Lions Clubs International MD 107 Finland 24.11.2012 1 KLUBISIHTEERI Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa: Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit.

Esitys aiheesta: "Lions Clubs International MD 107 Finland 24.11.2012 1 KLUBISIHTEERI Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa: Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit."— Esityksen transkriptio:

1 Lions Clubs International MD 107 Finland 24.11.2012 1 KLUBISIHTEERI Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa: www.lions.fi Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit www.lions.fi

2 Lions Clubs International MD 107 Finland 2 24.11.2012 KOULUTUKSEN TAVOITE: Tiedät tehtäväsi tärkeyden Tiedät siihen kuuluvan ’byrokratian’ Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset Sitoudut hoitamaan tehtävän Tiedät mistä olet vastuussa

3 Lions Clubs International MD 107 Finland 324.11.2012 SIHTEERI klubin tärkein virkailija ? Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy !

4 Lions Clubs International MD 107 Finland 4 24.11.2012 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubin sisäiset tehtävät Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät (vaihtelevat klubeittain)

5 Lions Clubs International MD 107 Finland 5 24.11.2012 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubin ulkoiset tehtävät Ilmoitusten teko Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistu piiri- aluefoorumiin sekä lohkokokouksiin

6 Lions Clubs International MD 107 Finland 6 24.11.2012 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Valmistelut ennen toimintakautta Tarkasta, että edellinen sihteeri on hoitanut: - uusi hallitus on rekisteröity - kesä-, heinä- ja elokuun raportit on tehty - tulevan kauden virkailijat on ilmoitettu liiton jäsenrekisteriin

7 Lions Clubs International MD 107 Finland 24.11.2012 Nimenkirjoittajien muutos yhdistysrekisteriin suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys- rekisteriin www.prh.fi taiwww.prh.fi lomakkeella 3 kappaleena kuitti maksusta (10 €) mukaan tehdään toukokuussa

8 Lions Clubs International MD 107 Finland 8 24.11.2012 Jäsen- ja virkailijailmoitukset liiton rekisteriin www.lions.fi/rekisteri/ Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä) Salasana on kv. jäsennumerosi Salasana annetaan presidentille, rahastonhoitajalle, sihteerille ja jäsenjohtajalle Raportoi heti kokouksen jälkeen, viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä. Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.

9 Lions Clubs International MD 107 Finland 9 24.11.2012 Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa. Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin. Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk. Ilmoituksen on oltava liiton jäsenrekisterissä kuukauden viimeisenä päivänä. Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.

10 Lions Clubs International MD 107 Finland Muut Puolisot Klubivierailut Joulukuust,s ankarihad. Klubin kehit- tämispäivä Klubiaktiviteetit Klubi-illat Hallituksen kokoukset Alue- foorumi Mansikan myynti Kokoukset ja koul JouMarLokSyyEloHeiVuositapahtumat KLUBIKALENTERI (esimerkki) Vuosikokous kutsu Pikku- joulut Havuja haudoille Vuosikokous Kulttuuri Piirifoorumi Kauden avaus 24.11.2012

11 Lions Clubs International MD 107 Finland Muut Puolisot Klubivierailut Klubiaktiviteetit Talvirieha Klubi-illat Hallituksen kokoukset Klubivirk. koulutus Kokoukset ja koul KesTouHuhMaaHelTamVuositapahtumat KLUBIKALENTERI (esimerkki) Kulttuuri Klubin kevätpäivä Liiton vuosikokous Lohko- kokoukset Piirin vuosikokous Vaalikokous Hallituksen vaihtokok Veren luovutus Aloitteet 24.11.2012

12 Lions Clubs International MD 107 Finland 12 24.11.2012 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Elo-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut vuosikokousvalmistelut Osallistu piirifoorumiin Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10.

13 Lions Clubs International MD 107 Finland 13 24.11.2012 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Marraskuu Osallistu aluekokoukseen

14 Lions Clubs International MD 107 Finland 14 24.11.2012 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Tammikuu 15.1. mennessä hoidettavat asiat:  Liiton toimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet.  Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta 2. varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatus- todistus ja ehdokkaan suostumus. Klubin aloitteet piirikokoukselle.  1. Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä.

15 Lions Clubs International MD 107 Finland 15 24.11.2012 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta.

16 Lions Clubs International MD 107 Finland 16 24.11.2012 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maaliskuu Tarkasta viimeistään nyt Lions-liiton rekisteri Osallistu lohkokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin

17 Lions Clubs International MD 107 Finland 17 24.11.2012 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosi- kokoukseen Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen Palkintojen tilaaminen ja anominen Rauhanjulistekilpailupakettien tilaaminen

18 Lions Clubs International MD 107 Finland 18 24.11.2012 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin Perhejäsenyyden ilmoittaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen

19 Lions Clubs International MD 107 Finland 19 24.11.2012 Kuukausittain suoritettavat tehtävät Kesäkuu Sihteerin arkisto ajan tasalle Muuta liiton jäsenrekisteriin klubin ALIAS-sähköpostin vastaanottajat Täydennä liiton jäsenrekisteriin klubin jäsenten sähköpostiosoitteet Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty

20 Lions Clubs International MD 107 Finland 20 24.11.2012 SIHTEERIN TEHTÄVÄT Ennen kokousta Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet

21 Lions Clubs International MD 107 Finland SIHTEERIN TEHTÄVÄT Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa Ota mukaasi joka hallituksen- /klubi-iltaan - Lions –vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt - toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat - saapuneet kirjeet, piirikuvernöörin tiedotteet ym Ennen kokousta 24.11.2012

22 Lions Clubs International MD 107 Finland SIHTEERIN TEHTÄVÄT Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta) Pidä muistiota/pöytäkirjaa Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti, että edellisen kokouksen muistio/pöytäkirja allekirjoitetaan Klubi-illan/kokouksen aikana 24.11.2012

23 Lions Clubs International MD 107 Finland SIHTEERIN TEHTÄVÄT Hyvä Muistio/pöytäkirja on lyhyt päätösasiakirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos. Muista, että elät muistioita/pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin Muistioihin/pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Muistio/pöytäkirja on klubin "historiakirja” Muistion/pöytäkirjan pito 24.11.2012

24 Lions Clubs International MD 107 Finland 24 Läsnäolotilastot ja jäsenluokat Klubi-illassa/kokouksessa suoritetaan tavallisesti kokouksen alussa ”nimenhuuto”. Laadi klubin jäsenluettelo jäsenluokittain. Jäsenluokista on oltava maininta klubin säännöissä: toimiva (aktiivi) jäsen ulkojäsen kunniajäsen etuoikeutettu jäsen ainaisjäsen liitännäisjäsen. Jäsenyyden myöntänyt klubi ei ilmoita jäsenyyttä jäsenilmoituksessa. Jäsenen ”kotiklubi” kylläkin. tukijäsen (kannattajajäsen). Jäsenyys ilmoitetaan jäsenilmoituksessa omana kohtanaan, ei lasketa LCI:n kokonaismäärään. 24.11.2012

25 Lions Clubs International MD 107 Finland LC Vasa-Vasabygden Läsnäololuettelo 2013-2014 L = läsnä, P = poissa, K= korvaus Jäsen091011120102030405 100% Aura Arthur Brink Stig Ekman Erik Frans Oili-Elisabet Frans Rafael Ingberg Ulf Köhler Bruno Lax Arne Lax Gunne Majors Olof Mangs Mats Mattbäck Peter Nåhls Stefan Näsman Kurt Pada Bernt Sandberg Lars Thomasfolk Per Victorzon Olle Ainaisjäsen Levi Ludén Etuoikeutetut Andila Carl-Gustaf Backman Ingmar Palm Nils Ulkojäsenet Skur Bernhard 24.11.2012

26 Lions Clubs International MD 107 Finland Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.) Läsnäoloprosentin laskentakaava L + K X 100 = läsnäolo-% T L = kokouksessa läsnäolevat lionit K = poissaolonsa korvanneet lionit T = klubin toimivien lionien kokonaismäärä Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun. Läsnäoloprosentin laskeminen 24.11.2012

27 Lions Clubs International MD 107 Finland Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta klubi-illasta/kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –21 pv ennen klubi-iltaa/kokousta, 21 pv klubi- illan/kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1.Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2.Oman klubin hallituksen kokous 3.Oman klubin toimikunnan kokous 4.Oman klubin jokin muu kokous 5.Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6.Piiri-/Aluefoorumi tai lohkokokous 7.Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8.Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja s. A 50 kaudella 13-14. 24.11.2012

28 Lions Clubs International MD 107 Finland Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubi-illat: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät - yms. TOIMINTAKERTOMUS 24.11.2012

29 Lions Clubs International MD 107 Finland Presidentin oikea käsi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! SIHTEERI klubin tärkein virkailija! 24.11.2012