Menetelmäharjoitus: Kokous- ja kommunikaatiokäytännöt Mikko Rönkkö

Agenda •Esittely –Tarve –Problematiikka •Käytännöt –Tiedonjako –Päivittäinen kommunikaatio –Kokoukset •Käyttö

Esittely: Tarve •Kommunikaation toimiminen on olennaista minkä tahansa projektin kanssa –tiedonjako –päivittäinen kommunikointi –kokoukset •Kommunikaation ongelmat muodostavat riskin –tehtäviä jää tekemättä –tehtäviä tehdään väärin

Esittely: Problematiikkaa •Kommunikaatio on välillistä ja siten tuottamatonta työtä –Kokouksissa tuhlattu aika kertaantuu osaanottajien määrällä –Epäselvä kommunikaatio työllistää kaikkia vastaanottajia •Tavoitteena on tehostaa kommunikaatiota vakioimalla käytäntöjä

Esittely: Problematiikkaa •Mahdollisia ongelmatilanteita –tekniset ongelmat –kommunikaatiokanavien seuraamatta jättäminen –information overflow –väärinymmärrys •Ratkaisuvaihtoehtoja –vastaanoton varmentaminen –toisto –usean kanavan käyttö –vakioiminen

Esittely: Problematiikkaa •Ryhmän kommunikaatio-ongelmat –suurin ongelma on jäsenten aikataulujen yhteen sovittaminen –taustojen ja tapojen erilaisuus •Ratkaisu –kommunikaatiossa kokoillaan etätyöratkaisuja –jos etätyö ei toimi, siirrytään perinteisiin toimintamalleihin

Agenda •Esittely –Tarve –Problematiikka •Käytännöt –Tiedonjako –Päivittäinen kommunikaatio –Kokoukset •Käyttö

Tiedonjako •Tiedonjaon tavoitteena on –että jokaisella on pääsy tarvittaviin tietoihin –että kaikki käytössä oleva tieto on ajan tasalla •Tiedonjaon osa-alueet –dokumenttien jako –kalenteri –tehtävälista –staattinen tieto

Tiedonjaon tavat •Versionhallinta –dokumentit tuotetaan ohjelmakoodin versionhallintaan yhteensopivaksi •WWW –Toimeksiantajan CRM-sovellus •ollut ongelmia •vaihtoehtona phpGroupWare –Kotisivut •yhteystiedot •linkkilistat

Päivittäinen kommunikaatio •Päivittäisen kommunikaation tavoitteena on mahdollistaa ad-hoc tyylinen kommunikaatio •Käytettävät kommunikaatiokanavat –IRC –sähköposti –puhelin

IRC •Pääsääntöinen päivittäisen kommunikaation väline –jokainen ryhmän jäsen viettää koneen ääressä useita tunteja päivässä -> helppo seurata –oma IRCnet kanava #pupe –automaattinen logi

Sähköposti •Sähköpostia käytetään tiedotusluontoiseen asiaan. –oma sähköpostilista –automaattinen arkistointi

Puhelin •Puhelin on toissijainen kommunikaatioväline –kiireelliset asiat –muiden kanavien pettäessä

Kokouskäytännöt •Kolmen tyyppisiä kokouksia –seurantakokoukset –suunnittelukokoukset –sidosryhmätapaamiset •Yleisiä periaatteita –kokouksissa käytetään etukäteen toimitettua asialistaa –kokouksista pidetään pöytäkirjaa –kokouksiin tullaan ajoissa –kokouksista poissaoloista ilmoitetaan mahdollisimman aikaisin ja lähetetään omat asiat muille sähköpostilla

Seurantakokoukset •Tavoitteet –pitää huoli siitä, että tehtävät tulevat tehtyä –pitää huoli siitä, että jokaisella riittää tekemistä omien resurssiensa mukaan •Tavat –ryhmä tapaa joka tiistai IRC-kanavallaan –asialistalla jokaisen menneet ja tulevat hommat sekä lähimmät virstanpylväät –jos irc-tapaamiset eivät toimi siirrytään normaaleihin kokouksiin –jokaisen vastuulla saattaa tuntiseuranta ajantasalle ennen tapaamista

Suunnittelukokoukset •Tavoitteet –suunnitella työn jakoa –suunnitella teknistää toteutusta •Tavat –ainoastaan asian kanssa tekemisissä olevat ihmiset tulevat kokoukseen –tapaamispaikkoina koulu ja yhteistyöyritys Elma

Sidosryhmäpalaverit •Mentortapaamiset ja projektikatselmukset –koko ryhmä läsnä •Asiakastapaamiset –aina joko projektipäällikkö tai asiakasvastaava läsnä, muut tarpeen mukaan

Agenda •Esittely –Tarve –Problematiikka •Käytännöt –Tiedonjako –Päivittäinen kommunikaatio –Kokoukset •Käyttö

Käyttö •Menetelmä otetaan käyttöön toisen iteraatiokierroksen alussa ja sitä käytetään koko projektin ajan •Jos kommunikaatiossa ilmenee ongelmia muokataan käytäntöjä tarpeen mukaan