR:n suojatuilta jäsensivuilta kohdassa TIETOJÄRJESTELMÄT

18 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä, jatkoa
Selainpohjainen jäsentietojärjestelmä on osoitteessa: Päivitysten edellyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat klubisihteereillä ja presidenteillä Eivät vaihdu vuosittain, tarvittaessa Rotarytoimistosta voidaan pyytää uudet tunnukset Jäsentietojärjestelmän käyttöohjeet löytyvät Suomen Rotaryn suojatuilta jäsensivuilta: ”Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet” SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena”

19 Läsnäoloraportit laaditaan kuukausittain
Kunkin kuukauden viikoittaisten läsnäoloprosenttien keskiarvo ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Laskennassa otetaan mukaan vain aktiivijäsenet Laskentaan ei oteta mukaan kunniajäseniä. Läsnäolovapautuksen saaneet huomioidaan mikäli osallistuvat klubin kokoukseen; RI:n virkailija ja/tai rotary- ja oman iän perusteella anottu läsnäolovapautus (rotaryikä + omaikä vähintään 85 vuotta). Laskennassa otetaan huomioon paikkaukset muiden klubien kokouksissa sekä osallistumiset muuhun rotarytoimintaan (katso Klubin sihteerin opas) Tarkemmat ohjeet SR:n suojatuilla jäsensivuilla: Läsnäoloprosentin laskentaperusteet ja raportointi Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet

20 Rotary Internationalin My Rotary -verkkosivut
RI:n klubeja palveleva tietojärjestelmä My Rotaryyn kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Tunnukset ovat voimassa koko rotariuran ajan. My Rotaryn tarjoamat toiminnot muuttuvat automaattisesti toimihenkilön tehtävien mukaan.

21 Rotary Internationalin My Rotary -verkkosivut, jatkoa
RI:n My Rotary löytyy RI:n verkkosivuilta: Käyttäjätunnukset ja salasanat saadaan rekisteröitymällä järjestelmään, tehtäväkohtaiset oikeudet voimassa1.7. alkaen (päättyy 30.6.) Tarvitaan toimiva henkilökohtainen s-postiosoite SR:n verkkosivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena”

22 Rotary Internationalin puolivuotisraportti Semi-Annual Report (SAR)
RI:n puolivuotisraportti -lomakkeet toimitetaan rotaryvuoden alussa ja puolessa välissä klubisihteerille s-postitse Klubin jäsen- ja muut tiedot päivitetään juoksevasti online SR:n jäsenrekisteriin RI:lle suoritettavat per capita -maksut perustuvat puolivuotisraportin tietoihin (My Rotaryssa 1.6. ja oleviin tietoihin) Raportin yksityiskohtaiset täyttöohjeet löytyvät SR:n suojatuilta jäsensivuilta: ”RI:n puolivuotisraportti (Semi-Annual Report) ohjeet” SAR-aineisto toimitetaan sihteerille sähköisenä ja lomakkeita ei tarvitse palauttaa Raportti on suoritettu kun sihteeri on ilmoittanut osoitteeseen klubin jäsenlukumäärän ja The Rotarian -lehden tilausmäärien muutokset. (Ilmoitus tehdään My Rotaryssa.)

23 Rotary Internationalin per capita -maksut
Samassa lähetyksessä puolivuotislomakkeiden kanssa sihteeri saa RI:n per capita -maksun laskun puolelta vuodelta. Kaudella 2014–15 27,00 USD/jäsen Tarkista ja päivitä klubi-, jäsen- ja virkailijatiedot SR:n jäsentieto-järjestelmään. Vertaa tiedot jäsenluetteloon jonka sait SAR-raporttilomakkeen mukana. Huomioi mahdolliset eroavaisuudet ja korjaa ne tarvittaessa SR:n jäsentietojärjestelmään. Lähetä osoitteella s-postiviestin jonka pohjan avaat My Rotaryssa. Viestissä ilmoitat SAR päivämäärän ja klubisi aktiivijäsenten kokonaismäärän (ei sisällä kunniajäseniä) riippuen raportoitavasta SAR-kaudesta per tai 30.6.

24 SAR jatkoa….. Ilmoita myös lukumäärän tilattavia The Rotarien -lehtiä. Ilmoita myös mahdollisista tilaajamuutoksista (tilaajan nimi ja jäsen-numero), jotka poikkeavat jäsenluettelon tiedoista. Jokaisen aktiivijäsenen tulee tilata jokin virallinen rotarylehti. Suomessa se on automaattisesti Rotary Norden, ellei toisin ole sovittu. SAR laskussa maksetaan vain mahdolliset The Rotarian -lehden tilaukset. Rotary Norden lehden tilausmaksut suoritetaan automaattisesti SR:n per capita -jäsenmaksujen yhteydessä. RI:n säännöstö edellyttää aina jäsenmäärän vahvistamisen vaikka ei muutoksia mukana olleeseen luetteloon nähden olisikaan tapahtunut

25 Suomen Rotary – Finlands Rotary ry:n ja piirin jäsenmaksu (per capita -maksu)
Suomen Rotaryn per capita -maksu vuodelle on 31,00 euroa Piirien per capita -maksut vuodelle päätetään piirineuvotteluissa ja ne ovat piirikohtaisia Rotarytoimisto lähettää sihteerin osoitteella tarvittavat tiedot maksua varten kahdessa erässä Ensimmäinen lasku syyskaudella ja toinen kevätkaudella Sihteeri toimittaa laskut edelleen rahastonhoitajalle maksettavaksi Laskun loppusumma määräytyy Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän jäsenlukumäärän pohjalta kunakin ajankohtana ja lasku koskee sekä Suomen Rotaryn että piirin osuutta Klubin talousarvion laadinnassa on varmistettava, että em. Rotary Internationalin ja Suomen Rotaryn laskuttamat maksut pystytään maksamaan ajallaan

26 Muuta huomioitavaa: Klubin vuositavoitteet tulee olla tallennettuina Rotary Club Centraliin ja kuvernöörin sekä apulaiskuvernöörin tiedossa 1.7. mennessä RI:n lähettää klubille 14.mennessä kongressivaltakirjan, joka tulostettuna allekirjoitetaan ja annetaan klubin kongressiedustajalle tai lähetetään kuvernöörille ellei klubi lähetä omaa edustajaa Piirikonferenssin, piirikokouksen sekä piirineuvottelun valtakirjat toimitetaan kuvernöörin ohjeiden mukaan

27 Tarvittava IT-varustus
Klubisihteerin perustehtävien hoitoa varten tarvitaan ajan tasalla olevat tietokonelaitteistot ja -ohjelmistot Tehokas PC ja laajakaistayhteys Internetiin Tietoturva ajan tasalla; palomuuri ja virussuojaus Microsoft Office perusohjelmat tai vastaavat (esim. ilmainen Open Office- ohjelmisto) tekstinkäsittely, taulukkolaskenta ja esitysohjelma Adobe Reader tai vastaava PDF-tiedostojen lukemiseen ja lomakkeiden täyttämiseen (ilmainen) Mikäli sihteerillä ei ole käytettävissään tarvittavaa välineistöä voi sihteeriä avustaa joku klubin jäsenistä, esim. klubin IT-vastaava On suositeltavaa, että klubisihteerillä on vakio s-postiosoite esim. muotoa: Sihteerin ei suositella vaihtavan s-postiosoitettaan kesken sihteerikauden

28 Lopuksi Toimi täsmällisesti, maksut ja raportit ajallaan
Mikäli tehtäviä ei hoideta ajallaan aiheutuu tästä runsaasti lisätyötä monelle taholle! Sihteerin perustehtävien hoito ei ole monimutkaista, kun asiaan kerran perehtyy, joissakin klubeissa sama henkilö hoitaa nämä tehtävät useampana vuonna peräkkäin Pidä presidentti ja rahastonhoitaja ajan tasalla RI:n, SR:n ja piirin maksujen määräajoista, määristä ja suorituksista RI:n maksujen ja raporttien epäselvyyksissä aina yhteys RI:n Zürichin toimistoon Suomen Rotaryn ja piirin maksujen ja raportointien epäselvyyksissä yhteys Rotarytoimistoon Ota tarvittaessa yhteyttä piiriorganisaatioon, alueen apulaiskuvernööri auttaa Tämä esitys löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta