Suomen Rotary © Pietari Brahen rotaryklubi LEO ILKKO 2009 / MKa Tietotekniikka Klubihallinnon tukena

Suomen Rotary © Kirjeet ja laskut Klubipressa / kuvernööri Sihteeri RI SR Jäsenistö Rahastonhoitaja Tietovirtoja

Suomen Rotary © Miten hallitset kubisi tietovirtoja ? Näinkö.. vai näin ?

Suomen Rotary © Tietotekniikan ja sähköisen viestinnän hyväksikäyttö ovat voimakkaassa kasvussa rotarymaailmassa Internet on tehokkain väline ajantasaisen rotarytiedon hankintaan Rotarypiirejä ja klubeja kehoitetaan avaamaan omat nettisivut, sekä käyttämään sisäisessä viestinnässään sähköpostipalveluita sekä sähköisiä pikaviestimiä Tavoitteena tehokas viestintä ja hallintorutiinien keventäminen Tietotekniikka ja sähköinen viestintä

Suomen Rotary © Sähköposti Sähköpostin käyttö klubin sisäisessä viestinnässä Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä (kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne.) Klubin nettisivut Tarkoitettu omille jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot..) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä Tällä hetkellä n. 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot Tietotekniikka ja sähköinen viestintä

Suomen Rotary © Rotaryn tietojärjestelmäkartta RI:n kotisivut Rotary Member Access Webbisivustot: SR Piirit Klubit SR:n Webbipalvelut On-Line Jäsentietojärjes- telmä Sähköposti -SR - Piirit - Klubit RISR Huom: Eivät integroidu keskenään Klubit ja piirit

Suomen Rotary © Perustehtävät ja tietojärjestelmät klubien kannalta Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain

Suomen Rotary © RI:n nettisivut Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. RI:n nettisivut Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille.

Suomen Rotary © Klubeilla (pesidentti ja sihteeri) ja kuvernööreillä on mahdollisuus (jopa välttämättömyys) liittyä RI:n klubi- ja jäsenistötietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. RI / Rotary Member Access (MAP)

Suomen Rotary ©  Rotaryklubit (presidentti, sihteeri) Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen Jäsenraporttien tulostaminen Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet  Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. RI Member Access- toiminnot

Suomen Rotary © Rotary Member Access päävalikko

Suomen Rotary © SR:n tietotekniikkapalvelut  Suomen Rotaryn nettisivut kotisivut ( – Julkinen osa – Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana)  Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli)  Klubeille ja piireille tarjottavat nettipalvelut SR:n webbihotellissa SUOMEN ROTARY -FINLANDS ROTARY ry

Suomen Rotary © Suomen Rotaryn nettisivut

Suomen Rotary © Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : (tunnus: rotary, salasana: ratas) Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät suomenkieliset kuvaukset ja ohjeet Osa aineistosta on myös ruotsinkielellä Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta

Suomen Rotary © SR:n sisäiset jäsensivut

Suomen Rotary © SR:n sisäiset jäsensivut

Suomen Rotary © Klubit / tietojen päivitys JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta On-line matrikkeli Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto Tietoja omalle koneelle SR:n jäsentietojärjestelmä

Suomen Rotary © SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,SR). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta

Suomen Rotary © SR:n jäsentietojärjestelmä

Suomen Rotary © SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja

Suomen Rotary © o Hotellin ovet avattiin klubeille alkuvuodesta 2005, Tällä hetkellä hotellissa yli 100 klubia ja kaikki piirit o Sopimus antaa piireille ja klubeille mahdollisuuden sivustojensa rakentamiseen ja ylläpitoon yhteisessä ”rotarywebbihotellissa” SR:n neuvottelemin hinnoin. o Sopimus sisältää myös sähköpostin sekä mahdollisuuden käyttää sivustojen ylläpidossa webselaimella käytettävää julkaisujärjestelmää. o SR tarjoaa piireille ja klubeille veloituksetta ”Rotary-look” sivustopohjat Suomen Rotaryn webbihotelli

Suomen Rotary © Piirien ja klubien omat sivustot Yksi esimerkki klubin kotisivuista

Suomen Rotary © Yksi esimerkki piirin sivuista

Suomen Rotary © Verkkokokoukset Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa yksi / piiri Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi Sosiaaliset verkostot Rotaryn monet harrasteryhmät käyttävät kommunikoinnissaan esim. FaceBook-, Twitter-, MySpace-palveluita Rotary on omaksut videoitten jakelupaikaksi myös YouTuben Uusia mahdollisuuksia

Suomen Rotary ©  Rotaryjärjestön internetsivustot eri organisaatiotasoilla (RI, SR, piirit, klubit) ovat erinomainen ja helposti käytettävä tietolähde sekä toiminnan johtamiseen, käytännön toteuttamiseen ja tiedonvälitykseen.  RI:n ja SR:n tietojärjestelmiä ( RI:n Member Access ja SR:n jäsentietojärjestelmä) ei tule nähdä vain tietoja keräävinä rekistereinä, ne tukevat erinomaisesti klubien ja piirien hallintoa ja ajantasaisen tiedon käyttöä. Yhteenvetona

Suomen Rotary © Mistä saa tarvittaessa tukea ja apua ?  SR:n järjestelmät - Piirien IT-vastaavat - Rotarytoimisto - Ohjeet ja oppaat ja SR:n nettisivuilla  RI:n järjestelmät - Piirien IT-vastavat, RI Zűrich, RI Data Service  RI:n raportointien osalta: - RI:n Zürichin toimisto - Ohjeet ja oppaat RI:n ja SR:n nettisivuilla Yhteystiedot löytyvät matrikkelista ja SR:n kotisivuilta

Suomen Rotary © Rotarin kotitoimisto