Yhteentoimivuusmenetelmän soveltaminen rekistereissä Miten rekisterin metatietojen (rekisteri- ja muuttujataso) kuvaamisessa voidaan hyödyntää julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin menettelyjä ja ratkaisuja? JHS rekisteritiedon metatiedot –työryhmä 10.10.2016
JHS RekMeta Suosituksen lähtökohtana on varmistaa rekisteritiedon yhteentoimivuus ja määritellä rekisteritiedon elinkaaren hallinnassa tarvittavat metatiedot. Suosituksen metatiedoilla kuvaillaan rekisteri koko rekisterin elinkaaren ajan. Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia siitä, että rekisteritiedot kuvaillaan suosituksen metatietomallin mukaan. Suosituksen kohderyhmänä julkishallinnon organisaatioissa ovat seuraavat toimijat: Tietosuojasta vastaavat Kokonaisarkkitehtuurin kehittäjät Toiminnan kehittäjät Tiedonohjauksesta ja asiakirjahallinnasta vastaavat Näiden toimijoiden tulee huomioida tässä suosituksessa esitetyt rekisteritiedon metatiedot omassa ohjauksessaan/kuvailumenettelyssään. 21.9.2018
Rekisterin metatiedot ja ohjausmallit Tietosuoja - rekisteri-/tietosuojaselosteet Kehittämisen hallinta - tieoturva ja järjestelmien toteutus Kokonaisarkkitehtuuri - Y-välineistö - palvelut ja prosessit Tiedonohjaus - TOS Rekisterin metatiedot - rekisteritaso - muuttujataso 21.9.2018
JHS rek.metan sisältö tiivistettynä Rekisteritason metatiedot Yksilöintitiedot Rekisterinpitäjän tiedot Rekisterin pitoa koskevat tiedot Tietosisältö Laatuominaisuudet Tietojen käyttöehdot ja suojaus Tietolähteet Tiedonluovutus Metatietojen muutoshistoria Muuttujatason metatiedot Yksilöintitiedot Tietosisällön yleiskuvaus mm. Tietoryhmä Tietolähde Päivitystiheys Tietosisällön arvojen kuvaus mm. Luokittelut Raja-arvot Yhteys fyysiseen tietoon Elinkaari Voimassaoloaika Salassapidettävyys Käyttörajoitukset Metatietojen muutoshistoria 21.9.2018
Rek.metatietojen kuvaamisesta REKISTERIN MÄÄRITELMÄ: TIETTYÄ KÄYTTÖTARKOITUSTA VARTEN KOOTTU JA JÄRJESTETTY, TIETTYJÄ YKSIKÖITÄ JA NIIDEN OMINAISUUKSIA KOSKEVIA TIETOJA SISÄLTÄVÄ TIETOVARANTO Kuvaustyökaluista yleisesti Excel ei sovellu suurien kuvausmäärien tuottamiseen ja hallinnointiin, ja sillä tuotettujen kuvausten hyödyntäminen on vaikeaa. Yleisillä arkkitehtuurityökaluilla laadituille tietorakenteille ei voi helposti lisätä metatietokuvauksia. Erillisillä kuvaustavoilla tietorakenteiden hyödynnettävyys rekisterin (tietovarannon) rakenne-elementteinä edellyttää manuaalityötä ja kuvausten eheyden varmistaminen muutostilanteissa on haastavaa. Tiedonohjauksen työkalujen metatietorakenne kuvaa asiakirjoja (SÄHKE2). Rekisterin metatiedot ovat asiakirjojen metatietoja kattavammat eivätkä työkalut mahdollista rekisterin metatietojen hallittua kuvaamista / hyödyntämistä. 21.9.2018
Y-välineistön ja rekisterin metatietojen sijoittuminen – rek Y-välineistön ja rekisterin metatietojen sijoittuminen – rek.meta-työryhmän näkemys Käsite Tietoryhmä Sovellusprofiililaji Rekisteri Attribuutti Muuttuja Metatieto (rekisteritaso) Luokittelu (metatieto) Koodisto (metatieto) Rekisterissä käytettävä osa attribuutin koodiavaruudesta Ovat myös käsitteitä Ovat myös käsitteitä / sanastoissa kuvailtavia 21.9.2018
Yhteentoimivuusvälineistön kehittämistarpeita Keskeiset asiat edellisen kuvan mallin toimimiselle: Rekisteri- ja muuttujatason metatietojen kuvaamismalli (sovitus Y- välineistöön) Y-välineistössä ei ole tapaa kuvat muuttujatason metatietoja (hajautuvat kolmeen, joille ei ratkaisua Y-välineistöllä on mahdollista tuottaa jo nyt rekisteritason metatiedot Rekisteri- ja muuttujatason metatietojen tulisi periytyä skeemojen avulla mm. tietotuotteille Mitä tietoja vastaanottava järjestelmä tarvitsee toimiakseen rekisterin vaatimusten mukaisesti (kts. dia 3) Rekisterin kuvailutietojen yhdistäminen tietotuotetyyppisiin sovellusprofiileihin = miten hallitaan rek.metan metatietojen ja tietotuotteen kuvauksen yhteys sisältöpalveluissa / rajapintojen hallinnoinnissa Rekisterin yksilöivä tunniste on sovellusprofiileissa metatietona JHS- suositus kommentoitavaksi loppuvuonna 2016 Ennen hyväksymistä tarkennetaan kuvausmenettely 21.9.2018