Roolit, vastuut ja tehtävät Rahastonhoitaja 5 Roolit, vastuut ja tehtävät

Mitä aiheita käsittelemme tällä kurssilla? 13

Tämän kurssin jälkeen… Tunnet klubisihteerin velvollisuudet, jotka on määritelty Lions Clubs Internationalin säännöissä Tunnistat tehtävän sisältämät vastuut Olet valmis suorittamaan klubin rahastonhoitajan tehtäviä Tiedät mitä resursseja klubin rahastonhoitajan käytössä on 76 Tiedät mitä klubin rahastonhoitajalta odotetaan tehtävässään Tiedät mitä ilmoituksia tulee tehdä

Aiheet Alla ovat kunkin osion aiheet. Voit aloittaa alusta ja edetä aihe kerrallaan, tai voit hypätä suoraan haluamaasi aiheeseen. Rahastonhoitajan rooli Hallitus Kokoukset Kirjanpito varoista Suoritettavat maksut Arkiston ylläpitäminen ja raportointi Toimivuoden loppuessa Johtaminen Resurssit 138 *Koko kurssin suorittaminen kestää noin yhden tunnin.

Mikä on klubin rahastonhoitajan rooli? 146

Klubin rahastonhoitajan rooli Klubin rahastonhoitaja on vastuussa klubin taloushallinnon ja varallisuuden hoidosta Pitää tarkasti kirjaa klubin varoista ja tileistä On klubin hallituksen jäsen 37

Keitä hallitukseen kuuluu? Hallitus koostuu seuraavista henkilöistä: • klubipresidentti, • edellinen presidentti • varapresidentti (presidentit), • sihteeri, • rahastonhoitaja, • klubimestari, • tail twister, • jäsenjohtaja, • liitännäisklubin koordinaattori • ja muut valitut johtajat 34

Kokoukset Rahastonhoitajan tulisi osallistua kaikkiin klubin hallituksen kokouksiin sekä klubikokouksiin 16

Rahastonhoitajan rooli (Kokoukset) Hallituksen kokouksissa: Varmistaa, että kaikki maksut on hyväksytty hallituksen toimesta ja kirjattu kokouspöytäkirjaan Raportoi hallitukselle tilitiedot sekä klubit tulot ja menot 34

Rahastonhoitajan rooli (Kokoukset) Klubikokouksissa: Pitää jäsenet ajantasalla On valmiina kertomaan klubin talouteen liittyvistä asioista Suullisten raporttien tulee olla lyhyitä ja asiassa pysyviä On valmis keräämään rahaa/maksuja ja kirjoittamaan kuitteja 34

Tietovisa kokouksista Klubikokouksessa rahastonhoitajan tulee olla varautunut: Esittämään tietoja klubin taloudesta 23 Keräämään ja käsittelemään rahaa Ottamaan muistiinpanoja pöytäkirjaa varten Kirjoittamaan kuitteja Hoitamaan esim. ateriamaksuja

Tietovisa kokouksista Rahastonhoitaja on pääasiallisesti vastuussa klubin: 16 hyvinvoinnista presidentistä esitelmistä kokouksissa taloushallinnosta

Kirjanpito varoista Rahastonhoitajan vastuulla on klubin kirjanpito Ottaa vastaan kaikki klubiin tulevat varat (usein sihteerin välityksellä) Koordinoi yhdessä klubisihteerin kanssa jäsenlaskujen lähettämisen, joka tulisi tapahtua noin 10 päivää ennen laskutusperiodin alkua. Päättää yhdessä klubin hallituksen kanssa varojen järjestelyistä 61

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: Valmistelevat budjetit Hallintobudjetti Päätetään jäsenlaskutuksen jaksollisuudesta (vuosittain, puolivuosittain) Määritetään maksun suuruus - Klubin jäsenmaksun tulee sisältää: Piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset jäsenmaksut Muut mahdolliset hallintokulut [Hallinto ja aktiviteetit] 47

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: Valmistelevat budjetit Hallintobudjetti Aktiviteettibudjetti Ennakoidaan kunkin suunnitellun projektin tulot ja menot 43 * Budjettien tulee olla valmiit toukokuuhun mennessä - ennen toimikautesi alkua

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: Tarkastavat klubin käyttämät pankkipalvelut Hallinto- ja aktiviteettivarat on pidettävä erillään joko erillisen tilin tai kirjanpidon avulla. Hallinto – varat jäsenmaksuista, sakoista ja sisäiset varat Varat voidaan siirtää tältä tililtä aktiviteettitilille Aktiviteetit – ihmisiltä kerätyt varat Aktiviteettivaroja ei voi käyttää hallintotarkoituksiin. Kaikki ihmisiltä kerätyt varat tulee käyttää ihmisten hyväksi 82

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: Tarkastavat klubin käyttämät pankkipalvelut Varmistavat, että klubilla on kaksi erillistä tiliä Ehdottavat ja valitsevat virkailijat shekkien allekirjoittajiksi Päivittävät (tai laativat) valtakirjat 44

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: Tarkastavat klubin käyttämät pankkipalvelut Päättävät käteiskassaan talletettavien summien suuruudesta Kaikki tätä suuremmat rahat tulee tallettaa välittömästi klubin tilille 42

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Rahastonhoitaja ja klubin hallitus yhdessä: Tarkastavat klubin käyttämät pankkipalvelut Päättävät käteiskassaan talletettavien summien suuruudesta Perustavat kulukorvausjärjestelmän 38

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Kaikista klubiin tulevista varoista tulee antaa kuitti Kirjoita kuititeja valmiiksi jouduttaaksesi maksujen käsittelyä kokouksen aikana Käyttäkää shekkejä/verkkomaksuja aina kun mahdollista Käteisen käsittelemisessä tapahtuu helposti sekaannuksia jotka voivat johtaa kirjanpitovirheisiin 39

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Tilillepanot tulee tehdä ennalta määrätyille tileille Rahat tulee tallettaa seuraavana pankkipäivänä tai 48 tunnin kuluttua niiden vastaanottamisesta Välitön toiminta tietojen ja rahojen kanssa vähentää virheiden mahdollisuutta 38

Rahastonhoitajan rooli (Liittyen varojen hallintaan) Klubin hallinto- ja aktiviteettibudjettien laatiminen ja valvominen Valvonta - ilmoita klubivirkailijoille heti, mikäli kulut ylittävät budjetoidut summat 57 Laadi - jäsenlaskutus Aseta klubin jäsenmaksujen suuruus yhdessä klubin taloustoimikunnan kanssa ja saatuasi klubin hallituksen hyväksynnän

Tietovisa klubivirkailijoista Rahastonhoitaja avaa kaksi tiliä, toinen hallintovaroille ja toinen aktiviteettivaroille Klubivirkailija auttaa presidenttiä avaamaan klubille kaksi erillistä tiliä 34 VÄÄRIN OIKEIN

Tietovisa varojen hallinnasta Pohdi kummalle tilille seuraavat tulisi ohjata, hallinto- vai aktiviteettitilille. Aktiviteetit Jäsenmaksut Klubin varainkeruu Yhteisöaktiviteetit Sakot Lahjoitukset 30 Hallinto

Tietovisa varojen hallinnasta Klubin rahastonhoitaja työskentelee yhdessä presidentin kanssa päättääkseen käteiskassatalletusten suuruudesta, ja sen ylittävät summat tulee tallettaa klubin tilille välittömästi. Rahastonhoitaja voi pitää koska vaan ja kuinka suuren summan rahaa tahansa käteisenä 46 OIKEIN VÄÄRIN

Suoritettavat maksut Rahastonhoitaja varmistaa, että kaikki klubin maksut on hoidettu ja kirjattu asianmukaisesti 14

Rahastonhoitajan rooli (Koskien maksuja) Hallituksen tulee hyväksyä kaikki maksut Jatkuvat maksut sallitaan ilman erillistä hyväksyntää Esimerkki: Jos klubinne vuokraa säännöllisesti samaa tilaa kokousten pitämiseen, voi hallitus hyväksyä vuokranmaksun jatkuvana maksuna 56 * Varmista, että hyväksynnät on tarkoin kirjattu hallituksen pöytäkirjaan

Rahastonhoitajan rooli (Koskien maksuja) Maksaa lionsklubin maksut ajallaan Mahdolliset shekit tulee aina olla rahastonhoitajan allekirjoittamat ja toisen valtuutetun klubivirkailijan allekirjoituksella vahvistamat Rahastonhoitaja suorittaa maksut klubin tekemistä ostoksista, sekä piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset jäsenmaksut 52

Tietovisa maksuista Suosittaessasi maksuja, muista nämä kaksi asiaa. Ratkaise tehtävä: Maksa kaikki klubille tulleet laskut Suosittaessasi maksuja, muista nämä kaksi asiaa. Hallituksen tulee hyväksyä maksut Hallituksen tulee hyväksyä maksut 43 Laskut tulee Maksaa heti Kuitit eivät ole tarpeellisia Laskut tulee Maksaa heti

Arkiston ylläpitäminen ja raportointi Järjestelmällinen ja tarkka arkistointi ja raportointi ovat klubin rahastonhoitajan prioriteetteja. 19

Rahastonhoitajan rooli (Koskien arkistointia) Ylläpidä yleistä arkistoa klubin kuiteista ja kulukorvauksista Tasaa klubin tilit Kirjaa kuukausittaiset tulot ja menot ilman viiveitä Tarkista kansainvälisen päämajan lähettämän eritellyn tiliotteen oikeellisuus veloitusten ja tilillepanojen osalta ja toimita hallitukselle hyväksyttäväksi. 46

Rahastonhoitajan rooli (Koskien arkistointia) Käytä tilikirjaa tai tietokoneen taulukko-ohjelmaa Kirjaa jäsenmaksut maksetuiksi 30 Paras keino varmistaa merkintöjen oikeellisuus on kirjata saadut varat sekä suoritetut maksut välittömästi.

Rahastonhoitajan rooli (Koskien raportointia) Valmistele ja raportoi kuukausittaiset ja puolivuosittaiset tiliotteet Raporttien tulee olla lyhyitä ja tietojen oikeita Kuukausittaisen raportin tulee sisältää tiivis tiliote tuloista ja menoista - mistä rahat tulivat ja minne menivät Esitä tilit kirjallisena listana liitteeksi kokouspöytäkirjaan. Anna kopio sihteerille. 36

Tietovisa arkiston ylläpitämisestä ja raportoinnista Mitkä seuraavista ovat rahastonhoitajan arkistointitehtäviä. Tilintasausten tekeminen Kuittien säilyttäminen Läsnäolijoiden laskeminen Veloitus-ten ja panojen tarkasta-minen Jäsenmaksujen kirjaaminen Tilintasauksen tekeminen 42 Jäsenmaksujen kirjaaminen Klubiaktiviteetit Kuittien säilyttäminen Veloitusten ja panojen tarkastaminen

Tietovisa arkiston ylläpitämisestä ja raportoinnista Tietojen täsmällinen kirjaaminen auttaa rahastonhoitajaa olemaan valmis suullisen tai kirjallinen talousraportin esittämiseen milloin tahansa. Rahastonhoitajan tulee toimittaa kuukausittaiset ja puolivuosittaiset talousraportit. 36 OIKEIN VÄÄRIN

Toimivuoden lopun valmistelut Rahastonhoitajan virkakausi on yksi vuosi. Vuoden lopussa kaikkien tietojen ja asiakirjojen tulee olla valmiina seuraavaa rahastonhoitajaa varten. 30

Rahastonhoitajan rooli (Toimivuoden päätöksen valmistelussa) Valmistelut toimivuoden päättyessä: Kaikki tilitapahtumat (panot ja maksut) tulee olla suoritettu ennen toimivuoden loppua Valmistele vuoden lopun tiliotteet ajallaan ja toimita ne seuraajalle heinäkuun puoleen väliin mennessä 37

Rahastonhoitajan rooli (Toimivuoden päätöksen valmistelussa) Raporttien / tietojen auditointi Tietojen turvaamiseksi hallinnollisesti sekä julkisesti on hyvän kirjanpitotavan mukaista suorittaa auditointi jokaisen toimivuoden lopussa Auditoinnin suorittajaksi voidaan nimetä entinen klubivirkailija 44

Rahastonhoitajan rooli (Toimivuoden päätöksen valmistelussa) Siirrä uudelle rahastonhoitajalle: Tilikirjat, shekkivihot sekä vuoden lopussa tasatut tilit. Jäsenkirjat Kopio tuloista ja menoista 33

Tietovisa toimivuoden lopusta Valitse tehtävät jotka tulee hoitaa ennen rahastonhoitajan toimivuoden päättymistä. Päivittää / muuttaa valtakirjat 45 Siirtää tiedot uudelle rahastonhoitajalle Auditointiraportit ja tiedot Siirtää kaikki varat aktiviteettitilille Valmistella vuoden lopun tiliotteet

Klubijäsenet pitävät rahastonhoitajaa yhtenä klubin johtajista. Johtaminen Klubijäsenet pitävät rahastonhoitajaa yhtenä klubin johtajista. 15

Rahastonhoitajan rooli (Koskien johtamista) Hyödynnä aikaisempia kokemuksia ja käytössä olevia resursseja kasvattaaksesi johtamistaitojasi Verkossa toimiva lionien oppimiskeskuksen Johtamisen kurssi auttaa kehittämään johtamistaitoja. Johda toimimalla itse esimerkkinä muille Noudata Lionien eettisiä periaatteita (löytyy verkosta) 39

Resurssit 1

Resurssit Klubin rahastonhoitajan resursseja ovat esimerkiksi: Lionsklubin jäsenet entinen rahastonhoitaja ja muiden klubien rahastonhoitajat Klubivirkailijat 20

Resurssit Julkaisut joihin kannattaa tutustua: Kansainvälinen Mallisääntö ja ohjesäännöt (LA-1) Lionsklubin Mallisääntö ja ohjesäännöt (LA-2) Klubivirkailijoiden käsikirja 22

Tämän kurssin jälkeen… Tunnet klubisihteerin velvollisuudet, jotka on määritelty Lions Clubs Internationalin säännöissä Tunnistat tehtävän sisältämät vastuut Olet valmis suorittamaan klubin rahastonhoitajan tehtäviä Tiedät mitä resursseja klubin rahastonhoitajan käytössä on 76 Tiedät mitä klubin rahastonhoitajalta odotetaan tehtävässään Tiedät mitä ilmoituksia tulee tehdä

Sisällysluettelo Näpäytä hiirellä sen osion otsaketta jota haluat tarkastella. Toimivuoden loppuessa Johtaminen Resurssit Rahastonhoitajan rooli Hallitus Kokoukset Kirjanpito varoista Suoritettavat maksut Arkiston ylläpitäminen ja raportointi 37