Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri – soveltamisen askeleet

Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuuri pähkinänkuoressa 2

Kansalliset opintohallinnon arkkitehtuuriperiaatteet 3

OKM:n KESU  opintohallinnon tavoitteet 4

Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta 5 Opintohallinnon pääprosessi Koulutuksen suunnittelu • Koulutuksen ja opetuksen strateginen suunnittelu • Koulutuksen yleissuunnittelu • Opetussuunnitelm ien hallinta Koulutus- tarjonnan hallinta • Koulutustarjon- nan määrittely • Valintaperus- teiden suunnittelu • Koulutuspaik- kojen tarjoaminen haettavaksi • Suoritettavien tutkintojen suunnittelu • Rahoitus- suunnittelu Opiskelija- haku ja valinta • Viestintä / markkinointi • Opiskelijahaku • Opiskelijavalinnat • Hakeutumis- vaiheen henkilö- kohtaistaminen • Neuvontapalvelut Opetus ja opiskelu • Opetuksen toteuttaminen • Pedagogisten välineiden hyödyntäminen • Opiskelijan ja huoltajien vuorovaikutuksen hallinta • TET ja työssä- oppimisjaksojen & harjoittelun hallinta • Poissaolojen hallinta • Oppilashuolto • Opinto-ohjaus • Keskeyttämis- tilanteiden hall. • Palautteen kokoaminen Arviointi ja suoritusten hyväksyminen • Oppimisen ja osaamisen arviointi ja hall. • Opiskelija- ja huoltaja- palautteen kokoaminen • Tutkintojen myöntäminen • Todistusten tuottaminen Toteutusten hallinta • Opintojakso- toteutuksiin sijoittelu • Logistiikka, koulukuljetukset, muu tarkennettu resurssien hallinta • Opiskelijan tietojen hallinta • Tarkennettu toteutus- suunnittelu • Opinto-ohjaus Opetuksen toteutuksen suunnittelu • Opintojakso- toteutusten suunnittelu • Resurssi- suunnittelu: Tilojen, välineiden ja opetus- henkilöstön hallinta • Lukujärjestys- suunnittelu • Toteutusten julkaisu haettavaksi • Tutkinto- tilaisuuksien suunnittelu Tilastointi ja raportointi • Yleisesti: tuloksellisuuden arviointi • Tilastojen tuottaminen • Mittarien arviointi • Raportointi Kelalle, OKM:ään ja Tilasto- keskukseen • OPH:n arvioinnin käsittely • Yhteistyö entisten opiskelijoiden kanssa Työelämäyhteistyö (työssäoppiminen, harjoittelu) Tukiprosessit: talous-, henkilöstö- ja tietohallinto tms. Opintojen suunnittelu • Henkilökohtaista minen • Opintojakso- toteutuksiin ilmoittautuminen • Läsnäolo- ilmoittautuminen Ura- ja rekrytointipalvelut Johtaminen, seuranta

Päätietojen keskinäiset suhteet 6 Tutkinnon / opetussuunnitelman perusteet Tutkinnon osan perusteet Opetuksen ja koulutuksen järjestäjän opetussuunnitelma Tutkinnon osa Oppimisjakso Opetustapahtuma Oppitunti Suoritettu tutkinto Tutkinnon osasuoritus Opintosuoritus Opetustapahtuman läpivienti Oppituntiin osallistuminen Ohjaavan tahon määrityksetOpetuksen suunnittelunäkökulmaOppijan ja opiskelun näkökulma Koostuu Ohjaa, määrittää Koostuu Jakautuu Voi koostua Johtaa Muodostaa Voi johtaa Pienin suoritettava koulutuksen osa Voi koostua Voi johtaa Käytä määritettyjä loogisia tietokokonaisuuksia. Erota tieto tiedon ominaisuudesta Käytä määritettyjä loogisia tietokokonaisuuksia. Erota tieto tiedon ominaisuudesta

Loogiset tietovarannot 7 Paikallinen opintohallinto kytketään kansallisiin tietovarantoihin – tiedon tuottajana ja hyödyntäjänä

Loogiset tietovarannot paikallisella tasolla 8 Voidaan toteuttaa fyysisellä toteutustasolla usealla eri tavalla

Looginen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys 9

Opintohallintojärjestelmäkokonaisuus koostuu tietojärjestelmäpalveluista 10 Koulutuksen suunnittelun ja valmistelun palv. Koulutuksen suunn. OPS hall Tutkintorak. hall. Opetusryhmien hall. Opetustarjonnan hall Opetusresurssien hall. Resurssienhall – tilat/laitteet/lisenssit Opiskelijavalinnan tietojärjestelmäpalvelut Koulutustarjonta Opiskelijavalinta Hakuneuvonta Opetus ja opiskelu OJT-haun palvelut Pedagogiset apuvälin. HOPS-hallinta Läsnäolon hall. Oppimisympäristöpalv Opiskelurahoitus Palautteen hall. Koulukuljetukset / logistiikka Opintosuoritusten hall. Tutkintojen hall Oppimisen ja osaamisen arviointi Lukuvuosi- ilmoittautuminen Näyttöjen ja kokeiden järjestäminen Opinnäytetöiden hall. Johtaminen ja seuranta Tilastot ja raportointi Tilannekuvapalvelut Ennustemallit Opintojen jälkeiset tietojärjestelmäpalvelut Alumnitoiminta Lisäopintojen markkinointi Koulutuksen järjestäjän hallinnolliset tukipalvelut Työsuhteen hall. Palkkahallinta Osaamisen hallinta Sähköinen asianhall. Ja arkistointi Taloushallintapalvelut Org.tietojen hallinta Oppimista tukevat yhteistyöpalvelut Työelämäyhteistyö Kodin ja koulun yhteistyö Oppilashuolto Opinto-ohjaus Opiskelijaviestintäpalv. Suostumustenhall. Opiskelijatietopalvelut Opiskelijan erityistiedot Opiskelijan perustiedot Yleiset tekniset tukipalvelut Tunnistaminen Identiteetinhallinta Julkaisujärjestelmäpalv ESB / integraatio Lokipalvelu Sähk. asiointi Materiaalimaksut Kirjasto- ja tietopalv.

Opintohallintojärjestelmien kytkentä koulutusasteen tietovarantoihin ja kansallisiin palveluihin 11 Koulutuksen järjestäjä 1 Koulutuksen järjestäjä 2 Koulutus- asteen benchmark DW Koulutuksen järjestäjä 3 Integraatio TOR Kansalliset koulutuksen tietovarannot Kansalliset integraatiopalvelut

Tietovirrat paikallisen ja kansallisen ympäristön välillä 12 Koulutuksen järjestäjän paikallinen opintohallinto 1: tutkintorakenne, kansllinen eOPS 2: Koulutustarjonta, valintaperusteet 3: Valintaesityslista, kansallinen opiskelijatunnus 4: Opiskelijavalintatiedot 6: OJT-tarjontatiedot 8: OJT-haku/ilmoittautuminen, opiskelijatunnus 9: OJT-valintatiedot 5: Lukuvuosi-ilmoittautumistieto 10: Läsnäolotiedot 11: Opintosuoritukset 12: Osatutkintosuoritukset 14: Tilastotiedot Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelijahaku ja valinta Opetus ja opiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Toteutusten hallinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Tilastointi ja raportointi Opintojen suunnittelu 7: HOPS Kansalliset OKM/OPH:n palvelut ja rekisterit: esim. TOR, Hakeutujan palvelut, Kotve 1b: paikallinen OPS 13: Tutkintosuoritukset 0: Koodistot 4b: Paikan vastaanotto

Opintohallintoympäristön tietovirtakartta 13

Soveltamisen askeleet 14

Opintohallinnon viitearkkitehtuurin soveltamisen askeleet Tutustu huolellisesti kansalliseen opintohallinnon viitearkkitehtuuriin Selvitä oma lähtötilanteesi Tee yhteistyötä Tunnista kehittämis- ja yhteentoimivuustarpeesi Laadi oma opintohallinnon kehittämispolkusi Sovella viitearkkitehtuuria toimintaa ja ratkaisuja kehitettäessä Varmista yhteentoimivuus

Askel 1: Tutustu viitearkkitehtuuriin Tutustu kansalliseen viitearkkitehtuuriin •Tutustu huolellisesti sekä kansalliseen opintohallinnon viitearkkitehtuuriin sekä sen taustalla oleviin Oppijan palvelukokonaisuuden viitearkkitehtuureihin •Arvioi oman organisaatiosi tarve kytkeytyä yhteentoimivasti kansallisiin prosesseihin ja järjestelmiin – sekä kollegaorganisaatioihin •Arvioi, mitkä kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurit merkittävimmin vaikuttavat omaan organisaatioosi ja sen ratkaisuihin 16 1

Askel 2: Selvitä oma lähtötilanteesi Selvitä systemaattisesti lähtötilanteesi •Määritä lähtötilanteesi – hyödynnä tässä kokonaisarkkitehtuurimenetelmää –Järjestelmäsalkku, –Tietovirrat, –Loogiset tietovarannot –Vertaa prosessejasi, roolejasi ja käsitteistöäsi kansalliseen arkkitehtuuriin •Dokumentoi lähtötilanteesi •Käsittele lähtötilannetta organisaation eri tasoilla –Tietohallinto, johto, opetuksen ammattilaiset 17 2

Askel 3: Tunnista kehittämis- ja yhteentoimivuustarpeesi Tunnista kehittämistarpeet •Analysoi lähtötilanne –Miltä osin lähtötilanteen ratkaisu ei ole yhteensopiva kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin kanssa? –Miltä osin nykyinen toiminta tai ratkaisu ei vastaa sisäisiin tarpeisiin? •Määritä kehittämiskohteet –Mitkä kohteet edellyttävät kehittämistä kansallisen yhteentoimivuuden varmistamiseksi? –Mitkä kehittämiskohteet parantaisivat toimintaa paikallisesti? –Miten johtamista ja toiminnan läpinäkyvyyttä voisi kehittää? –Miten oppijan palveluita voisi kehittää? 18 3

Askel 4: Laadi opintohallinnon kehittämispolku Laadi opintohallinnon kehittämispolku •Määritä tarkemmat oman organisaatiosi opintohallinnon kehittämisen askeleet –Toiminta, organisointi, prosessit, tietojen hallinta, tietojärjestelmät •Aikatauluta kehittäminen –Sovita tämä resursseihisi, kansallisen arkkitehtuurin toteuttamisaikatauluun ja kehittämistarpeisiisi •Vastuuta kehittäminen •Määritä kehittämispolun ohjausmalli ja mittarit •  Sitouta organisaation johto – hyväksytä opintohallinnon ja yhteentoimivuuden kehittämispolku organisaation johdossa 19 4

Askel 5: Sovella kansallista arkkitehtuuria Hyödynnä kansallista arkkitehtuuria kehittämisessä •Hyödynnä kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria kaikissa oman kehittämispolkusi askelissa –Erityishuomio tarjouspyynnöissä. Liitä kansallinen viitearkkitehtuuri ja sen vaatimukset osaksi tarjouspyyntöjä –Vaadi erityisesti rajapintojen ja tietomallien yhteentoimivuutta –Kehitä prosesseja yhteentoimivuuden suuntaan –Kouluta ja perehdytä käyttäjät uuteen toimintamalliin ja uusiin välineisiin 20 5

Askel 6: Varmista yhteentoimivuus Varmista ratkaisujesi yhteentoimivuus •Katselmoi ja varmista arkkitehtuurinmukaisuus kaikissa kehittämisen askelissa •Kytke viitearkkitehtuurin yhteentoimivuuden arviointi osaksi kehittämissalkunhallintaa •Vastuuta ratkaisujen ja toiminnan yhteentoimivuuden katselmointi ja varmistaminen 21 6

Tee yhteistyötä •Kansallinen yhteentoimivuus on erityisesti yhteistyön ja prosessien yhteentoimivuutta – tämä edellyttää toimijoiden välistä yhteentoimivuutta •Asia on myös vaikea •Kenelläkään ei tyypillisesti ole ylimääräisiä resursseja, hyödynnä yhteisiä resursseja •  tee yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa kehittämisessä. Tämä varmistaa myös alueellisen ja koulutusasteen sisäisen yhteentoimivuuden 22