Asiakirjahallinnon metatieto Tietoa tiedosta - tietoa metatiedosta -seminaari 10.4.2003 Sota-arkiston johtaja Jaana Kilkki
Mistä puhutaan? metatiedosta ja toiminnallisuudesta, jonka avulla digitaalisessa ympäristössä toteutetaan asiakirjahallinnon ja arkisto- toimen tavoitteet ja tehtävät sekä tietoresurssien löytymisen ja esille saamisen (resource discovery) että tie- toresurssien hallinnan (resource management) metatiedoista Sota-arkisto
International Recordkeeping/Records Management Metadata Initiatives: Report and Recommendations for DC Advisory Board John Roberts, Archives New Zealand Andrew Wilson, National Archives of Australia 2002-04-23 http://dublincore.org/groups/government/DCMIResourceManagement.html Sota-arkisto
Mikä on asiakirjahallinnon tavoite? varmistaa tiedon todistusvoimaisuus or- ganisaation toiminnan jatkuvuuden ja yhteiskunnan kollektiivisen muistin tar- peisiin elinkaari: tiedon siirtäminen ajasta ja käyt- töympäristöstä toiseen, arvon määrittely kontekstuaalisuus: kuka, mitä, miksi, mil- loin, missä, miten Sota-arkisto
Mitä todistusvoimaisuus käsittää? eheyden: tietoresurssi on täydellinen ja muuttama- ton, lisäykset ja täydennykset on dokumentoitu autenttisuuden: tietoresurssin voidaan osoittaa olevan mitä väittää olevansa ymmärrettävyyden: tietoresurssi on tulkittavissa toisessa käyttöympäristössä ja ajassa luotettavuuden: sisältö on kattava ja paikkansa- pitävä, siihen voidaan luottaa jatkotoimenpiteen pohjana Sota-arkisto
Asiakirjahallinnon metatieto yksilöi asiakirjat ja varmistaa niiden löytämisen ja käyttöön saamisen osana muita informaatioresursseja identifiointi, sisällön kuvaus varmistaa asiakirjojen ymmärrettävyy-den ja tulkittavuuden kontekstin, rakenteen ja käytön kuvaus Sota-arkisto
Asiakirjahallinnon metatieto toteuttaa asiakirjallisen tiedon lainsää-dännön mukaisen hallinnan käyttöönsaamista, käyttöä ja hävittämistä koskevien ehtojen kuvaus/määrittely, hal-linta ja toimeenpano asiakirjojen laadinta-, käsittely- ja hallinta-toimenpiteiden dokumentointi Sota-arkisto
Kansainväliset hankkeet 1/2 Kansainväliset hankkeet metatietomäärittelyt osana järjestelmien toiminnallisten vaatimusten määrittelyä USA: DoD 5015.2 (http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/p50152s2.doc) Eurooppa: EU MoReq (www.cornwell.co.uk/moreq) Iso-Britannia: PRO (www.pro.gov.uk/recordsmanagement/erecords/1999reqs) ISO 15489 Records Management hankkeilla asiakirjahallinnon metatietostan- dardi Sota-arkisto
Kansainväliset hankkeet 2/2 Kansainväliset hankkeet Australia SPIRT Recordkeeping Metadata Research Project (www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/) Australian Kansallisarkiston metatieto- määrittely RKMSCA State Records Authority of NSW:n metatietomäärittely Sota-arkisto
Kansalliset määrittelyt 1/2 Kansalliset määrittelyt JHS 143 asiakirjojen kuvailuformaatti implementointi useiden hallinnonalojen asiankäsittelyjärjestelmissä Sota-arkisto
Kansalliset määrittelyt 2/2 Kansalliset määrittelyt arkistolaitoksen SÄHKE-hanke (www.narc.fi/sahke) sähköisesti säilytettävän asiankäsittelyjär-jestelmän toiminnallisten vaatimusten ja metatietojen määrittely puolustusvoimien asiakirjojen hallinnan metatietomäärittely missä tahansa tietojärjestelmässä tuotetta- van tiedon todistusvoimaisuuden varmista- minen Sota-arkisto
Metatietomäärittelyjen vertailu Asiakirjallisuus SÄHKE PvAH JHS 143 Elinkaari -dokumentin löytyminen ja esille saaminen osana muita tietoresursseja -ei täytä asiakirjojen hallinnan vaatimuksia -tietojen asiakirjallisuuden varmistaminen elinkaaren aktiivivaiheessa -määrittelee metatiedot yk- sittäisen asiakirjan tasolla -sähköisesti säilytettävän arkistokokonaisuuden hallinnan edellyttämien metatietojen määrittely Sota-arkisto
Sota-arkisto 31. Suostumus sähköiseen tiedoksiantoon 33. Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu 34. Asiakirjan sähköinen allekirjoitus 35. Merkintä sähköisestä tiedoksiannosta Sota-arkisto
Asiakirjahallinnon metatiedot kansallisessa kontekstissa AMS ohjaa asiakirjojen hallintaa liittää yksittäisen asiakirjan osaksi arkiston hierarkista rakennetta tärkeä asiakirjan metatietoarvojen lähde asian käsittelyn metatiedot ovat asiakir- jan kontekstitietoja erilaisten asioiden hallintajärjestelmien tai asiarekisterien tuottamat metatiedot Sota-arkisto
Asiakirjahallinnon metatieto Tietoa tiedosta - tietoa metatiedosta -seminaari 10.4.2003 Sota-arkiston johtaja Jaana Kilkki