PrePETS 2016 Rotarypiiri 1430 Presidenttien ja sihteerien koulutus.

Esitys aiheesta: "PrePETS 2016 Rotarypiiri 1430 Presidenttien ja sihteerien koulutus."— Esityksen transkriptio:

1 PrePETS 2016 Rotarypiiri 1430 Presidenttien ja sihteerien koulutus

2 TITLE | 2 Perehdy ja kouluttaudu -Tutustu klubin toimintaan ja johtamiseen osallistumalla jo kuluvana rotarivuonna hallituksen ja klubin johdon kokouksiin. Ilmoita itsesi heti klubin hallinnon sähköpostilistalle. -Osallistu PrePetsiin ja Petsiin -Tutustu ja opettele klubin tieto- ja viestintäjärjestelmät, SR jäsentekisteri, RI:n nettisivut ja erityisesti MY-rotary, sähköpostin käyttö, klubin omat netti- ja Facebook sivut, ryhmätekstiviestin käyttö, klubitiedotteet - Tee klubin jäsenten ja johdon sähköpostilistat etukäteen valmiiksi. - Oppaat, kirjat ja SR internet Rotary käsikirja, Johda Klubiasi: Presidentti, Sihteeri, Rahastonhoitaja, Eläväisen klubin eväät, Matrikkelin siniset sivut, Rotarysäätiön käsikirja www.rotary.fi (rotary, ratas) www.rotary.org (Kirjaudu - tee tunnukset heti My-rotary)www.rotary.fiwww.rotary.org Huomaa ja aikatauluta määräpäivät - Klubin vuosikello - ohjaa suunnitelmia ja toimintaa Haasteita

3 TITLE | 3 Rotaryklubin vuosikello kesäkuu toukokuu huhtikuu maaliskuu helmikuu tammikuu joulukuu marraskuu lokakuu syyskuu elokuu heinäkuu rotary- vuosi RI:n klubilasku 1.7. RI:n klubilasku 1.1. Kesätauko max 3 peräkk. kokousta PETS ja piirin koulutusseminaari (Piirin kevätkokous/ Piirineuvottelu) Piirikonferenssi Toimintakertomus ja tilinpäätös Uuden rotary- vuoden suunnittelu/ Syysseminaari ja vuosikokous syys- lokakuussa Vitjojen vaihto kesäkuu Uudet klubivirkailijat vuoden loppuun mennessä DG-vierailut klubeissa elo - joulukuu 2.maksuerä SR:lle ja piirille 1.maksuerä SR:lle ja piirille jäsenistö laajennus uudet sukupolvet ammatti- palvelu Rotary- säätiö perhe rotary- tietous kv. yhteis- ymmärrys luku- ja kirjoitustaito rotary- lehdet toveruus- ryhmät Matrikkelitiedot ajantasalle RI:n kansainvälinen kongressi 3 Klubin kevätkokous toimintasuunnitelma ja talousarvio

4 TITLE | 4 Rotary tietojärjestelmät VALTUUDET Presidentille ja sihteerille tulee automaattisesti laajat valtuudet klubin tietoihin RI:n My Rotaryssa. He voivat katsoa RI:n Rotary Club Centeristä klubin tietoja. He saavat myös tunnukset Suomen Rotarin jäsentietojärjestelmään josta klubin ja jäsenten tiedot päivittyvät automaattisesti RI:lle. Pyydä nykyiseltä presidentiltä heti nämä Suomen Rotarin tietojärjestelmän tunnukset, jotta voit tutustua asiaan. KLUBIN TIETOJEN OLTAVA AJANTASALLA Suomen Rotarin jäsentietokanta ja klubitietokanta on pidettävä jatkuvasti ajantasalla, koska RI laskuttaa klubia maksuillaan automaattisesti puolisvuosittain jäsentietokannassa 01.07 ja 01.01 olevien jäsentietojen mukaan. Myös piirin laskut tulevat näiden tietojen mukaan. Seuraavan rotaryvuoden painettu matrikkeli tehdään jäsentietokannassa 31.12. olevien jäsen ja klubitietojen mukaan.

5 TITLE | 5 Rotary tunnettuvuus ja julkisuuskuva Klubin presidentillä päävastuu. Tärkeä sekä klubin että rotaryn tulevaisuuden kannalta. Vaatii huomiota, pitkäjännitteisyyttä, aikaa ja panostusta. Jokainen rotari voi edistää osaltaan asiaa näkymällä rotarina, kertomalla rotarytoiminnasta lähipiirille, harrastuksissa, työpaikoilla ja kutsumalla ystäviä rotarykokouksiin lounaalle ja retkille. Vinkkejä - Klubien yhteiset viikko-ohjelmailmoitukset lehdissä järjestöpalstalla - Tapahtumissa mukana oleminen, messut ym. mukana shelterbox ja vaihto-oppilaat - Median rotaryjutut: vaihto-oppilaat, rotaryesitelmät, projektit, rotarytapahtumat - Median kutsuminen kuulemaan kiinnostavaa esitelmää, myös Intercity - Klubin Facebook – sivut esim. https://www.facebook.com/kouvolasarkolanrotaryklubi/ - Klubin internetsivut, voi olla myös paikkakunnan klubien yhteiset sivut esim. www.kouvolanrotariklubit.fi Facebook –sivut ja klubin internetsivut on hoidettava ja päivitettävä muutoin julkisuuskuva-arvo kääntyy negatiiviseksi - Nuorisoon kohdistuva toiminta on parasta julkisuuskuvan parantamista - Tiedotus klubin sisällä, kuvernöörille ja rotarypiirin toimihenkilöille Klubin julkisuuskuvakomitea

6 TITLE | 6 Esimerkki klubitiedotteesta Milano Est

7 TITLE | 7 Esimerkki klubitiedotteesta Kuusankoski

8 TITLE | 8 Esimerkki klubien viikkoilmoituksesta

9 TITLE | 9 Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Tee suunnitelmat hyvin ja ajoissa yhteistyössä nykyisen ja tulevan klubin johdon kanssa heti Petsin jälkeen 1 Klubin johdon keskinäiset tehtävät ja vastuut - tehtävien jako Tehtävien ja vastuiden jakamisella helpotat presidentin ja sihteerinvuottasi. Presidentti voi sihteerin tuella keskittyä olennaiseen, eli klubin johtamiseen ja kehittämiseen. Tehtävänjakopohja löytyy PrePets materiaalista piirin sivuilta 2 Klubin pitkän tähtäimen suunnitelman päivitys (PTS) PTS on klubin toiminta strategia 5 -10 vuodeksi eteenpäin ja se tuo pohjan pitkäjännitteiselle klubin toiminnalle ja helpottaa klubin vuosisuunnittelua. Siihen liittyy mm. klubin talouden, henkilöstön suunnittelu. Eli seuraavien vuosien klubin presidentit ja muut toimihenkilöt. Suunnitelman päivityksen valmistellee tulevan rotaryvuoden klubin johto yhdessä kuluvan vuodenjohdon kanssa. Se käsitellään ja tarvittaessa täydennetään kaikkien jäsenten kanssa klubineuvottelussa. Strategiasuunnitelma ei ole pakollinen- mutta suotava. Sellainen helpottaa ja klubin pitkäntähtäimen ja vuosittaista toimintaa.

10 TITLE | 10 Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu 3. Klubin vuosisuunnitelma On pakollinen ja tulee olla valmiina 15.05. Se lähetetään heti apulaiskuvernöörille joka toimittaa sen edelleen kuvernöörille. Lisäksi vuosisuunnitelmasta tulee syöttää tiedot heti klubin presidentin / sihteerin toimesta RI:n tietojärjestelmiin: My Rotary /Rotary Club Central. Vuosisuunnitelmaan sisältyvään klubin toimintasuunnitelmaan otettavia pakollisia tapahtumia: Syyskuu - klubin vuosikokous (tilinpäätöskokous) Elo-marraskuu - kuvernöörin vierailu klubissa (toimittaa aikataulun) Elo-marraskuu - apulaiskuvernöörin vierailu (toimittaa aikataulun) Joulukuu - klubin vaalikokous (seuraavan rotaryvuoden virkailijat) Tammi-toukokuu - apulaiskuvernöörin toinen vierailu (toimittaa aikataulun) Klubin perinteelliset tilaisuudet ja tapahtuvat (vuosijuhla, joulunaika) Alueen klubien yhteiset Intercity kokoukset. Suositeltavaa on tehdä yhteistyötä ja pitää alueen tulevien presidenttien/sihteerien yhteinen suunnittelukokous puolivuosittain touko- ja tammikuussa. Kokouksissa suunnitellaan ja sovitaan yhteisiä Intercity kokouksia, tapahtumia, vierailuja, matkoja ja projekteja ym. Nämä tuo vaihtelua rotareille ja aveceille ja helpottaa ja auttaa omaa rotaryvuottasi

11 TITLE | 11 Seuraavan rotaryvuoden toiminnan suunnittelu Vinkkejä - jätä tilaa luokite-esitelmille ja ajankohtaisille asioille ym. esim. 3-4 kokousta/ puolivuosi. Uusien jäsenten luokite-esitelmät on hyvä pitää mahdollisimman pian - jätä tilaa vaihto-oppilaiden esityksille ja terveisille - jätä tilaa rotarya koskeville esityksille, säätiöasiamies, klubikouluttaja ym. - perinteellisintä rotarytoimintaa on klubien omien rotareiden esitelmät - jos on ajankohtainen mielenkiintoinen esitelmöitsijä - järjestä Intercity-kokous ja kutsu lounaalle/kuulemaan myös julkisen sanan edustaja (lehti/radio) - mieti yritys- ym. vierailuja, teatteri- konsertti- ulkomaan matkoja, myös yhdessä paikkakunnan muiden klubien kanssa - tee yhteistyötä paikkakunnan muiden yhdistysten ja toimijoiden kanssa ja kutsu kertomaan toiminnasta, esim. yrittäjät, kotiseutuyhdistykset, nuorkauppakamari, martat, SPR, hyväntekeväisyysjärjestöt - sieltä löytyy usein uusia rotareita - muista kutsua myös edesmenneiden rotarien puolisot ja perheenjäsenet tilaisuuksiin, retkille ym. - rotaryvuodella voi olla myös koko vuoden kestävä teema jonka ympärillä ohjelmaa

12 TITLE | 12 Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Klubin vuosisuunnitelma Klubin toimintasuunnitelma ja talousarvio on osa klubin vuosisuunnitelmaa Lisäksi vuosisuunnitelmassa tulisi asettaa RI:n ja piirin tulevan vuoden tavoitteista johdettuja klubin vuositavoitteita ja klubin omia tavoitteita - jäsenet - jäsenlisäystavoite - toimenpiteet - suunnitelma - nuorisovaihto – tavoitteet - osallistuminen koulutukseen -markkinointi kouluissa - isäntäperheitten hankinta vuosivaihto -kesävaihto - leirivaihto - rotarysäätiö - klubin lahjoitukset - Polio Plus- ja vuosirahasto - henkilökohtaiset EREY –lahjoitukset - talous - budjetti– kulut- lahjoitukset - jäsenmaksut – varainhankinta -viestintä - ulkoinen – nettisivut – Facebook - tiedotusvälineet - sisäinen - klubitiedote –sähköposti -tekstiviesti - osallistumistavoitteet - jäsenhankinta - kummitoiminta - läsnäolo – hallinto/komiteat -projektit- rotary harrastusryhmät - piirin toiminta – PrePets–Pets -Piirikonferenssi -piirin komiteat

13 TITLE | 13 Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu - Klubin projektit - omat – menossa olevat - suunnitelmat - rahoitus - klubien yhteiset – osallistuminen - rahoitus - piirin yhteiset – osallistuminen – rahoitus - Piirin projektit - kesäleirit – RYLA - Pets-järjestelyt - Viestintä - ulkoinen – nettisivut – Facebook - tiedotusvälineet - sisäinen - klubitiedote –sähköposti -tekstiviesti - Jäsenten osallistumistavoitteet Club Center (osallistujamäärät) - klubin hallinto ja -komiteat - palveluprojekteihin - jäsenhankinta – kummitoiminta - sosiaaliseen toiminta – esim. vanhusten-lasten hyväksi - läsnäolotavoite - rotary harrastusryhmät - piirin toiminta – PrePets-Pets –piirikonferenssi piirin komiteat ja johto

14 TITLE | 14 Muistilistaa ja seurattavaa - Tuleva huhti-toukokuu - klubin uudet toimihenkilöt ja vastuualueet - klubin pitkän suunnitelman (PTS) päivitys esittely 15.05. mennessä - klubin vuosisuunnitelman laatiminen, esittely lähettäminen AG:lle. Tietojen syöttäminen MY-Rotaryn kautta Club Centeriin - varmista, että klubin ja jäsenten tiedot on ok Suomen Rotaryn jäsentietokannassa - Heinäkuu - RI:n puolivuotismaksut -Heinäkuu - ilmoitettava uusi hallitus yhdistysrekisteriin (www.PRH.fi)www.PRH.fi -Syyskuu - nuorisovaihtoasimiesten koulutus (Sertifioinnin vuoksi pakollinen) -Lokakuu - piirin puolivuotismaksut -Syys-lokakuu - klubinvuosikokous- ed. rotaryvuoden tilit, talousarvio, jäs.maksu -Syys-lokakuu - piirin syyskokous - klubi on piirin jäsen -Marraskuu - klubin vaalikokous - seuraavan rotaryvuoden toimihenkilöt -Joulukuu - varmista että tulevan rotaryvuoden klubin ja jäsenten tiedot on ok Suomen rotarin jäsentietokannassa

15 TITLE | 15 -Tammikuu - RI:n puolivuotismaksu - Maaliskuu - Piirin puolivuotismaksu -Huhti-toukokuu - Piirikonferenssi ja piirin kevätkokous RI:n klubilaskun ohjeet löytyvät piirin sivuilta PrePets materiaaalista Viikottain - Viikkoseloste/klubitiedote jäsenille. Ei tarvitse lähettää muualle – (sihteeri) Arkistoidaan- ja niistä sekä pöytäkirjoista muodostuu klubin historia vuodeltasi Kuukausittain -Seuraavan kuukauden 15 pv läsnäoloraportointi SR jäsentietojärjestelmään -Kuvernöörin kuukausikirjeet, referointi/jakaminen jäsenille Juoksevasti -Suunnitelman mukaiset lahjoitukset rotarysäätiölle, SR:n jäsentieto ja klubitieto- järjestelmän päivitys - Internet sivujen ja Facebook sivujen päivitys Muistilistaa ja seurattavaa

16 TITLE | 16 Muuta seurattavaa, muistettavaa ja muuta asiaa -Klubin jäsenten merkkipäivät ja muistotilaisuudet (Erey - lahjakortti) -Klubin arkiston ja varaston hoito, rotarymerkit, julkaisut, viirit (hoito sovittava) -Kummien tietojen päivittäminen SR jäsentietojärjestelmään (sihteeri) -Kokousrutiinien hoitaminen viirit, liput, vieraskirjat, paikkauslaput vierailijoiden vastaanottaminen ( sihteeri/klubimestari) - Vierailu- ja matkajärjestelyt (klubimestari) Klubin komiteat - jäsenyys-, nuorisovaihto- ja rotarysäätiökomiteat ovat pakollisia - lisäksi voi olla muita komiteoita tarpeen mukaan esim. tiedotus- hallinto- projektikomitea Komiteoiden puheenjohtajat kuuluvat klubin hallituksen lisäksi klubin laajennettuun johtoryhmään. Komitea hoitaa/miettii oman alueensa asioita. Esim. jäsenyyskomitea suunnittelee klubin jäsenhuoltoa ja - hankintaa, valmistelee ja ehdottaa uuden jäsenen. Komitean puheenjohtaja valitsee/ehdottaa yleensä sen jäsenet. Hyvin toimivat komiteat auttavat presidenttiä Nuorisovaihto Klubissa tulee olla nuorisovaihtoasiamiehen johdolla toimiva 3- jäseninen nuorisovaihtotiimi On osallistuttava vuosittain nuorisovaihdon koulutukseen. Syksyllä Partaharju tai Pets.

17 TITLE | 17 Sihteeri on klubin avainhenkilö Olet ykkössihteerinä klubin presidentin lähin tuki ja koko klubin tietolähde Klubissa voi olla useampia sihteereitä - sovi tällöin tehtävät ja vastuualueet selkeästi 1.-sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän sähköpostin Sihteeri laatii klubi hallituksen kokousten sekä syys- ja kevätkokousten pöytäkirjat ja valmistelee kokoukset yhdessä presidentin kanssa. Sihteerin tehtävien hoitaminen antaa parhaat valmiudet presidentin ja muiden klubin tehtävien hoitoon

18 TITLE | 18 -Tammikuu - RI:n puolivuotismaksu -Maaliskuu - Piirin puolivuotismaksu - Huhti-toukokuu - Piirikonferenssi ja piirin kevätkokous Viikottain -Viikkoseloste/klubitiedote jäsenille (ei tarvitse lähettää muualle) Arkistoidaan- ja niistä sekä pöytäkirjoista muodostuu klubin historia Kuukausittain -Seuraavan kuukauden 15 pv läsnäoloraportointi SR jäsentietojärjestelmään -Kuvernöörin kuukausikirjeet /jakaminen jäsenille Juoksevasti -Suunnitelman mukaiset lahjoitukset rotarysäätiölle, SR:n jäsentietojärjestelmän päivitys -Internetsivujen ja Facebook sivujen päivitys -Luokitekartan ylläpito. Mallipohja löytyy piirin sivuilta PrePets materiaalista. Tulevan sihteerin muistilistaa - seurattavaa

19 TITLE | 19 Muuta sihteerin seurattavaa, muistettavaa Merkkipäivät, pidä kirjaa tulossa olevista ja informoi presidentti Uusi klubin jäsen, merkki, matrikkeli, rotarytietoutta hänelle ja tiedot heti SR tietojärjestelmään Toiselle paikkakunnalle muuttava jäsen, sovi että voit olla yhteydessä uuden paikkakunnan klubiin ja sovi uuden klubin kanssa siirrosta, hoida heti muutos Suomen Rotarin tietojärjestelmään Eroava jäsen, poista heti Suomen Rotarin tietojärjestelmästä Klubin arkiston hoito ja varasto, rotarymerkit, julkaisut, viirit (hoito sovittava) Kummien tietojen päivittäminen SR jäsentietojärjestelmään päivitä Kokousrutiinien hoitaminen viirit, liput, vieraskirjat, paikkauslaput vierailijoiden vastaanottaminen (sihteeri/klubimestari) Vierailu- ja matkajärjestelyt (klubimestari)

20 TITLE | 20 Apulaiskuvernööri -AG osallistuu alueensa ja alueensa klubien edustajana piiri johtamiseen piirin toiminnan, tapahtumien ja projektien suunnitteluun ja toteutukseen -AG on lähin klubisi ulkopuolinen tukihenkilö. Lisäksi saat tukea piirin komiteoiden puheenjohtajilta/jäseniltä ja kuvernööriltä -Vierailee klubeissa kaksi kertaa rotaryvuonna -On apuna kuvernöörin vierailuiden suunnitteluissa ja osallistuu vierailuihin -On kuvernöörille lähin tuki alueensa asioissa -Edustaa kuvernööriä alueellaan -AG:n tärkeä tehtävä on tiedonvälitys Klubeille, RI:n, piirin ja AG alueen suunnitelmista ja niiden toteutumisesta klubien hyvistä käytännöistä ja ideoista Kuvernöörille mm. alueensa klubien toiminnasta, projekteista, suunnitelmista, merkkipäivistä ja tärkeä hyvien ideoitten välittäminen -AG auttaa myös piirin johdon henkilövalinnoissa ja piirin toiminnan kehittämisessä

21 TITLE | 21 Antoisaa tulevaa rotaryvuotta !!

22 TITLE | 22