Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma

Esitys aiheesta: "Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma"— Esityksen transkriptio:

1 Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma
Projektisuunnitelma Projektipäällikkö, organisaatio

2 Valtion hankintojen digitalisointi Ohjelmalle asetetut tavoitteet
Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa. Hankintoja tarkastellaan päästä päähän -prosessina (hankinta tarpeen tunnistamisesta ja kilpailutuksesta aina tilaukseen maksuun ja raportointiin). Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt. Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva.

3 <Projektin nimi organisaatiossa x>
Tavoitteet Projektin tuloksena… Tehtävät Jotta saavutamme tavoitteet, meidän tulee huolehtia seuraavista kokonaisuuksista: Aikataulu ja välietapit Tavoitteiden saavuttamista arvioidaan xx-kuussa 20xx. Projektiryhmä Projektipäällikkö, projektin jäsenet Riskit Projektin onnistumisen kannalta suurimmat riskit ovat … Ne vältämme …. Kuinka etenemistä seurataan? Projektin raportointi: kuinka usein, kenelle Missä projektista viestitään? Tämän dian sisältö on vähimmäisvaatimus (ohjelmalle raportoitavasta) ”projektisuunnitelmasta” Suunnitelmat kerätään tämän vuoden aikana. Status esitellään hallinnonalakohtaisissa tapaamisissa marras-joulukuussa. Virastojen suunnitelmat julkaistaan handi.fi-sivustolla.

4 Projektiorganisaation roolit
Etunimi Sukunimi Etunimi Sukunimi Etunimi Sukunimi Etunimi Sukunimi Johtaja / Omistaja Talousvastuullinen Toimintamallin muutoksen vastuuhenkilö Viestintävastuullinen Johtoryhmän jäsen Henkilöresurssien omistaja Tehtävän kuvien muutosten läpivienti valtuus Rooli Muutostehtävien / -muutosprojektin johto Toimeenpano Projektiosaaja ohjaustasolla Tehtävät Toimintamallimuutoksen vieminen osaksi toiminnan ja talouden suunnittelua Muutoksen ja projektin omistajuus ja kokonaisvastuu Muun johdon sitouttaminen Muutostehtävien ja projektin päätöksenteko (ohjausryhmän puheenjohtaja, jos ohjausryhmä) Taloudellinen vastuu Hankintatoimen budjettivastuu Vastuu säästötarpeista Rooli Talousosaaja Hankintaosaaja – ymmärrys muutoksen säästöpotentiaalista Muutostehtävien / -muutosprojektin johto Toimeenpano Projektiosaaja ohjaustasolla Sisäisen resurssibudjettiosaaja Tehtävät Toimintamallimuutoksen vieminen osaksi toiminnan ja talouden suunnittelua Budjetointi, projektin budjetin omistajuus Taloudellisten tavoitteiden ja mittareiden asettaminen sekä seuranta Muutostehtävien ja projektin päätöksenteko (ohjausryhmän jäsen, jos ohjausryhmä) Organisaatiossa operatiivinen rooli tai operatiivisen tiimin esimies Mahdollisuudet ja valtuudet vaikuttaa organisaation operatiiviseen hankintatekemiseen Valtuudet tehdä ja/tai hakea päätöksiä hankintatekemisen muutoksiin liittyen Rooli Operatiivisen toiminnan ja sisällön projektipäällikkö (hallinnollinen projektipäällikkö voi olla erillinen tarvittaessa) Hankintaosaaja, projektiosaaja Ymmärtää hyödyt, motivoituu hyödyistä Uskottava vaikuttaja, motivoi muita Tehtävät Vastaa muutostehtävien / -projektin suunnittelusta ja läpiviennistä Kouluttaa tukee muita organisaatiossa prosessin mukaiseen tekemiseen Sisäisestä viestinnästä vastuullinen Valtuudet tiedottaa organisaation viestintäkanavissa Rooli Viestintäkoordinaattori-/ -vastuullinen, viestintäosaaja, Tehtävät Muutosviestinnän suunnittelu yhdessä projektipäällikön /muutosvastuuhenkilön kanssa Viestintätehtävät muutoksen / projektin aikana Viestinnän sisällön suunnittelu Olette ilmoittaneet näiden roolien haltijat Handin virastokierroksella keväällä 2017. Tämän lisäksi teillä mahdollisesti pitää olla erillinen projektiorganisaation kuvaus (projektiryhmän ja ohjausryhmän kokoonpanot)

5 Kohderyhmäkartta tärkeimmistä sidosryhmistä
Ymmärrä ja kouluta Osallista intensiivisesti talous hankinta hrd korkea toimittaja johto Projektin vaikutus kohderyhmään viestintä esimies asiantuntija Mieti projektisi kannalta tärkeimmät kohderyhmät ja aseta profiili kartalle. Kuvassa olevat roolit ja sijainnit kartalla ovat esimerkkejä. Huomioi, että kaikki kohderyhmät eivät voi olla oikealla ylhäällä. Kohderyhmän suhde projektiin vaihtelee eri vaiheissa. matala Pidä ajan tasalla Tue näkyvästi matala korkea Kohderyhmän vaikutus projektiin

6 <Projektin nimi>
kehen vaikutamme? Kohderyhmä 1, 2, 3… Tehtävä x Tehtävä x Erinomaisen onnistumisen tunnistamme hyödynnettävät työkalut Järjestelmät, Tehtävä x tehtävät alaprojektit tehtävä- kokonaisuudet Tehtävä x Onnistumisen mittarit ylitettävät esteet Olemme tyytyväisiä, kun Tehtävä x Tehtävä x määräajat Voitte käyttää myös tätä pohjaa projektiesittelyyn. Vähimmäisvaatimuksemme Tehtävä x Tehtävä x nykytila Mikä muuttuu? Meille muutos tarkoittaa käytännössä, että tavoitetila Q4 / 2017 Q1 / 2018 Q2 / 2018 Q3 / 2018 Q4 / 2018 Q1 / 2019 Q2 / 2019 Q3 / 2019 Q4 / 2019

7 Hankintaprosessin kuvaus
Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Tarpeesta sopimukseen Tilauksesta maksuun Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Sopimus Tilaa-minen Menojen käsittely Maksa-minen Raportointi ja arviointi Seuraavat tarkemmat suunnitelmapohjat perustuvat hankintaprosessin eri vaiheille. Löydät vaiheiden kuvaukset ja vinkkejä suunnitteluun seuraavista esityksistä: Hankintaprosessin kuvaus Muutosjohtamisen kick off -tilaisuuden materiaali (erityisesti diat 12-15) sekä OP:n Riitta Kivimaan esitys

8 Muutosten tunnistaminen
Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Hankintalinjaukset Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako Hankintojen suunnittelu ja seuranta Tavoitetila Mikä muuttuu? Keitä koskee? Koska tapahtuu? Työkalut Tehtävät

9 Tarpeesta sopimukseen
Muutosten tunnistaminen Tarpeesta sopimukseen Sopimus Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Tavoitetila Mikä muuttuu? Keitä koskee? Koska tapahtuu? Työkalut Tehtävät

10 Raportointi ja arviointi
Muutosten tunnistaminen Tilauksesta maksuun Raportointi ja arviointi Tilaaminen Menojen käsittely Maksaminen Tavoitetila Mikä muuttuu? Keitä koskee? Koska tapahtuu? Työkalut Tehtävät

11 Viestinnän suunnittelu
Projektipäällikkö vastaa viestinnästä. Tähtää monikanavaiseen ja kaksisuuntaiseen viestintään. Jaa tietoa sekä kevyempiä kuulumisia sekä määrittele näille kanavat. Esimerkiksi: Viikoittainen projektiraportti julkaistaan Intran työtilassa, sisäinen uutinen kerran kuukaudessa ja status kuukausi-infossa. Tämän lisäksi projektipäällikkö kirjoittaa Handi.fi-sivustolle yhden blogin kvartaalissa. Twitterissä käytämme tunnisteen tavoin. Viestintäsuunnitelma (ks. seuraava dia) on osa projektisuunnitelmaa. Pyydä apua viestinnän ammattilaisilta. Projektin tulokset osoitetaan viestinnän avulla. 11

12 Projektin viestintäsuunnitelma
Kenelle? (kohderyhmä) Mitä? (avainviestit) Kuka? (vastuuhenkilö) Missä? (kanavat, esim. tilaisuus) Milloin? (määräaika)