Toimintajärjestelmän rakentaminen ASIAKIRJAT Toimintajärjestelmän rakentaminen

MITÄ OVAT ASIAKIRJAT Viiteohjeet Menettelyohjeet Työohjeet Lomakkeet

MÄÄRITÄ OIKEUKSIA TAI MUOKKAA ASIAKIRJAA ASIAKIRJAN ELINKAARI MÄÄRITÄ OIKEUKSIA TAI MUOKKAA ASIAKIRJAA VERSIOHALLINTA TARKASTA HYVÄKSY VERSIO 1 TALLENNA VERSIO 2 VERSIO 3 VERSIO 4 ASIAKIRJAT LÖYTYVÄT YHDESTÄ PAIKASTA POISTA HYVÄKSYNTÄ POISTA TARKASTUS POISTA LOPULLINEN POISTO ARKISTO

Strateginen suunnittelu ASIAKIRJAPUU JOHTAJUUS Johdon katselmus Strateginen suunnittelu HENKILÖSTÖ Kehittäminen ← Versiohallinta TOIMINTA- PERIAATTEET

ASIAKIRJOJA VOIDAAN HAKEA… Prosessilinkin avulla Toimintakäsikirjalinkin avulla Asiakirjapuun avulla Hakukoneen avulla

ASIAKIRJAN METATIETO Nimi Vastuuhenkilö (tallentaja) Tallennuspäivämäärä Laatija Tarkastaja Hyväksyjä Kuvaus Tallennustaso Hakusanat (indeksointi) Standardit Julkaisu- ja vanhenemispäivämäärä Linkit kohteista Versiot ja tehdyt muutokset päivämäärineen Pysyvä linkki Tiedoston koko

MILLOIN ASIAKIRJASTA LÄHTEE VIESTI? (Kun tarkastus ei ole käytössä) Viestit hyväksyjälle Asiakirjan tallennuksen jälkeen lähtee viesti hyväksyjälle (IMS-viesti: ”Asiakirja <nimi> odottaa hyväksymistä”) Asiakirjan tallentajan (vastuuhenkilön) klikatessa ”lähetä viesti hyväksyjälle” lähtee viesti hyväksyjälle (IMS-viesti tai IMS-viesti sekä sähköpostiviesti) Viestit katsojille Asiakirjan hyväksynnän jälkeen lähtee viesti katsojille (IMS-viesti: ”Asiakirja <nimi> tallennettu”)

MILLOIN ASIAKIRJASTA LÄHTEE VIESTI? (Kun tarkastus on käytössä) Viestit tarkastajalle Asiakirjan tallentamisen jälkeen lähtee viesti tarkastajalle (IMS-viesti: ”Asiakirja <nimi> odottaa tarkastusta”) Asiakirjan tallentajan (vastuuhenkilön) klikatessa ”lähetä viesti tarkastajalle” lähtee viesti tarkastajalle (IMS-viesti tai IMS-viesti sekä sähköpostiviesti) Viestit hyväksyjälle Asiakirjan tallennuksen jälkeen lähtee viesti hyväksyjälle (IMS-viesti: ”Asiakirja <nimi> odottaa hyväksymistä”) Asiakirjan tallentajan (vastuuhenkilön) klikatessa ”lähetä viesti hyväksyjälle” lähtee viesti hyväksyjälle Viestit katsojille Asiakirjan hyväksynnän jälkeen lähtee viesti katsojille (IMS-viesti: ”Asiakirja <nimi> tallennettu”)

MILLOIN ASIAKIRJASTA LÄHTEE VIESTI? Viestit erillisille postitusryhmille (tiedoksi) Halutessa voidaan käyttää erillisiä katsoja- ja postitusryhmiä (Ylläpidosta järjestelmänvalvoja oikeuksilla voi kytkeä toiminnallisuuden päälle) Jos ominaisuus on päällä, pitää asiakirjalle erikseen määritellä postitusryhmä jotka saavat viestin asiakirjan tallennuksista. Katsojat voivat kuitenkin normaalisti katsoa asiakirjoja. (HUOM! Postitusryhmään kuuluminen ei anna katsojaoikeuksia!) Asiakirjan hakija näkee asiakirjan kohdalla punaisen vilkkuvan ilmoituksen jos asiakirja on vanhentunut Asiakirjan vastuuhenkilö saa viestin asiakirjan vanhenemisesta vanhenemispäivää seuraavana päivänä