Pieniä kertomuksia tietojohtamisen tarpeesta ja ensi askeleista Pääjohtaja Tuomas Pöysti tietojohtamisen verkostossa Eduskunta 22.10.2008

Näkökulma: Tietojohtamisen visio valtiontalouden ja -hallinnon kokonaisuudessa sekä erityisesti eduskunnan ja valtioneuvoston näkökulmasta ja näiden kokonaisuuden näkökulmasta Valtiontalouden tarkastusviraston (VTV) ensi askeleet tietojohtamisessa sekä visio VTV:n tietojohtamisesta En supistu näin pyydettyyn perinteiseen virastopäällikön näkökulmaan vaikka yritän tuoda esille VTV:n omia ratkaisuja ja kehittämispyrkimyksiä valtiota olisi tarkasteltava yhä enemmän konsernina ja samoin tietovarantoja ja tietovirtoja sekä tietojohtamista konsernikysymyksenä VTV liittyy valtioneuvoston ja eduskunnan väliseen tietovirtaan ja hyödyntää sitä laajasti sekä tuottaa tietoa eduskunnan valtiosääntöisiin prosesseihin (valtiopäiväasiakirjoina ja valtiopäiväasioihin liittyvänä asiantuntijatietona)

Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtiontalouden ylin ulkoinen tarkastaja Valtiontalouden omatunto Tarkastaa valtion taloudenhoidon laillisuutta ja tuloksellisuutta sekä muuta tarkoituksenmukaisuutta samoin kuin talousarvion noudattamista tilintarkastusta ja toiminnantarkastus (tuloksellisuustarkastus) toimii finanssipolitiikan tietoperustan, riskien ja vaikuttavuuden arvioinnin osalta finanssipoliittisena instituutiona Tehtävä ja tietojensaantioikeudet perustuslain 90 §:ssä Tukee eduskuntaa sille kuuluvan finanssi- ja valvontavallan käytössä Lisäksi Euroopan unionin tilintarkastustuomioistuimen kansallinen yhteistyöviranomainen, joka osallistuu Euroopan unionin taloudenhoidon ulkoiseen tarkastukseen Toimialan tulo-/menovirrat kattavat noin 26 % Suomen vuosittaisesta BKT:sta

Tietojohtaminen Ei ole yhtä määritelmää ja niin käytännössä ja teoriassa useita eri lähestymistapoja: tekninen ja järjestelmäkeskeinen: päätöksenteon tukijärjestelmät ja asiantuntijajärjestelmät informaatioprosessi- ja dokumentaatiokeskeinen: eksplisiittisen dokumentoidun tiedon hallinta ja tehokas hyödyntäminen organisaatiossa kognitiivinen johtaminen: kilpailu- ja suorituskyvyn johtaminen sekä tietämyksen ja tiedonhallinnan merkitys siinä monitieteellinen ja integroitu lähestymistapa Tietojohtaminen tarkoittaa periaatteita sekä tekniikoita, prosesseja ja käytäntöjä, joiden mukaan tiedon ja tietämyksen luominen, haku, levittäminen ja hyödyntäminen organisaatiossa ja sen verkostoissa on järjestetty

Tietojohtamisen tarve: kansanvaltainen näkemysvalta Näkemysvalta eduskunnan vallan muotona: agendan asettaminen Näkemysvallan yhdistäminen lainsäädäntö- ja budjettivallan käyttöön ennakoinnin, arvioinnin ja tutkimuksen yhdistäminen Pohjoismainen ideaali sekä julkisuusperiaatteen taustalla oleva ajatus valistuneesta hallinnasta. joka perustuu avoimeen ja valistuneeseen keskusteluun Eduskunnalle tietoa ja informaatiota

Miksi: tehokkuus ja vaikuttavuus Tietämyksen hyödyntäminen ja informaation tehokas kulku strategian onnistuneen toteuttamisen ehtona Strategiset pääomat taloudelliset ja henkilöstöresurssit informaatioresurssit, dokumentoitu tieto osaaminen: hiljainen tieto ja intuitiivinen tieto ongelmanratkaisussa ja sen arvioinnissa

Mitä tietojohtaminen eduskunnan ja valtioneuvoston kokonaisuudessa voi olla eduskunnan ja valtioneuvoston yhteiset informaatiovarannot, prosessit ja myös järjestelmät valtiosääntöisten tehtävien tukena vähimmäisvaatimuksena yhteentoimivuus ja yhteiset rajapinnat lainsäädäntöprosessi ja valmistelu sekä siihen liittyvä tutkimustieto ja tilastotietokannat budjettiprosessi: valtiontalouden kehykset ja talousarviot sekä tilinpäätöstieto ja valtion tuloksellisuustieto Netra –järjestelmä suunnittelun ja johtamisen sisäistäminen samaan järjestelmäkokonaisuuteen ja tietovarantoon, johon eri tasoisia käyttöoikeuksia eduskunnan käyttöön tämä aineisto ja sen perusteella katsauksia yhteiskunnan tilaan sekä vakiomuotoisena että suunnattuna tietopalveluna

Tietojohtamisen erityistarve VTV:ssä VTV on tietoa käsittelevä ja jalostava sekä varmentava organisaatio: tieto ja viestintä ovat VTV:n lopputuotteita ja lähtökohtia Erittäin laaja ja valtionhallinnon horisontaalisesti leikkaava tehtäväkenttä ja tietovirtojen hyödyntämistarve yhdistettynä liittymään valtiosääntöisiin prosesseihin valtioneuvostossa ja eduskunnassa ei voida järjestää tiettyä rajattua omaa tehtävää hoitavan organisaation (virasto, yritys) mallin mukaan Henkilökohtaisen ja laajan osaamisen ja tietämyksen rakenteistaminen ja prosessointi VTV:n näkemyksen mukaiseksi tietotuotteeksi ja organisaation tiedoksi on vaikuttavuuden edellytys mutta käytännössä haasteellista

Mitä VTV:ssä Integroitu lähestymistapa, ei yhtä tietojohtamissovellusta Eduskunnan yhteiset perustietojärjestelmät ja varannot sekä omat erityiseet sovellukset ja tietoprosessit perustana osaksi perustuslain mukaiset laajat tietojensaantioikeudet prosessien sekä niihin liittyvien tietoprosessien määrittely sekä organisaation yhteiset tietovarannot, tietojen yhteiskäyttö sekä sähköiset prosessit Eri IT sovellusten hyödyntäminen tietojen kaivamiseen informaatiovarannoista - eri näkökulmien yhdistely ja aineistojen ristiinkäyttö

VTV:n lähestymistapa tietojohtamiseen Yhteys resurssijohtamiseen sekä osaamisen johtamiseen - henkilöstö- ja taloudellinen resurssi - informaatiopääoma ja tietovarannot - osaamispääoma - tietämyspääoma: tieto+osaaminen konkreettisessa ongelmanratkaisussa, Hallinto- ja valtioviisaus aristoteelisen filosofian fronesiksena tieto miten hyvään tulokseen päästään

Toimintaympäristö- ja riskianalyysi Riskianalyysit yhteisellä rakenteella ja yhteiskäyttöisessä tietovarastossa, riskianalyysi- ja suunnitteluprosessin kuvaus ja tietoaineistojen liittäminen vakioidusti prosessiin PTJ:n ja EUTORIN sekä muiden valtioneuvoston yleisten järjestelmien käyttö Tilastotiedot Toimintaympäristöanalyysi dokumentoidusti yhteisiin tietovarastoihin ja vakioidun ja mallinnetun prosessin osana Valtion kirjanpito ja taloushallinnon aineistot Jalostetaan suunnittelun ja seurannan sekä riskianalyysin tiedoiksi

Esimerkki finanssipolitiikan tietoperustan ja vaikuttavuuden tarkastus VM:n valtiontalouden kehysten valmistelun laskenta-aineisto VM:stä sähköisesti VTV:oon (ml. momenttikohtaiset taustalaskelmat Talousarvioehdotusten ja talousarvioaineisto sähköisesti VTV:oon Indeksit VM:stä ja Tilastokeskuksesta VTV:oon, kansantalouden tilinpidon aineistoja Tilastokeskuksesta Valtion kirjanpidon tiedot haetaan sähköisesti suoraan kirjanpidosta Rakennettu ACL –tietokantaohjelmalla tietokanta, jossa voidaan tehdä ristiinajoja ja esimerkiksi indeksikorjaukset syötetty laskentakaavioihin => kehysten noudattamisen ja muutosten jäljitettävyyden sähköinen tarkistaminen valtion tuotto- ja kulurakenteen sekä taseen rakenteellisten muutosten analyysin yhdistäminen kehysanalyysiin Yhteiskäyttöiseen tietovarastoon säännöllisesti vakiomuotoiset analyysimuistiot tarkastusten tueksi yhteiskäyttöiseen tietohakemistoon VTV:ssa

Esimerkki tilintarkastus Vakioitu prosessi, johon on liitetty myös informaatioprosessin ja informaatioaineistojen varsin tarkka kuvaus ja määrittely Taloushallinnon aineistot haetaan sähköisesti valtion kirjanpito tositeaineistot taloushallinnon järjestelmistä suoralla on-line –yhteydellä intranet –yhteys tarkastettaviin virastoihin Vakiomuotoiset työpaperit, väliraportit ja vuosiyhteenvedot kertomusten taustalla, tallennetaan viraston tietovarastoon yhteiskäyttöisesti ACL –ohjelmalla tehdään hakuja ja analyysejä valtiontalouden yhteenvetoja ja eduskuntakertomusta varten osaksi pohjana vakioidut tiedonkeruulomakkeet asiantuntijoille, tieto-objektien standardointi ja vakiointi jatkoanalyysin – tiedon louhinnan - mahdollistamiseksi

Esimerkki toiminnantarkastus Vakioitu prosessi, johon liittyy informaatioprosessi Yhtenäinen tietohakemistorakenne VTV:n intran kautta Tarkoituksena prosessin eri vaiheiden tietojen (VTV:ssä tuotettu tieto ja VTV:hen haettu tieto) yhteiskäyttöisyys VTV:n eri tarkastuksissa ja jopa eri tarkastusteemoissa VTV:n tarkastusten kohdentamista ohjaavat tarkastustoiminnan strategiset teema-alueet ja niiden alla olevat tarkastusteemat teema-alueet ja teemat perustuvat laaja-alaiseen riskianalyysiin ja toimintaympäristö- ja tarveanalyysiin aineistojen ja näkökulmien hyödyntäminen eri teema-alueiden ja teemojen välillä => uusia näkökulmi

Haasteita Dokumentaation ja kurinalaisuuden haaste dokumentoinnin pitäminen taloudellisena ja tehokkaana tietojärjestelmiss keskustelun sisäistäminen tietojohtamisen ympäristöön ja organisaation muistiksi tietojärjestelmien toimivuus: sähköinen työpöytä Valtionhallinnon eri tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja rajapintojen haaste VTV:stä rakennetaan rajapinta ja yhteys kymmeniin eri järjestelmiin ProcesGuide -hyödyntäminen prosessien ja dokumentaation hallinnassa prosessikarttapohjaisena käyttöliittymänä tietoon Johdon informaatiojärjestelmät –työryhmän ehdotukset johdon informaatiojärjestelmäksi ja eduskunnan sähköisen työpöydän toteutus Liiallisen sähköisyyden ja elektronisiin aineistoihin luottamisen välttäminen: maine- ja sidosryhmäselvityksissä tuotu esille suullisen ja henkilökohtaisen vuorovaikutuksen ja keskustelun tarve. Miten tämä verkostotyö yhdistetään tietojohtamiseen? Tietojohtamisen ja osaamisen johtamisen yhdistäminen