Suomen Rotary © Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena Markku Kalliomäki

Suomen Rotary © Kirjeet ja laskut Klubipressa / kuvernööri Sihteeri RI SR Jäsenistö Rahastonhoitaja Tietovirtoja

Suomen Rotary © Miten hallitset piirisi tietovirtoja ? Näinkö.. vai näin ?

Suomen Rotary © Sähköposti Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä. - Aktiivinen s-postin käyttö sisäisessä viestinnässä. - RI:n tiedotteet, kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne. kulkevat suurelta osin sähköpostin välityksellä. Klubien ja piirien nettisivut Tarkoitettu jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot..) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä. Tällä hetkellä yli 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot Tietotekniikka ja sähköinen viestintä

Suomen Rotary © Aktiivinen viestintä ja tiedottaminen on yksi tehokkaan ja tuloksellisen toiminnan kulmakiviä ! Tiedon perillemeno / noteeraaminen perustuu toistoon ja useiden kanavien käyttöön  sähköposti, nettisivut, kirjeposti, henkilökohtainen yhteydenotto Tilaisuuksien ”markkinointi” 1.Ennakkoilmoitus (kalenterivaraus heti, kun ajankohta ja paikka tiedossa) 2. Varsinainen tiedote (ohjelma, ilmoittautumiset) 3. Viimetippamuistutus Tehokas viestintä

Suomen Rotary © Piirin hyviä viestintäkäytäntöjä Kuvernööri  klubit Kuvernöörin kuukausikirjeet liitteineen sähköpostilla tai mieluummin piirin nettisivuille, jolloin s-postilla klubeille lyhyt ilmoitus, että kuvernöörin xx kuukauden kuukausikirje on julkaistu ja löytyy piirin nettisivuilta osoitteesta PETS / piirineuvottelu ja piirikokous (kirjepostina) + piirin nettisivuille + kuvernöörin kuukausikirjeessä + henk.kohtainen puhelinsoitto tarvittaessa. Piirin seminaarit ja koulutustilaisuudet sähköpostilla + piirin nettisivuille + kuvernöörin kuukausikirjeeseen Pikaviestintä sähköpostilla tai matkapuhelimella tekstarina

Suomen Rotary © Rotaryn tietojärjelmien perusosat Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access (MAP) Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain Eivät integroidu keskenään !

Suomen Rotary © RI:n nettisivut Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. RI:n nettisivut Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille.

Suomen Rotary © Klubeilla (pesidentti ja sihteeri, rahastonhoitaja, TRF-asiamies) ja kuvernööreillä on mahdollisuus (jopa välttämättömyys) liittyä RI:n klubi- ja jäsentietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. RI / Rotary Member Access (MAP)

Suomen Rotary ©  Rotaryklubit (presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja, TRF- asiamies) Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen Jäsenraporttien tulostaminen Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet  Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. RI Member Access- toiminnot

Suomen Rotary © Rotary Member Access päävalikko

Suomen Rotary © Suomen Rotaryn tietotekniikkapalvelut  Suomen Rotaryn nettisivut – Julkinen osa – Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana)  Nuorisovaihdon nettisivut  Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli)  Klubeille ja piireille tarjottavat nettipalvelut SR:n webbihotellissa

Suomen Rotary © Suomen Rotaryn nettisivut uudistettiin

Suomen Rotary © Suomen Rotaryn sisäiset suojatut jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi :  tunnus: rotary, salasana: ratas  Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita  Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja ja oppaita  Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot  RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät kuvaukset ja ohjeet  Suuri osa aineistosta on myös ruotsiksi  Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja  SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta

Suomen Rotary © SR:n suojatut jäsensivut

Suomen Rotary ©

Suomen Rotary ©

Suomen Rotary © SR:n hallinnon suojatut sivut / 1. Suojatut jäsensivut  SR:n hallinto suojattu SR-Board management

Suomen Rotary © SR:n hallinnon suojatut sivut / 2.

Suomen Rotary © SR:n hallinnon suojatut sivut / 3.

Suomen Rotary ©

Suomen Rotary © Klubit / tietojen päivitys JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta On-line matrikkeli Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto Tietoja omalle koneelle SR:n jäsentietojärjestelmä RI Member Access

Suomen Rotary © Integrointi RI:n Member Accessiin RI Member Acess Kansallinen järjestelmä Pohjoismaiden HUB Ruotsissa Pohjoismaiden yhteishanke

Suomen Rotary © SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,SR). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta

Suomen Rotary © SR:n jäsentietojärjestelmä

Suomen Rotary © SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja

Suomen Rotary © Piirien ja klubien omat nettisivut Yksi esimerkki klubin nettisivuista

Suomen Rotary © Kuvernöörin kuukausikirjeet netissä Esimerkki erään piirin kuvernöörin kuukausikirjeistä

Suomen Rotary ©  Verkkokokoukset  Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina  Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa kaksi / piiri.  Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi Uusia mahdollisuuksia verkossa  Sosiaalinen media  Muutamilla piireillä ja useilla klubeilla on nettisivuihin liitetty oma sosiaalinen nettimedia. esim. Facebook Blogi (esim. Google Blogger) jne

Suomen Rotary © Uusia mahdollisuuksia – sosiaaliset verkostot

Suomen Rotary © Rotaryn sosiaaliset verkostot netissä Uusia mahdollisuuksia – sosiaaliset verkostot

Suomen Rotary © Rotaryn videoita netissä

Suomen Rotary © Rotaryn sosiaalinen verkosto

Suomen Rotary © Rotaryn ammatilliset verkostot

Suomen Rotary © Mitä teet tällä hetkellä ?

Suomen Rotary © Jaa kuvia klubisi toiminnasta

Suomen Rotary © Uusia mahdollisuuksia – Blogit

Suomen Rotary © Kotitoimisto Rotary International Kuvernööri

Suomen Rotary ©