Eps2 / arkistolaitos 13.12.2016

Agenda Substanssi TOS –esimerkin läpikäynti Rakennusjärjestyksen laatiminen, yleisten alueiden suunnittelu, toiminnan suunnittelu, suhdetoiminta Tavoitteena keskustella mm. prosessivaiheen/toimenpidekuvauksen tarpeellisuudesta Käytetään kahdentyyppistä kuvaustapaa samassa TOS:issa Pelkkä käsittelyvaihe ja asiakirjatyyppi käsittelyvaiheen alle Käsittelyvaihe sekä toimenpide ja asiakirjatyyppi toimenpiteen alle Riittääkö tehtäväluokituksen toimittaminen ja/tai tarvitaanko toimittaa lisää kuvauksia Keskeisten ’linjausten’ vahvistaminen Lainsäädännön uudistuminen ja keskeiset muutokset ja vaatimukset arkistointiin Jatkoaikataulu Hakuprosessin käynnistäminen 2017 alussa Ajatuksena, että mahdollisimman moni kunta voisi olla mukana Hakemusten jakaminen useampaan ’aaltoon’? Seuraava kokous

Keskeisten ’linjausten’ vahvistaminen Kunnat itse määrittelevät tason, jolla TOS:it laaditaan huomioiden kuvaustavan tulee tukea itse tehtävää tehtävät, jotka määritellään lainsäädännössä ja joissa keskeistä on hallintolain mukaiset menettelyt Käsittelyvaiheen (vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko) kuvaaminen riittää, toimenpidettä (tekemisen kuvausta) ei tarvita kaikissa tehtävissä substanssitehtävissä kuvataan tarvittaessa Sähköisen säilytyspäätöksen hakeminen Haetaan järjestelmäkohtaisesti koskien uusia SÄHKE2 -järjestelmiä ja niitä tukevia materiaaleja Vähintään ajankohta hankinnalle ja käyttöönotolle pitäisi olla tiedossa SÄHKE2 mukaisessa asianhallintajärjestelmässä voi säilyttää (teknisesti n. 10 vuotta) asiakirjoja siihen asti, kunnes varsinainen sähköinen arkisto on käytettävissä. TOJ on osa pakettia ja pitää olla joka tapauksessa hankittuna ja integroituna sähke2 -mukaiseen asiankäsittelyjärjestelmään Kunnilla voi olla omia sähköisiä arkistoja, kansallinen tavoite asetettu SAPA –arkistolle Sähköinen allekirjoitus ei ole edellytys päätöksen saamiselle Hakemuksessa ei tarvitse kuvata sitä, miten vanhat tiedot aiotaan säilyttää eikä sitä siten tarvitse olla vielä ratkaistu Vanhojen järjestelmien metatiedot säilytetään xml -rakenteisena ja varsinaiset asiakirjat pdf/A -muotoisina. Päätökset menevät taaksepäin, ”vanhoja tietoja ei saa hävittää” SAPA loppupaikka digitoidulle aineistolle

Keskeisten ’linjausten’ vahvistaminen Yhteinen tehtäväluokitus Yhteistyökunnat käyttävät yhteisiä kuvauksia hakemuksessa Hakemukseen riittää esimerkkikuvaukset, mutta lisääkin kuvauksia voi toimittaa

Muistiinpanot Esimerkkien kuvaustavat ovat hyviä ja riittäviä Lakimuutokset: SÄHKE2 – pohjalla voi edetä Tekniseen toimeen ja ympäristötoimeen tulossa seulontapäätös v2017 Mitkä pysyvästi säilytettäviä tietoja ja mikä säilytysmuoto Tehtäväkohtainen säilyttäminen SAPA –pilotointi alkaa keväällä Lupapiste yhtenä pilotointikohteena – rajapintatestausta Hakemusten vaiheistaminen Rovaniemi, Kajaani, Kalajoki, (Kokkola?) Hakemus kevään aikana, mukaan TOS-esimerkkejä ja tehtäväluokitus Kaikki TOS –kuvaukset eivät tarvitse olla valmiita Seuraava ’aalto’ voisi olla v. 2018 alusta Seuraava kokous 1.3.2017 klo. 9.30-11