Aineistonhallinta ja työkalu datanhallintasuunnitelmien tekemiseen Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Aineistonhallinta ja työkalu datanhallintasuunnitelmien tekemiseen  Aineistonhallinta  dmpTuuli-projekti  Hyvä datanhallintasuunnitelma rahoittajan näkökulmasta  Tutkijan näkökulma: Palaute HY:n tutkijatyöpajoista  Millainen dmp-työkalu? Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Avoin tiede ja aineistojen avaaminen edellyttävät:  Tutkimusaineistojen ja tulosten avointa jakamista.  Aineistonhallinnan suunnittelua jo tutkimussuunnitelman yhteydessä.  Aineistojen keruun, käytön, säilytyksen ja jatkokäytön suunnittelua.  Hyvää aineistonhallintaa.  Eli data on mm. kuvailtava ja tallennettava siten, että datan avaaminen ja jatkokäyttö on mahdollista. Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Aineistonhallintasuunnitelma – Data Management Plan  On usein osa tutkimussuunnitelmaa, joko sen sisällä tai erillisenä dokumenttina.  Siihen sisältyy tutkimusdataa koskeva hallintasuunnitelma koko datan elinkaaren ajalle.  Eri rahoittajat pyytävät erimuotoisia suunnitelmia, mutta perussisältö on yleensä sama  vaadittu tarkkuustaso vaihtelee Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

 Suunnitelmassa kuvataan:  Miten aineisto hankintaan?  Miten aineistoa käytetään ja säilytetään?  Miten mahdollistetaan aineiston käyttö projektin päätyttyä?  Suunnitelmassa kerrotaan myös seuraavista tutkimusprojektin alussa/aikana tehtävistä sopimuksista, joissa sovitaan  vastuista ja velvollisuuksista  omistajuudesta ja lisensseistä  kustannuksista ja niiden kattamisesta Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Datanhallintasuunnitelma  Datanhallintasuunnitelma on osa aineistonhallintasuunnitelmaa.  Sisältää suunnitelmat tutkimuksessa käytettävään tai tuotettavaan tutkimusdatan hallintaan liittyen.  Suunnitelmassa kuvataan yleisiä periaatteita, joita projektissa tullaan noudattamaan, jotta tutkimusdata:  Pysyy turvassa, eheänä ja ymmärrettävänä.  On käyttökelpoista itselle ja yhteistyökumppaneille tutkimusprosessin aikana.  On löydettävissä uudelleenkäyttöä varten myös tutkimuksen jälkeen. Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

dmpTuuli-projekti 2015–2016 Dmp = data management plan Tavoitteena on:  Kehittää Suomen tutkimusorganisaatioille yhteinen työkalu/verkkopohjainen palvelu datanhallintasuunnitelmien laadintaan.  Samalla projekti tukee tutkimusorganisaatioita datanhallintasuunnitelmien tukipalveluiden aloittamisessa ja edistää tutkimusdatan hallinnan suunnitelmallisuutta kansallisella tasolla.  Toimia käyttäjälähtöisesti.  Perustaa kehitys avoimen lähdekoodin ratkaisuun.  Valita olemassa olevista (esim. DMPonline DMPTool) työkaluista paras mahdollinen Suomen tutkijayhteisön käyttöön.  Helsingin yliopisto pilotoi ja HY:n kirjasto koordinoi projektia. Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

OHJERYHMÄ Yhteiset ohjeet Työnkulut Alakohtaiset ohjeet KÄYTTÄJÄRYHMÄ Tarvekartoitus Pilotointi Palautekyselyt VÄLINERYHMÄ Välinekartoitus Tietorakenteen hiominen Integroinnit VERTAISTUKIRYHMÄ Vertaistuki organisaatioiden palvelukehitykselle Vertaistukifoorumit TUULIPROJEKTITOIMISTO OHJAUSRYHMÄ

dmpTuuli-projektissa mukana:

Aineistonhallinta rahoittajan näkökulmasta: miten suunnitelmia arvioidaan? Mukaillen UK Economic and Social Research Councilin (ESRC), UK Science & Technology Facilities Councilin, UK Medical Research Councilin (MRC) ja DCC:n ohjeita: guidance/

Mitä arvioidaan?  Aineistonhallintasuunnitelman tarkoituksenmukaisuus, toteuttamiskelpoisuus, realistisuus  Datapolitiikka  Noudattaako suunnitelma tiettyä esim. korkeakoulun omaa datapolitiikkaa ja siihen liittyviä datanhallintakäytäntöjä?  Olemassa olevan datan käyttäminen  Hyödyntääkö tutkimus jo käytettävissä olevia avoimia aineistoja?  Uuden datan tuottaminen  Annetaanko uuden datan tuottamisesta tarpeeksi tietoa? Onko se tarkoituksenmukaista tutkimussuunnitelmaan ja ilmoitettuihin metodeihin nähden?  Annetaanko datan keräämisestä, formaateista, analyysistä ja säilyttämisestä riittävästi tietoa? Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

 Aineiston dokumentointi ja metadatastandardit  Annetaanko datan dokumentoinnista ja kuvailusta riittävästi tietoa? Kuvaillaanko esim. käytettävät metadatastandardit, datan digitaalista formaattia, koodeja yms.  Säilytys, varmuuskopiointi ja turvallisuus  Kuvataanko tutkimusinstituution tallennus- ja varmuuskopiointikäytäntöjä riittävästi?  Annetaanko tietoja mahdollisesta pitkäaikaissäilytyksestä ja siihen varautumisesta?  Kuvaillaanko aineiston keräämisen ja säilyttämiseen liittyviä mahdollisia turvallisuusriskejä (anonymisointi, kryptaus, turvaluokitus tms.) Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

 Copyright & omistajuuskysymykset  Onko näistä jo sovittu tai selvennetäänkö asiaa?  Aineiston avoimuus ja jakaminen  Kuvataanko millä edellytyksillä aineistoa voi jakaa avoimesti?  Millä aikataululla aineistoa voidaan jakaa avoimesti? Minkä verran dataa täytyy esim. “siivota”?  Vastuut  Miten tutkimushankkeessa on jaettu aineistonhallintaan liittyvät vastuut? Tarvitaanko apua tutkimushankkeen ja tutkimusinstituution ulkopuolelta?  Onko tässä yhteydessä huomioitu koko tutkimuksen elinkaari?  Dmp ei ole muuttumaton dokumentti!  Aineistonhallintasuunnitelmaa tulisi täydentää ja muuttaa tutkimushankkeen edetessä. Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Tutkijoiden näkökulma – palaute HY:n tutkijatyöpajoista  2 työpajaa: Kumpulan kampuksella ja Keskustakampuksella.  Yhteensä 24 osallistujaa: uran eri vaiheissa olevia yliopistolaisia jatko- opiskelijoista professoreihin.  Tutkijat olivat hyvin perillä siitä, että HY:lle merkittävissä rahoitushauissa, kuten Horizon 2020 –hakuun liittyvässä pilotoinnissa ja Suomen Akatemian rahoitushauissa vaaditaan jo aineistonhallintasuunnitelma osana hakemusta.  MUTTA osalla ei ollut minkäänlaista kokemusta suunnitelman laatimisesta.  Tutkijoiden päällimmäisenä toiveena: Mahdollisimman helppo “sapluuna” aineistonhallintasuunnitelmien tekemiseen. Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Tutkijoiden toiveita ja terveisiä rahoittajille:  Rahoitushakemusten arvioitsijoilta lausunnoissa enemmän ja täsmällisempää palautetta myös aineistonhallintasuunnitelmista.  Rahoittajilta kannanotto siihen, millaista tukea rahoittajat tarjoavat tutkimusprosessin loppuvaiheessa tai hankkeen päättymisen jälkeen tapahtuvalle datan siivoamiselle yms. käsittelylle.  Ohjeistusta siihen, miten datanhallintaan liittyvät kulut sekä ajankäyttö tulisi ottaa huomioon tutkimushankkeiden budjetoinnissa.  Rahoittajien vaatimuksiin on helpompi vastata, kun tutkijoille tarjottavat erityyppisen datan tallentamisen, jakamisen ja jatkokäytön mahdollistavat palvelut ovat kunnossa. Raportti tutkijatyöpajoista luettavissa Tuulin wikissä: Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Yleistä dmp-työkaluista  DMPonline (UK)  DMPtool (USA)  Ensimmäinen versio 2011  Kehitetään aktiivisesti  Mahdollisuuksia vaikuttaa kehitystyöhön Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Millainen työkalu on?

Integrointi hakujärjestelmiin  DMP:n tulostaminen eri tiedostomuodoissa: rtf, pdf, json…  Liitteeksi varsinaiseen hakemukseen  Linkitykset suoraan hakemuksesta Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Tutkimusdatanhallintasuunnitelmatyökalu (Tuuli) Miksi yhteinen?  Sama väline kaikissa tutkimusorganisaatiossa.  Vähemmän opeteltavia käyttöliittymiä.  Ohjeet voivat olla suurelta osin yhteiset.  Vältetään päällekkäistä työtä.  Rahoittajien vaatimukset tarvitsee päivittää vain yhteen paikkaan.  Kansalliset rahoittajat  Kansainväliset rahoittajat  Voidaan kerätä kootusti tietoa tulevista datanhallinnan tarpeista. Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti

Tuuli-projektin terveiset:  Suurimpien kotimaisten rahoittajien vaatimukset ja ohjeistukset on tärkeä saada mukaan työkaluun mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.  Rahoittajat aktiivisesti mukaan dmpTuuli- keskusteluun!  Tuulin työryhmien yhteinen työpaja Kaisa-talossa klo 9.30– TERVETULOA! Lisätietoja projektista ja tapahtumista Tuulin wikissä: Minna Ahokas & Jari Friman, Tuuli-projekti