Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY TJT-A26 Tietotyö ja sen välineet Luento 3:Yhteistyön ja työn hallinnan analysointi The main points of the third lecture can be found in English at the address

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 2 Pääajatus –Tämä luento laajentaa näkökulmaa yhden henkilön tietotyön analysoinnista koko ryhmän tietotyön analysointiin.

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 3 Taustaa n Edellisellä luentokerralla tietotyön aktiviteetit jaettiin neljään kategoriaan: –1. Tiedonhankinta –2. Suunnittelu –3. Päätöksenteko –4. Viestintä –+täydentävät aktiviteetit

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 4 Yhteistyön vaatimat aktiviteetit n 1. Ryhmän työn koordinointi ja ajan käytön suunnittelu n 2. Tiedon jakaminen ryhmän jäsenten välillä n 3. Työn (töiden) integrointi

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 5 Yhteistyön tyypit n Neljä perustyyppiä –Sama aika ja paikka esim. Face to face-kommunikaatio –Sama aika, eri paikka esim. videokonferenssi –Eri aika, sama paikka esim. muistiot, lehdet, ilmoitustaulut –Eri aika ja paikka esim. sähköposti, WWW-sivut

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 6 Yhteistyön takia muuttuneet aktiviteetit n Henkilöiden väliset riippuvuudet n Lisääntynyt koordinaatio n Lisääntynyt tieto useilta tahoilta n Monimutkaisemmat päätöksentekoprosessit

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 7 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot/Kommunikointi (1/3) –Ääniviestit (puheposti ja -konferenssit) –Fax Esim. –Tekstiviestien lähettäminen sähköpostilla Esim. –Tiedostojen lähettäminen sähköpostilla Esim.

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 8 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot/Kommunikointi (2/3) –Ei-samanaikaiseen osallistumiseen perustuvat kokoukset Myös opiskelu –Avoin yliopisto Suomessa (esim. Jyväskylässä) –Esim. New Jersey Institute of TechnologyNew Jersey Institute of Technology –Samanaikaiseen osallistumiseen perustuvat kokoukset –Esim. GroupsSystemsGroupsSystems

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 9 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot Kommunikointi (3/3) –Puhepostin ryhmätuki –Faxin ryhmätuki –Sähköpostin ryhmätuki –Kuvan välittämisen ja esittämisen ryhmätuki –Videokonferenssin ja elektronisen kokouksen ryhmätuki n Ryhmätyöohjelmistoista voi löytyä useampia edellämainituista toiminnoista –Esim. Microsoft NetMeetingMicrosoft NetMeeting

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 10 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot /Ajankäytön suunnittelu ja koordinointi n Tavat –1. Ajanvarausjärjestelmä –2. Tilanvarausjärjestelmä –3. Sähköposti ja sen integroiminen 2:en ja 3:en –4. Uudelleensuunnittelu 1 :n ja 2:n avulla

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 11 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot /Jaettu tieto –Tavat: työasemien tasavertaisuuteen perustuvassa (peer-to- peer) lähiverkossa työryhmän jäsenet voivat hyödyntää toistensa työasemissa olevaa tietoa Yleiset ryhmätyön tukitavat käsittäen tiedon haun ja jakamisen verkossa. Verkko voi käsittää koko organisaation tai yksittäisen osaston. Uutisryhmät l. keskusteluryhmät (vrt. Internet news) Dokumenttitietokannat Dokumenttien "imurointi" verkon välityksellä Ohjelmistoesimerkkejä siitä kuinka tiedon jakamista voidaaan tukea: Hyperwave (katso linkki sivun lopussa) ja BSCWHyperwaveBSCW

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 12 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot /Samanaikainen työ –Versioiden hallinta ohjelmisto-esimerkiksi raportteja yhteistyönä kirjoitettaessa eri kappaleiden muutoksista pysytään ajan tasalla (esim. ARKI-ohjelmisto)ARKI-ohjelmisto –Samanaikainen tiedonsaanti verkosta vrt. IRC (Internet Relay Chat) –Äänen ja kuvan samanaikainen siirto verkon välityksellä-Tehokas erityisesti silloin kun etäisyydet ovat pitkiä-voidaan käyttää mm. terveydenhuollon alalla ISDN- ja ATM-teknologiat tukevat samanaikaisen työn sovellutuksia

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 13 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot/ Yhteistyö aiheen tai projektin tiimoilta –Yhteistyötä tukevat ohjelmat voivat olla käytännöllisiä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa Yhteisten kiinnostuksen foorumit. Ne jotka ovat projektin tai ryhmän jäseniä pääsevät käsiksi tietoon ja voivat antaa tietoon oman panoksensa (vrt. Intranet). Hyvien projektien ja esimerkillisten töiden dokumentointi siten, että uudet projektit voivat hyötyä vanhasta opista (Läheisiä käsitteitä oppiva organisaatio-organisaatio muisti) Sellaisen ohjelmistomekanismien käyttö joka helpottaa tiedostojen lukua ja hakua (vrt. www-hakurobotit) –Esimerkkinä yhteistyötä tukevasta ohjelmistosta on Lotus Notes Lotus Notes

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 14 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot /Yhteistoiminnallinen kirjoittaminen n Tärkeä yksityiskohta Versioiden hallinta- Järjestelmän on estettävä saman asiakirjan muuttaminen usealle työasemalla samanaikaisesti n Käyttäjien mahdollisuudet toimia samanaikaisesti: –Samanaikaisen kirjoittamisen työkalut- Samanaikainen kirjoittaminen edellyttää usein mahdollisuutta ääni- ja kuvakommunikoinkiin. –Samanaikaisen arvioinnin työkalut

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 15 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot /Kokoukset n Elektronisen kokouksen edut ovat –Samanaikainen osallistuminen. –Samanaikainen mahdollisuus osallistua –Kasvanut ideoiden määrä –Mahdollisuus hyödyntää monia teknisiä apukeinoja (esim. äänestykset) –Arkistoi kokouksen aikana tulleet ideat (tarjoaa "organisaatiomuistin" kokoukselle) –Antaa mahdollisuuden ottaa kokoukseen enemmän osallistujia lisäämättä kokouksen pituutta

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 16 Yhteistyötä tukevat tietotekniikan toiminnot /Ryhmäpäätöksentekojärjestelmä n on suurin kokousohjelmien kategoria n Tyypillisesti tällaisessa järjestelmässä päätöksenteko koostuu neljästä vaiheesta: –1. Ideoiden kehittäminen –2.Ideoiden organisointi –3.Priorisointi –4.Jatko

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 17 Yhteistyön tuen tarpeen analysointi n Analysointiin voidaan käyttää taulukkoa joka sisältää arvion erilaisten ryhmätyötä tukevien ohjelmistojen tarpeesta kullekin tietotyön tehtävälle (taulukko jaettu luennolla)

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 18 Tekijät, jotka ovat perustana tietotyön hallinnalle n Ajan ja kognitiivisten resurssin rajallisuus n Motivaatio tehdä tuottavaa työtä n Satunnaiset ja suunnittelut keskeytykset n Vaihtaminen tehtävien välillä n Työvalmiuden ylläpito

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 19 Tietotyön hallinnan menetelmät ja ohjelmistot Työmotivaation ylläpitoon tarkoitetut menetelmät ja ohjelmistot- Ajankäytön hallinta vrt. Windowsin Schedule tai Calendar Tehtävien tärkeysasteen arviointiin ja ajankäytön hallintaan tarkoitetut ohjelmistot ja menetelmät- Henkilökohtainen tiedonhallintaohjelma (PIM) sisältää ominaisuuksia kuten kalenteri ja prioriteettien ylläpitomahdollisuuden. Esimerkkinä tällaisesta on Infoselect

Luento 3-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2000 Sivu 20 Ohjelmisto- ja menetelmätuki vaihtuviin tehtäviin- Henkilökohtaisella tasolla mm. Windows tarjoaa mahdollisuuden useaan samanaikaiseen tehtävään. Ryhmätasolla henkilöiden käytettävyys voidaan selvittää ja henkilöt voivat turvata kriittisten tehtävien suorittamisen (esim. automaattinen sähköpostivastaaja). Ohjelmisto- ja menetelmätuki työvalmiuden ylläpitoon- Muistilehtiö, kortisto, kalenteri, muistuttaja, kello ovat mm. Windowsissa perusominaisuuksia. Lisäksi työskentelyä helpottaa pikakuvakkeet (shortcut), valikot, makrot, pikanäppäimet. Myös automaattinen varmuustallennus auttaa käyttäjää. Myös PIM:n toiminnot auttavat työvalmiuden ylläpidossa.