KLUBISIHTEERI koulutus

Esitys aiheesta: "KLUBISIHTEERI koulutus"— Esityksen transkriptio:

1 KLUBISIHTEERI koulutus
Pekka Siitonen Piirisihteeri Lionsliiton aineistosta koonnut P.Siitonen 4/2014

2 SIHTEERI Mistä tietoa ja taitoa
Tämä materiaali Lions klubin sihteerin toimenkuva ja tehtävät Oman klubin säännöt, (mallisäännöt) Yhdistyslaki (FINLEX ® - Ajantasainen lainsäädäntö: /503) Piirin nettisivut (E-piiri yleistieoa) Liiton nettisivut (Jäsenille) Päämaja (LCI) (Jäsenkeskus) EDELLINEN KLUBISIHTEERI! PTS

3 SIHTEERI klubin tärkein (virkailija) lion ?
Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, kansainvälisen päämajaan ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! PTS

4 KOULUTUKSEN TAVOITE Tiedät tehtäväsi tärkeyden
Tiedät siihen kuuluvan ’byrokratian’ Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset Sitoudut hoitamaan tehtävän Tiedät mistä olet vastuussa PTS

5 Sihteerin tehtävät Ennen kauden alkua Varmista
että tulevan hallituksen tiedot (nimenkirjoitus oikeus) on ilmoitettu Yhdistysrekisteriin Vain nimenkirjoitusoikeuden omaava voi tehdä yhdistyksen puolesta sopimuksia. Yhdistysten nimenkirjoitusoikeus tarkistetaan yhdistysrekisteristä. Nimenkirjoittajien muutoksesta on ilmoitettava PRH:een, jolloin ilmoitetaan kaikki nimenkirjoittajat, vaikka vain yksi vaihtuisi PTS

6 Yhdistysrekisterin muutosilmoitus
PTS

7 Yhdistysrekisterin muutosilmoitus
PTS

8 Yhdistysrekisterin muutosilmoitus
PTS

9 Yhdistysrekisterin muutosilmoitus
PTS

10 Yhdistysrekisterin muutosilmoitus
PTS

11 Yhdistysrekisterin muutosilmoitus
PTS

12 Yhdistysrekisterin muutosilmoitus
PTS

13 Sihteerin tehtävät Ennen kauden alkua Varmista
että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu jäsenrekisteriin. Uudet hallitusvirkailijat tulee syöttää jäsenrekisteriin välittömästi valintojen vahvistuttua. (vimeistään ) Ilmoittakaa myös lohkonne puheenjohtajalle. Jäsenrekisterin linkki lähtien tunnukset jäsenrekisteriin saa yllä olevasta osoitteesta. Tämä koskee, niin klubin virkailijoita, kuin muitakin klubin jäseniä. Käyttäjätunnukseen on annettava oma sähköpostiosoite. Jäsenrekisteriin pääset jatkossa käyttäjätunnuksella (=sähköpostiosoite) ja tallentamallasi salasanalla. Jos sinulla ei ole ollenkaan sähköpostiosoitetta, niin pyydä sihteeriä katsomaan jäsenrekisteristä sinun kotimainen jäsennumerosi, joka toimii käyttäjätunnuksena ja kv-jäsennumerosi, joka toimii salasanana. PTS

14 Jäsenrekisteri Tietoja syötettäessä on erityisen tärkeätä kiinnittää huomiota siihen, että ainakin presidentin, sihteerin sekä rahastonhoitajan tiedoista löytyy voimassaoleva sähköpostiosoite. Klubille tuleva sähköposti ohjautuu automaattisesti presidentille, sihteerille ja rahastonhoitajalle. Mikäli uusien hallitusvirkailijoiden rekisteröinnissä ilmenee ongelmia, kannattaa kääntyä piirisihteerin puoleen lisäohjeiden saamiseksi. Huomioittehan, että rekisteriin tulee merkitä henkilön aito ja alkuperäinen sähköpostiosoite (ei ns.alias-osoitteita, jotka ovat muotoa lions.fi). Jäsenrekisteri on tätä nykyä kaikille avoin tarkastelua varten. Ylläpito-oikeus lisäyksiin ja muutoksiin on klubisihteerillä sekä presidentillä. Tunnukset jäsenrekisteriin saa osoitteesta . Tämä koskee, niin klubin virkailijoita, kuin muitakin klubin jäseniä. Käyttäjätunnukseen on annettava oma sähköpostiosoite.HUOM! Mikäli sähköpostiosoitteesi muuttuu, huolehdithan muutoksesta myös jäsenrekisteriin. PTS

15 Jäsenrekisteri Jäsenrekisteritietojen päivitys, liiton tiedote
PTS

16 Rekisteriin kirjautuminen
d Rekisteriin kirjautuminen PTS

17 Kirjautuminen yllä olevan ohjeen mukaisesti.

18 Tee kuukauden jäsenilmoitus:
PÄÄVALIKKO Tee kuukauden jäsenilmoitus: Jos jäsentiedoissa ei ole muutettavaa, tulee klikata jäsenrekisterin päävalikosta kohtaa:"lähettää kansainväliseen rekisteriin ilmoitus, että jäsentiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia." Tämä on lisätty päämajan toivomuksesta jäsenrekisteriin. PTS

19 JÄSENMATRIKKELI PTS

20 Sihteerikoulutus / KE & ET
KLUBIMATRIKKELI PTS Sihteerikoulutus / KE & ET

21 LISÄÄ JÄSEN Ylävalikon kohdasta Lisää jäsen (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu klubin uuden jäsenen lisäys kohdasta. Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia. PTS

22 Lisää jäsen Klikkaa hae, jos ei löydy niin lisää Osa 1/4.4.08/HR

23 Lisää jäsen Täytä tiedot PTS

24 Lisää jäsen Täytä tiedot Sähköposti erittäin tärkeä
Laita oikea liittymispäivä (kokous, jossa hyväksytty) PTS

25 Poista jäsen Hae henkilön jäsentiedot Valitse erota jäsen
Laita eroamispäivä Valitse syy Talleta PTS

26 Lisää tietoja Tehtävän lisäys (tulee tarkemmin jatkossa)
Lehtitilaus tulee automaattisesti Erikoisjäsenyydet (Melvin Jones, Lions Ritari, ainaisjäsen) Palkitseminen (valitse listasta) PTS

27 Lisää tehtävä Hae jäsenen henkilötiedot Valitse Muokkaa PTS

28 Lisää tehtävä Tehtävät kohdassa valitse Lisää PTS

29 Lisää tehtävä Valitse tehtävä valikosta
Päivämääriin tulee oletusarvona seuraava kausi Talleta PTS

30 Aktivitettiraportointi
Kuukausittain PTS

31 Aktivitettiraportointi
Kuukausittain Hae komennolla voit hakea vanhoja aktiviteettejä Lisää komennolla uusi aktivitetti PTS

32 Aktiviteettiraportointi
Täytä kentät Katso käyttöohjetta jos tarpeen Valitse Seuraava vaihe PTS

33 Aktiviteettiraportointi
Täytä kentät Valikoista löytyy kaikki tarpeellinen Valitse Tallenna PTS

34 Sihteerin tehtävät Klubin sisäiset tehtävät
Kokouskutsujen teko ja lähettäminen (klubikohtainen) Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia (esityslistan teko) Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa (Päätösasiakirja) Klubin jäsenluettelon ylläpito (tee aina muutokset jäsenten yhteystiedoissa, uuden jäsenen lisäämiset ja jäsenen poistot välittömästi) Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain PTS

35 Sihteerin tehtävät Ulkoiset Ilmoitusten teko
Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin PTS

36 PTS

37 Sihteerin tehtävät Ennen kokousta
Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet Laadi luettelo ilmoitusasioista Paperit järjestykseen ! PTS

38 Sihteerin tehtävät Ennen kokousta
Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa (ja toimita se kokouskutsun mukana jäsenille) Jäsen- ja Toiminta-ilmoitus esityslistaan joka kuukausi Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions -vuosikirjan - klubin voimassaolevat säännöt - toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat - jäsenilmoitukset ja toimintailmoitukset - piirikuvernöörin tiedotteet ja klubilehdet PTS

39 PTS

40 PTS

41 PTS

42 PTS

43 PTS

44 Sihteerin tehtävät Kokouksen aikana
Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) Pidä pöytäkirjaa kokouksesta Kirjaa tiedot Toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan PTS

45 Sihteerin tehtävät Kokouksen jälkeen
Siirrä läsnäolomerkinnät läsnäolotilastoihin Lähetä kortit vierailevien lionien kotiklubeihin Merkitse annetut palkinnot ko. jäsenten palvelu- ja palkintotilastoon Laadi kokouksen pöytäkirjat jo seuraavana päivänä Tee jäsenrekisterin muutokset ja aktiviteettien raportoinnit välittömästi kokouksen jälkeen ! PTS

46 Sihteerin tehtävät Pöytäkirjan pito
Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja” ! PTS

47 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Elokuu – Kesäkuu Hallitus, klubikokoukset ja kutsut Kuukauden jäsenilmoitus Läsnäolo yms. tilastot Kirjeenvaihdon hoitaminen Tilastojen ym. tietojen arkistointi PTS

48 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Elokuu Jäsenilmoitus Kauden käynnistäminen presidentin ja rahastonhoitajan kanssa Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10. PTS

49 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Syyskuu Toimintasuunnitelmien teko Osallistu oman lohkosi 1. PNAT- kokoukseen Varmista, että edellisen toimintakauden virkailijat ovat hoitaneet valmiiksi toimintakertomuksen, tilinpäätöksen sekä, että tilintarkastajat ovat antaneet tilintarkastuskertomuksen kaudelta. PTS

50 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Syys-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut Vuosikokousvalmistelut PTS

51 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Marraskuu Osallistu oman lohkosi 2. PNAT- kokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin mennessä PTS

52 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Tammikuu 15.1. mennessä seuraavat asiat: Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat Piirikuvernöörille Piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus, allekirjoitukset. Piirikokoukseen menevät klubialoitteet Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista Piirihallituksen jäsenistä PTS

53 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta PTS

54 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Maaliskuu Tarkasta nyt viimeistään jäsen rekisterin tiedot Osallistu oman lohkosi 3. PNAT-kokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksen järjestäjille PTS

55 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen Valtakirjat Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen Ilmoittautumiset edellä mainitun vuosikokouksen järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen PTS

56 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin Palkintojen anominen Osallistuminen hallituksen vaihtokokoukseen Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin mennessä Rauhanjulistekilpailupaketin tilaaminen tulevalle kaudelle PTS

57 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Kesäkuu Sihteerin arkiston laitto ajan tasalle Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty PTS

58 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Muut asiat Ulkojäsenyyksien tarkistaminen (puolivuosittain) Keruu- arpajais- ym. lupien haku Klubialoitteet, ym. Liitännäisklubin tietojen ylläpitäminen niin kotimaisessa kuin päämajan rekisterissä PTS

59 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Läsnäolotilastot ja jäsenluokat Klubikokouksessa suoritetaan tavallisesti kokouksen alussa ”nimenhuuto”. Laadi klubin jäsenluettelo jäsenluokittain. Jäsenluokista on oltava maininta klubin säännöissä: toimiva (aktiivi) jäsen ulkojäsen kunniajäsen etuoikeutettu jäsen ainaisjäsen liitännäisjäsen. Jäsenyyden myöntänyt klubi ei ilmoita jäsenyyttä jäsenilmoituksessa. Jäsenen ”kotiklubi” kylläkin. tukijäsen (kannattajajäsen). Jäsenyys ilmoitetaan jäsenilmoituksessa omana kohtanaan, ei lasketa LCI:n kokonaismäärään. PTS

60 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Läsnäoloprosentin laskeminen Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.) Läsnäoloprosentin laskentakaava L + K X 100 = läsnäolo-% T L = kokouksessa läsnäolevat lionit K = poissaolonsa korvanneet lionit T = klubin toimivien lionien kokonaismäärä Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun PTS

61 Kuukausittain suoritettavat tehtävät
Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous 3. Oman klubin toimikunnan kokous 4. Oman klubin jokin muu kokous 5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6. Alueen tai lohkon kokous Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liitto- toimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9 Katso vuosikirja PTS

62 Jäsen- ja virkailijailmoitukset
Tehdään vain kansalliseen jäsenrekisteriin Siirtyvät pienellä viiveellä päämajan rekisteriin PTS

63 Jäsen- ja virkailijailmoitukset
Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Kuukauden jäsenilmoitus Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa Päämajan perimät kansainväliset jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin Tiliote rahastonhoitajalle viive muutoksissa 2 kk. PTS

64 Toimintakertomus Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät yms. PTS

65 Toimintakertomus (jatkuu)
Piiri- ja liitto: - osallistumiset kokouksiin - klubin jäsenten osallistuminen piirin ja liiton hallintoon - klubin jäsenten saavutukset lions- ja puolisourheilussa yms. Aktiviteettitoiminta: - toimintakauden aikana toteutuneet aktiviteetit - aktiviteettien tulos - annetut avustukset PTS

66 Nettisivut Liiton sivut / http://www.lions.fi/ - jäsenille
- Lionstoiminnan ohjeita - Ohjeet, lomakkeet jne - Esim. Klubivirkailijatiimin käsikirja Piirin sivut / -ilmoittautuminen tapahtumiin - piirikuvernöörin tiedotteet - Kansainvälisen päämajan sivut / - MyLCi PTS

67 Jäsenille PTS

68 Jäsenille PTS

69 PTS

70 Ei muuta kun tukka putkella hommiin !
KIITOS !