Uusin purjein ulapalle Asiakastiedon uudet sisällöt ja rakenteet Lastuna laineilla vai omaa purtta ohjaten? Agora, Jyväskylä 25.9.2009 Uusin purjein ulapalle Asiakastiedon uudet sisällöt ja rakenteet Jarmo Kärki Projektipäällikkö Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Antero Lehmuskoski Projektipäällikkö Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus

Tiedonsiirtotarpeet

Keskitetty tietovarasto

Keskitetty tiedonsaanti

Sekstanteilla navigointia Asiakastiedon käsittelyä leimaa nykyisin tiedon vapaamuotoisuus käytäntöjen organisaatio-/työntekijäkohtaisuus kirjatun tiedon hyödyntämisen potentiaali yksilökohtainen sanankäyttö tekstin rikkaus ja asiakkaan sanastoon sopeutuminen yhteismitallisen tiedon puuttuminen Onko jo aika siirtyä gps-navigointiin? Nykykäytännöt: Kuin käsipelillä tähdistä navigointia: jokainen kirjaa mitä haluaa ja miten haluaa – tai jättää kirjaamatta asiakkaasta kirjattua tietoa ei hyödynnetä asiakasprosessin aikana tai palvelun kehittämisessä täydellä potentiaalilla – joskus järjestelmien omat rajat tulevat hyödyntämisessä vastaan (esim. Tilastointi) sosiaalialan ammattilaisten käyttämä termistö on riaksta ja asiakaslähtöistä, mikä on toisaalta rikkaus, mutta kaikenkaikkiaan vertailukelpoisen tiedon saaminen on vähäistä olisiko aika vaihtaa navigoinnin välinettä – ja nojautua satelliitin apuun, jolloin kenekään ei tarvitsis yksin pähkäillä suuntiaan

Dokumentti- ja dataorientaatio Asiakirja (teksti) Tietokanta (data) Rakenteinen asiakirja (rakenteinen teksti) XML Looginen rakenne Määrämuotoinen rakenne Vapaamuotoinen ja rakenteinen tieto Vapaamuotoinen tieto (unformatted) Jäsentämätön sisältö Ohjelmallinen käsittely mahdollista vain kokonaisuutena Rakenteinen tieto (structured) Jäsennelty määrämuotoinen sisältö Ohjelmallinen pääsy tiedon osiin Dokumenttiorientoitunut ja dataorientoitunut näkökulma tietoon Dokumenttiorientaatiossa digitalisoiminen kadottaa loogisen rakenteen eikä siihen pääse käsiksi ohjelmallisesti. Dataorientaatio ei säilytä tiedon loogista rakennetta. XML-kielen avulla orientaatiot on mahdollista yhdistää. XML-asiakirja voidaan laatia dokumenttiorientoituneesti tai dataorientoituneesti.

Asiakastiedosta asiakirjaksi LOMAKE NÄYTTÖMUOTO XML-asiakirja Tietokanta (data)

Purkkarit syynissä Tietotarpeiden palvelukohtaiset selvitykset Lasten päivähoito Adoptio Lastenvalvojan tehtävät Lastensuojelu avohuolto Lastensuojelun sijaishuolto Lastensuojelun perhetyö Ensi- ja turvakotipalvelut Koulun sosiaalityö (koulukuraattorit) Aikuissosiaalityö Toimeentulotuki Kasvatus- ja perheneuvonta sekä perheasioiden sovittelu Vammaispalvelut ja kehitysvammahuolto Ikäihmisten sosiaalipalvelut Päihdetyön palvelut Sosiaalinen luototus Voisi tuoda esiin tietotarpeiden kartoituksen, mutta missä vaiheessa esitystä tämä olisi, jotta sidos rakenteisiin olisi järkevä tikesos-hankkeen piirissä tehty palvelukohtaisten tietotarpeiden selvitykset - sosiaalipalveluiden laaja kenttä työryhmissä ja ammattilaisten avulla

Asiakirjan rakenteisuus ASIAKIRJARAKENTEET Looginen rakenne Tekninen rakenne TIETORAKENTEET Sanasto Ydintiedot Tietokokonaisuudet Luokitukset ja koodistot Metatiedot Tietorakenteilla mallinnetaan reaalimaailmassa esiintyviä tiedon rakenteita Sosiaalihuollon asiakastiedot esitetään rakenteisina tietoina, jotka tallennetaan rakenteisiksi asiakirjoiksi Rakenteinen asiakirja on ’pelkkää tekstiä’  sovellusriippumattomuus  Rakenteisista asiakirjoista voidaan generoida erilaisia näyttömuotoja ja tulosteita

Luokitukset ja koodistot TIETORAKENTEET Sanasto Ydintiedot Tietokokonaisuudet Luokitukset ja koodistot Metatiedot Tikesos-sanastotyö 2005–2007 terminologista sanastotyötä  Sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmiä varten Stakesin julkaisu 2008 Termipankki TEPA http://www.tsk.fi/tepa Sanastotyötä jatketaan tietokokonaisuuksien ja XML Schema –määritysten yhteydessä

Ydintiedot ASIAKKAAN PERUSTIEDOT PALVELUNANTAJAN PERUSTIEDOT TIETORAKENTEET Sanasto Ydintiedot Tietokokonaisuudet Luokitukset ja koodistot Metatiedot Ydintiedot ASIAKKAAN PERUSTIEDOT PALVELUNANTAJAN PERUSTIEDOT Kaikille palvelutehtäville yhteiset tietokokonaisuudet Kaikissa asiakirjoissa käytettävät tietokokonaisuudet Asiakkaan perustiedot Asiakkaan yksilöintitiedot, asiakkaan yhteystiedot, lailliset edustajat ja erityistiedot Palvelunantajan perustiedot Palvelunjärjestäjä, palveluntuottaja, palveluyksikkö, toimielin, ammatillinen henkilö, yhteystiedot

Asiakkaan perustiedot Asiakkaan yksilöintitiedot Asiakkaan yhteystiedot Muu asiakkaan yhteystieto Asiakkaan lailliset edustajat Erityistiedot

Asiakkaan perustiedot Kansalaisuus Sukupuoli Kuolinpäivä Asiakkaan nimi Nimihistoria Henkilötunnus Väliaikainen henkilötunnus Siviilisääty Ammatti Asiakkaan yhteystiedot Muu asiakkaan yhteystieto Asiakkaan lailliset edustajat Erityistiedot Asiakkaan yksilöintitiedot

Palvelunantajan perustiedot Palvelunjärjestäjä Palveluntuottaja Palveluyksikkö Toimielin Ammatillinen henkilö Yhteystiedot

Palvelunantajan perustiedot Palvelunjärjestäjä Toimielin Palvelunjärjestäjän nimi Organisaatiokoodi Yhteystiedot Palveluyksikkö Palveluntuottaja Palveluyksikkö Toimielin Ammatillinen henkilö Yhteystiedot

Palvelunantajan perustiedot Palvelunjärjestäjä Palvelunjärjestäjän nimi Palveluntuottaja Organisaatiokoodi Yhteystiedot Palveluyksikkö Palveluyksikkö Palveluyksikön nimi Organisaatiokoodi Yhteystiedot Toimielin Toimielin Ammatillinen henkilö Yhteystiedot

Palvelunantajan perustiedot Palvelunjärjestäjä Palvelunjärjestäjän nimi Palveluntuottaja Organisaatiokoodi Yhteystiedot Palveluyksikkö Www-osoite Sähköposti Puhelin, faksi Käyntiosoite Postiosoite Palveluyksikkö Palveluyksikön nimi Toimielin Toimielin Organisaatiokoodi Ammatillinen henkilö Yhteystiedot Yhteystiedot

Luokitukset ja koodistot TIETORAKENTEET Sanasto Ydintiedot Tietokokonaisuudet Luokitukset ja koodistot Metatiedot Tietokokonaisuudet Kirjanpitäjä Koulutus Tulo Kurssi Meno Työ Pankkiyhteys Työttömyys Varallisuus Yrittäjä Velka Yritys Kielitaito JNE…

Tietoelementit ja tietotyypit Tulon maksupäiväys (päivämäärä) Huomioitu summa (€) Tulon muoto (luokitus) Tulon laji (luokitus) Tulon kuvaus (teksti) Tulon suuruus (€) Tulon aikayksikkö (aikamääre) Kirjanpitäjä Koulutus Tulo Kurssi Meno Työ Pankkiyhteys Työttömyys Varallisuus Yrittäjä Velka Yritys Kielitaito JNE…

Luokitukset Kirjanpitäjä Koulutus Tulon laji Tulo Kurssi Tulon kuvaus Tulolajiluokitus 1 Palkkatulo 1.1 Palkkatulo päätoimesta 1.2 Lomaraha 1.3 Luontoisetu 1.4 Palkkatulo sivutoimesta 1.5 Palkkio 2 Pääomatulo 2.1 Korkotulo 2.2 Osinkotulo 2.3 Varallisuuden myyntitulo 2.4 Vuokratulo 3 Yrittäjätulo 3.1 Tulo ammatinharjoittamisesta 3.2 Tulo liikkeenharjoittamisesta 3.3 Tulo maataloudesta 3.4 Tulo metsätaloudesta 4 Sosiaalinen etuus 4.1 Ansiosidonnainen työttömyyspäiväraha 4.2 --- 4.23 5 Muu tulo 5.1 Kertakorvaus 5.2 --- 5.4 Luokitukset Kirjanpitäjä Koulutus Tulon laji Tulo Kurssi Tulon kuvaus Meno Tulon suuruus Työ Pankkiyhteys Tulon aikayksikkö Työttömyys Varallisuus Tulon muoto Yrittäjä Velka Huomioitu summa Yritys Tulon maksupäiväys Kielitaito JNE…

Luokitukset ja koodistot TIETORAKENTEET Sanasto Ydintiedot Tietokokonaisuudet Luokitukset ja koodistot Metatiedot Luokitukset Asiakirjoihin sisältyviä tietoja luokitellaan Tiedon yksiselitteisyyden ja vertailukelpoisuuden mahdollistamiseksi Tilastoinnin ja johtamisen tarpeisiin Osa luokituksista tulee valmiina (esim. VTJ) Tikesos-hankkeessa laaditaan sosiaalihuollon tehtävä- ja palveluluokitus

Luokitukset ja koodistot TIETORAKENTEET Sanasto Ydintiedot Tietokokonaisuudet Luokitukset ja koodistot Metatiedot Metatietoryhmät Asiakirjan hallinta Asiakirjan tunnistetiedot Käyttöedellytykset Elinkaari Tekniset tiedot Sisällön kuvailu Konteksti Palvelunantaja Ammatillinen henkilö Asiakas Asia

Asiakirjarakenteet Asiakirjojen looginen rakenne Tekninen rakenne Asiakirjarakenteet Asiakirjojen looginen rakenne Asiakirjojen sisältämä informaatio ja tietojen järjestys Ohjaa näyttömuodon laatimista Asiakirjojen tekninen rakenne XML-skeemojen muodostuminen komponenteista Tietojen järjestyksellä ei ole merkitystä

Loogisen rakenteen tasot ASIAKIRJARAKENTEET Looginen rakenne Tekninen rakenne Loogisen rakenteen tasot ASIAKIRJOJEN YLEINEN RAKENNE YLEISET ASIAKIRJA-TYYPIT Päätös Suunnitelma Hakemus TOIMEEN-TULOTUEN ASIAKIRJA-RAKENTEET PÄIVÄHOIDON ASIAKIRJA-RAKENTEET TASO 1 TASO 2 TASO 3

Asiakirjojen yleinen rakenne Asiakirja Yleinen rakenne kertoo, mitä tietoja kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat sisältävät Konteksti Sisältö Asiakas: asiakkaan perustiedot ja palvelukohtaiset perustiedot Palvelunantaja: palvelunjärjestäjä ja -tuottaja Asia: palvelutehtävä, asiakirjan tyyppi, asiakirjan nimi, asian tunnus ja päivämäärä Asian käsittelyyn liittyvät aiemmat asiakirjat Määritellään tyyppi- ja tehtäväkohtaisesti

Yleiset asiakirjatyypit ARVIO HAKEMUS ILMOITUS KERTOMUS KUTSU LASKELMA LAUSUNTO PÄÄTÖS PYYNTÖ RAPORTTI SELOSTUS SELVITYS SITOUMUS SOPIMUS SUOSTU-MUS SUUNNI-TELMA TIEDUS-TELU TODISTUS

Tehtäväkohtaiset asiakirjat Päivähoito-päätös Toimeen-tulotuki-päätös Huostaan-ottopäätös Päätös sijais-huollon muuttami-sesta Päätös avohuollon tukitoimista Päivä-hoidon maksu-päätös Päätös matkaedun myöntämi-sestä Rahalaitos-tiedustelu-päätös jne… ARVIO HAKEMUS ILMOITUS KERTOMUS KUTSU LASKELMA LAUSUNTO PÄÄTÖS PYYNTÖ RAPORTTI SELOSTUS SELVITYS SITOUMUS SOPIMUS SUOSTU-MUS SUUNNI-TELMA TIEDUS-TELU TODISTUS

Hallintopäätöksen rakenne Hallintopäätös Määritelty asiakirjojen yleisessä rakenteessa Konteksti Sisältö Sähköinen allekirjoitus Päätös Valmistelija Lisätietojen antaja Päätöksentekijä Muutoksenhakuohje Tiedoksianto Päätösasiakirjan rakenne kertoo, mitä tietoja kaikki erilaiset päätökset sisältävät

Päätös-tietokokonaisuus Hallintopäätös Konteksti Sisältö Päätös Päätöslauselma ja päätöstyyppi Myönnettävä palvelu tai etuus Päätöksen voimassaoloaika Myönnettävän palvelun tuottaja Perustelut Lainkohdat Sähköinen allekirjoitus Päätös Valmistelija Lisätietojen antaja Päätöksentekijä Muutoksenhakuohje Tiedoksianto

Toimeentulotukipäätös Konteksti Sisältö Päätös Päätöslauselma ja päätöstyyppi Sähköinen allekirjoitus Päätös Valmistelija Lisätietojen antaja Päätöksentekijä Muutoksenhakuohje Tiedoksianto Myönnettävä palvelu tai etuus Päätöksen voimassaoloaika Myönnettävän palvelun tuottaja Perustelut Etuuden suorittaminen Etuuden takaisinperintä Lainkohdat Päätöksen toimeenpano

Toimeentulotukipäätös Konteksti Sisältö Päätös Päätöslauselma ja päätöstyyppi Sähköinen allekirjoitus Päätös Valmistelija Lisätietojen antaja Päätöksentekijä Muutoksenhakuohje Tiedoksianto Myönnettävä palvelu tai etuus Päätöksen voimassaoloaika Etuuden suorittamistapa Sopimus suorittamisesta Myönnettävän palvelun tuottaja Perustelut Etuuden suorittaminen Lainkohdat Etuuden takaisinperintä Päätöksen toimeenpano

Kertomus kasvatus- ja perheneuvonnassa Kirjataan muistiinpanoja ja merkintöjä asiakaskäynnistä yms. Käytössä kaikissa asiakasprosessin eri vaiheissa Nykyisin pääasiassa vapaata tekstiä Asiakastietotarpeita valmistellut työryhmä ehdotti luokitusten hyödyntämisen lisäämistä kertomuksessa: asiakastyön tapahtuma -luokitus työmuoto -luokitus ja perusteena oleva syy tai ongelma -luokitus ARVIO LAUSUNTO SITOUMUS HAKEMUS ILMOITUS KERTOMUS KUTSU LASKELMA PÄÄTÖS PYYNTÖ RAPORTTI SELOSTUS SELVITYS SOPIMUS SUOSTU-MUS SUUNNI-TELMA TIEDUS-TELU TODISTUS - Esimerkki palvelukohtiasista tietotarvekartoituksista KASPER - kunnan järjestämisvastuulla oleva sosiaalipalvelu asiantuntija-avun antamista kasvatus- ja perheasioissa sekä lapsen myönteistä kehitystä edistävää sosiaalista, psykologista ja lääketieteellistä tutkimusta ja hoitoa (Sosiaalihuoltolaki 710/82 17§ ja 19§). Sosiaalihuoltoasetuksen (607/83) 8 §:n mukaan kasvatus- ja perheneuvonnan tehtävänä on tukea ja edistää lasten ja nuorten myönteistä kehitystä järjestämällä: ohjausta, neuvontaa ja muuta asiantuntija-apua ihmissuhteisiin, perhe-elämään ja lasten kasvatukseen liittyvissä kysymyksissä sekä tutkimusta ja hoitoa lasten kasvatukseen ja perhe-elämään liittyvissä ongelmissa. - Perheneuvolapalvelut ovat luonteeltaan moniammatillisia. Niissä työskentelee psykologeja, sosiaalityöntekijöitä, lääkäreitä, puheterapeutteja, lastenpsykiatreja, psykoterapeutteja sekä lisäksi toimistohenkilökuntaa. - Palvelun vaiheita: asiakkuuden käynnistyminen; arviointi ja tutkimus; terapia, tuki; päättymisvaihe

Kertomus kasvatus- ja perheneuvonnassa Kaikille kertomuksille yhteinen rakenne Konteksti Tiedot organisaatiosta ja asiakkaasta Päiväykset ym. metatiedot Palvelukohtaiset variaatiot mahdollisia Sisältö Asiakastyön tapahtuma Työmuoto Tapahtuman sisältö Perusteena oleva syy tai ongelma Tapahtumaan liittyvät asiakirjat ja niiden tila Kertomuksen laatija Luokitus Luokitus Vapaa teksti Luokitus

Asiakastyön tapahtuma –tiedon luokitus Kertomus kasvatus- ja perheneuvonnassa Asiakastyön tapahtuma –tiedon luokitus 01 Puhelu, sähköposti, tekstiviesti 02 Asiakaskäynti 03 Viranomaisneuvottelu (jossa asiakas ei ole läsnä) 04 Sisäinen konsultointi asiakkaan asiassa 05 Ulkoinen konsultointi asiakkaan asiassa 06 Suunnitelma ja tavoitteet 07 Lausunto 08 Lähete 09 Yhteenveto (tutkimus-, väli- tai loppuyhteenveto) 10 Asiakirjojen tilaus tai luovutus 11 Peruttu ajanvaraus 12 Asiakas ei saapunut varatulle ajalle Konteksti Tiedot organisaatiosta ja asiakkaasta Päiväykset ym. metatiedot Sisältö Asiakastyön tapahtuma Työmuoto Tapahtuman sisältö Perusteena oleva syy tai ongelma Tapahtumaan liittyvät asiakirjat ja niiden tila Kertomuksen laatija Luokittelee tavan, jolla asiakkaan asiaa on hoidettu - otsikoi tapahtuman sisältökuvauksen

Työmuoto –tiedon luokitus Kertomus kasvatus- ja perheneuvonnassa Työmuoto –tiedon luokitus 01 Perheasioiden sovittelu (sis. sovittelun valmistelu) 02 Ohjaus- ja neuvonta (sis. ohjaukseen ja neuvontaan valmistautuminen tai yhteenveto; yksilö-, pari-, perhe-, ryhmäneuvonta; vanhempien tukikäynti; kriisityö; verkostotyö; puhelin- tai nettineuvonta) 03 Lapsen yksilötutkimus (sis. alkuarviointi tai sopiminen työskentelyn alkamisesta; tutkimuksen valmistelu tai yhteenveto; puhetutkimus; lääkärintutkimus; koulupsykologin tutkimus; yksilötutkimuksen palaute) 04 Perhetutkimus 05 Yksilöterapia 06 Perheterapia 07 Pariterapia 08 Ryhmäterapia 09 Puheterapia 10 Muu terapia 11 Muu asiakaskäynti Konteksti Tiedot organisaatiosta ja asiakkaasta Päiväykset ym. metatiedot Sisältö Asiakastyön tapahtuma Työmuoto Tapahtuman sisältö Perusteena oleva syy tai ongelma Tapahtumaan liittyvät asiakirjat ja niiden tila Kertomuksen laatija Luokitus asiakkaan tarpeen perusteella tai asiakaskäynnillä tehdystä työstä Perustuu Stakesin erilliselvityksessä käytettyyn työmuoto-luokitukseen

Kertomus kasvatus- ja perheneuvonnassa Syy tai ongelma –tiedon luokitus 4.2 Asiakkuuden perusteena oleva syy 4.2.1 Perheasioiden sovittelu 4.2.2 Perheongelmat 4.2.3 Parisuhteen ongelmat 4.2.4 Lasten tunne-elämän ongelmat 4.2.5 Lapsen sopeutumisongelmat 4.2.6 Lapsen psykosomaattiset ongelmat 4.2.7 Lapsen oppimiseen ja kehitykseen liittyvät ongelmat 4.2.8 Lapsen puheen kehityksen ongelmat 4.2.9 Lausuntopyynnöt 4.2.10 Muu syy Konteksti Tiedot organisaatiosta ja asiakkaasta Päiväykset ym. metatiedot Sisältö Asiakastyön tapahtuma Työmuoto Tapahtuman sisältö Perusteena oleva syy tai ongelma Tapahtumaan liittyvät asiakirjat ja niiden tila Kertomuksen laatija Luokituksella on tarkoitus saada seurantatietoa asiakkuuden syystä – käytetään tulosyynä alkuvaiheessa, tarkentavana syynä arviointivaiheessa ja seurantasyynä työskentelyvaiheissa. Tässä esitetty pääluokat, joillakin luokilla myös alaluokittelua Perustuu stakesin erillisselvityksessä esitettyyn luokitukseen

Tekninen rakenne Asiakastiedot tallennetaan XML-asiakirjoina ASIAKIRJARAKENTEET Looginen rakenne Tekninen rakenne Tekninen rakenne Asiakastiedot tallennetaan XML-asiakirjoina Laaditaan XML-skeemat asiakirjoille Lähtökohtana CCTS (Core Components Technical Specification) Osallistuminen JHS 170 –suosituksen laatimiseen

CCTS Yhdistelmä- komponentti Konteksti-kohtaiset komponentit Ydin-kompo-nentti Yhdistelmä- komponentti Yhdistää kaksi yhdistelmä- komponenttia Konteksti-kohtaiset komponentit Kontekstista riippumattomat komponentit

CCTS TIKESOS JUHTA

XML-skeemahierarkia Päivähoito Toimeentulotuki Tehtäväkohtaiset komponentit hoitoaika perusosa Päivähoito-hakemus Päivähoito-päätös Toimeen-tulotuki-hakemus Toimeen-tulotuki-päätös Tikesos-ydinkomponentit henkilö organi-saatio palvelun-tuottaja JHS-ydinkomponentit sukunimi hetu osoite

Innovaatiot kunniaan…