WebOodin käytön tehostaminen humanistisessa tiedekunnassa Päivi Heino Humanistinen tiedekunta

Projektin taustat WebOodin käytön tehostaminen? - Projekti on osa laajempaa perus- ja jatkotutkintojen sähköiset hallintajärjestelmät - hanketta, jota toteutetaan tiedekunnassa vuosina Tarkoitetaan tiedekunnan perustutkintojen tutkintovaatimustietojen, opetustietojen, kurssi- ja tentti-ilmoittautumisten siirtämistä Oodiin. - eHOPS:in käyttöönotto - OpeOodi laajemmin opettajien käyttöön. - Liikkeelle lähdettiin tutkintovaatimuksista eli opinto-oppaiden tekemisestä WebOodiin. Mitä oli ennen projektia Oodissa? - tiedekunnan atk-kurssien ja tvt-ajokortin näyttökokeiden ilmoittautumiset - yksittäisten laitosten/oppiaineiden kurssi-ilmoittautumisia. Oodi- palautejärjestelmä joillakin laitoksilla??

Projektin taustat 2 Syitä monia; ehkä tärkein opiskelijan näkökulma: - yhtenäistämällä kirjavia käytäntöjä helpotetaan opiskeluun liittyviä rutiineja - Opiskelussa tarvittavat tiedot löytyvät laitoksesta riippumatta aina samasta paikasta - Oodista, jossa voi tarkistaa tutkintovaatimukset ja opetustiedot, ilmoittautua opetukseen/tentteihin, antaa palautetta opetuksesta, tarkastella omia suorituksia ja suunnitella tulevia opintoja. Hallinnon näkökulma: - yleinen kurssihallinnointi ja opetukseen liittyvä raportointi ja tilastointi helpottuu - ei erikseen tapahtuvaa tiedonkeruuvaihetta: ilmoittautumis-, osallistuja- ja tuloslistoja ei tarvitse tehdä käsin. Kurssin suoritukset voi rekisteröidä Oodissa osallistujalistaan; ei opiskelijanumeroiden syöttämistä! Yhteydenpito opiskelijoiden kanssa automaattisesti muodostuvien ryhmäsähköpostilistojen avulla

Prosessi ja resurssit Tammi-helmikuu 2007: T ammikuun 11 pv:nä ensimmäinen suunnitteluryhmän kokous. Tieto laitoksille helmikuun puolivälissä Maalis-toukokuu 2007: Vanhentuneet Ooditunnisteet päätettiin ja opintojaksojen ja – kokonaisuuksien kuvaustiedot ja tutkintorakenteet kirjoitettiin laitoksilla kuvaustekstit ja tutkintorakenteet tarkistettiin huhti-toukokuussa tiedekunnan kansliassa ja hyväksyttiin tiedekuntaneuvostossa toukokuun puolivälissä. huhtikuun puolivälissä palkattiin puolipäiväinen projektisihteeri suunnittelutiimin avuksi Oprek valmisteli tietojen syöttöön tarvittavaa tekniikkaa ja suunnittelutiimi yleisesti tiedekunnan oppaiden rakennetta

Prosessi ja resurssit 2 Kesä-syyskuu 2007: Projektisihteeri aloitti opastyön kokopäiväisenä työntekijänä kesäkuun alussa Oppaiden perustaminen ja kuvaustietojen syöttäminen opintokohteille alkoi kesäkuun alussa) Lukuvuoden alussa tutkintovaatimuksista julkaistiin Oodissa xxx %, loput vaatimukset julkaistiin tässä vaiheessa väliaikaisesti tiedekunnan verkkosivuilla. (Alkuperäinen tavoite: kaikki oppaat julkaisukunnossa ilman tutkintorakennetietoa lukuvuoden alkuun mennessä) Neljälle eHOPS:ia pilotoivalle oppiaineelle syötettiin tutkintorakenteet jo elokuussa.

Prosessi ja resurssit 3 Loppuvuosi 2007, alkuvuosi 2008: Oppaiden rakentaminen jatkui koko syksyn 2007; viimeiset valmistuivat alkuvuodesta Tutkintorakenteiden syöttötyö oppaisiin alkoi loppusyksystä; rakennetyö on edistynyt n. 7 kpl / vko (n. 2-4 tuntia / opas) Huhtikuun 2008 alkuun mennessä oppaita on valmistunut n kpl. Teksti-välilehtien käännöksiä syötetään parhaillaan. Edessä loppukeväästä 2008: Tutkintovaatimuskirjallisuuden linkittäminen Helkaan parin oppiaineen kohdalla; jatkosta päätetään saatujen kokemusten mukaan. Koulutuksia laitosten henkilökunnalle opetustapahtumien tekoon ja OpeOodiin liittyen. Tavoite: suurin osa lukuvuoden opetuksesta Oodissa

Prosessi ja resurssit 4 Syksyllä 2008: Tiedekuntatenttien ilmoittautumisten siirtäminen WebOodi- ilmoittautumisten piiriin – suunnittelutyö alkaa. Suunniteltu käyttöönotto alkuvuodesta eHOPS:ia tarjotaan lukuvuoden alusta kaikille laitoksille Oodin palautejärjestelmän käyttöönottoa laajemmin tiedekunnassa

Prosessissa yllätti/opittua Opintojaksojen kuvaustietojen ja tutkintorakenteiden auki kirjoittaminen vei laitoksilta odotettua enemmän aikaa keväällä opintojaksojen tavoitteiden kirjoittaminen sisältöjen lisäksi oli uutta -tutkintorakennetta varten pyydettiin jokaisesta opintojaksosta tieto sen pakollisuudesta/vapaaehtoisuudesta/vaihtoehtoisuudesta muiden opintojaksojen suhteen sekä pääaine- että sivuaineopiskelijalle -Laitoksille laadittiin opintojaksojen kuvaustekstien mallit selityksineen, mutta mallin soveltaminenhan on aina asia erikseen. Kuvaustekstit tulivat tiedekuntaan yleisimmin word-tiedostoina ja eivät aina täydellisinä -> Sähköinen kuvaustietojen keräyslomake voisi helpottaa tilannetta tulevaisuudessa, mutta erityisesti myös riittävä työaika.

Prosessissa yllätti/opittua 2 Ooditunnisteiden tila vanhentuneiden määrä ( !) korjattavien ja tarvittavien uusien tunnisteiden määrä sekä työhön menevä aika ! Opintojaksojen kuvaustietojen syöttöhän on järkevintä aloittaa kun oppaan kaikki ooditunnisteet on tehty ja kunnossa (näin siis vielä vanhan tekniikan aikana) Aikataulutus syytä tehdä väljäksi ja joustavaksi! Keväällä asetettu tavoitteemme – tutkintovaatimusten julkaiseminen Weboodissa lukuvuoden alussa - ei pitänyt. Työn kiireisin vaihe siirtyi kesään, jolloin esim. heinäkuun lomakausi keskeytti opastyön muutamaksi viikoksi.

Muita huomioita ja hum. tdk:n erityispiirteitä: Jos eHOPS:it ovat käytössä, tutkintorakenteiden tulee valmistua ennen lukuvuoden alkua Muutokset rakenteeseen voivat rikkoa opiskelijan jo rakennetun eHOPS:in. Humanistisessa seuraavan tutkintovaatimusten uudistuskierroksen kohdalla aikaistetaan prosessin aloitusta tutkintorakennetyö on ollut haasteellista; tutkinnot sisältävät paljon valinnaisuutta Laitoksilla on hyvin eritasoisia resursseja ja tarpeita Oodin osajärjestelmien käyttöönottoon. Tarvitaan erityisen paljon panostusta koulutukseen ja lähitukeen. Oodi niin iso ja työllistävä järjestelmä humanistisessa, että sen ylläpito näyttää tarvitsevan jatkossakin – ainakin osapäiväisesti - Oodille omistautuneen henkilön koordinoimaan Oodityötä tiedekunnassa humanistinen on iso tiedekunta; meillä kaikki vaikeampaa!