20.8.20131Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI 3 1.08.13 MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! /

Esitys aiheesta: "20.8.20131Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI 3 1.08.13 MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! /"— Esityksen transkriptio:

1 20.8.20131Sihteerikoulutus / KE & ET SIHTEERI 3 1.08.13 MARJATTAKOULU Apua ja neuvontaa. Ottakaa yhteyttä! kari.evasoja@lions.fikari.evasoja@lions.fi / puh. 044-3361455

2 20.8.2013 2Sihteerikoulutus / KE & ET Koulutuksen tavoite Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi Kokemusten ja ajatuksien vaihto Verkostoituminen Ideariihi

3 20.8.2013 3Sihteerikoulutus / KE & ET Olet presidentin oikea käsi Klubi on tukenasi Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin Toimintasi näkyy! Sihteeri Klubin tärkein virkailija??

4 20.8.2013 4Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta Läsnäolon seuranta Jäsenluettelo Arkistointi Muistamiset Klubitarvikkeiden tilaus Sihteerin tehtävät sisäiset

5 20.8.2013 5Sihteerikoulutus / KE & ET Jäsenrekisterin päivitykset Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Osallistuminen kauden piiri, alue- ja lohko kokouksiin Koulutuksiin osallistuminen Kirjeenvaihto Sihteerin tehtävät ulkoiset

6 20.8.2013 6Sihteerikoulutus / KE & ET Läsnäololista Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa Järjestä tulleet asiakirjat asialistan mukaisesti Tee luettelo ilmoitusasioista Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin Lions –vuosikirja Klubin säännöt Toimintakauden pöytäkirjat Piirikuvernöörin tiedotteet Kokousten valmistelu

7 20.8.2013 7Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouksen aikana Läsnäolijat Pöytäkirjan pitäminen Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa Kirjaa tiedot aktiviteeteista  Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms  Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon

8 20.8.2013 8Sihteerikoulutus / KE & ET Kokouksen jälkeen Laadi pöytäkirja viivyttelemättä Läsnäolotilastot ajan tasalle Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) Palkitsemiset jäsenen palkitsemiset kohtaan jäsenrekisterissä Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä

9 20.8.2013 9Sihteerikoulutus / KE & ET Pöytäkirjan pitäminen Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia ed. MUISTA ! Klubin pöytäkirja on myös klubin ”Historiikki”

10 20.8.2013 10Sihteerikoulutus / KE & ET Vuosikokous Lähetä kokouskutsu ajoissa Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä Muut valmistelut (pj yms)

11 20.8.2013 11Sihteerikoulutus / KE & ET Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin 30.11 / 31.5 mennessä Tammikuun 15. mennessä Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheen- johtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraa- valle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoi- tus Muuta muistettavaa 1

12 20.8.2013 12Sihteerikoulutus / KE & ET Muuta muistettavaa 2 Tarkasta maaliskuussa, että jäsenten muuttuneet tiedot ovat päivitetty jäsenrekisteriin Vuosikokoukseen ilmoittautumiset / varaukset Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään vaalikokouksessa

13 20.8.2013 13Sihteerikoulutus / KE & ET Kauden lopussa Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan….)

14 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET14 JÄSENREKISTERI

15 Rekisteriin kirjautuminen www.lions.fi/rekisteri/ 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET15 d

16 Kirjautuminen yllä olevan ohjeen mukaisesti. 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET16

17 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET17 Tee kuukauden jäsenilmoitus: Jos jäsentiedoissa ei ole muutettavaa, tulee klikata jäsenrekisterin päävalikosta kohtaa:"lähettää kansainväliseen rekisteriin ilmoitus, että jäsentiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia." Tämä on lisätty päämajan toivomuksesta jäsenrekisteriin. PÄÄVALIKKO

18 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET18 JÄSENMATRIKKELI

19 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET19 KLUBIMATRIKKELI

20 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET20 JÄSENREKISTERI

21 Ylävalikon kohdasta Lisää jäsen (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu klubin uuden jäsenen lisäys kohdasta. Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia. 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET21 LISÄÄ JÄSEN

22 - Lisää kaikki tiedot 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET22

23 Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi Sihteerikoulutus / KE & ET 23 - Viimeistään kauden lopussa -Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen ks. rekisterin etusivu 20.8.2013

24 Sihteerikoulutus / KE & ET24 Palkitsemiset -Historiatieto aina helposti löydettävissä -Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms 20.8.2013

25 Sihteerikoulutus / KE & ET25 KLUBIN TIEDOT

26 Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo. Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit. Klubin tietosivu Klubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja. Uusi klubi lisätään liiton toimistossa. Historiatiedot Klubin historiatiedot löytyvät täältä 20.8.2013

27 AKTIVITEETTI 20.08.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET27

28 Sihteerikoulutus / KE & ET28 AKTIVITEETTI 20.8.2013 TÄRKEÄÄ! Muista laittaa tilaksi OK kun on valmis

29 Sihteerikoulutus / KE & ET29 AKTIVITEETTI 20.8.2013

30 AKTIVITEETTI 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET30 Esimerkkejä aktiviteettien merkitsemiseksi Lukutaitokampanja: kategoria: 1 yhteisö- ja kulttuuriaktiviteetti alatyyppi: 6 koulutus/kieli/lukutaito Tila: OK Sokeiden ritarit –avustus: kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 38 avustus näkö /kuulovammaisille Tila: OK Kummilapsi kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 39 apu huonompiosaisille Tila: OK

31 AKTIVITEETTI 20.8.2013 Sihteerikoulutus / KE & ET31

32 32Sihteerikoulutus / KE & ET 20.8.2013 SÄHKÖPOSTI

33 33Sihteerikoulutus / KE & ET Kiitos osallistumisesta Kysymyksiä, mietteitä, ehdotuksia! 20.8.2013