MF 2011/O-EF 20081 KLUBISIHTEERI lyhyt versio Materiaali on Power Point-muodossa osoiteessa: WWW.lions.fi Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit WWW.lions.fi.

Esitys aiheesta: "MF 2011/O-EF 20081 KLUBISIHTEERI lyhyt versio Materiaali on Power Point-muodossa osoiteessa: WWW.lions.fi Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit WWW.lions.fi."— Esityksen transkriptio:

1 MF 2011/O-EF 20081 KLUBISIHTEERI lyhyt versio Materiaali on Power Point-muodossa osoiteessa: WWW.lions.fi Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit WWW.lions.fi

2 Sihteerin tehtävät Valmistelut ennen toimintakautta Tarkasta, että - uusi halitus on rekisteröity - kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset on tehty - alkavan kauden virkailijat on ilmoitettu kotimaan jäsenrekisteriin O-EF 2008 2

3 MF 2011/O-EF 20083 suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys- rekisteriin www.prh.fiwww.prh.fi tai lomakkeella 3 kappaleena/netissä kuitti maksusta (20 €) mukaan tehdään kesäkuussa yhdistysrekisteriin Nimenkirjoittajien muutos

4 MF 2011/O-EF 20084 http://www.lions.fi/rekisteri Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä) Salasana on kv. Jäsennumerosi Sihteeri tai presidentti voivat tilata salasanan Raportoi heti kokouksen jälkeen. Viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä Jäsen- ja virkailijailmoitukset jäsenrekisteriin

5 MF 2011/O-EF 20085 Liiton rekisteriin Päivitetään klubin ja jäsenten tiedot suoraan liiton rekisteriin ennen 31. toukokuuta Rekisteristä otetaan tiedot vuosikirjaan ja LION- lehden jakelulistaan Käyttäjätunnuksen ja salasanan saa liiton toimistosta – tai piirisihteeriltä www.lions.fi/rekisteri/

6 MF 2011/O-EF 20086 LC Vasa-Vasabygden Läsnäololuettelo 2008-2009 L = läsnä, P = poissa, K= korvaus Jäsen091011120102030405 100% Aura Arthur Brink Stig Ekman Erik Frans Oili-Elisabet Frans Rafael Ingberg Ulf Köhler Bruno Lax Arne Lax Gunne Majors Olof Mangs Mats Mattbäck Peter Nåhls Stefan Näsman Kurt Pada Bernt Sandberg Lars Thomasfolk Per Victorzon Olle Ainaisjäsen Levi Ludén Etuoikeutetut Andila Carl-Gustaf Backman Ingmar Palm Nils Skur Bernhard

7 MF 2011/O-EF 20087 Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1.Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2.Oman klubin hallituksen kokous 3.Oman klubin toimikunnan kokous 4.Oman klubin jokin muu kokous 5.Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6.Alueen tai lohkon kokous 7.Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8.Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja s. A 50 kaudella 08-09. Kuukausittain suoritettavat tehtävät

8 MF 2011/O-EF 20088 Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.) Läsnäoloprosentin laskentakaava L + K X 100 = läsnäolo-% T L = kokouksessa läsnäolevat lionit K = poissaolonsa korvanneet lionit T = klubin toimivien lionien kokonaismäärä Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun Läsnäoloprosentin laskeminen

9 MF 2011/O-EF 20089 Jäsen- ja virkailijailmoitukset Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa. Jos ei muutoksia, kuittaa kuitenkin Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk Ilmoituksen on oltava kotimaan jäsenrekisterissä kuukauden viimeisenä päivänä Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset

10 MF 2011/O-EF 200810 Syys-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut vuosikokousvalmistelut Kuukausittain suoritettavat tehtävät

11 MF 2011/O-EF 200811 Tammikuu 15.1. mennessä hoidettavat asiat:  Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet,  Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus Klubin aloitteet piirikokoukselle  Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä Kuukausittain suoritettavat tehtävät

12 MF 2011/O-EF 200812 Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta Kuukausittain suoritettavat tehtävät

13 MF 2011/O-EF 200813 Maaliskuu Tarkasta nyt viimeistään tiedot Lions- liiton jäsenrekisterissä Osallistu lohkosi 3. PNAT- kokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin Kuukausittain suoritettavat tehtävät

14 MF 2011/O-EF 200814 Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen, myös PDG:lle Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen Kuukausittain suoritettavat tehtävät

15 MF 2011/O-EF 200815 Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin Palkintojen anominen Perhejäsenyyden ilmoittaminen kotimaan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä Kuukausittain suoritettavat tehtävät

16 MF 2011/O-EF 200816 Kesäkuu Sihteerin arkisto ajan tasalle Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17 MF 2011/O-EF 200817 Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! SIHTEERI klubin tärkein virkailija?

18 MF 2011/O-EF 200818 Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain Klubin sisäiset tehtävät Sihteerin tehtävät

19 MF 2011/O-EF 200819 Ilmoitusten teko Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin Ulkoiset Sihteerin tehtävät

20 MF 2011/O-EF 200820 Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet Ennen kokousta Sihteerin tehtävät

21 MF 2011/O-EF 200821 Sihteerin tehtävät Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions–vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt - toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat - piirikuvernöörin tiedotteet, ym Ennen kokousta

22 MF 2011/O-EF 200822 Sihteerin tehtävät Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) Pidä pöytäkirjaa Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan Kokouksen aikana

23 MF 2011/O-EF 200823 Sihteerin tehtävät Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja” Pöytäkirjan pito