1 Hypermedian sovellusesimerkki: ”CASE PEG 2001” (~Tuotantoprosessi, rakenteinen sisältömateriaali, metatieto ja ylläpito) 2001 © Ossi Nykänen TTKK/DMI/HypLab

2 Lähtökohta on raadollinen Motto: Tuotantomenetelmien, rakenteisten dokumenttien yms. soveltamisen päämotiivina on yksinkertaisesti haluttomuus tehdä ”ylimääräisiä töitä” jotka suunnittelulla ja sopivan työtavan valinnalla voidaan välttää Avainkäsite on tervehenkinen laiskuus

3 Esipuhe Kaikki realistiset tietoverkkoja ja materiaalintuotantoa käsittävät hankkeet ovat monimutkaisia ja työläitä Case PEG 2001 on kuvaus ”tyypillisestä” tietoverkkoja hyödyntävästä hajautetusta materiaalin tuotanto- ja ylläpitoprojektista (~minimiresurssit) Case ei ole (eikä yritä olla) esimerkki ”parhaista käy- tännöistä” – vaan ”suunnitelmallisesta selviytymisestä” Esityksen osat: –osa I: PEG 2001– kansainvälinen konferenssi –osa II: ”Sama käytännössä kiitos” –osa III: Poimintoja materiaalin tuotantoprosessista

4 I Kansainvälisen konferenssin järjestäminen

5 Taustoja PEG-yhteisö järjestää n. joka toinen vuosi konferenssin –käytännön järjestelyt (paikka, aika, tilat, majoitus, ruokajärjestelyt, sponsorit, hallintobyrokratia) –osallistujia ”kaikkialta maailmasta” –paperiehdotuksia ”satakunta”, konferenssiin valitut paperit käyvät läpi review-prosessin (paperi- toimikunta niinikään ympäri maailmaa) –tuloksena: ”itse tilaisuus, WWW, kirja, CD-ROM” TTKK:n hypermedialaboratorio lupautui kesällä 1999 järjestämään kesän 2001 konferenssin

6 Konferenssiorganisaatio organisointitoimikunta (4+1, eri puolella Suomea) paperitoimikunta (17 henkilöä ympäri maailmaa) ohjelmatoimikunta (21 henkilöä eri puolella maailmaa) “sisällöllistä tukitoimintaa” konferenssi- sihteeri CORG- konferenssi- ohjelmiston tekninen tuki (1+1 henkilöä) “oikeasti mukana käytännön töissä” “100 konf. vierasta 35 paperia”

7 Käytännön reunaehto: minimiresursointi Konferenssin ”käytännöllisten asioiden sihteeröinti” (esim. tilat & majoitusjärjestelyt) ostopalveluina Valmiin proceedings-kirjan painaminen & CD-ROMien polttaminen ostopalveluina Selvitystyön jälkeen konferenssin hallintaohjelmiston käyttöoikeus konf. ajaksi päätettiin ostaa alihankintana Kaikki muut tehtävät hoidetaan nykyisten virka- ja projektitöiden ”ohessa”(lue: org.toimikunnan jäsenet hoitavat kykyjensä mukaisesti) (Vaihtoehtona olisi ollut konferenssin järjestämättä jättäminen sillä kun rahaa ei ole, niin sitä ei ole)

8 Hyvä huomata heti alkuun että... Toimintaympäristö oli hyvin selvillä (hyvässä ja pahassa) Kaikki keskeiset järjestäjät tiesivät etukäteen –miten PEG toimii ja ketä avainhenkilöt ovat –miten tämäntyyppisissä konferensseissa toimitaan Keskeinen työnjako & kriittisten toimintojen vastuukysymykset oli organisointitoimikunnan sisällä käytännössä tiedossa (tosin ”hiljaisesti”) …ja organisointitoimikunta ”tunsi toisensa” (sitoumus!) HUOM: Tilanne olisi aivan toinen, mikäli esim. organisointitoimikunnan jäsenillä ei olisi ollut ”vankkaa konferenssikokemusta” tai ”tietoteknisten menetelmien” käytännön osaamista takanaan

9 II Kansainvälisen konferenssin järjestäminen (käytännössä)

10 Hello World! Prosessin hajautuneesta luonteesta johtuen oli luontevaa edellyttää että ”kaikki toiminta tapahtuu verkossa” konf. yleisö artikkeleiden kirjoittajat paperi- toimikunta organisointi- toimikunta

11 Konferenssin elinkaari päätös työhön ryhtymisestä ( ) 1st announcement ( ) 2nd announcement and call for papers ( ) Authors notified (< ) CR-papers (< ) Registration deadline (< ) Conference ( ) “jälkipalveluja” ( ) “muita järjestelyjä”

12 Mitä tarvitaan ”sisällön ohella”? Mainoskanavia (ilmoittelu, julisteet, yms.) Informaation hallintajärjestelmiä –paperiehdotusten vastaanotto –osallistumistietojen vastaanotto –review-prosessin hallinta (hyväksytäänkö/tiedotus) –ilmoittautumistietojen hallinta (esim. tieto osallistumisesta konferenssipäivälliselle) Materiaalintuotantoprosessin hallintajärjestelmä (oheismateriaali, kotisivut, kirja, CD-ROM) Org.toimikunnan työtä koordinoivia järjestelmiä (itse toimikunta kolmessa eri korkeakoulussa ympäri Suomea)

13 Konferenssin elinkaari (”tuotanto”) päätös työhön ryhtymisestä ( ) 1st announcement ( ) 2nd announcement and call for papers ( ) Authors notified (< ) CR-papers (< ) Registration deadline (< ) Conference ( ) “jälkipalveluja” ( ) “muita järjestelyjä” tekn. suunnittelu, WWW-sivut, julisteet, paperimainokset, malli papereille, papereiden vastaanotto- mekanismi (CORG-ohjelmisto) kaksinkertainen review-prosessi(!) ilmoittautumisten vastaanottomekanismi, kirjan ja CD-ROMin lopull. tuotantosuunnitelma valmis kirja, CD-ROM, osallistujatiedot yms. + konf.ohjelma, esitteet, jatkuvat muutokset, virheet, päivitykset,

14 Tuotantoprosessin resurssit Koko materiaalintuotantoprosessin hoiti käytännössä yksi ihminen (”pienellä prioriteetillä virkansa ohessa”) –konf.ohjelmiston käytön suunnittelu ja toteutus –review-prosessin suunnittelu ja läpivienti –papereiden vastaanottaminen, tekn. valmistelu ja pohjustus kirjaa ja CD-ROMia varten –WWW-sivut, CD-ROMin toteuttaminen (& ylläpito) –+alihankinnat, yms. muut org.toimikunnan tehtävät (esim. reviewerinä toimiminen, tieteelliset teemat) …materiaalintuotantoprosessin tarkoituksenmukainen toteuttaminen kiinnosti ihan oikeasti!

15 III Poiminta: materiaalin tuotantoprosessin pääpiirteet

16 ”Lopputuotteet” Näkyville jäi WWW-sivusto, proceedings-kirja & CD- ROM (työtä tukemaan toteutettiin muutakin!)

17 Toteutuksen perusidea Arvioidut & hyväksytyt paperit saatavissa std-muotoisina konf.hallintaohjelmiston välityksellä (suurimmalta osin) Org.toimikunta muokkaa paperit sisäisen ohjeen mukaiseen muotoon ja kerää artikkeleista metatiedot std- mallin mukaisesti (vrt. PEG2001 CD-ROM: kuvaus & metatiedon editointiohje) Metatiedot kootaan loogiseen tietokantaan josta erilaisilla kyselyillä tietoja saadaan WWW-sivuille & master-CD-ROMille Yhdet ja samat muokatut artikkelit kootaan (osin mekaanisesti ”metatiedon avulla”) –kirjaan ja CD-ROMille (eri formaatit + näkymät)

18 Toteutus (idea on tekniikkaa tärkeämpää!!) Konf. hallintaohjelmisto: papereiden vastaanottoprosessi & konferenssin “attribuuttitieto” CR-papereiden muokkaus- prosessi Painokelpoiset artikkelit meta- tieto Painokelpoiset artikkelit Painokelpoiset artikkelit (FE) tekn. suunnittelu & ohjeistus esim. ohjelmallinen näkymien & linkkien generointi WWW-sivut & CD-ROM kirja tyyppikonversiot (formaatti)

19 ”Pieni sivutuote” (metatietomäärittely) PEG2001 CD-ROM: kuvaus & metatiedon editointiohje Miten hajautettu editointityö organisoidaan? Mitä metatietoja kerätään? Miten CD-ROM-toteutus (+WWW-näkymät) periaatteessa organisoidaan?

20 Yksityiskohta: CD-ROMin toteutustekniikka Yhden miehen orkesterista johtuen toteutus oli ”tekninen” –artikkelin mallidokumentti: Word-pohja & ohjeistus –PDF-konversion yms. testaus –metatietokanta: rakenteinen tekstitiedosto –CD-ROMin ohjelmallinen generointi (PHP [huh!] ) suojattuun WWW-osoitteeseen (syy: mahdollisti rompun muokkauksen & kommentoinnin verkossa) –WWW-ROMin jäädyttäminen & polttaminen –sama WWW-sivujen yhteydessä –org.toimikunnan ryhmätyö: sähköpostia, kokouksia, suojattu WWW-avaruus & BSCW-ryhmätyöohjelmisto

21 Yksityiskohta: metatietojen käyttö Metatietoja käytettiin oleellisesti –CD-ROMin näkymien luonnissa –CD-ROMin linkitysrakenteen generoimisessa –CD-ROMin navigointirakenteen generoimisessa –kotisivujen vastaavien listojen luonnissa –tilastojen generoimisessa –tietojen oikeellisuuden varmistamisessa Olisi voitu vielä käyttää esim. kirjan vastaavien tietojen tuottamisessa (mutta nyt käsipelillä ~ sama aika) HUOM: Metatietojen käyttö tai tietojen ohjelmallinen generointi ei näy lopputuotteissa!

22 Tuotannonsuunnittelun perusidea Uusia töitä tehdään jotta työt kokonaisuutena vähenisivät 1. työtehtävä työn organisointi 1. työtehtävä “v.2” tukevat työtehtävät kartoitus, määrittely ja suunnittelu lähtötilanne:tavoite: + muut hyödyt: virheettömyys? uudet mahdollisuudet? “sama lopputulos”

23 Suunnittelun & ohjeistuksen hyödyt Tarkka arviointi vaikeaa (työ pitäisi toistaa eri tavoin) Arvio: tuotantoprosessin miettiminen ja parin sivun mittaisen suunnitelman kirjaamisen hyödyt (CD-ROM) –linkitysrakenteen tyydyttävä toteuttaminen ”käsipelillä” olisi ollut ilman ohjelmallista generointia ”mahdotonta” –tuotteella systemaattinen ulkoasu, eikä kirjoitusvirheitä (esim. yhteystiedot muuttuivat jatkuvasti) –suunnitteluvaiheessa rakennetta muokattiin useaan otteeseen (viimeiset muutokset 2 päivää ennen polttoa) –muokkaus & kommentointi tapahtui verkossa …pelkkä CD-ROM – ajansäästö 2-3 viikkoa työaikaa

24 HUOM! Ellei toteutuksen työmäärä lainkaan kiinnosta (PITÄISI KIINNOSTAA), vaikutukset ovat ”vaatimattoman oloisia” –”nimet ok, linkit ok, nappulat ok, menu toimii” –”Tech. Chair on mälsä tyyppi kun pakottaa muut lukemaan typeriä teknisiä määrittelydokumentteja” Pieni laskutoimitus paljastaa kuitenkin karut realiteetit jo ”pienellä materiaalimäärällä” –35 artikkelia, 7 näkymää = 245 linkkiä (luvussa ei ole mukana navigaatiorakenteita yms.) –muokkaa & ylläpidä virheettömästi käsin (kun tiedossa on isoja muutoksia tunnin varoitusajalla) Oikeinkirjoitus, osoitteiden muutokset, muut rakenteet,...

25 Lopuksi

26 Huomioita Välineitä tärkeämpää on (taas kerran) suunnittelu Tehokkaan tuotantoprosessin onnistumiseen tarvitaan: –sovellusalueen tietämystä (ja käytännön taitoja) –menetelmätietämystä (ja käytännön taitoja) –teknistä tietämystä (ja käytännön taitoja) ”Rakenteisuus” tarkoitti tässä esimerkissä –tiedon ja sen käsittelyn paloittelua ja metatiedon käyttöä …jota ohjelmatoteutukset olisivat olleet mahdollisia HUOM: Esimerkkisovelluksesta puuttuvat maagiset termit SGML, XML, Java, RDF, eCommerce, yms. (eivät ko. sovelluksessa nykyresursseilla tarkoituksenmukaisia!)

27 Hypermedian perusteet? Mitä perustietoja/taitoja tarvittiin –tite-perusteet & tekstinkäsittely (rak.dok!) –Perus WWW: HTML+CSS+suojaustekniikat –kuvankäsittely, taitto-ohjelmien käyttö –seittiohjelmointi (metatietojen soveltaminen/PHP) Lisäksi –erikoissovellukset (ryhmätyö/konf.hallintaohjemistot) –puhelin/videoneuvottelusovellukset –ryhmätyötaitojen perusteet, dokumentoinnin perusteet Kaiken perustana asiasisällön tunteminen/yhteistyö (”Mitä konf sisältää?” ”Miten review-prosessi hoidetaan?” jne.)