PIIRIAPURAHOJEN HAKEMINEN JA MYÖNTÄMISMISPERUSTEET Erkki Ilus Kalastajatorppa 22.11.2018

Piiriapurahat Hankkeiden on oltava yhdenmukaisia TRF:n toiminta-ajatuksen kanssa. Piiriapurahoilla rahoitetaan piirien tai klubien pienehköjä paikallisia tai kansainvälisiä hankkeita, jotka kohdistuvat oman tai ulkomaisen yhteiskunnan tarpeisiin. Piiri saa itse päättää mitä aktiviteetteja se haluaa tukea näillä apurahoilla. Hankkeilta edellytetään rotarien aktiivista osallistumista. TRF vaatii apurahan saajan kvalifioitumista, joka tapahtuu alle-kirjoittamalla Memorandum of Understanding (MoU) asiakirja. Tällä TRF varmistaa, että piireillä / klubeilla on sellainen infra- struktuuri ja riittävää osaamista voidakseen vastuullisesti toteuttaa hankkeen.

Piiriapurahojen painopistealueet Piirissä 1420 Rotarypiirin 1420 alueelle toimivat klubit voivat hakea piiriltä apurahaa ensisijaisesti rotaryaatteen mukaisiin humanitaarisiin hankkeisiin, joiden tarkoitus on: parantaa sosiaalista tai terveydenhuoltoa tukea koulutusta auttaa vähäosaisia tai nuorisotyötä tai ympäristönsuojelua edistäviin hankkeisiin. Nuorisovaihdosta klubeille aiheutuvat kustannukset eivät voi sellaisenaan olla piiriapurahan hakemisen perusteena, so. niitä ei tueta pelkkänä ”tilisiirtona”, ellei hakemukseen liity klubin muuta nuorisovaihtoon liittyvää toimintaa.

Piiriapurahojen haku Piirin Rotarisäätiökomitea julistaa piiriapurahat haettavaksi vuosittain tammikuussa. Klubien on jätettävä apuraha-hakemukset joko sähköpostitse tai postitse 15.3. mennessä.

(337 kB) Piirikonna abirahadest antavad stipendiumid. (482 kB) 018) Piirin 1420 ohjeet apurahojen hakemiseksi (päivitetty 3.1.2018) Global Grant hakuohje piirissä 1420.pdf (512 kB) Piiriapurahojen hakeminen ja raportointi.pdf (349 kB) Piirikonna abiraha ja taotlemine jaruandlus.pdf (464 kB) Stipendien hakuohje.pdf (337 kB) Piirikonna abirahadest antavad stipendiumid.pdf (343 kB) Klubin yhteistyösopimus piiri 1420.doc (75 kB) Paul Harris Fellow -tunnustuksen hakuohjeet.pdf (482 kB) (337 kB) Piirikonna abirahadest antavad stipendiumid. (482 kB) 018)

Hakemukselle asetetut vaatimukset Hakemukseen on liitettävä klubin yhteistyösopimus (MoU) allekirjoitettuna. Apurahan saamisen edellytyksenä on, että klubi on tehnyt rahalahjoituksen Rotarysäätiön (TRF) vuosirahastoon vähintään kerran viimeisten kolmen vuoden aikana (esim. PDF). Hakemuksessa tulee olla tiedot rahalahjoituksen tekemisestä (vuosi, summa), muussa tapauksessa apurahaa ei myönnetä. Klubin tulee lähettää ainakin yksi edustaja piirin vuosittain järjestämään rotarysäätiöseminaariin. Hakemuksessa tulee olla maininta onko klubi rekiste- röitynyt. Vain rekisteröity yhdistys voi hakea yli 2000 euron apurahaa.

TRF:n Share järjestelmä Klubi tai piiri tekee lahjoituksen vuosirahastoon. Vuosilahjoituksista menee: 50% Maailman rahastoon (WF) 50% Piirirahastoon (DDF) Varat piirien käyttöön 3 vuoden kuluttua lahjoituksesta. Piirille palautettu osuus on ns. DDF-varoja, joita piiri voi käyttää klubien ehdottamiin humanitaarisiin projekteihin.

Hakijan kvalifioituminen Klubin yhteistyösopimus rotarysäätiön apurahojen käytöstä (Memorandum of Understanding, MoU) Klubin kelpoisuus: rekisteröityminen, talous, hallinto, koulutus. Klubin johdolla on vastuu, ja on nimettävä ainakin yksi vastuuhenkilö. Taloushallinto: läpinäkyvä kirjanpito. Pankkitili: riskitön matalakorkoinen tili, globaalille hankkeelle oma tili. Asiakirjojen säilyttäminen: säilytettävä viisi vuotta. Apurahojen väärinkäytöstä on raportoitava välittömästi. Allekirjoitukset: Klubin presidentti ja tuleva presidentti allekirjoittavat MoU:n. Sopimuspohja löytyy osoitteesta: d1420.rotary.fi/piirin1420 apurahojen hakuohjeet/klubin yhteistyösopimus rotarysäätiön apurahojen käytöstä.

Hyvän hakemuksen sisältö Mitä tehdään: Humanitaariset paikalliset projektit asetetaan etusijalle. Miksi: Projektin selkeä perustelu on tärkeä. Milloin: On annettava tarkka toteuttamisaikataulu. Missä hanke toteutetaan ja keitä/mitä se koskee: Edunsaajien määrä ja hankkeen merkitys arvostetaan korkealle. Miten: Klubilaisten laajaa osallistumista pidetään tärkeänä. Millä tehdään: Tulot: 1. klubin oma osuus (50/50 periaate), 2. säätiöltä anottava osuus ja 3. muut mahdolliset tulolähteet. Menot: ‒ miten varat käytetään.

Individual Project Report Kuvaile projekti. Mitä tehtiin ja missä projektin aktiviteetit tapahtuivat? 2. Kuinka moni henkilö hyötyi tästä projektista? Ketä hyötyjät olivat, miten projekti vaikutti heihin ja mitä humanitaarisia tarpeita tyydytettiin? 4. Kuinka monta rotaria osallistui projektiin? Mitä he tekivät? Anna vähintään 2 esimerkkiä, pois lukien rahallinen tuki projektille. Jos projektiin osallistui jokin yhteistyöjärjestö, mikä sen rooli oli ? Talousraportti 7. Tulot 1. Piiriltä saatu District Simplified Fund (DSF). 2. Muu rahoitus, erittely (klubin osuus 50/50). 8. Menot (erittele ja lisää rivejä tarvittaessa).

Piiriapurahahakemusten käsittely Piirin rotarysäätiökomitea tekee ehdotuksen apurahojen saajista. Rotarypiiri päättää ja julkistaa apurahojen saajat 15.04. mennessä. Rahat myönnetään rotarypiiriltä 1420 ja rotarysäätiöltä (The Rotary Foundation, TRF) saatujen varojen puitteissa. Piiriapurahat tilitetään klubeille sen jälkeen kun TRF on hyväksynyt piirin edellisen vuoden loppuraportin ja siirtänyt DDF-varat piirille.

Piiriapurahahakemukset 2018-2019 ja viitenä edellisenä vuotena Hakemuksia 6 kpl (ed. vuodet 6→16→28→ 16→11 kpl). Avustettuja projekteja 6 ( 6→10→21→9→9 kpl). Haettu euromäärä: 6000 € (10 500→35 075→58 100→ 29 660→17 800 €). Jaettava euromäärä: 6 474 € (10 000→12 912→18 000→ 8 900→8 600 € ). Lisäksi jaettiin stipendejä 2 × 1000 €. Yleisesti on todettava, että hakemusten tasossa oli edelleen toivomisen varaa (vrt. Individual Project Reportin sisältö).

Missä ovat paikalliset Minä kysyn vaan… Missä ovat paikalliset humanitaariset lähialueprojektit ? 2 / 6 vuonna 2018-2019

Vuonna 2018 myönnetyt apurahat Loviisan RK: Apuraha Gambiassa toteutettavan Global Grant hankkeen ”ICT-perusteisen opetuksen turva” suunnitteluun, 2000 €. Vantaan RK: Yalan aapiset. Koulukirjojen hankkiminen orpokodin yhteyteen perustettuun kouluun Yalan kylässä, Keniassa, 1700 €. Borgå Västra RK: Itämeri kiittää − Östersjön tackar 2016-2018 , 1000 €. Helsinki Baltic Sea RK: Itämeri RYLA-seminaarin järjestäminen, 500 € Kanta-Espoon RK: RYLA –seminaarin ”Rotary Youth Leadership Academy” järjestäminen, 300 €. Rotaract Helsinki: Apuraha klubin toiminnan laajentamiseksi ja humanitaaristen hankkeiden mahdollistamiseksi, 500 €.

Vuonna 2017 myönnetyt apurahat Vihdin RK: Harrastusvälinepankin perustaminen vihtiläisille lapsille ja nuorille sekä sen toiminnan käynnistäminen, 1500 €. Borgå Västra RK: Itämeri kiittää − Östersjön tackar 2016-18, 1000 €. Hyvinkään RK: Vantaanjoen latvavesien luonnontilan suojeluhanke, 1000€. Rotaract Helsinki: Apuraha klubin toiminnan laajentamiseksi ja humanitaaristen hankkeiden mahdollistamiseksi, 1000 €. Vihti Nummelan RK: Tulevaisuuden kuusi kunnostettuun Rotarypuistoon 2017, 1000 €. Kanta-Espoon RK: RYLA –seminaari Rotary Youth Leadership Academy, 900 €. Pasilan RK: RYLA-seminaari 2018, 900€. Munkkiniemen RK: Nuorisolle suunnatun palveluprojektin tukeminen, 800 €. Hausjärven-Riihimäen RK: Apuraha Luetaan yhdessä verkoston toimintaan osallistuvien maahanmuuttajien ja vapaaehtoisten virkistystoimintaan, 500 €.

Myöntämis-/hylkäämismisperusteita Vanhentuneita , eli edelliselle rotaryvuodelle ajoittuneita hankkeita ei käsitellä. Matka-apurahoja ei yleensä myönnetä, elleivät ne olennaisesti Liity paikallisen hankkeen toteuttamiseen. Hankkeet, jotka sisältävät avustusta muille järjestöille tai osallistumista kunnan tai jonkin julkisoikeudellisen yhteisön vastuulla olevaan toimintaan, eivät ole saaneet apurahaa. Saman hakijan saman sisältöisiä projekteja ei tueta toistuvasti. Muiden kuin humanitaaristen hankkeiden osalta on pyritty tukemaan mahdollisimman monien klubien projekteja ‒ edellyttäen, että klubi myös itse rahoittaa esittämäänsä hanketta myönnettyä apurahaa vastaavalla summalla.

Risuja ja moitteita Piiriapurahojen hakemista varten on laadittu ohjeet. – Ja niihin on syytä tutustua. Ohjeissa kerrotaan myös lähetysosoite. Yhdessäkään hakemuksessa ei ollut selkeää budjettia (tulot ja menot eriteltyinä). Apurahaa ei myönnetä klubin toiminnan tukemiseen. Anotaan apurahaa nuorisovaihdon toteuttamiseksi, vaikka vaihto-oppilaasta ei ole tietoakaan. Apuraha on sidottu rotaryvuoteen, jolle se on haettu. Haetaan apurahaa samalla hakemuksella, jolla saatu avustusta myös edellisenä vuotena. Hakemuksessa ei tilinumeroa, yhteystietoa, ei tietoja TRF-lahjoituksesta tai osallistumisesta seminaariin. Loppuraportti on toimitettava viivyttelemättä, ilman 3-4 muistutusta.

Kun alamme suunnitella projektia: 1. arvoidaan tulot ja menot.

Hankkeen loppuraportti Hankkeen toteutuminen raportoidaan piirin rotarysäätiökomitealle: Hankkeen loppuraportti on jätettävä viimeistään 12 kuukauden kuluessa apurahan myöntämisestä tai 2 kuukauden kuluessa projektin rahojen käyttämisestä. Hankkeen loppuraportti jätettävä ”Individual Project Report” -lomakkeella (Google: District Simplified Grant Report). Piirin Rotarysäätiökomitea toimittaa raportin Rotarysäätiölle (The Rotary Foundation, TRF) Evastoniin. Loppuraportti sisältää kuvauksen hankkeen etenemisestä, hankkeesta hyötyneistä, toteutukseen osallistuneista ja rahojen käytöstä. Hankkeen kuitit on säilytettävä klubissa 5 vuotta mahdol-lista toiminnantarkastusta varten. Raportin allekirjoittaa klubin presidentti.

Piiriapurahahakemusten ja loppuraportin lähettäminen Apurahahakemus ja loppuraportti lähetetään piirin rotarysäätiökomitealle mieluiten sähköpostitse osoitteeseen erkki.ilus@gmail.com tai postitse: Piirin 1420 Rotarysäätiökomitea Erkki Ilus Harakkamyllyntie 17 00920 Helsinki Hakemuksessa tulee olla sen klubin nimi ja pankkitili, jolle mahdollinen apuraha maksetaan, sekä yhteyshenkilön sähköpostiosoite!