Toimintajärjestelmän rakentaminen

Esitys aiheesta: "Toimintajärjestelmän rakentaminen"— Esityksen transkriptio:

1 Toimintajärjestelmän rakentaminen
MITTARISTO Toimintajärjestelmän rakentaminen

2 TOIMINTAJÄRJESTELMÄN SISÄLLÖN LUONNIN VAIHEET
Prosessikartan kuvaaminen Prosessihierarkian luominen Lehtitason prosessien kuvaaminen (Asiakirjapuun rakenteen luominen) (Asiakirjojen tuonti järjestelmään) Asiakirjalinkkien tekeminen prosesseille Mittariston rakenteen suunnittelu ja toteutus Mittarien rakentaminen Mittarilinkkien tekeminen prosesseille Ulkoisten tietolähteiden luominen

3 MITTARISTON RAKENTAMISEN VAIHEET
Selvitä… Mitä mitataan? Miten mittarit ryhmitellään? Mikä on mittariston hierarkia? Miten mittari rakentuu? (kaava, logiikka, hierarkia) Mikä on mittarin yksikkö? Mikä on mittarin mittausväli? Mistä mittarin tiedot voidaan hakea?

4 KOKONAISUUDEN SUUNNITTELU
Yksi mittari kelpaa mittaushetken alusta tähän päivään asti Samaa alkeistietoa voidaan jatkojalostaa eri tavoilla (laskukaavalla, ajan suhteen, vertaillen) Tieto saadaan Exceliin halutessa automaattisesti Tavoitearvoja voidaan muuttaa Mittarin tietojen haku voidaan automatisoida → työn määrä vähenee Mittareista saadaan yleisnäkymä

5 IMS MITTARISTO ON KOLMITASOINEN
III Taso Näkökulmat II Taso Mittarit Alkeistiedot I Taso

6 MITTARISTO Y-akseli Mitattu arvo X-akseli Aika

7 MITEN RAKENTAA MITTARISTO
Johtoryhmä Toimiala A Toimiala B Yksikkö A1 Yksikkö A2 Yksikkö B1 Yksikkö B1

8 MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA
Talousnäkökulma Asiakasnäkökulma E2E Mittari 1 E2E Mittari 2 Prosessinäkökulma Henkilöstö ja kehittäminen

9 MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA
Talousnäkökulma Ydinprosessi 1 Mittari 1 Mittari 2 Asiakasnäkökulma Prosessinäkökulma Henkilöstö ja kehittäminen Ydinprosessi 2 Mittari 3 Mittari 4

10 MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA
Prosessi 1 Mittari 1 Mittari 2 Prosessi 2 Mittari 3 Mittari 4 Prosessi 3 Mittari 5 Mittari 6

11 MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA
Talousnäkökulma Yksikkö 1 Mittari 1.1 Mittari 2.1 Asiakasnäkökulma Prosessinäkökulma Henkilöstö ja kehittäminen Yksikkö 2 Mittari 2.2 Mittari 1.2

12 MITTARIN MUODOSTAMINEN
yksinkertaisimmillaan laskukaava Tarjousten lukumäärä [kpl] = Tarjousten lukumäärä [kpl] ALKEISTIETO MITTARI Tarjousten lukumäärä Mittausväli: kuukausi Mittausyksikkö: kpl Tarjousten lukumäärä Mittausväli: kuukausi Mittausyksikkö: kpl SUMMA

13 MITTARIN MUODOSTAMINEN
Aikaa muuttamalla laskukaava Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] = Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] ALKEISTIETO MITTARI Tuotannon raaka-ainekäyttö Mittausväli: viikko Mittausyksikkö: tonni Tuotannon raaka-ainekäyttö Mittausväli: kuukausi Mittausyksikkö: tonni SUMMA

14 MITTARIN MUODOSTAMINEN
Aikaa ja tiivistelmää muuttamalla laskukaava Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] = Tuotannon raaka-ainekäyttö [t] ALKEISTIETO MITTARI Tuotannon raaka-ainekäyttö Mittausväli: viikko Mittausyksikkö: tonni Tuotannon raaka-ainekäyttö Mittausväli: kuukausi Mittausyksikkö: tonni KESKIARVO

15 MITTARIN MUODOSTAMINEN
Useampaa alkeistietoa käyttäen (laskukaava) laskukaava Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl] x 100 Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl] + Toimittajien toteutumattomat toimitukset [kpl] Toimittajien toteutuneet toimitukset [kpl] Toimittajien toimitusvarmuus [%] Toimittajien toteutumattomat toimitukset [kpl]

16 MITTARIN MUODOSTAMINEN
Useampaa alkeistietoa käyttäen (laskukaava) laskukaava Hyväksytyt tarjoukset [kpl] x 100 = Tarjousten kiinniottoprosentti [%] Hyväksytyt tarjoukset [kpl] + Hylätyt tarjoukset [kpl] Hyväksytyt tarjoukset [kpl] Tarjousten kiinniottoprosentti [%] Hylätyt tarjoukset [kpl]

17 MITTARIN MUODOSTAMINEN
Useampaa alkeistietoa käyttäen laskukaava Hyväksytyt tarjoukset [kpl] ; Hylätyt tarjoukset [kpl] = Hyväksytyt ja hylätyt tarjoukset [kpl] Hyväksytyt tarjoukset [kpl] Hyväksytyt ja hylätyt tarjoukset [kpl] Hylätyt tarjoukset [kpl]

18 MITTARIN MUODOSTAMINEN
Vertailumittarin muodostaminen laskukaavalla laskukaava Tuotanto Turku [kpl] ; Tuotanto Tampere [kpl] ; Tuotanto Oulu [kpl] = Organisaation tuotanto [kpl] Organisaation tuotanto yksiköittäin

19 LAATUKUSTANNUKSET -MITTARI
Mittarin muodostaminen laskukaavalla laskukaava Ennaltaehkäisy [€] + Valvonta [€] + Sisäiset virheet [€] + Ulkoiset virheet [€] = Laatukustannukset [€] Poikkeamat [€] + Tehottomat prosessit [€] Ennaltaehkäisy [€] MITTARI Laatukustannukset [€] Valvonta [€] Sisäiset virheet [€] Poikkeamat [€] Tehottomat prosessit [€] Ulkoiset virheet [€]

20 MITTARIN MUODOSTAMINEN
Kuvaajaa muuttamalla (kuvaaja: vertaile vuosia) laskukaava Toteutuneet tulot [€] = Toteutuneet tulot [€] ALKEISTIETO MITTARI Toteutuneet tulot 1/2009 – 4/2010 Toteutuneet tulot SUMMA

21 TAVOITTEET Mittarin tavoitteet määritellään tavoite kerrallaan (esimerkissä kaksi raja-arvoa: ≥ ja > ) Alin väri ei näy Mittarin tavoiteväri tulee viimeisimmän täyteen kuluneen mittausvälin mukaan Jos päivämäärä on mittarin tarkastelun ajanhetkenä , on joulukuu vielä ”kesken”, joten viimeisen mitattu arvo on marraskuulta 2010 = € Tavoiteväri on keltainen, koska Raja-arvo > € > raja-arvo

22 ASETA MITTARI SEURANTAAN
Määrittele mittarille tavoitteet Aseta mittari seurantaan Määritä ylittävät ja alittuvat tavoitteet Valitse hälytettävät ryhmät Valitse lähetettävä viesti Alkeistiedot päivittyvät Viestit lähtevät (vain jos muutoksia on tapahtunut) Viesti saapuu sähköpostiin järjestelmän ylläpitotoimintojen aikana (oletus klo 02:30 yöllä) Määrittele tavoitteet Aseta seurantaan Alkeistiedot päivittyvät Viestit lähtevät

23 MITTARILINKKI PROSESSIKAAVIOSSA

24 MITTARILINKKI VAIHEIDEN KUVAUKSISSA

25 MITTARILINKKI YHTEENVEDOSSA

26 MITTARISTON HAKEMISTORAKENTEITA
Autoala KKY Elintarvikeala Hamina Rakennusala Kone- ja metalliala Kotka Rakennusala Anjalankoski Elintarvikeala Rakennusala (Kotka ja Hamina) Elintarvikeala (Hamina ja Anjalankoski) Kone- ja metalliala (Kotka)

27 KESKEYTTÄMISASTE - KAAVOJA
HAMINAN AUTOALAN KESKEYTTÄMISASTE [%] laskukaava Hamina autoala keskeyttäneet [hlö] x 100 Hamina autoala läsnäolevat [hlö] RAKENNUSALAN KESKEYTTÄMISASTE [%] laskukaava ( Hamina rakennusala keskeyttäneet [hlö] + Kotka rakennusala keskeyttäneet [hlö] ) x 100 ( Hamina rakennusala läsnäolevat [hlö] + Kotka rakennusala läsnäolevat [hlö] )

28 VAIKUTTAVUUSINDEKSI 25 % 25 % 50 % PÄÄTÖSTEN MÄÄRÄ PÄÄTÖSTEN TALOUDELLINEN ARVO PÄÄTÖSTEN MERKITTÄVYYS + + + + + + 1-luokan päätökset (kpl) 2-luokan päätökset (kpl) 3-luokan päätökset (kpl) 1-luokan päätökset (kpl * 10) 2-luokan päätökset (kpl * 50) 3-luokan päätökset (kpl * 100)

29 VAIKUTTAVUUSINDEKSI 2005 = 100
25 % 25 % 50 % PÄÄTÖSTEN MÄÄRÄ 500 kpl = 100 PÄÄTÖSTEN TALOUDELLINEN ARVO € = 100 PÄÄTÖSTEN MERKITTÄVYYS = 100 + + + + + + 1-luokan päätökset (kpl) 2-luokan päätökset (kpl) 3-luokan päätökset (kpl) 1-luokan päätökset (kpl * 10) 2-luokan päätökset (kpl * 50) 3-luokan päätökset (kpl * 100)

30 MIKÄ ON LINKKIEN JA LIITTYMIEN VÄLINEN ERO?
Liittymät Hakevat dataa toisesta järjestelmästä ERP IMS ALKEISTIEDOT

31 MIKÄ ON LINKKIEN JA LIITTYMIEN VÄLINEN ERO?
Linkit Viittaavat toisen järjestelmän tietosisältöön Tarjouspohja.doc IMS

32 TIEDON KERÄÄMINEN MUISTA JÄRJESTELMISTÄ
Haettavat tiedot Mittausajankohta Mitattu arvo Ulkoiset lähteet Excel-tiedosto Relaatiotietokannat Ulkoiset lähteet ajastetaan päivittymään automaattisesti SELECT t1.Text, AVG(t2.Text) FROM IMSReportData AS t1, IMSReportData AS t2 WHERE t1.ReportId IN(SELECT Id FROM IMSReport WHERE LinkReportId = 1) AND t2.ReportId = t1.ReportId AND t2.RowOrder IN(SELECT RowOrder FROM IMSReportTemplateData WHERE Id IN(21, 22, 23, 24, 25, 26, 27)) AND t2.Text != "" AND t1.RowOrder IN(SELECT RowOrder FROM IMSReportTemplateData WHERE Id = 28) GROUP BY 1;

33 EXCEL-TIEDOSTO TIEDON LÄHTEENÄ
Tallenna Excel-tiedosto verkkoympäristöön Luo uusi ulkoinen lähde Excel-tiedostoon Kytke ulkoinen lähde alkeistiedolle Luo alkeistiedosta mittari Excel- tiedosto Ulkoinen tietolähde Alkeistieto Mittari

34 TIEDON KERÄÄMINEN MUISTA JÄRJESTELMISTÄ
Sisäiset lähteet Raportointi -osio Asiakasreklamaatiot Sisäiset auditoinnit kehityskohteet

35 KYSELYN VIEMINEN ALKEISTIEDOKSI
HYVÄKSY RAPORTTI TEE LISÄYKSET TÄYTÄ RAPORTTI Reititys LUO RAPORTTIPOHJA VARASTOINTI IMS:ssa LUO MITTARI KYTKE ALKEISTIEDOLLE LUO UUSI TIETOLÄHDE TEE KYSELY

36 KORJAAVAT TOIMENPITEET

37 KORJAAVAT TOIMENPITEET

38 MITEN PROSESSIKAAVIO NIVOO ASIAT YHTEEN?
Prosessikuvaukset Asiakirjat Tallenteet Mittarit

39 MITTARILINKIT PROSESSEISSA

40 ORGANISAATIORAKENTEEN MUKAISET MITTARIT
Mittarilinkit Mittaritasoihin Yksittäisiin mittareihin