17.4.2010MD 107-F / TSL1 KLUBISIHTEERIN koulutus Ylistarossa 17.4.2010.

Esitys aiheesta: "17.4.2010MD 107-F / TSL1 KLUBISIHTEERIN koulutus Ylistarossa 17.4.2010."— Esityksen transkriptio:

1 17.4.2010MD 107-F / TSL1 KLUBISIHTEERIN koulutus Ylistarossa 17.4.2010

2 17.4.2010MD 107-F / TSL2 KOULUTUKSEN TAVOITE: Tiedät tehtäväsi tärkeyden Tiedät siihen kuuluvan byrokratian Tiedät tärkeimmät ilmoitukset Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset Sitoudut hoitamaan tehtävän Tiedät mistä olet vastuussa

3 17.4.2010MD 107-F / TSL3 Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun työsi jäljet näkyvät! SIHTEERI klubin tärkein (virkailija) lion ?

4 17.4.2010MD 107-F / TSL4 Sihteerin tehtävät Ennen kauden alkua Varmista - että tulevan hallituksen tiedot on ilmoitettu yhdistysrekisteriin Ilmoitus netissäIlmoitus netissä - että nykyinen sihteeri lähettää kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset toukokuun lopulla, pyydä kopiot. - että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu kotimaiseen jäsenrekisteriin

5 17.4.2010MD 107-F / TSL5 Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia Pöytäkirjanpito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, merkkipäivien muistaminen Materiaalin jakaminen Klubin sisäiset tehtävät Sihteerin tehtävät

6 17.4.2010MD 107-F / TSL6 Ilmoitusten teko Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin Ulkoiset Sihteerin tehtävät

7 17.4.2010MD 107-F / TSL7 Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet Laadi luettelo ilmoitusasioista Ennen kokousta Sihteerin tehtävät

8 17.4.2010MD 107-F / TSL8 Sihteerin tehtävät Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions -vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt - Kauden toimikuntien kokoonpanot - ed. kokousten pöytäkirjat - piirikuvernöörin tiedotteet ja klubilehdet - muut kirjeet, jotka jaetaan toimikuntien puh.johtajille Ennen kokousta

9 17.4.2010MD 107-F / TSLOsa 1/4.4.08/HR9 Sihteerin tehtävät Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (kirjoita todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) Pidä pöytäkirjaa kokouksesta Kirjaa tiedot Toimintailmoitusta/kilpailua varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit, myynnit, kerätyt kilot yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan Kokouksen aikana

10 17.4.2010MD 107-F / TSL10 Sihteerin tehtävät Siirrä läsnäolomerkinnät läsnäolotilastoihin Laadi kokouksen pöytäkirjat samana iltana tai seuraavana päivänä Lähetä kortit vierailevien lionien kotiklubeihin, Nykyään tosin harvinaisempaa Tee jäsenrekisterimerkinnät heti, jos on muutoksia Kokouksen jälkeen

11 17.4.2010MD 107-F / TSL11 Sihteerin tehtävät Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja”. Esityslistan loppusosan kohdissa voi merkitä myös keskustelua, klubihenki siirtyy myös näin. Pöytäkirjan pito

12 17.4.2010MD 107-F / TSL12 Elokuu – Kesäkuu Hallitus, klubikokoukset ja kutsut Kuukauden jäsenilmoitus lohkon pj:lle (jäsen lkm) Läsnäolo yms. tilastot Kirjeenvaihdon hoitaminen Tilastojen ym. tietojen arkistointi Kuukausittain suoritettavat tehtävät

13 17.4.2010MD 107-F / TSL13 Elokuu Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on tehnyt kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset, ellei, niin toimi heti,että asia tulee kuntoon Kauden käynnistäminen presidentin ja rahastonhoitajan kanssa Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10. Kuukausittain suoritettavat tehtävät

14 17.4.2010MD 107-F / TSL14 Syyskuu Toimintasuunnitelmien teko Osallistu oman lohkosi 1. PNAT- kokoukseen Tarkista PNAT-kokouksessa lohkon puheenjohtajalta, miten hän haluaa kerätä jäsenluvut. Varmista, että edellisen toimintakauden virkailijat ovat hoitaneet valmiiksi toimintakertomuksen, tilinpäätöksen sekä, että tilintarkastajat ovat antaneet tilintarkastuskertomuksen kaudelta. Kuukausittain suoritettavat tehtävät

15 17.4.2010MD 107-F / TSL15 Syys-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut Vuosikokousvalmistelut Kuukausittain suoritettavat tehtävät

16 17.4.2010MD 107-F / TSL16 Marraskuu Osallistu oman lohkosi 2. PNAT- kokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 30.11. mennessä Kuukausittain suoritettavat tehtävät

17 17.4.2010MD 107-F / TSL17 Tammikuu 15.1. mennessä seuraavat asiat:  Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat  Piirikuvernöörille Piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus, allekirjoitukset. Piirikokoukseen menevät klubialoitteet  Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista Piirihallituksen jäsenistä Kuukausittain suoritettavat tehtävät

18 17.4.2010MD 107-F / TSL18 Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja Kuukausittain suoritettavat tehtävät

19 17.4.2010MD 107-F / TSL19 Maaliskuu Tarkasta nyt viimeistään Lions-liiton rekisterit Osallistu oman lohkosi 3. PNAT-kokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksen järjestäjille Kuukausittain suoritettavat tehtävät

20 17.4.2010MD 107-F / TSL20 Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen Valtakirjat Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen Ilmoittautumiset edellä mainitun vuosikokouksen järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen Kuukausittain suoritettavat tehtävät

21 17.4.2010MD 107-F / TSL21 Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin (presidentti tekee – sihteeri varmistaa, että tulee tehtyä) Palkintojen anominen Osallistuminen hallituksen vaihtokokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä Rauhanjulistekilpailupaketin tilaaminen tulevalle kaudelle Kuukausittain suoritettavat tehtävät

22 17.4.2010MD 107-F / TSL22 Kesäkuu Sihteerin arkiston laitto ajan tasalle Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty Kuukausittain suoritettavat tehtävät

23 17.4.2010MD 107-F / TSL23 Muut asiat Ulkojäsenyyksien tarkistaminen (max. ½ vuotta) Keruu- arpajais- ym. lupien haku Klubialoitteet, ym. Liitännäisklubin tietojen ylläpitäminen Kuukausittain suoritettavat tehtävät

24 17.4.2010MD 107-F / TSL24 Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1.Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2.Oman klubin hallituksen kokous 3.Oman klubin toimikunnan kokous 4.Oman klubin jokin muu kokous 5.Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6.Alueen tai lohkon kokous 7.Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8.Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liitto- toimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja (s. A 50 kaudella 09-10) Säännöt poissaolon korvaamiseksi

25 17.4.2010MD 107-F / TSL25 Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät - yms. Toimintakertomus

26 17.4.2010MD 107-F / TSL26 Piiri- ja liitto: - osallistumiset kokouksiin - klubin jäsenten osallistuminen piirin ja liiton hallintoon - klubin jäsenten saavutukset lions- ja puolisourheilussa - yms. Aktiviteettitoiminta: - toimintakauden aikana toteutuneet aktiviteetit - aktiviteettien tulos - annetut avustukset Toimintakertomus (jatkuu)

27 17.4.2010MD 107-F / TSL27 Jäsenmäärien oikeellisuus rekistereissä on tärkeä asia Suomen Lions-liiton jäsenrekisterin perusteella määräytyy jäsenmaksu / klubin jäsen Klubien edustusoikeus (äänioikeus) piirikokouksessa ja valtakunnallisessa vuosikokouksessa määräytyy jäsenmäärien mukaan

28 17.4.2010MD 107-F / TSL28 Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä Klubin tietojen päivitys internetin kautta suoraan Suomen Lions-liiton jäsenrekisteriin. Rekisteristä tiedot vuosikirjaan ja Leijona-lehden jakelua varten. Käyttäjätunnus, salasana ja internet -osoite Suomen Lions liitosta. Löytyy mm. F-Piirin –aineistopankista.F-Piirin –aineistopankista Käyttäjätunnus ja salasana ovat henkilökohtaisia, joten ne on pyydettävä uudestaan käyttäjän vaihtuessa. www.lions.fi/rekisteri

29 17.4.2010MD 107-F / TSL29 Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä Verkossa voi päivittää kaikki jäsentietomuutokset. Myös klubia koskevia tietoja voi korjata (virkailijat, klubin e-mail) Ohjelmassa on joitakin raportteja, joita voi tulostaa joko jäsen- tai klubipuolella. www.lions.fi

30 17.4.2010MD 107-F / TSL30 Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä Klubin hoitaessa jäsentietojen päivityksen Suomen Lions- liiton jäsenrekisteriin internetin kautta, klubin ei tarvitse lähettää Kuukauden Jäsenilmoitusta (paperiversio) Lions- liiton toimistoon. Lisää tietoa saat: Suomen Lions-liitto ry, Marja Pakkanen jäsenrekisterin pääkäyttäjä (09) 5655 9515 www.lions.fi

31 17.4.2010MD 107-F / TSL31 Liitto on perustanut jokaiselle klubeille oman sähköpostiosoitteen (alias-sähköpostiosoite), joka on muotoa klubin.nimi@lions.fi Osoitteeseen tulee kytkeä jonkun klubilaisen todellinen sähköpostiosoite, jonka ylläpito tapahtuu siten, että klubissa oleva Lions-liiton jäsenrekisterin ylläpitäjä päivittää tiedot ja muutokset jäsenrekisteriin Lions sähköpostit lähetetään pääsääntöisesti tähän klubin alias-osoitteeseen -Tarkista Kotimaisesta jäsenrekisteristä oman klubisi alias- sähköpostit – tiedot oltava oikein, muuten tiedotteet eivät mene oikeille henkilöilleKotimaisesta jäsenrekisteristä Klubille tuleva sähköposti

32 17.4.2010MD 107-F / TSL32 Lyhyt kertaus Internet– Mikäli sinulla on käytössäsi internetyhteys muista hankkia jäsenrekisteriä varten tunnus. Jos et pysty käyttämään internetiä, sovi presidentin kanssa että hän hakee tunnukset ja teette yhdessä rekisteri muutokset. Jäsenrekisterissä riittää käynti vain silloin kun muutoksia tapahtuu; osoite, eroaminen, uusi jäsen jne.. Paperi – Mikäli käytössäsi ei ole internetyhteyttä voit jättää jäsenilmoituksen kuukausittain paperilla, mutta lähetä se Suomen Lions-liittoon, sieltä se toimitetaan eteenpäin. Ohjeet kirjasta.

33 17.4.2010MD 107-F / TSL33 Raportoidaan - lohkonpuheenjohtajalle sähköpostilla +- muutokset Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Piirin sisäinen jäsenmääräilmoitus Jäsen- ja virkailijailmoitukset

34 17.4.2010MD 107-F / TSL34 Kerran vuodessa tehtävät ilmoitukset - Jäsenluettelon tarkistus ja muutokset - Ilmoitus klubin virkailijoista (vastaa entistä PU-101 ) Kun päivittää muutokset kauden aikana netissä, tiedot ovat automaattisesti kunnossa kauden päättyessä Paperiversiona palautus liittotoimistoon, palautus pvm. lomakkeissa Jäsen- ja virkailijailmoitukset

35 17.4.2010MD 107-F / TSL35

36 17.4.2010MD 107-F / TSL36 Netin kautta syötetään seuraavan kauden virkailijoille tehtävät 31.5. mennessä Samalla tehdään klubitietojen tarkistus ja korjaus, kokouspaikka ym. Nämä toimenpiteet ovat Vuosikirjan virkailijatietojen ilmoittamista varten HUOMIOIKAA palautuspäivät Klubin perustietolomake

37 17.4.2010MD 107-F / TSL37 Lomakkeella suoraan patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin Lomakkeita on Internetissä osoitteessa http://www.prh.fi Tehtävä kesäkuun aikana Kerran vuodessa tehtävät ilmoitukset Ilmoitus yhdistysrekisteriin Jäsen- ja virkailijailmoitukset