Klubisihteerin perustehtävät Klubisihteerin perustehtävät Raportoinnit Maksut Jäsenrekisterit Kalenteri Rahastonhoitajan tehtäviä Esittäjä: DGN Leila Risteli Päivämäärä: PETS Suomen Rotary © 2009

Klubisihteerin perustehtävät 2 Lähtökohdat Klubisihteeri on klubin avainhenkilö  Klubipresidentin oikea käsi ja klubin tietolähde  Klubissa voi olla useampia sihteereitä, sihteeristö  1. sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän sähköpostin sekä tavallisen postin Sihteerin tehtävät käsittävät:  Hallinnolliset perustehtävät, joita tässä esityksessä käsitellään Sihteerin perustehtävät liittyvät myös rahastonhoitajan, klubimestarien ja IT-vastaavan tehtäviin  Yleiset lähinnä klubin sisäiset sihteerintehtävät, jotka on kuvattu mm. Klubin sihteerin opaskirjassa  Klubisihteeristön tehtäviä ja työnjako taulukko kattaa sihteerien tehtävät laajasti (löytyy SR:n sisäisiltä jäsensivuilta)

Klubisihteerin perustehtävät 3 Lähtökohdat Sihteerin tehtävistä lisätietoa :  Klubin sihteerin opaskirja  Rotaryn käsikirja (SR:n sisäisiltä jäsensivuilla)  Rotary Matrikkelin alkuosassa MUISTILISTA presidenteille, sihteereille ja rahastonhoitajille  Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut: okäyttäjätunnus: rotary osalasana: ratas Nettisivuilta löytyy sihteerin ja rahastonhoitajan tehtäviin liittyviä ohjeita ja muistioita Nettisivuilla on myös tärkeimpien tietojärjestelmien käyttöä koskevat ohjeet

Klubisihteerin perustehtävät 4 Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito, kaksi eri järjestelmää  Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä  Rotary Internationalin (RI) jäsentietojärjestelmä (Member Access)  Koska molemmissa em. järjestelmissä on osittain samoja tietoja kannattaa muutokset päivittää samalla kertaa molempiin järjestelmiin Läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen  SR:n jäsentietojärjestelmään kunkin kuukauden 15. pv. mennessä RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen  RI:n Official Directory: seuraavan vuoden presidentin ja sihteerin tiedot mennessä  Puolivuotisraportointi (SAR) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa Maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille  Välittää laskut rahastonhoitajalle ja valvoo maksujen suorittamista

Klubisihteerin perustehtävät 5 Muut klubisihteerin tehtävät Klubisihteerille kuuluvat perustehtävien lisäksi tavanomaiset sihteerin tehtävät  Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne.  Pöytäkirjojen laatiminen  Klubin kirjeenvaihto ja arkisto  Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa  Tavanomaiset tehtävät on kuvattu Klubin sihteerin opaskirjassa  Opaskirjan ohjeiden soveltaminen harkiten oman klubin tarpeiden mukaan Perustehtävät käsitellään seuraavassa rotaryklubin vuosikelloon ja tietojärjestelmiin liittyen  Piirikonferenssien ja seminaarien ajankohdat saattavat vaihdella piirikohtaisesti

Klubisihteerin perustehtävät x Juoksevasti: - jäsenistömuutosilmoitukset -kokouspaikka ja – aikamuutokset Kuukausittain: - läsnäoloraportointi Kesä Huhti Syys Heinä Maalis Elo Loka Joulu Marras Tammi Helmi Touko Valmistautuminen seuraavaan vuoteen RI:lle puolivuotis- raportti (SAR) ja per capita-maksut Vuosikokous RI:lle puolivuotisraportti (SAR) ja per capita -maksut Official Directory- tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat ) SR:lle ja piirille maksuerä I * SR:lle ja piirille maksuerä II * Matrikkelitiedot ajantasalle Toimintasuunnitelmat Piirikonferenssi ajankohta vaihtelee PETS Vaihtokokous xx.6.200x Nv-haku ja valinta Nv-hakemukset tehty TRF-seminaarit Nv-seminaari Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Vaalikokous

Klubisihteerin perustehtävät 7 Perustehtävät ja tietojärjestelmät Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Läsnäoloraportit kuukausittain

Klubisihteerin perustehtävät 8 Ennen kauden alkua klubisihteeri Osallistuu piirineuvotteluun (PETS) Perehtyy edellä esitettyyn aineistoon Perehtyy tehtäviä tukeviin tietojärjestelmiin sekä niiden tarjoamiin palveluihin Sopii presidentin ja klubin muiden toimihenkilöiden kanssa työnjaosta sekä tulevan vuoden toiminnasta Sopii nykyisen sihteeristön kanssa tehtävien siirrosta  SR:n jäsentietojärjestelmän käyttäjätunnus ja salasana saatava edeltäjältä  Varmistaa jäsentietojärjestelmien tietojen ajantasaisuuden

Klubisihteerin perustehtävät 9 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Jäsentietojärjestelmä on rotaryviestinnän keskeinen osa ja painetun Rotary Matrikkelin perusta Klubisihteeri vastaa SR:n jäsentietojärjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta  Klubin jäsenet eivät voi itse päivittää tietojaan suoraan järjestelmään.  Päivitykset tehdään kun muutoksia on tapahtunut.  Suomen Rotaryn ja piirien postitus klubeille perustuu jäsentietojärjestelmän osoitteistotietoihin. Tämä pätee myös Rotary Nordenin postituksiin.  Klubien kokouspaikka ja -aika tiedot sekä nettisivuosoitteet päivitetään jäsentietojärjestelmään, josta ne automaattisesti siirtyvät SR:n nettisivuille. Näistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa erikseen Rotarytoimistoon.

Klubisihteerin perustehtävät 10 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Uudet klubivirkailijatiedot päivitetään vaalikokousten jälkeen ja viimeistään  Lisäjakelu: kuvernööri ja tuleva kuvernööri Matrikkelin jäsentiedot tarkistetaan mennessä  Matrikkeli painetaan suoraan jäsentietojärjestelmän tietoihin pohjautuen

Klubisihteerin perustehtävät 11 Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä, jatkoa Selainpohjainen jäsentietojärjestelmä on osoitteessa:  Päivitysten edellyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat klubisihteereillä ja presidenteillä  Eivät vaihdu vuosittain, tarvittaessa Rotarytoimistosta voidaan pyytää uudet tunnukset  Jäsentietojärjestelmän käyttöohjeet löytyvät Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta: ”Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet”  SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Tietotekniikka rotaryn klubihallinnossa”

Klubisihteerin perustehtävät 12 Läsnäoloraportit laaditaan kuukausittain Kunkin kuukauden viikoittaisten läsnäoloprosenttien keskiarvo ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä.  Laskennassa otetaan mukaan vain aktiivijäsenet  Laskentaan ei oteta mukaan kunniajäseniä tai läsnäolovapautuksen saaneita; rotary- ja oman iän perusteella anottu läsnäolovapautus (rotaryikä + omaikä vähintään 85 vuotta)  Laskennassa otetaan huomioon paikkaukset muiden klubien kokouksissa sekä osallistumiset muuhun rotarytoimintaan (katso Klubin sihteerin opaskirja) Tarkemmat ohjeet SR:n sisäisillä jäsensivuilla:  Läsnäoloprosentin laskentaperusteet ja raportointi  Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet

Klubisihteerin perustehtävät 13 Rotary Internationalin Member Access-järjestelmä RI:n klubeja palveleva tietojärjestelmä Klubisihteeri vastaa Member Access -järjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta klubitasolla  Mahdollisuus päivitysten tekemisiin ainoastaan kunkin rotaryvuoden klubipresidentillä ja sihteerillä 1.7. alkaen saakka  Päivitykset tehdään kun muutoksia on tapahtunut

Klubisihteerin perustehtävät Rotary Internationalin Member Access-järjestelmä, jatkoa Tulevan rotaryvuoden presidenttien, sihteereiden, rahastonhoitajan ja rotarysäätiöasiamiehen tiedot  Ilmoitetaan vaalikokousten jälkeen ja viimeistään  Vain presidentin (Club President), 1. sihteerin (Secretary), rahastonhoitajan (Club Treasurer) ja rotarysäätiöasiamiehen (Club Foundation Chair) tiedot ilmoitetaan.  Kohtaan ”Executive Secretary” ei ilmoiteta ketään!.  Online-päivitys suositeltavaa ja varmistaa klubin SAR-maksujen oikeellisuuden!  Tästä tulee erillinen muistutus. Tiedot voidaan myös lähettää Zürichin toimiston kautta RI:lle saadulla lomakkeella.  RI postitukset klubeille perustuvat Member Access -järjestelmässä oleviin osoitetietoihin 14

Klubisihteerin perustehtävät 15 Rotary Internationalin Member Access -järjestelmä, jatkoa RI:n Member Access -järjestelmä löytyy RI:n kotisivuilta :  Member Access -linkki on avaussivun yläpalkin oikeassa reunassa  Käyttäjätunnukset ja salasanat saadaan rekisteröitymällä järjestelmään, päivitysoikeudet 1.7. alkaen (päättyy 30.6.)  Tarvitaan mm. RI:n jäsennumero eli Member ID, joka löytyy RI:n puolivuotisraportista (SAR)  Rekisteröitymisohjeet SR:n sisäisillä jäsensivuilla: ”RI:n Member Access, kirjautuminen”  Member Access -järjestelmän käyttöohjeet: RI:n Member Access, ohjeet  SR:n nettisivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Tietotekniikka rotaryn klubihallinnossa”

Klubisihteerin perustehtävät 16 Rotary Internationalin puolivuotisraportti Semiannual Report (SAR) RI:n puolivuotisraportti -lomakkeet lähetetään rotaryvuoden alussa ja puolessa välissä klubisihteerille  Klubin jäsen- ja muut tiedot päivitetään juoksevasti online Member Accessiin (ellei se ole mahdollista, niin saadut lomakkeet korjataan käsin ja palautetaan Rotary Internationalin Zürichin toimistoon) kunkin vuoden heinä- ja tammikuun loppuun mennessä  RI:lle suoritettavat per capita -maksut perustuvat puolivuotisraportin tietoihin (Member Accessissa oleviin)  Raportin yksityiskohtaiset täyttöohjeet löytyvät SR:n sisäisiltä jäsensivuilta: ”RI:n puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeet”  Mikäli klubi päivittää jäsentiedot Member Access -järjestelmään jäsentietoja koskevia lomakkeita ei tarvitse palauttaa. Muussa tapauksessa lomakkeet palautetaan edellä esitetyn mukaisesti Zürichin toimistoon.

Klubisihteerin perustehtävät 17 Rotary Internationalin per capita -maksut  Samassa lähetyksessä puolivuotislomakkeiden kanssa sihteeri saa RI:n per capita -maksun laskun puolelta vuodelta  Lasku on toimitettava rahastonhoitajalle maksettavaksi, eräpäivät ja  RI:n per capita -maksu on 24,50 USD puolelta vuodelta  Samassa yhteydessä maksetaan Uusia jäseniä koskevat maksut, pro rata -maksut kultakin jäsenyyskuukaudelta 1/12 osa per capita -maksusta The Rotarian lehden tilausmaksut 12 USD per puoli vuotta oHuom. Rotary Norden lehden tilausmaksu on Suomen Rotaryn maksuissa Sääntövaltuuskunnan (COL) lisämaksu 1 USD jäsentä kohden vuosittain  Maksuohjeet löytyvät SR:n sisäisiltä jäsensivuilta: RI:n puolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeet  Rotary Internationalin tilitiedot löytyvät mm. Rotary Matrikkelista

Klubisihteerin perustehtävät 18 Suomen Rotary ry:n ja piirin vuosimaksu per capita -maksu Suomen Rotaryn per capita -maksuksi vuodelle on 27 euroa Piirien per capita -maksut vuodelle päätetään piirineuvotteluissa ja ne ovat piirikohtaisia  Rotarytoimisto lähettää sihteerin osoitteella tarvittavat tiedot maksua varten kahdessa erässä Ensimmäinen lasku syyskaudella ja toinen kevätkaudella Sihteeri toimittaa laskut edelleen rahastonhoitajalle maksettavaks i  Laskun loppusumma määräytyy Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän jäsenlukumäärän pohjalta kunakin ajankohtana ja lasku koskee sekä Suomen Rotaryn että piirin osuutta Klubin talousarvion laadinnassa on varmistettava, että em. Rotary Internationalin ja Suomen Rotaryn laskuttamat maksut pystytään maksamaan ajallaan

Klubisihteerin perustehtävät 19 Muuta huomioitavaa: Klubin viikko- tai kuukausiselosteet lähetetään kuvernöörille, tulevalle kuvernöörille ja apulaiskuvernöörille mieluiten sähköpostissa ”Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille” täytettynä kuvernöörille ja apulaiskuvernöörille 1.7. mennessä RI:n konventiovaltakirja lähetetään presidentin ja sihteerin allekirjoituksin kuvernöörin ilmoittamaan osoitteeseen, ellei klubi lähetä omaa edustajaa Piirikonferenssin piirikokouksen valtakirja lähetetään kuvernöörin ohjeiden mukaan

Klubisihteerin perustehtävät 20 Tarvittava IT-varustus Klubisihteerin perustehtävien hoitoa varten tarvitaan ajan tasalla olevat tietokonelaitteistot ja -ohjelmistot  Tehokas PC ja laajakaistayhteys Internetiin  Tietoturva ajan tasalla; palomuuri ja virussuojaus  Microsoft Office perusohjelmat tai vastaavat (esim. ilmainen Open Office- ohjelmisto) tekstinkäsittely, taulukkolaskenta ja esitysohjelma  Adobe Reader tai vastaava PDF-tiedostojen lukemiseen (ilmainen)  Mikäli sihteerillä ei ole käytettävissään tarvittavaa välineistöä voi sihteeriä avustaa joku klubin jäsenistä, esim. klubin IT-vastaava  On suositeltavaa, että klubisihteerillä on vakio sähköpostiosoite esim. muotoa:  Sihteerin ei suositella vaihtavan sähköpostiosoitettaan kesken sihteerikauden

Klubisihteerin perustehtävät 21 Lopuksi Toimi täsmällisesti, maksut ja raportit ajallaan  Mikäli tehtäviä ei hoideta ajallaan aiheutuu tästä runsaasti lisätyötä monelle taholle!  Sihteerin perustehtävien hoito ei ole monimutkaista, kun asiaan kerran perehtyy, joissakin klubeissa sama henkilö hoitaa nämä tehtävät useampana vuonna peräkkäin Pidä presidentti ja rahastonhoitaja ajan tasalla RI:n, SR:n ja piirin maksujen määräajoista, määristä ja suorituksista  RI:n maksujen ja raporttien epäselvyyksissä aina yhteys RI:n Zürichin toimistoon  Suomen Rotaryn ja piirin maksujen ja raportointien epäselvyyksissä yhteys Rotarytoimistoon  Ota tarvittaessa yhteyttä piiriorganisaatioon, alueen apulaiskuvernööri auttaa Tämä esitys löytyy SR:n sisäisiltä jäsensivuilta