AYY vuosijuhlat Budjettiselvitys

Budjetoidut tuotot Budjetti € Toteuma € Ero € Tuotot - pääsymaksut + 30.000 + 13.669 - 16.331 - sponsoritulot + 2.500 + 200 - 2.300 Tuotot yhteensä + 32.500 + 13.869 -18.631

Budjetoidut kulut Budjetti € Toteuma € Ero € Kulut - alkutapahtuma - 7.000 - pöytäjuhla - 15.000 -41.646 - jatkot - 4.500 - brunssi - 4.200 - 1.844 - painotuotteet, valokuvaus, yleiset - 6.100 - 1.505 - toimikunta - 600 Yhteensä kulut - 37.400 - 44.995

lopputulos 13 869€ - 44 995€ = -31126€ Budjetoidut tuotot jäivät 18 631€ pienemmiksi Odotettiin enemmän kävijöitä Ei odotettu niin paljon olevan edustuspaikkoja Budjetoidut kulut ylittyivät 7595€ Tehty budjetti ei toteutunut juurikaan Budjettia ja vuosijuhlasuunnitelmia ei ole seurattu tarpeeksi hyvin

5v-vuosijuhlat Osallistujamäärät Pääjuhlassa osallistujia 224 Jatkoilla lisäksi 111 Brunssilla 139 Täysin lopullista tulosta odotetaan vielä, mutta tämä on ennuste Tuloslaskelma  arvio   Tulot Pääjuhla 16 325 Jatkot 1110 Brunssi 2085 Sponsorit 1000 Yhteensä 20 520 Menot 18 213 6166 1740 Muut kulut 2491 28 610 Tulos -8090

Vastaus kyselyyn AYY:n neljännet vuosijuhlat tekivät runsaasti budjetoitua isommat tappiot. Lyhyesti voidaan sanoa, että odotukset juhlavieraiden määrästä olivat huomattavasti toteutunutta korkeammat ja näin ollen tuotto-odotukset toteumaa paremmat. Vuosijuhlia ei ollut suunniteltu niin, että niiden osalta olisi voitu tehdä äkillisiä korjausliikkeitä kun huomattiin osallistujamäärän jäävän suunniteltua pienemmäksi. Valitettavasti jälkikäteen asian selvittäminen on hankalaa, sillä vuosijuhlia järjestäneet toimijat eivät enää ole ylioppilaskunnan vapaaehtoisina. Vuoden 2014 juhlan järjestäjien mukaan vuosijuhlien tavoitteena oli 300–330 maksavaa osallistujaa, mutta juhlaan osallistui lopulta 212 henkeä, joista moni tarjotulla edustuspaikalla, mistä suurin osa tappiosta aiheutui. Viime vuoden järjestelyistä opittiin, ja jo tänä vuonna tehtiin selkeitä parannuksia. Jatkossa painotetaan entistä enemmän työntekijän vastuuta vuosijuhlien budjetoinnissa ja budjetin seurannassa, ja vuonna 2015 juhlan budjetti pysyikin suunnitellussa. Vuosijuhlien ideoinnista ja toteutuksesta vastaavat edelleen vuosijuhlatoimikunta sekä kulttuurituottaja.