Korkeakoulujen tietohallinnon kehittäminen: tiedon yhteismitallisuus ja järjestelmien yhteentoimivuus Ilmari Hyvönen Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto Tietohallinnon vastuualue

Taustaa Opetus- ja kulttuuriministeriö valmisteli keskustelun pohjaksi muistion siitä, miten korkeakoulujen sekä Opetus- ja kulttuuriministeriön yhteisillä toimenpiteillä kehitettäisiin ja ylläpidettäisiin korkeakoulujen tietojen yhteismitallisuutta ja yhteentoimivuutta. Muistiossa esitettiin, että yhteistyön tärkeimpinä tuloksina olisivat yhteiset käsitteet ja keskeisimpiä yhteisiä tietoja sisältävä korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. Muistio esiteltiin korkeakoulujen ja tiedelaitosten johdon seminaarissa Opetus- ja kulttuuriministeriö pyysi yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta ja tiedelaitoksilta kommentteja muistioon mennessä.

Kommentit ja jatkosuunnitelma 21 korkeakoulua, Tilastokeskus ja ARENE ry kommentoivat RAKETTI-hankkeen puitteissa toiminut Pelisääntö –työryhmä tuotti samaa aihepiiriä käsittelevän loppuraportin joulukuussa Useat korkeakoulut ovat kommentoineet samalla myös suositusluonnosta. – Kommentteja hyödyntäen tuotettu tarkennettu muistio vuoden 2012 ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen tulosneuvottelujen tarpeisiin.

Muistion tavoite Tämän muistion tavoitteena on muodostaa yhteinen tahtotila korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittämiseksi lähivuosina. Tavoitteena on parantaa korkeakoulujen johtamisessa ja korkeakoululaitoksen ohjaamisessa tarvittavan tiedon yhteismitallisuutta, saatavuutta ja ajantasaisuutta, sekä kehittää korkeakoulujen tietojärjestelmien yhteentoimivuutta kansallisesti keskitettyjen tietojärjestelmäpalveluiden ja tietoa keräävien viranomaisten kanssa, korkeakoulujen välillä ja yksittäisten korkeakoulujen sisällä Yleisempänä tavoitteena on korkeakoulujen opetuksen ja tutkimuksen hallintoon ja tukipalveluihin liittyvän tietohallinnon yleinen tehokkuus ja laadukkuus korkeakoululaitoksen kokonaisuuden tasolla

Muistion fokus Opetukseen ja tutkimukseen liittyvässä korkeakoulujen tietohallinnossa Toiminnan tuloksiin liittyvissä tiedoissa Korkeakoululaitoksen tasolla tehtävän arkkitehtuurityön rajauksessa ja tämän suhteessa muihin tasoihin Säädöksiin perustuvissa keskitetyissä (järjestelmä)palveluissa Viranomaisten tietotarpeissa

Muistion sisältö Tiivistelmä2 1 Johdanto3 2 Korkeakoulun toimintaa kuvaava ja toiminnasta kerättävä tieto Korkeakoulut ovat monilla tavoin sidoksissa toisiinsa ja muihin toimijoihin Tieto on semanttisesti epäyhtenäistä ja hajanaista 3 3 Kehittämisen lähtökohdat Yhteismitallisuuden ja yhteentoimivuuden parantaminen Kokonaisarkkitehtuurin hallinta koulutuksen ja tutkimuksen osa-alueella 4 4 Lähivuosien toimenpiteiden pääalueet Käsitteiden, yhteismitallisen raportoinnin ja yhteentoimivuuden määritysten ja kuvausten kehittäminen ja ylläpito7 4.2 Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon tuottaminen Toimintamallit korkeakoulujen kesken yhteistyössä viranomaisten kanssa Yhteismitallista ja yhteentoimivaa tietoa hyödyntävien palveluiden tuottaminen 15 5 Korkeakoulujen tietohallinnon kehittämisen organisointi ja toimenpiteet 15

4.1 Käsitteiden, yhteismitallisen raportoinnin ja yhteentoimivuuden määritysten ja kuvausten kehittäminen ja ylläpito s.7

Saatuja kommentteja Käsitteistön kehittämisen ja ylläpitämisen tarpeesta ollaan yksimielisiä. Edelliseen muistion versioon saatujen kommenttien perusteella on kuitenkin syytä tarkentaa, mitä kaikkea ”käsitetyön” tulosten pitäisi sisältää. –Erisuuntaisia kommentteja sisältötarpeesta –Nykyinen XDW tietomalli on luotu raportointitarpeen pohjalta –Otetaanko malleissa huomioon raportointi korkeakoulun sisällä / viranomaisille –Toisaalta yhteentoimivuus: Tietojen siirto operatiivisiin tarpeisiin kansallisissa, korkeakoulun sisäisessä tai välisessä järjestelmäintegraatiossa –Tuotokset voi sisältää: Sanasto, käsitemalli, tietomalli, tietokantarakenne (DW), serialisointi (esim. XML muodossa), rajapintamääritys –Suhde opetuksen ja tutkimuksen tasoon?

Yhteinen käsitteistö, yhteentoimivuus ja yhteismitallinen raportointi – mitä tarvitaan? Tietohallintolain 8§  ministeriöllä velvollisuus huolehtia yhteentoimivuudesta (kaavion vasemmasta laidata). Toisaalta korkeakoulujärjestelmän ohjaaminen ohjauksessa käytettävän tiedon yhteismitallisuutta (kaavio oikea laidasta huolehtimista.) Mitä dokumentaatiota pitää luoda ja ylläpitää, ohjaavia kysymyksiä: –Mistä on hyötyä? –Mikä on yhteistä? –Jotta relevantit tahot voi osallistua, tarvitaan ymmärrettävät ”näkymät” kokonaisuuteen.

Toimivalta Viranomaisten toimivalta määrittyy tiedonkeruumandaattien / keskitettyjen palveluiden säädöksiin perustuvan ylläpitovelvollisuuden kautta –Tämä ei kuitenkaan kata kaikkea korkeakoulujen tietosisältöjä (80/20) Ei kuitenkaan järkevää tuottaa erikseen viranomaisten määrityksiä ja korkeakoulujen määrityksiä Tulisi olla yhteinen kokonaisuus määrityksiä, jonka tuottamista ohjaavat toisaalta viranomaisten tarpeet velvoittavina vaatimuksina ja toisaalta korkeakoulujen raportoinnin ja yhteentoimivuus –Lopputulos yhteismitallisuuden kannalta parempi näin

Määritysten taso: esimerkki Tiedot tulisi määritellä toiminnan tasolle asti, ts. sille tasolle että voidaan tuottaa ohjeita (korkeakoulujen omiin) järjestelmiin tietoa syöttäville virkailijoille, opettajille tms. Esim. ”suorituskieli” –Rahoitusmalli: vieraskielisessä opetuksessa suoritetut opintopisteet rahoitustekijänä  ministeriön opintopistetiedonkeruumääritys  XDW tietomallissa Opintosuoritus –käsitteen attribuutti suorituskieli  Korkeakoulun rekisteröintikäytäntö (korkeakoulun ohjeistus siitä miten rekisteröidään) Opintosuorituksella voi olla attribuutteja joista viranomaiset eivät kiinnostuneita (esim. korkeakoulun talouteen ja sisäiseen organisaatioon liittyen) – järkevää kuitenkin kuvata samassa mallissa!

Tiedon käyttö korkeakoulun sisällä / ulkopuolella Eri viranomaisten tietotarpeet, tiedonkeruiden määritykset –OKM –TK –KELA –CIMO –OPH,… Määritysten yhteensopivuuden lisäksi järkevää miettiä myös tiedonkeruiden fyysistä rationalisointia (tietovaranto) Korkeakoulun sisäiset tarpeet laajempia ja monimutkaisempia (80/20)

Tietojärjestelmien yhteentoimivuus – mistä kaikesta pitäisi olla määrityksiä? Korkeakoulut  Viranomaiset Korkeakoulu A  korkeakoulu B –HAKA –JOOPAS –TIPTOP –ahot –käytännöt –opiskelijavalinnat Korkeakoulun sisällä, esim. –Opintohallinnon järjestelmä  oppimisalusta –standardoinnilla voitaisiin yhdenmukaistaa myös näitä ja säästää kustannuksissa Jälleen fyysistäkin tietovirtaa kannattaa rationalisoida (tietovaranto)

Yhteentoimivuus – mitä määrityksiä on jo? XDW tietomalli –kattava M –määritykset (XML-skeemat) –M1 tutkinto, opintokokonaisuus, opintojakso –M2 opetuksen toteutuksen tiedot –M3 opintosuoritusten tiedot –M0 opinto-oikeudet funetEduPerson –HAKA Tekeillä –Oppijan tietomalli ja tähän liittyvät siirtomääritykset (SADe ohjelman oppijan palvelukokonaisuus, KSHJ) CEN 2011: ELM ja MLO; EuroCRIS

Yhteinen ymmärys- ja kehitys asiantuntijatasolla (kaikki koulutusasteet)

Suhde korkeakoululaitoksen arkkitehtuuriin Nämä tärkeä osa korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin tasolla ylläpidettävää dokumentaatiokokonaisuutta –Osa koko opetustoimelle yhteistä –Mitä vastaavaa tutkimuksen osa-alueella? EuroCRIS: RAKETTI-TUTKI RAKETTI-hankkeen työnä olisi vielä käytävä kokonaisuus läpi ja mietittävä hallintamallia tarkemmin, myös suhteessa arkkitehtuurin muihin tasoihin Yleisesti ei pitäisi olla erilisiä yhteentoimivuus- ja käsiteprojekteja vaan tehdä työtä tarpeen mukaan ja ylläpitää kokonaisuutta