Projektityöskentely Projekti käsitteenä Projektin vaiheet Projektin asettaminen Projektin suunnittelu Projektin käynnistäminen ja toteuttaminen Projektin päättäminen Tekijä, pvm

Projekti käsitteenä Työ, joka tehdään määritellyn kertaluontoisen tuloksen aikaansaamiseksi. Toiminta-aika Tavoitteet Resurssit Tyypillistä on toiminnan Suunnittelu Organisointi Johtaminen

Hyvä projekti Oikeat osallistujat Selkeät, realistiset tavoitteet Riittävät, oikeat resurssit Selkeät vastuut Järjestelmällinen työskentelytapa Kunnollinen ohjaus

Erilaisia projekteja Suunnittelu- ja tuotekehittelyprojekti Kehittämisprojekti Tutkimusprojekti Opinto- ja opiskeluprojekti

Projektin asettaminen Projektin asettaja (t) tai yhteistyötahot tekevät Projektikuvauksen / projektiesityksen / projektiehdotuksen. Voi olla tarpeen laatia myös yhteistyösopimus, jossa sovitaan tehtävistä, kustannuksista, oikeuksista jne.

Projektin suunnittelu Alkaa jo ideoinnissa, jatkuu asettamisvaiheessa ja koko projektin ajan. Painottuu projektin alkuun. Alussa laaditaan projektisuunnitelma.

Tulostavoitteet Kuvaavat tulosta, jonka projekti saa aikaan ja josta projekti vastaa ja joka on luovutettavissa projektin päättyessä. Tuloksen tulisi olla osoitettavissa, mitattavissa. Projektilla on usein myös välituloksia. Tuloksiin asetetaan laatutavoitteet. Tuloksiin liitetään tekijänoikeudet.

Toiminnalliset tavoitteet Kuvaavat toimintaa tai toiminnan muutosta, joka projektin tuloksilla voidaan saada aikaan. 1.Välittömät toiminnalliset tavoitteet 2.Keskipitkän aikavälin toiminnalliset tavoitteet 3.Pitkän aikavälin toiminnalliset tavoitteet

Toiminnalliset tavoitteet Liittyvät asiakkaiden, henkilökunnan, muiden tuotetta käyttävien toimintaan suoraan tai välillisesti. Voidaan nimetä: o Välittömät tulosten käyttäjät ja hyödynsaajat o Lopulliset hyödynsaajat

Oppimistavoitteet Muut tavoitteet Kuvaavat projektissa työskentelevien oppimista. Projektista riippuen. Esimerkiksi taloudelliset tavoitteet,

Standardit ja viranomaismääräykset Viralliset ohjeistukset, jotka liittyvät jollainlailla projektiin; joko tulokseen tai työskentelyyn.

Projektiorganisaatio Perustetaan projektin ajaksi. Henkilöt valitaan asiantuntijuuden ja päätöksentekovallan perusteella. Organisaation rakenne riippuu siitä, millaisesta projektista on kysymys; laajuus, kesto, osapuolten määrä jne.

Projektiorganisaatio Ohjausryhmä Projektiryhmä o Projektipäällikkö o Projektisihteeri o Muut projektiryhmän jäsenet Tukiryhmä Muut resurssit, esimerkiksi rahoittajat

Projektipäällikkö Työryhmä/työntekijä ProjektisihteeriTukiryhmä

Työryhmä3 Tukipalvelut Ohjausryhmä Laatuhenkilöt Työryhmä 2 Työryhmä!1 Projektipäällikkö

Ohjausryhmä Muodostuu osapuolten edustajista, joilla on valta päättää asioista. Kokoontuu muutaman kerran, riippuu projektista ja sen kestosta. Ohjaa ja seuraa projektin etenemistä. Hyväksyy suunnitelman, väli- ja lopputulokset. Päättää projektin muuttamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä. Tiedottaa ulkopuolisille. Valitsee projektipäällikön.

Projektipäällikkö Johtaa ja ohjaa projektiryhmän /-ryhmien työskentelyä. Vastaa projektisuunnitelman laadinnasta ja hyväksyttämisestä, projektin toteutuksesta, dokumenttien laadinnasta jne. On yhteyshenkilö ohjausryhmään. Kantaa kustannusvastuun.

Projektisihteeri Projektiryhmä Avustaa projektipäällikköä suunnittelussa, kustannusten valvonnassa, dokumentoinnissa ja tekee muut projektipäällikön osoittamat tehtävät. Jäsenet voivat jakautua työryhmiksi tai työpareiksi. Suunnittelevat ja toteuttavat projektin tehtävät. Osallistuvat projektikokouksiin.

Tukiryhmä Projektin ulkopuolisia asiantuntijoita. Eivät ole vastuussa projektin etenemisestä. Ohjaavat ja neuvovat pyydettäessä. Laadun ohjaus ja valvonta.

Tehtäväluettelo Laaditaan projektin tavoitteiden mukaan. Tehtävät voivat olla rinnakkaisia tai peräkkäisiä. Voidaan esittää taulukossa tai graafisesti. Jaetaan päätehtäviin ja ne taas osatehtäviin.

Päätehtävät Yleensä 4-6 päätehtävää. Päätehtävistä syntyy yleensä jokin välitulos. Päätehtävien suorittamiseen käytetään aikaa >40 tuntia – 300/500 henkilötyötuntia

Osatehtävät Päätehtävien osia. Aikaa osatehtävien suorittamiseen käytetään < 40 henkilötyötuntia. Pieniä, yhtenäisiä kokonaisuuksia. Määrällä ei ole ylärajaa.

Aikataulu Kokonaisaikataulu Aikataulu tehtävittäin Käytettävä aika arvioidaan tunneissa / viikoissa Aikatauluun arvioidaan, milloin tehtävä suoritetaan

Resurssien käyttö Aikaresurssit tehtäväluettelon yhteyteen Määritellään muut resurssit

Ongelmat ja riskit Jaetaan projektin sisäisiin ja ulkoisiin riskeihin. Riskien tunnistamisen jälkeen suunnitellaan, miten niitä hallitaan (ennakkoon varautuminen ja varasuunnitelmat). Henkilöt Kustannukset Aikataulu Tuloksen laatu Tekniset Muut

Projektibudjetti Arvioidaan projektin tarvitsemista resursseista aiheutuvat kustannukset; Suorat, välittömät kustannukset / epäsuorat, välilliset kustannukset Aika Välineet Raha Tarvikkeet

Projektibudjetti Projektin rahoitussuunnitelma: Miten kustannukset jakautuvat osapuolten kesken? Oma rahoitus? Ulkopuolinen rahoitus? Suunnitellaan kustannusseuranta.

Tarjous vai hakemus? Tarjous on sitova, sopimukseen verrattava. On kirjallinen. Hakemus on suuntaa-antava: kuvataan, mitä halutaan tehdä ja paljonko rahoitusta haetaan. Tarvittaessa laaditaan kirjallinen sopimus kustannuksista ja niiden jakautumisesta erikseen suunnitelman liitteeksi.

Ohjaussuunnitelma Suunnitellaan projektiin liittyvien kokousten aikataulu Ohjausryhmän Projektiryhmän

Raportointi ja dokumentointi Suunnitellaan mitä dokumentoidaan: Kokouspöytäkirjat / -muistiot Projektipäiväkirja Väliraportit / -tulokset Loppuraportti Tiedottaminen Patentoinnin suunnittelu

Laadun varmistus Kuvataan laatuun liittyvät viranomaismääräykset tai suositukset Kuvataan suunnitelma niiden toteuttamiseksi ja valvomiseksi. Kuvataan projektin sisäiset laatuun liittyvät tavoitteet. Voidaan laatia laatua kuvaavat kriteerit ja standardit sekä suunnitella, miten niiden täyttymistä varmistetaan prosessin aikana ja miten niiden täyttymistä arvioidaan.

Tulosten hyväksyminen Suunnitellaan, miten tulokset / tuotokset saatetaan tiedoksi ja miten ohjausryhmä suorittaa hyväksymismenettelyn.

Hyvä projektisuunnitelma Laaditaan huolellisesti. Kannattaa laatia vakiomuotoisena, jolloin kaikki tarpeellinen tulee mukaan. Noudattaa aiotun rahoittajan ohjeita. Selventää aiotun hankkeen omalle organisaatiolle ja kaikille osallistujille.

Projektin käynnistäminen ja toteutus Aloitusvaihe aloituspäätös rahoituspäätös aloituskatselmointi tai vastaava Projektisuunnitelman täsmennys Toiminta suunnitelman mukaan

Projektin päättäminen Tulosten hyväksyttäminen Kustannusten hyväksyttäminen Loppuraportin kirjoittaminen ja hyväksyttäminen Tulosten julkistaminen? Raportin julkistaminen? Dokumenttien arkistointi

Loppuraportin sisältö Projektin toteutuksen kuvaus Projektiorganisaation toiminta Onnistumisen arviointi ajoitus työmäärä resurssien käyttö taloudellinen onnistuminen Asiakaspalaute ja sen analysointi Projektista saadut tulokset ja niiden hyödyntäminen Jatkotoimet ja kehitysehdotukset Dokumenttiluettelo ja arkistointi

Projektityöskentelyn edut ja mahdollisuudet Uudenlaisen toiminta- ja yhteistyötavan oppiminen ja käyttö Toiminnan tehokkuus ja tuloksellisuus Tulosten hyödynnettävyys Työskentelyn itsenäisyys

Projektityöskentelyn mahdolliset ongelmat Työskentelytavan outous Keskeneräisyys ja epävarmuus projektin suunnittelussa Resurssien ja ”työrauhan” puuttumisen riski Uskalluksen puute toimia itsenäisesti Kunnollisen ohjauksen puuttumisen riski Työkulttuurien omaleimaisuudet Henkilösuhteet ja mahdolliset henkilövaihdokset Ristiriitaiset tavoitteet ja odotukset