Kommunikointi kommunikoinnin ongelmia aiheuttaa erilaiset odotukset ja painotukset kieli käyttäjien vastarinta yhteistyöhalu käyttäjäryhmien erilaiset tavoitteet sosiaaliset taidot, asenteet, luonteenpiirteet ratkaisuja kommunikointiongelmiin? kehitysryhmän sisäinen toimivuus 50% työajasta kuluu kommunikointiin 20% tuottamattomiin tehtäviin (koulutus, matkustaminen,..) 30% tuottavaan itsenäiseen työskentelyyn  ryhmätyön tehokkuus tärkeä projektiryhmän kokoonpano!! 12. Projektinhallinta

Yleistä projektityöskentelystä projekti (project) kertaluontoinen tehtävä, jolla on määrätyt tavoitteet, organisaatio sekä resurssit toteutus tapahtuu suunnitelmallisesti ennalta laaditun aikataulun mukaisesti, suunnitelman toteutumista valvotaan projektointi koko järjestelmähanke esitutkimuksen jälkeen yhtenä projektina (pieni hanke) esitutkimuksen ja karkean määrittelyn jälkeen hanke toteutetaan useana rinnakkaisena projektina, jolloin tuotantojärjestelmä kootaan projektien tuottamista osista prosessimallin vaiheista kootaan erilliset projektit (vaiheilla eri toteuttajatahot) 12. Projektinhallinta

Projektiorganisaatio ”perustapaus” Projektiryhmä 12. Projektinhallinta

Projektiorganisaatio projektipäällikkö (project manager) kokonaisvastuu projektista projektisuunnitelman laatiminen projektin läpiviennin johtaminen aikataulusta, resursseista, kustannuksista vastaaminen projektin tilan raportoiminen projektin päättämisen valmistelu vastaa projektin tulosten sisällöstä ja laadusta yleensä osallistuu projektin toteutukseen projektisihteeri (project secretary) käytännön asioiden huolehtiminen dokumentointi (tulokset & hallinnollinen aineisto) jäsen omat tehtävät ja niiden dokumentointi ja esittely projektipäällikölle 12. Projektinhallinta

Projektiorganisaatio ohjaus- eli johtoryhmä (steering committee) projektin korkein päättävä elin asiakkaan edustajat & kehittäjän edustajat projektisuunnitelmien käsittely projektin valvonta projektin lopettamisesta päättäminen tukiryhmä tarvittaessa erillinen asiantuntijaryhmä laadun varmistamiseksi informaatioryhmä tarvittaessa isoissa projekteissa: edustajat kaikista yksiköistä, jolloin johtoryhmä saadaan pienemmäksi 12. Projektinhallinta

Projektin vaiheet Neljä erillistä vaihetta: projektin suunnittelu käynnistäminen toteutus päättäminen 12. Projektinhallinta

Projektin vaiheet – suunnittelu täsmennetään projektin tehtäväksi anto määritellään projektiorganisaatio analysoidaan riskit valitaan tekniikat ja työkalut suunnitellaan projektin tukitoiminnot vaiheistetaan ja aikataulutetaan projekti  alustava projektisuunnitelma 12. Projektinhallinta

Projektin vaiheet - suunnittelu Projektisuunnitelma sisältää projektin tavoitteet ja niiden priorisointi projektiorganisaatio – valtuudet, vastuut projektin valvonta ja ohjaus ja projektisuunnitelman ylläpito projektin dokumentointi sekä tuotoksen että läpiviennin osalta sisäinen ja ulkoinen raportointi aikataulutus vaiheet, tehtävät vaiheittain henkilöresurssien käyttö talousarvio muut resurssit (tilat, laitteet,) menetelmät ja työkalut riskienhallinta laadunvarmistus 12. Projektinhallinta

Projektin vaiheet - suunnittelu oleellista: suunnittelun jatkuvuus – suunnitelmien toteutumista seurataan ja tarvittaessa muokataan yksityiskohtia lisätään projektin edetessä vaiheille määritellään vaihetulokset, joita arvioidaan ja päätetään jatkosta vaiheiden tarkempi suunnittelu (tehtävät ja niiden järjestys) suunnitellaan kunkin vaiheen aluksi vaiheistus luo perustan aikataulutukselle ja resurssoinnille vaiheistusta ja aikataulutus voidaan kuvata taulukoin tai esim. Gantt- kaaviolla: 12. Projektinhallinta

Projektin vaiheet - suunnittelu 12. Projektinhallinta

Projektin vaiheet - käynnistäminen käynnistyminen tulee tehdä selväksi kaikille osapuolille pelisäännöt, epävarmuuden poistaminen johtoryhmän kokouksella 12. Projektinhallinta

Projektin vaiheet - toteutus vaiheiden tehtävät voidaan jakaa suoritustehtäviin  lopputuote ohjaustehtäviin seuranta ohjaus tehtävät ovat vuorovaikutuksessa keskenään tarkistuspisteet keskeisiä (yleensä kunkin vaiheen päätteeksi) 12. Projektinhallinta

Projektin vaiheet - päättäminen projekti päätetään aina vaikkei tavoitteita saavutettaisikaan johtoryhmän kokous päättää loppuraportti ja tulokset dokumentaation arkistointi 12. Projektinhallinta

Projektin seuranta Raportointi Ajankäytön seuranta Projektipalaverit Katselmukset Tarkastukset 12. Projektinhallinta

Projektin riskien hallinta Riskien kartoittaminen ja niihin varautuminen = riskienhallinta Riski Miksi tässä projektissa riskinä Miten hallitaan Kuka on vastuussa Miten todennäköisyys minimoidaan ja miten toimitaan riskin toteutuessa Mitä resursseja tarvitaan 12. Projektinhallinta