Ruotsinkielinen liikeviestintä Matti, Sampsa ja Tommi

Sisältö 1. Faktat 2. Liikeviestin rakenne 3. Reklamaatio 4. Myyntikirje 5. Tarjouspyyntö 6. Kielteinen vastaus ja kiitoskirje 7. Asiakastiedote

Faktat Ruotsalaiset arvostavat omaa kieltään, mutta kommunikoivat tarvittaessa myös englanniksi. Kirjallisen viestinnän merkitys on noussut sähköpostin käytön myötä. Se on erityisen tärkeää, kun sovituista asioista halutaan dokumentti. Pääasiassa voi sinutella. Kirjoittamaton sääntö sanoo asikassuhteen oikeuttavan sinunkauppoihin. Teitittely Ni-sanalla vaikuttaa negatiiviselta, mutta yleisempi ”ni” tulkitaan tarkoittamaan koko yritystä ja sitä on soveliasta käyttää. Pr-viesteissä voidaan teititellä tai Du-sanaa käyttäen. Sähköposti on tärkein viestintäväline. Suositellaan nimitettävän e-post/e-brev, mutta suosituin on mail.

Faktat Puhelinviestintä on tärkeää ja sms kelpaa epävirallisiin vahvistuksiin liike-elämässäkin. Puhelinvastaajia käytetään myös paljon. Faksia käytetään usein satunnaisviestintään tai faksien vastaanottamiseen asiakkailta. Liikeviestin on hyvä olla positiivinen, ystävällinen, lyhyt ja selkeä. Pitkiä sanoja pyritään välttämään målsättning -> mål. Tutullekaan asiakkaalle ei kirjoiteta puhekielellä. Turhat sanat karsitaan pois. Vanhanaikaisten sanojen käyttöä vältetään. Käytetään kevyitä rakenteita. Ei suosita pitkiä lauseita ja lauseenvastikkeita. Pilkkua käytetään säästeliäästi. Viestin sävyn on hyvä olla aktiivinen. Oikeakielisyys kertoo vastaanottajan olevan tärkeä. Pr-viestien tyyli voi olla yksilöllisempi, tyylikkäämpi ja vaihtelevampi kieleltään.

Liikeviestin rakenne Yhtiömuotojen nimikkeissä on pieniä eroja. (AB -> Ab..) Katuosoitteet määräisessä muodossa (Kungsgatan). Postilokero lyhennetään PB tai Box. Postinumero ryhmitellään 116 46 STOCKHOLM. Puhelinnumerot ryhmitellään mieluiten kahden pareissa tai osin kolmittain. Päivämäärä kirjataan vuosi, kuukausi, päivä: 2011-01-18.

Suomessa ei laiteta negatiivista otsikkoa.

Myyntikirje Yritysten välinen liikesuhde voidaan aloittaa myyntikirjeellä. Tällä houkutellaan yrityksiä kumppaneiksi tai tuotteen jälleenmyyjiksi. Myös kuluttaja-asiakkaalle voidaan lähettää myyntikirjeitä. Panostetaan tyyliin, asetteluun ja kieleen.

Tarjouspyyntö Tarkemmin määritelty pyyntö saada hinta tietyille tuotteille tietyillä ehdoilla. Ruotsissa termit offertförfrågan/offertforfrågning tai begäran om offert. Suomessa taas anbudsbegäran tai anbudsförfrågan. Aloitetaan kertomalla mistä yhteistieto on saatu tai miksi kirjoitetaan, jos viesti on ensimmäinen kontakti tavarantoimittajaan. On asiallista kertoa omasta yrityksestä kun kyseessä on ensikontakti. Voidaan myös pyytää tietoja tai ehdottaa yhteistyötä. Tarjouspyyntö voidaan lopettaa ilmoittamalla koska tarjous viimeistään halutaan.

Kielteinen vastaus ja kiitoskirje Kielteisiä vastauksia lähetetään esimerkiksi kutsuihin. Kielteinen vastaus lähetetään useimmiten s-postitse, mutta pr-yhteyksissä lähetetään mielellään yhtä tyylikäs vastaus kuin mitä itse kutsukin on ollut. Myös tarjouspyyntöihin voidaan vastata vaikka ei voitaisikaan tarjota tuotteita, mutta silti halutaan kertoa esim. mitä muita tuotteita yrityksellä on tarjota. Kiittäminen on tärkeää ruotsalaisille. Kiittää voidaan kutsusta, muistamisesta, onnitteluista, juhlasta, mukavasta illasta jne. Kiittää voidaan jopa kiitoksista.

Asiakastiedote Asiakastiedote on kumppanuussuhteissa tärkeä tapa informoida esim. jälleenmyyjää. Asiakastiedote voi olla joko arkinen s-posti tai pr-tason viestintää.