13.11.2011 KLUBISIHTEERI Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa: www.lions.fi Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit

KOULUTUKSEN TAVOITE: Tiedät tehtäväsi tärkeyden 13.11.2011 KOULUTUKSEN TAVOITE: Tiedät tehtäväsi tärkeyden Tiedät siihen kuuluvan ’byrokratian’ Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset Sitoudut hoitamaan tehtävän Tiedät mistä olet vastuussa 2

SIHTEERI klubin tärkein virkailija ? 13.11.2011 SIHTEERI klubin tärkein virkailija ? Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! 3

SIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubin sisäiset tehtävät 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubin sisäiset tehtävät Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät (vaihtelevat klubeittain) 4

SIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubin ulkoiset tehtävät Ilmoitusten teko 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubin ulkoiset tehtävät Ilmoitusten teko Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen piirifoorumiin ja alue- ja lohkokokouksiin 5

SIHTEERIN TEHTÄVÄT Valmistelut ennen toimintakautta 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Valmistelut ennen toimintakautta Tarkasta, että edellinen sihteeri on hoitanut: uusi hallitus on rekisteröity kesä-, heinä- ja elokuun raportit on tehty tulevan kauden virkailijat on ilmoitettu liiton jäsenrekisteriin

Nimenkirjoittajien muutos 13.11.2011 Nimenkirjoittajien muutos yhdistysrekisteriin suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys- rekisteriin www.prh.fi tai lomakkeella 3 kappaleena kuitti maksusta (10 €) mukaan tehdään toukokuussa

Jäsen- ja virkailijailmoitukset liiton rekisteriin 13.11.2011 Jäsen- ja virkailijailmoitukset liiton rekisteriin www.lions.fi/rekisteri/ Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä) Salasana on kv. jäsennumerosi Salasana annetaan presidentille, rahastonhoitajalle, sihteerille ja jäsenjohtajalle Raportoi heti kokouksen jälkeen, viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä. Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.

Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa. Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin. Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk. Ilmoituksen on oltava liiton jäsenrekisterissä kuukauden viimeisenä päivänä. Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.

KLUBIKALENTERI (esimerkki) Vuositapahtumat Hei Elo Syy Lok Mar Jou Hallituksen kokoukset Klubi-illat Vuosikokous Klubiaktiviteetit Havuja haudoille Mansikan myynti Klubin kehit-tämispäivä Joulukuust,sankarihad. Klubivierailut Kulttuuri Piirifoorumi Aluekokous Kokoukset ja koul Muut Kauden avaus Vuosikokous kutsu Pikku- joulut Puolisot

KLUBIKALENTERI (esimerkki) Vuositapahtumat Tam Hel Maa Huh Tou Kes Hallituksen vaihtokok Hallituksen kokoukset Klubi-illat Vaalikokous Klubiaktiviteetit Talvirieha Veren luovutus Klubivierailut Kulttuuri Piirin vuosikokous Klubivirk. koulutus Kokoukset ja koul Lohko- kokoukset Liiton vuosikokous Aloitteet Klubin kevätpäivä Muut Puolisot

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Elo-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut vuosikokousvalmistelut Osallistu piirifoorumiin Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Marraskuu Osallistu aluekokoukseen 13

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Tammikuu 15.1. mennessä hoidettavat asiat: Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet. Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta 2. varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatus- todistus ja ehdokkaan suostumus. Klubin aloitteet piirikokoukselle. 1. Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maaliskuu Tarkasta viimeistään nyt Lions-liiton rekisteri Osallistu lohkokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosi- kokoukseen Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen Palkintojen tilaaminen ja anominen Rauhanjulistekilpailupakettien tilaaminen

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin Perhejäsenyyden ilmoittaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Kesäkuu Sihteerin arkisto ajan tasalle Muuta liiton jäsenrekisteriin klubin ALIAS-sähköpostin vastaanottajat Täydennä liiton jäsenrekisteriin klubin jäsenten sähköpostiosoitteet Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty

SIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubin sisäiset tehtävät 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubin sisäiset tehtävät Kokouskutsujen teko ja lähettäminen (klubikohtainen) Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain 20

SIHTEERIN TEHTÄVÄT Ennen kokousta 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Ennen kokousta Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet

SIHTEERIN TEHTÄVÄT Ennen kokousta 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Ennen kokousta Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions –vuosikirja klubin voimassaolevat säännöt toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat - saapuneet kirjeet, piirikuvernöörin tiedotteet ym

SIHTEERIN TEHTÄVÄT Kokouksen aikana 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Kokouksen aikana Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta) Pidä pöytäkirjaa Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan

SIHTEERIN TEHTÄVÄT Pöytäkirja on klubin "historiakirja” 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Pöytäkirjan pito Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos. Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin "historiakirja”

Muistio on osa klubin "historiakirjaa”. 13.11.2011 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Muistion pito Hyvä muistio kertoo kaiken oleellisen klubi-illassa käsitellyistä asioista Merkitse klubi-illan aikana muistiin päätökset Muistiolla ei ole virallista muotoa, pitää sisällään periaatteessa pöytäkirjan asiat Muistio on osa klubin "historiakirjaa”. 25

Kuukausittain suoritettavat tehtävät Läsnäolotilastot ja jäsenluokat Klubikokouksessa suoritetaan tavallisesti kokouksen alussa ”nimenhuuto”. Laadi klubin jäsenluettelo jäsenluokittain. Jäsenluokista on oltava maininta klubin säännöissä: toimiva (aktiivi) jäsen ulkojäsen kunniajäsen etuoikeutettu jäsen ainaisjäsen liitännäisjäsen. Jäsenyyden myöntänyt klubi ei ilmoita jäsenyyttä jäsenilmoituksessa. Jäsenen ”kotiklubi” kylläkin. tukijäsen (kannattajajäsen). Jäsenyys ilmoitetaan jäsenilmoituksessa omana kohtanaan, ei lasketa LCI:n kokonaismäärään. 26

LC Vasa-Vasabygden Läsnäololuettelo 2008-2009 L = läsnä, P = poissa, K= korvaus Jäsen 09 10 11 12 01 02 03 04 05   100% Aura Arthur Brink Stig Ekman Erik Frans Oili-Elisabet Frans Rafael Ingberg Ulf Köhler Bruno Lax Arne Lax Gunne Majors Olof Mangs Mats Mattbäck Peter Nåhls Stefan Näsman Kurt Pada Bernt Sandberg Lars Thomasfolk Per Victorzon Olle Ainaisjäsen Levi Ludén Etuoikeutetut Andila Carl-Gustaf Backman Ingmar Palm Nils  Ulkojäsenet  Skur Bernhard

Läsnäoloprosentin laskeminen 13.11.2011 Läsnäoloprosentin laskeminen Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.) Läsnäoloprosentin laskentakaava L + K X 100 = läsnäolo-% T L = kokouksessa läsnäolevat lionit K = poissaolonsa korvanneet lionit T = klubin toimivien lionien kokonaismäärä Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun.

Kuukausittain suoritettavat tehtävät 13.11.2011 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous 3. Oman klubin toimikunnan kokous 4. Oman klubin jokin muu kokous 5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6. Alueen tai lohkon kokous Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja s. A 50 kaudella 08-09.

13.11.2011 TOIMINTAKERTOMUS Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät yms. 30

13.11.2011 TOIMINTAKERTOMUS Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät yms. 31

SIHTEERI klubin tärkein virkailija! 13.11.2011 SIHTEERI klubin tärkein virkailija! Presidentin oikea käsi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toimin- nasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy !