KDK-asiakasliittymän hankinnan valmistelu KDK-seurantaryhmä Kristiina Hormia-Poutanen

Kansallinen digitaalinen kirjasto: Tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuuri Pitkäaikaissäilytys Taustajärjestelmät Rajoitetut aineistotRajoittamattomat aineistot kirjasto-, arkisto- ja museojärjestelmät sekä muut järjestelmät Asiakasliittymä metadata haku objektihaut Objektien haku haku SIP, Luovutus- paketit Metadata Europeana ja muut ulkoiset Järjestelmät DIP, jakelupaketit

3/29/20153 Asiakasliittymä – kehittämisen lähtökohdat Asiakaslähtöisyys – asiakkaiden tarve ›Nopea ja tuloksellinen tiedonhaku ›Monipuolinen ja laaja digitaalinen aineisto ›Integroitavuus tiedontarvitsijan prosesseihin Arkkitehtuuri ›Käyttöliittymän ja taustajärjestelmien erottaminen toisistaan ›Integroituminen muihin kansallisiin infrastruktuureihin ›Asiakasliittymä on PAS:in käyttöliittymä Europeana-yhteistyö

Organisointi- hanke Seurantaryhmä Ohjausryhmä Jaokset ›Saatavuus ›PAS Tekninen asiantuntijaryhmä

Organisointi - asiakasliittymä OPM- Kansalliskirjasto sopimus Kansalliskirjasto hankintayksikkö Sovitut päätösesitykset viedään seurantaryhmälle Hankinnan tukena ›Hankinnan ohjausryhmä ›Hankinnan projektiryhmä ›Konsultit(hankintaprosessi, juridiikka)

3/29/20156 Yhteinen tahtotila -toimintatapa Tahtotilaworkshopit Sektoreiden yhteiset työryhmät ›Kokonaisarkkitehtuuri ›Vaatimusmäärittelyt ›Tietovarantokysely ›Viestintä ›Hankinnan valmistelu Toiminnallisen vaatimusmäärittelyn kirjallinen kommentointi (sektorit, ohjausryhmä) Vuorovaikutteinen media ›KDK-wiki Jalkautumiset Palveluesittelyt Sektoreiden yhteiset seminaarit Sektorikohtaiset seminaarit ›Korkeakoulut kevät 2009, syksy 2009 Jaosten tiivis yhteistyö

3/29/20157 Vaiheistus Yhteisen tahtotilan muodostus ›Hankeorganisaatio, kirjastot, arkistot, museot Valmisteluvaihe ›Vaativuusmäärittelyt (toiminnallinen, tekninen) ›Hankinnan valmistelu Hankintaprosessi käynnistyy 9/2009 Pilottivaihe 2010 (Q3-Q4) ›8 pilottiorganisaatiota Tuotantojärjestelmän rakentaminen alkaa 2010 Tuotantojärjestelmän ylläpito 2011-

3/29/20158 Pilottiorganisaatiot Jyväskylän yliopiston kirjasto Kansalliskirjasto Kansallisarkisto Lusto / Kantapuu Museovirasto / Suomen museot online Tuusulan museon taidemuseo-osasto ja Valtion taidemuseo Muusa-palvelu Helsingin kaupunginkirjasto / Helmet Turun maakuntakirjasto / Axiell

3/29/20159 Hankinnan valmistelu Vaatimusmäärittelyt (toiminnallinen ja tekninen) on laadittu saatavuusjaoksen ohjauksessa ›Valmistelun tukena on ollut sektoreiden edustajista muodostetut asiantuntijaryhmät ›Toiminnallisesta vaatimusmäärittelystä pyydettiin sektoreilta kommentteja keväällä 2009 KDK-organisaation tuki mm. kokonaisarkkitehtuurityössä on ollut merkittävä (arkkitehtuurikuvat, prosessikuvaukset)

3/29/ Hankintamenettelyn valinta Hankintamenettely on kilpailullinen neuvottelumenettely (erityisen monimutkaiset hankinnat) Kartoitus arkisto-, kirjasto- ja museoalan eri toimijoiden halukkuudesta ryhtyä kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymän käyttäjiksi tehty kesällä 2009 ›171 vastausta / 394 Kirjastot 77/ 193 Arkistot 27 /76 Museot 67/125 ›Kyllä 155 ›Ei 13 Amk, kunnankirjasto, yliopistokirjasto, museo

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku 1.Hankintailmoitus ›tavoite: klo mennessä › -> TED (Tenders Electronic Daily) ›haetaan osallistujia /ehdokkaita 2.Osallistumishakemusohjeet ›hankinnan kuvaus, ehdokkaiden soveltuvuuskriteerit, osallistumishakemuslomakkeet, määräajat (30 pv) yms. ›valitaan soveltuvuuskriteerit niin, että pystytään rajaamaan osallistujien määrä n. 3-5 osallistujaan ›pitää olla valmiina kun hankinta-ilmoitus jätetään 3.Osallistumishakemukset (30 pv) ›tarvittaessa vastataan ehdokkaiden esittämiin lisäkysymyksiin, vastaukset kaikille ehdokkaille hankinnan www-sivuilla ›palautus Avauskokous & pöytäkirja › Osallistumishakemusten vertailu ja valintapäätös ›tiedoksianto, mukaan muutoksenhakuohje (7 saantiaika päivää pakollinen odotusaika) ›n. 4 viikkoa eli päätös n

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku 6.Neuvottelukutsu ›mukaan valituille ›sis. mm. hankekuvaus/alustava tarjouspyyntö liitteineen, asialista, sopimusluonnos, sopimusehdot, pyydetään tässä neuvotteluihin toimitettavat dokumentit/alustavat tarjoukset ›osallistujia voidaan karsia vaiheittain ›n , jos ei ole tullut valituksia 7.Neuvottelut & pöytäkirjat ›tarvittaessa useampi kierros, tekniset neuvottelut ja sopimusneuvottelut erikseen ›n. 5-6 viikkoa kutsusta, huomioidaan joulu ›avauskokous & pöytäkirja ›neuvottelut n ›ilmoitus neuvottelujen päättymisestä 8.Tarkennukset tarjouspyyntöön – lopullinen tarjouspyyntö mukana oleville (Q2/2010) 9.Tarjoukset – lopulliset tarjoukset sisään (Q2/2010) 10.Avauskokous & pöytäkirja 11.Tarjousvertailu (Q2-Q3/2010)

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku 12. Hankintapäätösesitys (Q3/2010) 13. Hankintapäätös (Q3/2010) tiedoksianto, mukaan muutoksenhakuohje 14. Sopimusneuvottelut, hankintasopimuksen allekirjoitus (Q3/2010) huom. pakollinen odotusaika ennen allekirjoitusta ( eli päivää) 15. Jälki-ilmoitus (Q3/2010) -> TED (Tenders Electronic Daily)

Kiitos!