Esittely latautuu. Ole hyvä ja odota

Esittely latautuu. Ole hyvä ja odota

1.3.20131Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI 13.04.13 MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! / puh.

Samankaltaiset esitykset


Esitys aiheesta: "1.3.20131Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI 13.04.13 MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! / puh."— Esityksen transkriptio:

1 1.3.20131Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI 13.04.13 MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! kari.evasoja@lions.fikari.evasoja@lions.fi / puh. 044-3361455

2 20.8.20122Sihteerikoulutus / KE & ET Koulutuksen tavoite • Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi • Kokemusten ja ajatuksien vaihto • Verkostoituminen • Ideariihi

3 20.8.2012 3Sihteerikoulutus / KE & ET • Olet presidentin oikea käsi • Klubi on tukenasi • Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin Toimintasi näkyy! Sihteeri Klubin tärkein virkailija??

4 20.8.2012 4Sihteerikoulutus / KE & ET • Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen • Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta • Läsnäolon seuranta • Jäsenluettelo • Arkistointi • Muistamiset • Klubitarvikkeiden tilaus Sihteerin tehtävät sisäiset

5 20.8.2012 5Sihteerikoulutus / KE & ET • Jäsenrekisterin päivitykset • Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI • Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan • Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin • Koulutuksiin osallistuminen • Kirjeenvaihto Sihteerin tehtävät ulkoiset

6 20.8.2012 6Sihteerikoulutus / KE & ET • Läsnäololista • Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa • Järjestä tulleet asiatkirjat asialistan mukaisesti • Tee luettelo ilmoitusasioista Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin • Lions –vuosikirja • Klubin säännöt • Toimintakauden pöytäkirjat • Piirikuvernöörin tiedotteet Kokousten valmistelu

7 20.8.2012 7Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouksen aikana • Läsnäolijat • Pöytäkirjan pitäminen • Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä • Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa • Kirjaa tiedot aktiviteeteista  Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms  Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon

8 20.8.2012 8Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouksen jälkeen • Laadi pöytäkirja viivyttelemättä • Läsnäolotilastot ajan tasalle • Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) • Palkitsemiset ko. jäsenen palkintotilastoon jäsenrekisteriin Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä

9 20.8.2012 9Sihteerikoulutus / KE & ET Pöytäkirjan pitäminen • Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) • Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos • Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed. MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki”

10 20.8.2012 10Sihteerikoulutus / KE & ET Vuosikokous • Lähetä kokouskutsu ajoissa • Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä • Muut valmistelut (pj yms)

11 20.8.2012 11Sihteerikoulutus / KE & ET • Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin 30.11 / 31.5 mennessä • Tammikuun 15. mennessä • Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheen- johtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon • Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraa- valle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoi- tus Muuta muistettavaa 1

12 20.8.2012 12Sihteerikoulutus / KE & ET Muuta muistettavaa 2 • Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin • Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset • Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa • Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa • Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa • Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu • Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään vaalikokouksessa

13 20.8.2012 13Sihteerikoulutus / KE & ET Kauden lopussa • Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja • Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa • Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten • Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan….)

14 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET14 Jäsenrekisteri

15 Rekisteriin kirjautuminen • http://www.lions.fi/rekisteri/ 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET15 d

16 • Kirjautuminen Lions-liitosta saaduilla tunnuksilla 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET16

17 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET17

18 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET18

19 • Ylävalikon kohdasta Lisää tai Jäsenlisäys (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu klubin uuden jäsenen lisäys. • Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. • Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. • Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. • Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. • Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia. 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET19

20 • - Lisää kaikki tiedot • - 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET20

21 Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi Sihteerikoulutus / KE & ET 21 - Viimeistään kauden lopussa -Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen 20.8.2012

22 Sihteerikoulutus / KE & ET22 UUTTA Palkitsemiset -Historiatieto aina helposti löydettävissä -Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms 20.8.2012

23 Sihteerikoulutus / KE & ET23

24 Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo. Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit. Klubin tietosivu Klubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja. Uusi klubi lisätään liiton toimistossa. Alias osoite Alias osoite kohdassa puhelin, sinne lisätään ainakin Presidentin ja sihteerin sähköpostiosoitteet. Sen kautta linkittyvät klubille tulevat postit kys. Virkailijoille. Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on päivittänyt tiedot! Voi laittaa useampiakin virkailijoita vaikka koko hallituksen

25 AKTIVITEETTIUUTTA 26.3.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET25

26 Sihteerikoulutus / KE & ET26 AKTIVITEETTIUUTTA 20.8.2012 Muista laittaa tilaksi OK kun on valmis

27 Sihteerikoulutus / KE & ET27 AKTIVITEETTIUUTTA 20.8.2012

28 AKTIVITEETTIUUTTA 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET28 Esimerkkejä aktiviteettien merkitsemiseksi Lukutaitokampanja: kategoria: 1 yhteisö- ja kulttuuriaktiviteetti alatyyppi: 6 koulutus/kieli/lukutaito Tila: OK Sokeiden ritarit –avustus: kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 38 avustus näkö /kuulovammaisille Tila: OK Kummilapsi kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 39 apu huonompiosaisille Tila: OK

29 AKTIVITEETTIUUTTA 20.8.2012 Sihteerikoulutus / KE & ET29

30 Sihteerikoulutus / KE & ET30 JÄSENMATRIKKELI - Tietoja Suomen leijonista ”jäsenkirja” UUTTA 20.8.2012

31 Sihteerikoulutus / KE & ET31 KLUBIMATRIKKELI Tietoja klubista : Kokoukset, tehtävänhaltijat s-posti UUTTA 20.8.2012

32

33 Sihteerikoulutus / KE & ET33

34 34Sihteerikoulutus / KE & ET Kiitos osallistumisesta Kysymyksiä, mietteitä, ehdotuksia! 20.8.2012


Lataa ppt "1.3.20131Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI 13.04.13 MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! / puh."

Samankaltaiset esitykset


Iklan oleh Google