Projektipäällikkö Leena Palmén VM/VNTHY

Esitys aiheesta: "Projektipäällikkö Leena Palmén VM/VNTHY"— Esityksen transkriptio:

1 13.2.2007 Projektipäällikkö Leena Palmén VM/VNTHY
Projektisuunnitelma Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet (VM003:00/2007) Projektipäällikkö Leena Palmén VM/VNTHY

2 Projektisuunnitelma: Projektin kuvaus
Projektin nimi Yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet Projektin tarkoitus / tehtävä Laatia suositus VN:n tietojärjestelmissä käytettävistä yhtenäisistä metatiedoista ja niiden merkintäjärjestelmistä sekä yhtenäisistä asiakirjojen tietorakenteista, toimintaohjelma suosituksen käyttöönotosta ja mahdollisesti selvitys VN:n keskitetyn metatietopalvelun toteutustavasta. Projektin tulos Luodaan mahdollisuus valtioneuvoston tiedon sujuvan kulun ja tietovarastojen hallitun yhteiskäyttöisyyden kehittymiselle VN:ssä käytössä olevien tietojärjestelmien integroitavuus paranee, tiedonhaku ja sen kehittäminen eri järjestelmistä mahdollistuu Tietojärjestelmien kehittäminen sekä tiedon tuottaminen järjestelmiin standardoituu valmiiden metatietojen ja tietorakenteiden avulla. Resurssit kohdennetaan niin, että metatietojärjestelmän kehittäminen ja metatietojen (ml. merkintäjärjestelmät)) ylläpito on mahdollista ja voidaan vastuuttaa Luodaan yhteiset metatietosisällöt ja rakenteet, jotka on mahdollista ottaa käyttöön VN:n keskitetyn metatietopalvelun kautta

3 Projektisuunnitelma: Projektin kuvaus (jatkuu)
Projektin tuotokset Vaihe1: Laaditaan suositus VN:n tietojärjestelmissä käytettävistä yhtenäisistä metatiedoista ja tietorakenteista Tarkastelussa ovat VN-tasoiset prosessit (esim. säädösvalmisteluprosessi, ml. EU-valmistelu, muut EU-asiat, hallitusohjelman toteutus- ja seurantaprosessit, budjettiprosessi, jne), joita hoidetaan yhteisillä asiakirja/asiankäsittely/ julkaisujärjestelmillä (tällä hetkellä mm. PTJ, Eutori, HARE). Lähtökohtana ovat JHS- suositukset, SÄHKE-määritykset sekä RASKE-hankkeessa tehdyt metatietoja koskevat selvitykset Selvitetään, mitä metatietoja ja tietorakenteita VN:n yhteisiä prosesseja tukevien järjestelmien yhteentoimivuus edellyttää mukaan lukien yhteydet Eduskunnan järjestelmiin. Valitaan/priorisoidaan ne metatiedot, joiden käyttö tulee yhtenäistää ja määritellään pakolliset/suositeltavat metatiedot. Yhtenäistäminen koskee vain yhteentoimivuuden kannalta välttämättömiä metatietoja eikä sulje pois organisaatioiden omien metatietojen/tietorakenteiden käyttöä. Määritellään pakollisten metatietojen merkintäjärjestelmät (metatietoelementtien arvot). Hyödynnetään mahdollisimman pitkälle valmiina olevia metatietovarantoja ja standardeita. Selvitetään mahdollisuudet ja tehdään ehdotus, miltä osin voidaan ottaa käyttöön rakenteiset asiakirjat VN-tasoisissa prosesseissa eri organisaatioiden välillä liikkuvien asiakirjojen osalta

4 Projektisuunnitelma: Projektin kuvaus (jatkuu)
Projektin tuotokset Vaihe 2: Laaditaan toimintaohjelma yhtenäisten metatietovarantojen käyttöönottamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi Kun yhteentoimivuuteen tarvittavat metatiedot on suosituksen kautta standardoitu, on tärkeää varmistaa, että kaikissa käynnissäolevissa tai käynnistyvissä VN-tasoissa tietojärjestelmähankkeissa sovelletaan suosituksen mukaista metatietomääritystä. VN:n tietojärjestelmät ovat eri ikäisiä ja eri kehitysvaiheissa. Siksi kattavaan yhteentoimivuuteen päästään vasta kaikkien tietojärjestelmien uudistuksen jälkeen. Toimintaohjelmassa laaditaan suunnitelma suosituksen käyttöönotosta VN:n yhteisissä tietojärjestelmissä. Suositus luo pohjan sille, että yhteentoimivuuden lisäämiseksi voidaan haluttaessa tehdä järjestelmämuutoksia ennen niiden elinkaaren päättymistä Suunnitellaan metatietovarantojen ja tietorakenteiden tuottamisen/ylläpidon vastuut, organisointi ja resursointi sekä varmistetaan, että metatietosuositus on kaikkien VN-tasoisia tietojärjestelmiä suunnittelevien tiedossa.

5 Projektisuunnitelma: Projektin kuvaus (jatkuu)
Projektin tuotokset (Vaihe 3: Metatietopalvelun suunnittelun aloittaminen) Tämä vaihe on optio, jonka toteuttaminen päätetään erikseen riippuen vaiheiden 1 ja 2 etenemisestä. Päätöksentekoon vaikuttaa mm. VN-asiasanaston web service ratkaisusta saadut kokemukset Tavoitteena on, että metatiedot ja tietorakenteet tuotetaan ja niitä ylläpidetään järjestelmissä teknisin ratkaisuin järjestelmiä palvelevan metatietopalvelun kautta. Vaiheen 3 aikana kartoitetaan metatietopalvelun käynnistämiseksi tarvittavat tekniset ratkaisut yhtenäisten metatietojen tuottamiseksi eri järjestelmiin Yhteisen VN-hakukäyttöliittymän suunnittelu yhteisiin tietojärjestelmiin

6 Projektisuunnitelma: Projektin kuvaus (jatkuu)
Projektin rajaukset / riippuvuudet Keskeiset liittyvät hankkeet: VNK: VN:n asiasanaston web service –rajapintapilotti Valtipa: Sähke-normin vaikutukset ministeriöiden AMS:eihin (OM: tieto- ja tietohallintotuki) Raske 2 – jatkohankkeet Seurattavat hankkeet: ValtIT: yhteentoimivuus (Siponen), dokumentinhallinta (Salmenkivi) rakenteisten asiakirjojen mahdollinen JHS-standardointi Mahdolliset kohteet, joissa tuloksia voidaan hyödyntää Mahti-hankkeen metatietomäärittely, jos v. 2007 VNLib kirjastojärjestelmä Senaattorin uudistus, jos toteutuu v. 2007 Eduskunnan järjestelmien uusiminen ( ) HARE 3 Konkreettiset tavoitteet ja mittarit Suositus ja toimintaohjelma dokumentoitu ja hyväksytty. Suositus otettavissa käyttöön käynnissä olevissa tai käynnistymässä olevissa tietojärjestelmähankkeissa. Projektimateriaalia Oheiseen asiakirjaan on koottu projektiin liittyviä selvityksiä, suosituksia ja muuta tausta-aineistoa. Luettelo tarkentuu projektin aikana.

7 Projektisuunnitelma: Organisointi
Projektin omistaja VNTHY – VALTIPA Projektin ohjausryhmä Valtipa – valtioneuvoston tietopalveluiden yhteistyöryhmä Projektipäällikkö Leena Palmén VM/VNTHY Projektiryhmä Henri Ryhänen/VNK, Päivi Virta/EK, Markku Kraft/SM Projektiryhmä kuulee asiantuntijoita, esim.: Metatiedot: Marit Olander/Jani Stenvall Valtipa-ryhmät ja koordinaattori (asiakirjahall/asiasanastotr) MAHTI-hanke Kansallisarkisto: Päivi Happonen VNTHY: Tanja Rönn, Tuire Paajanen, Raimo Mankinen EUTORI/PTJ/HARE –asiantuntijat (Eutori/Liikanen) ValtIT: Toini Salmenkivi, Aki Siponen OM:Teija Inkilä Eduskunta: Olli Mustajärvi; Maija-Liisa Jääskeläinen Resurssitarvearvio Virkatyönä VNTHY 1 htv, projektiryhmän jäsenten resurssiarvio täsmentyy tarkemmassa tehtäväsuunnittelussa Karkea aikataulu Vaihe 1: 2/07-6/07, vaihe 2: 7/07-12/07 (vaihe 3 9/07-12/07) Tuotoksien hyväksyntä Ohjausryhmä hyväksyy yhtenäistettävien metatietojen valintakriteerit suosituksen yhtenäistettävistä metatiedoista toimintaohjelman Viestintä Ks. viestintäsuunnitelma Riskien hallinta Ks. riskianalyysi

8 Hyötyjen saavuttamisen riskianalyysi
riskin nimi/ kuvaus keskeiset toimenpiteet riskin ehkäisemiseksi Omistaja / seuraaja R1 Projektin ohjausryhmässä ei päästä sopimukseen metatietosuosituksen sisällöstä Yhteisen vision luominen ja tavoitteen markkinointi koko hankkeen ajan Suosituksen laadunvarmistus mahdollisimman laajapohjaisen valmistelun kautta Säännöllinen ohjausryhmäkäsittely Projektiryhmä/ Ohjausryhmä R2 Ei päästä sopimukseen yhtenäisten metatietovarantojen ylläpidosta ja kehittämisestä Yhteisen vision luominen ja tavoitteen markkinointi koko hankkeen ajan, jotta tarvittavat resurssit voidaan varmistaa R3 Yhtenäisiä metatietoja ei oteta käyttöön käynnistyvissä hankkeissa Tiivis viestintä ja avoin yhteistyö asianosaisten kanssa Metatietosuosituksen laadunvarmistus ja käyttökelpoisuuden varmistaminen laajapohjaisen valmistelun kautta Projektiryhmä/ Ohjausryhmä

9 Viestintäsuunnitelma
Mitä ja miksi Kohde ja tavoite Ajoitus Viestintämenetelmä Tiedottaminen hankkeen aloittamisesta ja etenemisestä sekä tavoitteista riskien toteutumisen ehkäisemiseksi Valtipan eri työryhmät: (erityisesti asiakirjahallinnon ryhmä ja asiasanastotyöryhmä) Sitoutuminen hankkeen tavoitteisiin Jatkuva Projektipäällikkö ja –ryhmä MAHTI-hanke ja muut käynnistyvät yhteiset hankkeet Tulosten hyödynnettävyys Valtti, Viestintäpäälliköt Tavoitteena sitoutuminen hankkeen tavoitteisiin Tarpeen mukaan ValtIT – hankkeet muut liittyvät hankkeet – yhteistyön varmistaminen ja päällekkäisen kehittämistyön välttäminen