Helsinki / Tarja Mäkinen

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Päivän aiheet  Yleisesittely  Luetteloinnin periaatteita Melindassa  Aleph- luettelointiklientti - haut, tietueen luominen ja kopioiminen, poistot  Käytännön harjoituksia

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Melinda  Bibliografinen viitetietokanta jonka tavoitteena on metatiedon l. kuvailutiedon yhteinen tuottaminen ja avoin jakaminen  Perustettu 1994 yliopistokirjastojen yhteisluetteloksi  Noin 20 kirjastoa ja niiden tietokannat  Poimintaluettelointi kaikille kirjastoille avointa ja maksutonta  Noin 6 miljoonaa tietuetta  ExLibris Aleph –kirjastojärjestelmä ja MARC 21 –formaatti vuodesta 2009

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tavoite : Yhteinen metatietovaranto kaikille Suomen kirjastoille  tarjoaa kirjastojen metatiedon tuotannolle uuden työskentely- ja toimintaympäristön  tehostaa kuvailuprosessia kirjastoissa –muiden kirjastojen tekemän työn täysipainoinen hyödyntäminen helpottuu –erilliset kuvailukäytännöt vähenevät  keskitetty tietovaranto, joka on tulevaisuuden kirjastojärjestelmäkokonaisuuden ydin  sen sisältämää metatietoa voidaan esittää asiakkaille eri asiakasliittymissä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Miksi ryhtyä?  Tietokantojen rajat hämärtyvät  Asiakkaat liikkuvat tietokannasta ja instituutiosta toiseen  Laadukas ja yhtenäinen kuvailu parantaa hakutuloksia ja asiakkaiden tiedonsaantia  Mahdollistaa entistä paremmin yhteiset hakuliittymät - yksinkertaiset hakulaatikot  Mahdollistaa oman tietokannan rikastamisen runsaimmilla kuvailutiedoilla

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tärkeimmät funktiot  Luettelointitiedon jakaminen  Kaukopalvelun apuneuvo  Loppukäyttäjän tiedonhaun apuneuvo  Kokonaisuutena ei tällä hetkellä yhdenkään kirjaston ainoa kokoelmaluettelo

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Aineistot Tällä hetkellä pääpaino tieteellisessä ja tutkimusaineistossa  Koti- ja ulkomaisia monografioita  Aikakauslehtiä ja jatkuvia julkaisuja  Karttoja, musiikkia  Arkistoaineistoja, kokoelmatietoja  E-aineistoja – kokotekstejä, jatkuvia julkaisuja  Opinnäytteitä – vaihtelevia käytäntöjä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Musiikkiaineisto ja osakohteet  Musiikkiaineiston kuvailusääntöjä selvittää työryhmä  Osakohteet tulossa syksyllä 2013

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Luettelointi Melindassa 1  Perustana on yhteiset käytännöt ja toisten tekemän työn kunnioitus sekä luottamus muiden ammattitaitoon  Lähtökohtana mahdollisimman usealle käyttökelpoinen kuvailu, ei ainoastaan oman kirjaston tarpeet -> Kohti yhteiskäyttöistä kuvailumetadataa, uusia ratkaisuja (RDA, FRBR, Avoin Data) ja järjestelmiä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Luettelointi Melindassa 2  Suomalaiset kuvailusäännöt ja sisällönkuvailun periaatteet – suositus sekä MARC21 –formaatti ohjaavat kaikkea työskentelyä  Kaikki bibliografinen kuvailu tehdään Melindassa  Yhdestä teoksesta vain yksi bibliografinen tietue jota kaikki voivat muokata ja täydentää

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Replikointi  Replikoinnilla tarkoitetaan bibliografisten tietueiden automaattista kopioitumista metatietovarannosta paikallisiin kirjastotietokantoihin  Tässä määritellään mm. kuinka usein tietue päivittyy ja mitkä kentät siirtyvät Melindasta omaan kantaan

KIRJASTOVERKKOPALVELUT MELINDA Tarkistukset Luettelointi ja sisällönkuvailu Korjaukset Auktoriteettitietueet MELINDA Tarkistukset Luettelointi ja sisällönkuvailu Korjaukset Auktoriteettitietueet OMA TIETOKANTA Sijainti- ja nidetiedot Asiakastiedot ja lainaus Kaukopalvelu

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Omassa tietokannassa  Kokoelmatiedot  Sijainti- ja varastotiedot - huomioitava pääsanan ja signumin muutokset  (Kirjastokohtaiset huomautukset - myös Melindassa)  Asiakkaat ja lainaus  Hankinta- ja kaukopalvelu

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Ennen luetteloinnin aloittamista  Luetteloijien tunnukset – pääkäyttäjät sekä oman kirjaston LOW-tag  Aleph-klienttien asentaminen ja testaus  IP-avaukset ja portit, ohjeet:  Replikoinnin asetukset  Kansallisten kuvailuohjeiden ja MARC 21 –formaatin kertausta  Työskentelytapojen tarkistusta

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Työskentelyä Melindassa  Etsitään, tarkistetaan, tarkistetaan - tuplien välttäminen!  Tietue löytyi -> muokataan (tarvittaessa), lisätään oma merkki (lowtag)  Tietuetta ei löytynyt -> luetteloidaan ja sisällönkuvaillaan, lisätään oman kirjaston merkki (lowtag) -> Tietue siirtyy omaan tietokantaan

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Työskentelyä Melindassa  Tietueita saa muokata  Kirjoitusvirheitä saa korjata  Ylimääräisiä kenttiä voi poistaa  Kirjastokohtaisia huomautuksia (kentät 59X) saa lisätä  Tuplatietueista ja väärinyhdistymisistä ilmoitetaan KK:n tietokantahuoltoon - web-lomake  Nimekkeissä ja pääsanoissa tehtävistä korjauksista ilmoitus voy- –postilistallevoy-

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Työskentelyä Melindassa  Noudatetaan kansallista kuvailutasoa alempi kirjasto/välitaso = merkkipaikassa 17 koodaustaso 4 Kuvailuun merkitään kuvailusääntöjen pakollisten elementtien lisäksi, jos on saatavilla ja sovellettavissa: - rinnakkaisnimeke - muu nimeketieto, mm. alanimeke - laajuus, mm. sivumäärä ja erityismääre

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Tietueiden poistaminen  Tietueita ei tarvitse poistaa Lindasta, vaikka nide poistuisi oman kirjaston kokoelmista lopullisesti.  Varastokirjastoon siirrettävät niteet, merkitään X  Poistetaan oma LowTag  Erheelliset, vahinkotietueet voi poistaa Ohje: en+LINDAsta en+LINDAsta

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Ennakko- ja hankintatietueet  Ennakkotietueita Fennicasta ja Kirjavälityksestä Tietueita saa käyttää, poimia ja kuvailua täydentää kuten muitakin tietueita.  Hankintaa varten saa tehdä uusia, ei-niin-täydellisiä tietueita esim. omista tiedoista tai kustantajan luetteloista

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Huomioitavaa Kontrollikenttiä ja leaderin (LDR) koodeja on käytettävä luettelointiohjeiden mukaan - Mp. 06 Tietueen tyyppi ja mp. 07 Tietueen bibliografinen taso on aina tallennettava - Mp. 17 Tietueen taso 4 - Kun 336/337 niin mp. 18 koodi on aina i = ISBD välimerkitys Mikäli koodia ei haluta laittaa, merkkipaikkaa ei jätetä tyhjäksi vaan käytetään ”ei koodattu” l. |

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Huomioitavaa  Standardeja ja tunnisteita (ISBN, ISSN) on käytettävä aina kun saatavilla  035 -kenttä (FCC) - ei poisteta omasta kannasta, se on tuplakontrollin väline  Näppäinkomennot Alephissa Näppäinkomennot Alephissa

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Huomioitavaa  Kannattaa tehdä ja jakaa yhteisiä tallennusalustoja, jokaiselle aineistoryhmälle omansa, kuten Voyagerissa  Järjestelmä tarkistaa tietueen automaattisesti, ilmoittaa virheet, ehdottaa tuplia  Painetulle ja e-aineistolle oma tietue  Tilastointi – pääkäyttäjä voi tehdä itse tilastoja

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Auktoriteettivalvonta - käsitteitä  Auktoriteetti = termin tai nimen standardoitu, yhtenäinen muoto. Yhdelle asialle yksi hakumuoto tai useita hyväksyttyjä muotoja yhteenlinkitettynä  Auktoriteettitietue = erillinen tietue, jossa nimen tai termin ohjeellinen muoto sekä mahdolliset viittaukset ja lisätiedot  Auktoriteettivalvonta = prosessi, jolla luodaan yhdenmukaiset, ohjeelliset muodot tietokantaan ja käytetään niitä hyväksi tiedon tallennuksessa ja haussa  Auktoriteettivalvonta organisoi tietokannan sisältöä ja identifioi haun kohteen

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Auktoriteettien tyypit  henkilönnimet  yhteisöt  kokoukset  tekijä-nimekkeet  sarjannimet  yhtenäistetyt nimekkeet  asiasanat: yleiset, maantieteelliset, aikaa ilmaisevat, lajityyppiä ilmaisevat, lisämääreet

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Sisällönkuvailu Ohjeena Sisällönkuvailun asiantuntijaverkoston laatima Sisällönkuvailuohje MARC 21 –formaattia varten (11/12)  Kaikki luetteloitava aineisto sisällönkuvaillaan  Käytetään vakiintuneita kansallisia tai kansainvälisiä luokituksia  Kaikkia sanastoja, myös vieraskielisiä, voidaan käyttää  Riippumatta kuvailtavan aineiston kielestä voidaan käyttää erikielisiä asiasanoja  Tulee välttää ketjutettujen asiasanojen käyttöä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT RDA  RDA = Resource Description & Access RDA  Aineistojen kuvailustandardi, korvaa nykyiset ISBD-pohjaiset kuvailusäännöt  Otettu käyttöön Kongressin kirjastossa, British Libraryssa ja muutamassa muussa angloamerikkalaisessa kirjastossa  Tulossa 2013: Kanada, Australia, Saksa, Hollanti, Filippiinit (kansalliskirjastot)  Suomessa käännös valmisteilla Kansalliskirjastossa, käyttöön 2014/2015

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Perusperiaatteet  Suomessa siirrytään RDA:han sitten kun käännös on valmis ja koulutuksia pidetty -> emme itse aktiivisesti käytä vielä RDA-kenttiä emmekä RDA:n kuvailuohjeita  Tehtyä työtä ei kannata hävittää, vaan kentät jätetään tietueisiin vastaisen varalle  Kuvailutietoja ei tarvitse muokata, mutta hakutiedot pitää muokata Suomen sääntöjen mukaisiksi

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Kansalliskirjastossa  Ohjeet ja neuvonta – wikit, Linnea2-konsortion sivut  Tietokannan huolto – tuplien siivous, väärinyhdistyneiden korjaus  Työvälineet – luettelointiklientit  Järjestelmäpäivitysten koordinointi  Yhteydet järjestelmätoimittajiin ja tietokannan ylläpitoon

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Työskentelyn apuvälineitä  Aleph- luettelointiklientti, ohjeet CurrentFile/ALEPH_luettelointiopas_Versio2.pdf CurrentFile/ALEPH_luettelointiopas_Versio2.pdf  MARC 21 –luettelointiformaatti  Formaatin sovellusohje  Kirjastoaineistojen kuvailusäännöt  Sisällönkuvailun ohjeistus rentFile/Sisallonkuvailiun_periaatteet.pdf rentFile/Sisallonkuvailiun_periaatteet.pdf

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Työskentelyn apuvälineitä  Sanastot  ONKI Tulossa: - Yhteinen luettelointiklientti Alephille ja Voyagerille - Tarkistettuja ohjeita ja käytäntöjä, päivityksiä eri työryhmistä

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Lisätietoa  Metatietovaranto - wiki –Taustatietoa hankkeesta –”Työkalupakki” –Työryhmien pöytäkirjat yms.   Kansalliskirjaston asiantuntijaseminaarit   Ajankohtaisia tiedotteita 

KIRJASTOVERKKOPALVELUT yhteystietoja   Kehittämispäällikkö Minna Olkinuora-Tauru (at) helsinki.fi  Minttu Hurme (at) helsinki.fi  Tarja H Mäkinen (at ) helsinki.fi

KIRJASTOVERKKOPALVELUT Kiitos !