LOpputuotos February 2019.

Esitys aiheesta: "LOpputuotos February 2019."— Esityksen transkriptio:

1 LOpputuotos February 2019

2 Läpinäkyvyys Organisaatioriippumattomuus Ketterät kokeilut
Korkeakoulujen ja CSC:n yhteinen ideapankki.csc.fi: löytää ideoille edistäjiä Uudet ideat korkeakouluilta ja muilta sidosryhmiltä Idean kirjaaminen ideapankki.csc.fi Idean tarkennus, arviointi ja ohjaus oikealle taholle Ideatoimikunta CSC:n palvelukehityslinjat Idean esiselvitys ketterää kokeilukulttuuria hyödyntäen Muut palvelukehityslinjat Nappaa idea Kiteytä konsepti Tarkenna konsepti Ideapankki kerää tutkimuksen ja korkeakoulutuksen palveluiden kehitysideoita, jakaa tietoa sidosryhmille ja välittää ideoita oikeille toteuttajille. Ideoita voivat jättää, kommentoida ja seurata kaikki.

3 Ideamuotoilun tavoite on luoda yhteinen ymmärrys mahdollisista esiselvitysvaihtoehdoista
Ideapankin tarkoitus on löytää ideoille esiselvittäjät / edistäjät Ideamuotoilun tavoite on luoda yhteinen ymmärrys tarpeista, joihin liittyen esiselvityksiä voi tehdä Etenemispolkuja voi olla useita valittavissa: organisaatiot sitoutuvat vasta näihin vaihtoehtoihin Projekti-suunnitelma; Vaatimus-määrittely; Tarjous-pyynnön laadinta; … Suunnittelu Projekti-organisaatio; Aikautaulu; Resurssit; Budjetti; Riskien hallinta; Viestintä-suunnitelma; Alustava projekti-suunnitelma; Kuka sitoutuu? Selvitys Tausta ja hyödyt; Päämäärä ja tavoitteet; Laajuus ja rajaus; Kustannusarvio; Kuka tarvitsee? (osallistujat) Esiselvitys Idea-muotoilu Mukanaolopäätös Mukanaolopäätös Mukanaolopäätös

4 Toimeksianto Asianhallinnan, Tiedonohjauksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja - arkistoinnin kehittäminen October 3, 2017 Confidential

5 5 Polkua 1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus
Ideamuotoilun tuotoksena esiselvityskohteita, joita voidaan erikseen ja/tai rinnakkain toisistaan riippumatta edistää Tämä on luettelo asioista, joista jonkun edistämiseen / esiselvittämiseen joku korkeakoulu voi sitoutua tai olla sitoutumatta. Kohdat 1 ja 2 ovat yleisempiä, yhteisempiä, "kevyempiä" Kohdat 4 ja 5 raskaampia, tietojärjestelmiin mahdollisesti johtavia polkuja, joita vain harvemmat korkeakoulut halunnevat lähteä edistämään. Kohta 3 on välimalli Edelleen työstettäviksi ehdotettavien asioiden ulkopuolelle Kehittynyt Sähköinen allekirjoitus Toiminnan prosessit 1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus 2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista” 3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys 4) Asianhallintajärjestelmän hankkimisen selvitys 5) Arkistoinnin ratkaisun ja hankkimisen selvitys

6 toteutustapa 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1. Jokainen korkeakoulu käy läpi omassa organisaatiossaan vaihtoehdot mihin haluaisi lähteä mukaan 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 2. Jolloin lopputulemana on korkeakoulukohtaiset omat polut joissa on mahdollisuus hakea yhteisiä ratkaisuja muiden kanssa. 1 2 3 4 5

7 1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus
Ehdotus sisällöstä Toimintaympäristön tilannekuva ja juridiset reunaehdot Velvoitteiden tunnistaminen ja hallinta sen suhteen, mitä velvoitteita korkeakoulun on täytettävä toteuttaessaan 3., 4. ja 5. liittyviä toimia Juridiset lakiin tai asetuksiin, suosituksiin ja velvoitteisiin pohjautuvat asiat (täyttää juridisen vaatimuksen, täyttää auditoinnin kriteerit) vrt.  (klikkaa kohta "Tiedonhallintalaki") Selkeä ja tiivistetty esitys johdon ymmärrettäväksi, että millä reunaehdoilla toimitaan Yhteinen kypsyyskartta Aspekteina järjestelmä, resurssit, alan asiantuntijat, TOS, Juridiset reunaehdot Annetaan tarkistuslista, jota vasten korkeakoulut voivat ymmärtää tilanteensa ja miten voivat edetä Korkeakoulu tekee osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä Kypsyyskartan pohjalta korkeakoulukohtaisen lähtökohtatilannekuva Mahdollisena osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä: mitä ollaan TOS:n, asianhallinnan, arkistoinnin alueella tekemässä tai tehty Muut organisaatioon liittyvät pakottavat/vahvasti ohjaavat asiat eli paikallisesti valitut järjestelmä kokonaisuudet, toimittaja yhteistyö, digitalisaation taso jne. Asiakirjahallinnan ekosysteemien tunnistaminen: mitä operatiivisia järjestelmiä on käytössä Asiakirjahallinnan loogisen kokonaisuuden tunnistaminen: asianhallinnan hajautuminen operatiivisten järjestelmien siiloihin ja mahdolliseen yleiseen asianhallintaan Ei sisälly Kaikkia korkeakouluja koskevaa tilannekuvan kartoitusta ei tehdä

8 2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista”
Ehdotus sisällöstä Tehtäväluokitus Korkeakoulujen yhteinen tehtäväluokitus, kun tällä hetkellä ammattikorkeakoulut käyttävät kuntien tehtäväluokitusta ja yliopistojen mallit vaihtelevat – yhteinen, sektorirajan ylittävä perusrunko kattavuus: korkeakoulujen yhteinen laajuus: kaikki asiat, mukaan lukien viranomaistehtävät syvyys: päätehtävät, alatehtävät ja asiaryhmät Muuta JHS:n soveltaminen korkeakoululaitoksessa Säilytysaikapäätöksien huomioiminen Kuinka liikkeelle Pohjaksi työhän Aalto Yliopisto, Itä-suomen Yliopisto, Jamk, Xamk, Lamk Ei sisälly Tässä polussa et saa syvällistä Tiedonohjaussuunnitelmaa, vaan rungon siihen miten teet oman TOS:in Tässä polussa ei ole myöskään tarkoitus käydä yksityiskohtaisia metatieto tasoja läpi

9 3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys
Ehdotus sisällöstä Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) - pohja Yhteisestä "ekosysteemiryhmä-" ja korkeakoulukohtaiseksi jalostuva TOS-pohja, jossa huomioidaan holistisesti tiedonohjaus sitä käsittelevistä toiminnan siiloista ja tietojärjestelmistä riippumatta Pitkäjänteisen yhteistyön pohja rungon edistämiseksi, joko korkeakoulukohtaisesti tai useamman korkeakoulun yhteistyönä Yhteistyö foorumi / vertaistukea tälle polulle lähtijöille, apua jo kokeneilta konkareilta Kaiken sähköisen tiedon kartoitus tiedonhallinnan näkökulmasta Esimerkiksi jo hankintun asianhallinnan ratkaisun hyödyntämisen kehittämiseksi tai uuden ratkaisun hankkimiseen liittyen Ei sisälly Tämä polku ei ole välttämättä johtamassa asianhallintajärjestelmän hankkimiseen tai päivittämiseen. Tämä voi siis olla tarpeen, vaikka 4) ja 5) eivät olisi ajankohtaisia asioita korkeakoululle, koska esim. tällaiset ratkaisut on jo hankittu eli korkeakoulun käytössä, mutta tarve kokonaisvaltaisen TOS:n kehittämiselle silti on olemassa

10 4) Asianhallintajärjestelmän hankkimisen selvitys
Ehdotus sisällöstä Hankinnan selvitys Tämä sisältää Asianhallintajärjestelmän lisäksi myös Tiedonohjausjärjestelmän Organisaation on itse kukin mietittävä omien tarpeiden kautta minkälainen on oikea kokonaisuus jota voitaisiin lähteä yhdessä selvittämään. Esim. sisältää koko korkeakoulun yleishallinnon Esim. sisältää vaan tietyt prosessit / asiaryhmät jotka toteutetaan Asianhallintajärjestelmän integraatiot operatiivisiin järjestelmiin. Tähän vaikuttaa se, millä laajuudella/kokonaisuudella Asianhallintajärjestelmää oltaisiin toteuttamassa. Ei sisälly Tässä osassa ei laadita enää tehtäväluokitusta ja/tai TOS:ia tai muihin kohtiin liittyviä toimenpiteitä. Tässä lähdetään suoraan selvittämään järjestelmän hankintaa.

11 5) Arkistoinnin ratkaisun ja hankkimisen selvitys
Ehdotus sisällöstä Arkistoinnin kehittämisen ja järjestämismallien vaihtoehtojen selvittäminen korkeakoulujen näkökulmasta esim. asianhallintajärjestelmän kehittäminen korkeakoulun keskitetyksi arkistointiratkaisuksi Asianhallintajärjestelmän käyttäminen pitkäaikaiseen säilytykseen korkeakoulun yleispalveluna, siis muutoin kuin pysyvän säilytyksen kannalta (huomioitava kansallisarkiston seulontapäätös, joka määrää AMKien säilyttävän pysyvästi tiettyjen tehtäväluokkien asiakirjatiedot nimenomaan asianhallintajärjestelmässä, esim. hallinnon ohjauksen ja TKI-hankeasiakirjat) esim. valtakunnallisen ihmeen toivominen (edellyttää lisäksi paikallisesti järjestettyä, täydentävää ratkaisua) esim. arkistoinnin hajauttaminen toiminnan siilon ratkaisuihin ja yleiseen arkistoon esim. hybridi edellisistä Asianhallintajärjestelmän integraatiot operatiivisiin järjestelmiin Ei sisälly Sisältöön ei kuulu arkistoaineistojen siirtoprojekteja, jotka ovat hankinnan jälkeistä jatko työtä.