Klubisihteeri ja rahastonhoitaja Perustehtävät Raportoinnit Maksut Jäsenrekisterit Kalenteri Tärkeimmät tietolähteet Esittäjä Aika ja paikka Suomen Rotary © 2015

2 Klubin tarkoitus ja toiminnan laatu Klubin tarkoitus on vaalia lähimmäisen palvelemisen ihannetta ja innostaa jäseniään sekä yksityiselämässään, ammatissaan, yhteiskunnallisessa toiminnassaan että kansainvälisissä suhteissa noudattamaan näitä edellä mainittuja ihanteita sekä harjoittaa ja tukea humanitaarista ja sivistyksellistä toimintaa. Rotaryklubi toimii yleishyödyllisyyden pohjalta. Klubi voi vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja sekä järjestää asianomaisella luvalla rahankeräystä, arpajaisia, juhlia, harjoittaa julkaisutoimintaa ja muuta vastaavaa toimintaa, joka välittömästi tukee näissä säännöissä määrättyjä tarkoituksia. Klubi voi omistaa tarkoituksensa toteuttamisen kannalta tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta. Klubin tarkoitus ei ole hankkia taloudellisia etuuksia tai ansioita siihen osallisille eikä se pyri vaikuttamaan valtiollisiin asioihin. ROTARYKLUBI?

3 Tärkeimmät tietolähteet    (oma piiri) ROTARY VERKOSSA

4 KESKEISET OPPAAT Kaikki oppaat voi ladata Suomen Rotaryn suojatuilta jäsensivuilta.

5 My Rotaryssa hoidat klubin asioita nopeasti ja tehokkaasti ja varmistat, että Rotarylla on tarkat tiedot klubisi tavoitteista ja saavutuksista. Jos sinulla ei ole vielä My Rotary -tiliä, niin rekisteröidy mahdollisimman pian. Kun kautesi alkaa heinäkuun 1. päivä, saat automaattisesti pääsyn ominaisuuksiin ja linkkeihin, joita tarvitset hoitaaksesi tehtäviäsi. Klubisihteerinä käytät My Rotarya esimerkiksi seuraavasti:  Rotary Club Centralissa seuraat ja muokkaat klubin tavoitteita ja seuraat niiden edistymistä Rotary Club Central  Muodostat klubin viralliset raportit  Katsot päivittäin klubin taseraportit  Katsot lahjoitus- ja tunnustusraportit  Katsot SHARE ja polioraportteja  Official Directory Official Directory Vain sinä ja klubipresidentti pystytte lisäämään järjestelmään klubin toimihenkilöitä, jolloin he myös saavat pääsyn resursseihin, joita he tarvitsevat toimissaan. Kaikki klubi- ja jäsentietojen päivitykset tehdään vain SR:n jäsentietojärjestelmään. My Rotary

6

7 My Rotary -tili

8 My Rotary

9 Rotary Club Central

10 Rotary Club Central

11 JÄSENTEN PYSYTTÄMINEN

JÄSENISTÖN PYSYTTÄMISTAVOTTEIDEN ASETTAMINEN

13

14  Suojatut jäsensivut  rotary ratas  Jäsentietojärjestelmä  jäsen ja klubitietojen päivitys juoksevasti  uudet toimihenkilöt heti vuosi-/vaali- kokouksen jälkeen  adm**** ja salasana (klubi saanut 2005) SUOMEN ROTARYN VERKKOSIVUT

15

16

17

18

19

20 SR:n ja RI:n jäsenrekisterit on yhdistetty Päivitykset tehdään vain SR:n jäsentietojärjestelmään Tiedot päivittyvät automaattisesti Suomen Rotaryn ja My Rotaryn järjestelmien välillä Seikkaperäiset ohjeet voi ladata SR:n suojatuilta jäsensivuilta ”Tietojärjestelmien kuvaukset ja ohjeet”: SR:n jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet SR:n jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet KESKEINEN JÄSENTIETOREKISTERI

21 SR:n JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ Jäsentietojärjestelmästä  päivität klubitiedot  päivität jäsentiedot o uudet jäsenet o eronneet jäsenet o toimihenkilöiden tehtävät  ajat osoitelistoja  raportoit läsnäolot  ym. Tiedot siirtyvät automaattisesti My Rotaryyn

22 (oman piirin verkkosivut)  Luo tarvittaessa oma tili  Kuvernöörin kuukausikirjeet  Piirin organisaatio  Piirin toiminta  Ajankohtaista OMAN PIIRIN VERKKOSIVUT

23 Lähtökohdat Klubisihteeri on klubin avainhenkilö  Klubipresidentin oikea käsi ja klubin tietolähde  Klubissa voi olla useampia sihteereitä, sihteeristö  1. sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän s-postin sekä normaalin postin Sihteerin tehtävät käsittävät:  Hallinnolliset perustehtävät, joita tässä esityksessä käsitellään Sihteerin perustehtävät liittyvät myös rahastonhoitajan, klubimestarien ja IT-vastaavan tehtäviin  Yleiset lähinnä klubin sisäiset sihteerintehtävät, jotka on kuvattu mm. Klubin sihteerin oppaassa (229-FI) (löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta)  ”Klubisihteeristön tehtäviä ja työnjakoa” -taulukko (Excel) kattaa sihteerien tehtävät laajasti (löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta) KLUBISIHTEERIN ASEMA JA TEHTÄVÄT

24

25 PERUSTEHTÄVÄT JA TIETOJÄRJESTELMÄT Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International My Rotary Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Klubilaskut heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain

26 1)Maksa klubilasku RI:lle 1.7. (= Club Invoice) 2)SR:lle per capita -maksut lokakuussa 3)Maksa klubilasku RI:lle 1.1. (=Club Invoice) 4)SR:lle per capita -maksut maaliskuussa 5)Virkailijatietojen päivittäminen SR:n jäsentieto- järjestelmään heti syyskokouksen jälkeen 6)Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen SR:n jäsentietojärjestelmään juoksevasti, viimeistään kuukauden sisällä tapahtumasta SIHTEERIN KUUSI AVAINVELVOLLISUUTTA

27 Rotary Internationalin jäsenmaksut – klubilasku (Club Invoice) Tieto RI:n klubilaskun ilmestymisestä lähetetään kahdesti vuodessa klubisihteerille s-postitse – tammi- ja heinäkuussa  Klubin jäsen- ja muut tiedot päivitetään juoksevasti online SR:n jäsenrekisteriin, viimeistään ja  RI:lle suoritettavat per capita -maksut perustuvat SR:n jäsenrekisteriin päivitettyihin tietoihin (My Rotaryssa 1.7. ja 1.1. oleviin tietoihin)  Klubilasku korvasi SAR-raportin  Tieto klubilaskun julkaisemisesta toimitetaan sihteerille sähköisesti. Itse lasku imuroidaan My Rotarysta. Laskun saldoa ei voida oikaista ja se maksetaan sellaisenaan.  Mahdolliset The Rotarian -lehden tilaukset päivitetään SR:n jäsentietojärjestelmään, eikä tarvitse ilmoittaa muualle. KLUBILASKU

28 KLUBI- LASKU

29 ROTARY INTERNATIONALIN PER CAPITA -MAKSUT  Klubilaskun per capita -maksu on kaudella 2015–16 puolelta vuodelta 27,50 USD/jäsen Tarkista ja päivitä klubi-, jäsen- ja virkailijatiedot sekä mahdolliset The Rotarian -lehden tilaukset SR:n jäsentietojärjestelmään. RI:n sääntöjen mukaan jokaisen aktiivijäsenen tulee tilata jokin virallinen rotarylehti. Suomessa se on automaattisesti Rotary Norden, ellei toisin ole sovittu.  Klubilaskussa maksetaan vain mahdolliset The Rotarian -lehden tilaukset.  Rotary Norden -lehden tilausmaksut suoritetaan automaattisesti SR:n per capita -jäsenmaksujen yhteydessä.

30 Suomen Rotaryn per capita -maksu vuodelle on 34,00 € (siihen sisältyy 2 € lääkäripankille, 0,50 € SR:n tietojärjestelmiin ja yleiskorotusta 0,50 €) Piirien per capita -maksut vuodelle päätetään piirikohtaisesti piirineuvotteluissa Rotarytoimisto laskuttaa per capita -maksut kahdessa erässä  Ensimmäinen erä syyskaudella (lokakuu) ja toinen erä kevätkaudella (maaliskuu)  Laskut lähetetään sihteerille, joka toimittaa laskut edelleen rahastonhoitajalle maksettaviks i.  Laskun loppusumma – johon sisältyy sekä Suomen Rotaryn että piirin osuudet – määräytyy Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän jäsenlukumäärän kunakin ajankohtana. Klubin talousarvion laadinnassa on varmistettava maksuvalmius niin, että em. Rotary Internationalin ja Suomen Rotaryn laskuttamat maksut pystytään maksamaan ajallaan. SR–FR ry:n JA PIIRIN JÄSENMAKSU

31 SR:n ja piirin per capita - lasku

32 Lähtökohdat Sihteerin tehtävistä lisätietoa :  Klubin sihteerin opas (229-FI)  Rotaryn käsikirja 2013 (035-FI) (SR:n suojatuilta jäsensivuilla)  Rotary Matrikkelin alkuosassa (siniset sivut) MUISTILISTA presidenteille, sihteereille ja rahastonhoitajille  Suomen Rotaryn suojatut jäsensivut: oKäyttäjätunnus: rotary salasana: ratas Verkkosivuilta löytyy sihteerin ja rahastonhoitajan tehtäviin liittyviä ohjeita ja muistioita Verkkosivuilla on myös jäsentietojärjestelmän käyttöä koskevat ohjeet KLUBISIHTEERIN TIETOLÄHTEET

33 Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito  Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen  SR:n jäsentietojärjestelmään kunkin kuukauden 15. pv. mennessä RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen  RI:n Official Directory: seuraavan vuoden toimihenkilötiedot päivitettävä mennessä SR:n jäsentietojärjestelmään Maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille  Välittää laskut rahastonhoitajalle ja valvoo maksujen suorittamista  RI:n klubilasku (Club Invoice) maksetaan heinäkuussa ja tammikuussa  SR:n ja piirin lasku maksetaan lokakuussa ja maaliskuussa ROTARYN KÄSIKIRJA

34 MUUT KLUBISIHTEERIN TEHTÄVÄT Klubisihteerille kuuluvat perustehtävien lisäksi tavanomaiset sihteerin tehtävät  Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne.  Pöytäkirjojen laatiminen  Klubin kirjeenvaihto ja arkisto  Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa  Tavanomaiset tehtävät on kuvattu Klubin sihteerin oppaassa (229-FI)  Oppaan ohjeiden soveltaminen harkiten oman klubin tarpeiden mukaan Perustehtävät käsitellään rotaryklubin vuosikelloon ja tietojärjestelmiin liittyen  Piirikonferenssien ja seminaarien ajankohdat saattavat vaihdella piirikohtaisesti

35 ENNEN KAUDEN ALKUA KLUBISIHTEERI osallistuu piirin koulutusseminaariin (PETS) perehtyy edellä esitettyyn aineistoon perehtyy tehtäviä tukeviin tietojärjestelmiin sekä niiden tarjoamiin palveluihin sopii presidentin ja klubin muiden toimihenkilöiden kanssa työnjaosta sekä tulevan vuoden toiminnasta sopii nykyisen sihteeristön kanssa tehtävien siirrosta  vaadi SR:n jäsentietojärjestelmän käyttäjätunnus ja salasana edeltäjältä  varmista jäsentietojärjestelmän tietojen ajantasaisuuden

36 SUOMEN ROTARYN JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ Jäsentietojärjestelmä on rotaryviestinnän keskeinen osa ja painetun Rotary Matrikkelin perusta Klubisihteeri vastaa SR:n jäsentietojärjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta  Klubin jäsenet eivät voi itse päivittää tietojaan suoraan järjestelmään.  Päivitykset tehdään heti kun muutoksia on tapahtunut.  Suomen Rotaryn ja piirien postitus klubeille perustuu jäsentietojärjes- telmän osoitetietoihin. Tämä pätee myös Rotary Nordenin postituksiin.  Klubien kokouspaikka ja -aika sekä verkkosivuosoitteet päivitetään jäsentietojärjestelmään, josta ne automaattisesti siirtyvät SR:n verkko- sivuille. Näistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa erikseen Rotarytoimistoon.

37 Uudet klubivirkailijatiedot päivitetään syyskokouksen jälkeen ja viimeistään Matrikkelin jäsentiedot tarkistetaan mennessä  Matrikkeli painetaan suoraan jäsentietojärjestelmän tietoihin pohjautuen SUOMEN ROTARYN JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ

38 SUOMEN ROTARYN JÄSENTIETOJÄRJESTELMÄ Selainpohjainen jäsentietojärjestelmä on osoitteessa:  Päivitysten edellyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat klubisihteereillä ja presidenteillä  Eivät vaihdu vuosittain, tarvittaessa Rotarytoimistosta voidaan pyytää uudet tunnukset  Jäsentietojärjestelmän käyttöohjeet löytyvät Suomen Rotaryn suojatuilta jäsensivuilta: ”Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet”  SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena”

39 LÄSNÄOLORAPORTIT LAADITAAN KUUKAUSITTAIN Kunkin kuukauden viikoittaisten läsnäoloprosenttien keskiarvo ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä  Laskennassa otetaan mukaan vain aktiivijäsenet  Laskentaan ei oteta mukaan kunniajäseniä. Läsnäolovapautuksen saaneet huomioidaan mikäli osallistuvat klubin kokoukseen; RI:n virkailija ja/tai rotary- ja oman iän perusteella anottu läsnäolovapautus (rotaryikä + omaikä vähintään 85 vuotta).  Laskennassa otetaan huomioon paikkaukset muiden klubien kokouksissa sekä osallistumiset muuhun rotarytoimintaan (katso Klubin sihteerin opas) Tarkemmat ohjeet SR:n suojatuilla jäsensivuilla:  Läsnäoloprosentin laskentaperusteet ja raportointi  Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet

40 MUUTA HUOMIOITAVAA Klubin viikko- ja kuukausitiedotteet. Klubin vuositavoitteet tulee olla tallennettuina Rotary Club Centraliin ja kuvernöörin sekä apulaiskuvernöörin tiedossa 1.7. mennessä. RI:n lähettää klubille RI kongressin valtakirjan 1.4. mennessä, joka tulostettuna allekirjoitetaan ja annetaan klubin kongressiedustajalle. Jos klubi ei lähetä kongressiin omaa edustajaa, niin valtakirja annetaan kuvernöörille. (Katso seuraava kuva.) Piirikonferenssin, piirikokouksen sekä piirineuvottelun valtakirjat toimitetaan kuvernöörin ohjeiden mukaan.

41 Ilmoitus valtakirjasta liittyen RI:n kongressiin

42 TARVITTAVA IT-VARUSTUS Klubisihteerin perustehtävien hoitoa varten tarvitaan ajan tasalla olevat tietokonelaitteistot ja -ohjelmistot  Tehokas PC ja laajakaistayhteys Internetiin  Tietoturva ajan tasalla; palomuuri ja virussuojaus  Microsoft Office perusohjelmat tai vastaavat (esim. ilmainen Open Office- ohjelmisto) tekstinkäsittely, taulukkolaskenta ja esitysohjelma  Adobe Reader tai vastaava PDF-tiedostojen lukemiseen ja lomakkeiden täyttämiseen (ilmainen)  Mikäli sihteerillä ei ole käytettävissään tarvittavaa välineistöä voi häntä avustaa joku klubin jäsenistä, esim. klubin IT-vastaava  On suositeltavaa, että klubisihteerillä on vakio s-postiosoite esim. muotoa:  Sihteerin ei suositella vaihtavan s-postiosoitettaan kesken sihteerikauden

43 Toimi täsmällisesti, maksut ja raportit ajallaan  Mikäli tehtäviä ei hoideta ajallaan aiheutuu tästä runsaasti lisätyötä monelle taholle!  Sihteerin perustehtävien hoito ei ole monimutkaista, kun asiaan kerran perehtyy, joissakin klubeissa sama henkilö hoitaa nämä tehtävät useampana vuonna peräkkäin Pidä presidentti ja rahastonhoitaja ajan tasalla RI:n, SR:n ja piirin maksujen määräajoista, määristä ja suorituksista  RI:n maksujen ja raporttien epäselvyyksissä aina yhteys RI:n Zürichin toimistoon  Suomen Rotaryn ja piirin maksujen ja raportointien epäselvyyksissä yhteys Rotarytoimistoon  Ota tarvittaessa yhteyttä piiriorganisaatioon, alueen apulaiskuvernööri auttaa Tämä esitys löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta LOPUKSI