Kolmesta yksi: Aalto-yliopiston kirjaston kuusi ensimmäistä vuotta Matti Raatikainen, vt. kirjastonjohtaja INA-seminaari 28.10.2016

Taustaa Aalto-yliopisto ja sen kirjasto syntyivät 1.1.2010 Kolme omien alojensa huippukirjastoa yhteen Valmistelua oli tehty v. 2008 lähtien Yhteiset työpajat Johtajien tapaamiset Selvityksiä mm. kustannusten muutoksista

Kampukset Vanhat kampukset säilyivät: Arabia, Otaniemi, Töölö -- > kolme kampuskirjastoa

Organisaatio Luotiin Aalto-yliopiston mallin mukaisesti ylhäältä alas Rehtori Kirjaston johtaja & varajohtaja Päälliköt (4) Tiiminvetäjät (15) Tiimiläiset (74) Työntekijät ilmoittautuivat tiimeihin (1-3) Lähiesimiehinä kaikki päälliköt ja osa tiiminvetäjistä Pohjana kirjaston toiminnot: paikallispalvelu, hankinta ja metatieto, tiedonhaun opetus, jne.

Alkuperäinen organisaatiomalli Johtoryhmä Johtaja Varajoht. Päällikkö Päällikkö Päällikkö Päällikkö Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi Tii-mi

Tutustuminen Vierailuja kampuskirjastojen välillä Työryhmissä edustus kaikilta kampuksilta Sisäinen henkilöhakemisto Santra Yhteinen asiakaspalvelutyö väistötilassa (Oppimiskeskus beta)

Kampus- ja kirjastopäätökset 2010: yliopistoon tulee Oppimiskeskus 2011: yliopiston toiminta keskittyy Otaniemeen 2012: Otaniemen kirjastorakennus remontoidaan 2013: uusia kirjastotiloja ei rakenneta → kirjastopalvelut keskitetään yhteen rakennukseen, josta tulee Oppimiskeskus 2014: kampuskirjastojen lisäksi Oppimiskeskukseen Arkkitehtuurin laitoksen kirjasto

Keskittämisen tavoiteltuja etuja Synergia Sijaistaminen Työn jakaminen uudella tavalla -- > oman työnkuvan muuttaminen mahdollista Muilta oppiminen Kommunikaation helpottuminen Rahalliset säästöt

Pelätyt haasteet Muutosvastarinta Vanhat työkulttuurit, käytännöt, jne. Pettymys uusiin järjestelyihin

Palveluiden uudelleenjärjestelyt Aalto-yliopistossa 2014-2015 Kirjasto osaksi Oppimispalveluita Työntekijöiden siirtoja palveluyksiköiden välillä IT Talous Bibliometriikka Samaan aikaan YT-neuvottelut Kirjastossa ei irtisanomisia

Kirjastosta Oppimiskeskukseksi 2015-2016 Rakennuksen modernisointi Kokeilua ja kehittämistä väistötilassa: Oppimiskeskus beta Työtilajärjestelyt: monitilatoimisto, mobiilityö Asiakaspalvelukokeilu: tiimimalli Uusia palveluita: Community Support Team, 3D-tulostus, Visual Resource Centre, Studio,

Muutosvoimat Painetun aineiston lainaus vähentynyt yli 60% (2002- 2015) E-aineiston käyttö lisääntynyt yli 600% Kävijämäärä pienentynyt Kulut vähentyneet, paitsi aineistohankinnoissa Uusia tehtäviä Henkilöstöä siirretty pois kirjastosta + eläköitymiset ja rekrytointikielto -- > vähennys 40% Uusia palveluita ja uudenlaista osaamista tarvitaan

Saman katon alla: ensimmäiset kokemukset Odotukset: uuden työkulttuurin synty, ihmisten sekoittuminen, yhdessä työskentelyyn oppiminen, … Todellisuus: rutiinit hukassa, mobiilityö opeteltava, uusia ratkaisuja tehtävänä, kommunikaatio helppoa, pikatapaamiset järjestyvät, … Kaikki eivät vielä tunne toisiaan Asenne kuitenkin positiivinen ja odottava

Tulossa: organisaatiouudistus Luvattu valmiiksi vuoden loppuun mennessä Ulkoinen: suhde muihin palveluyksiköihin Sisäinen: toimintojen järjestäytyminen, esimiessuhteet, tiimien määrän vähentäminen Organisaatio olisi pitänyt uudistaa jo vuosia sitten

Opetukset Organisaatio luotava asiakasnäkökulmasta lähtien Säännölliset tarkistuspisteet ja tarvittavat korjaukset Organisaatiolle Työnkuville Työilmapiirille Kannattaa järjestää: yhdessä työskentelyä Uusien käytäntöjen testausta Tarvitaan selkeät esimiessuhteet Ennakointi / proaktiivisuus: ei odoteta käskyjä ylhäältä

Ennen: Aula ilman palvelua Kuva: Jaakko Marttila

Jälkeen: Uusi palvelupiste aulassa Kuva: Matti Raatikainen

Ennen: alin kerros kirjavarastona Kuva: Jaakko Marttila

Jälkeen: Tervetuloa Aalto-yliopiston Oppimiskeskukseen 31.10. 2016! Kuva: Tuomas Uusheimo