2007 Microsoft Office system Julkishallinnon näkökulmasta

Tiedonhallinta Office SharePoint Server 2007 Asiakirja- hallinnon palvelut WWW-julkaisupalvelutLomakepalvelut Säilytysarkkitehtuuri Peruspalvelut Tiedonhallintapalvelut Käyttöliittymä Dokumenttienhallintapalvelut

Keskeiset edistysaskeleet Sähköinen asiointi –Sähköiset lomakkeet on tuotettavissa helppokäyttöisillä välineillä ja julkaistavissa laadukkaina WWW-lomakkeina, jotka toimivat yleisimmillä kansalaisten käyttämillä WWW-selaimilla –Lomakkeen tiedot voidaan lähettää avoimen rajapinnan (esim. Web Services) välityksellä taustajärjestelmälle –Lomaketta voi käyttää osana ihmisten välistä työnkulkua, jossa on esimerkiksi hakemuksen puoltamis ja hyväksymisvaiheet –Asiointiprosessiin liittyvät matemaattiset käsittelysäännöt voidaan laatia Excelillä ja julkaista lomakkeiden käyttöön

Asiakirjahallinto ja arkistointi Asiakirjakirjastoissa on yksittäisen asiakirjan tasolle ulottuvat käyttöoikeudet Asiakirjoilla on tapahtuma- ja muutosloki (auditing) Asiakirjoihin voi liittää suositusten mukaista metatietoa (esim. JHS 143) Järjestelmässä on erillinen lopullisten asiakirjojen arkisto (records vault), joka huolehtii asiakirjojen muuttumattomuudesta Asiakirjoille voi määritellä työnkulun (workflow) Asiakirjoille voi määritellä erilaisia sääntöjä (policy) metatietojen perusteella –Säilytysajat

Itse määritelty metadata = JHS 143 JHS 143

LOMAKKEET

Lomakkeiden ajankohtaisuus Lomakkeilla osallistutaan koneelliisiiin prosesseihin –Tiedon kerääminen sähköisesti mahdollistaa tiedon koneellisen jatkokäsittelyn –Tiedon monitulkintaisuus hankaloittaa jatkokäsittelyä –Miten tehdään ihmisestä semanttisesti yhteentoimiva! Lomakkeet helpottavat monimutkaisia prosesseja

Lomaketuotannon mittareita Lomakekäyttöliittymän tekemiseen/ muutokseen käytettävä työ Lomakkeen tarvitsemien taustapalveluiden laadintaan/muutokseen käytettävä työ Lomakkeiden käyttökelpoisuus eri skenaarioissa –Kevyt (sposti-levy) / raskas (EAI, BPM) –Online / offline –Sisäinen / ulkoinen –Standalone data / yhteys taustajärjestelmään Lomakejärjestelmän integroitavuus muuhun järjestelmäympäristöön (EAI) Lomakejärjestelmän integroitavuus tuttuihin työkaluihin (Deployment / koulutus)

Prosessien virtaviivaistaminen Sähköisillä lomakkeilla Manuaalisten prosessien virtaviivaistaminen Prosessit pyörivät Windows workflow foundationin päällä Räätälöidyt työnkulut SharePoint Designer ja Visual Studio –tuotteiden avulla Keskitetty hallinta työnkuluille Lomakkeiden nopea laadinta ja hallinta Office InfoPath 2007 lomakkeiden suunnitteluun Yhtenäinen näkymä käytössä oleviin lomakkeisiin Lomakkeet kaikille Samat lomakkeet toimivat automaattisesti InfoPathissa, selaimessa ja mobiilissa Lomakkeet kytkettävissä LoB sovelluksiin vaivattomasti BDC:n avulla Tiedon laatu varmistetaan jo syöttövaiheessa syöttösäännöillä

Itse määritelty metadata = JHS 143 JHS 143

TEKSTINKÄSITTELYN LIITETTÄVYYS

Tekstinkäsittelyn liitettävyys Metatieto- määritykset Metatieto- lomake Metatieto- järjestelmät (AMS) XML- datastore XML- datastore SharePoi nt Research - palvelut Research - palvelut Web Services WebDAV Web Services WebDAV Web Services Lähdeviite- tietokanta Fraasitietokanta ”Quick Parts” Fraasitietokanta ”Quick Parts” XML-skeema -kirjasto XML-skeema -kirjasto Asiakirja Web Services Taustajärjestelmät

Asiakirjapohjat Tavoite: Yhtenäiset asiakirjapohjat Word –Monipuoliset tavat tehdä asiakirjapohjia –Erittäin laajat ja helppokäytöiset mahdollisuudet lisätä ohjelmallista toiminnallisuutta asiakirjapohjaan –Asiakirjan laatua tukevat sisältökontrollit –Metatiedot Asiakirjan metatiedot minkä tahansa metatietomäärittelyn mukaisesti JHS 143 omassa helposti koneluettavassa muodossa

Vakiotekstit ja suojaus Quick Parts –Fraasikirjasto, johon voidaan määritellä usein käytettyjä vakiotekstejä ja fraaseja –Fraaseihin voidaan hakea taustajärjestelmästä tietoa esimerkiksi metatietoarvojen perusteella Suojaus –Voidaan määritellä asiakirjassa käytetyt tyylit –Voidaan suojata vaikkapa sanan tarkkuudella –Voidaan määritellä asiakirja osille ”tietotyyppejä” Rich text, plain text, päivämäärä, Quick Part

Itse määritelty metadata = JHS 143 JHS 143

Perusmetadata = DC Dublin Core

Metadata.xml Metadata.xml OpenFormat.xml Julkishallinnon metatietomääritys Esim. JHS 143 Julkishallinnon metatietomääritys Esim. JHS 143 Avoin XML- tiedostomuoto

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN VAATIMUKSET

Asianhallinnan toteuttaminen Ad hoc tai deterministisen prosessi määritellään työnkulkuna, jossa kuljetetaan ”asia-objektia” Asia-objekti sisältää SÄHKE-mallin asian ja toimenpiteet Teknisesti lomake on rakenteinen XML- lomake

Arkistonmuodostussuunnitelma Kaksi tapaa –Erillinen AMS-taustajärjestelmä –Sisältötyyppien (content type) käyttö Keskeistä on, että AMS integroituu järjestelmään eikä välttämättä paperi- AMS:n ”oloinen” käyttöliittymä

Tapahtumahistoria Asiakirjoille määritellään ”audit trail” –Tietojen eheys ja tietoturva Työnkulut keräävät tietoa asian käsittelyketjusta

Hävittäminen Säilytyssäännöllä voidaan määritellä asiakirjan säilytysaika (esim. päivämäärä + n vuotta) Järjestelmä voi käynnistää tämän perusteella esim. hävittämistyönkulun, jota käsittelee siihen valtuutettu käyttäjärooli

Konvertointi Konvertointikehikko, jolla voidaan esim. Office –tiedostot muuttaa TIF- kuvatiedostoksi Avoimet Open XML tiedostomuodot –Kelpaako jatkossa pitkäaikaissäilytykseen?

Versiot Asiakirjalla voi olla eri tyyppisiä versiokäyttäytymisiä ja voidaan määritellä niiden säilyttäminen