Itellan Henkilöstörahasto HR Hallituksen ja valtuuston tehtävät Ari Nieminen Henkilöstörahaston hallituksen jäsen 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Itellan Henkilöstörahasto HR Palmolahti Antero, muu henkilöstö, puheenjohtaja Tuominen Jutta, johdon edustaja Nieminen Ari, ylempien edustaja Jyrkinen Juha, muu henkilöstö, varapuheenjohtaja Strandén Tarja, muu henkilöstö Lahti Lena, muu henkilöstö Koponen Reijo, muu henkilöstö Niemi Jarmo, muu henkilöstö, valtuuston pj Henkilöstörahasto- ja Eläkepalvelut Oy Mäkinen Lasse, Innova. liiketoimintajohtaja Väänänen-Aldrete Susa, sihteeri  18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Itellan Henkilöstörahasto HR Valtuuston jäsenet Varsinainen jäsen Varajäsen Ylemmät toimihenkilöt Kari Tuomola Timo Jauhiainen ja johdon edustajat Ria Lehmus-Juppala Janne Virtala Muu henkilöstö Hannu Haapaniemi Tero Kelkka Satu Ollikainen Tuija Karttunen Jarmo Niemi Esa Majalahti Timo Peippo Pellikka Jari Tero Kiljunen Arto Räsänen Juhani Saarikko Ossi Lillomäki Juha Torvinen Antti Koskimäki Jesper Sundström Jukka Kalliokoski Kari Temonen Hannele Wikman Erja Keskinen Anneli Liikala Markku Jalava Heikki Mäkipää Liisa Lapinkangas Satu Eloranta Juuso Kaukelin Marko Koivumäki Timo Saarinen Lena Müller Riitta Akkanen 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Hallituksen tehtävät Lainmukaiset tehtävät Hallitus vastaa rahaston päätöksenteosta, joista olennaisimmat liittyvät hallintopalvelun järjestämiseen ja sijoitusvarallisuuden hoidon pelisääntöihin. Henkilöstörahastolaki määrittelee hallituksen tehtävät 29§:ssä seuraavasti: ”Henkilöstörahaston hallitus edustaa rahastoa. Hallituksen on lain sekä rahaston sääntöjen ja kokouksen päätösten mukaan hoidettava huolellisesti rahaston asioita. Hallituksen on erityisesti huolehdittava henkilöstörahaston hallinnon ja varainhoidon asianmukaisesta järjestämisestä sekä siitä, että rahaston varat sijoitetaan siten kuin 6 luvussa säädetään. Rahaston omaisuuden luovuttamisesta konkurssiin päättää hallitus. Hallituksen on arvonmäärityspäivän jälkeen viipymättä laadittava 42 §:ssä tarkoitetut laskelmat säännöissä määrätyin perustein.” 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Hallituksen tehtävät Kokouskäytännöt Hallituksen vastuulla on järjestää hallituksen kokoukset rahaston vuosiaikataulun mukaisesti, sekä dokumentoida tehdyt päätökset (esityslistat, kutsut, pöytäkirjat). Innovan kanssa voidaan myös sopia asiamiehen käytöstä hallituksen kokousten järjestelyssä ja dokumentoinnissa. Innova toimittaa rahaston hallitukselle tilikausittain vuosiaikataulun, joka ohjaa hallituksen päätöksentekoa. Alkuperäiset kokouspöytäkirjat on säilytettävä huolellisesti. Innova hoitaa arkistointivelvoitteet rahaston puolesta. Sijoitustoiminnan linjaaminen Rahaston hallituksen on päätettävä pääoman sijoitustoiminnan pelisäännöistä. Innovan palveluun kuuluu kiinteänä osana myös varainhoitopalvelu, josta laaditaan erillinen varainhoitosopimus ja sovitaan sijoitusstrategiasta yhdessä rahastolle nimetyn varainhoitajan kanssa. Hallitus seuraa varainhoidon toteumaa kuukausittain saamiensa raporttien pohjalta sekä kutsuu varainhoitajan määräajoin hallituksen kokouksiin. 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Hallituksen tehtävät Rahaston kululaskut Rahaston laskujen hoidosta on sovittava siten, että hallitus hoitaa itse juoksevat kulut tai tilinkäyttöoikeudet annetaan Innovalle ja asioiden hoitamista varten tehdään maksupalvelusopimus. Innovan hoitaessa maksuliikennettä, pyydetään rahaston hallituksen puheenjohtajalta aina hyväksyntä ennen maksun suorittamista. Tilintarkastaja Hallituksen tulee huolehtia, että Palkkiorahastolle valitaan tilintarkastaja rahaston sääntöjen määräämän toimikauden mukaisesti. Rahaston ensimmäinen tilintarkastaja valitaan perustamiskokouksen yhteydessä. Kustannustehokkain ja joustavin tapa on hyödyntää samaa tilintarkastajaa tai tilintarkastusyhteisöä työnantajayhteisön kanssa. 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Hallituksen tehtävät Päätös vuosittain nostettavaksi siirrettävästä pääomasta Hallitus päättää rahaston sääntöjen mukaisesti vuosittain, kuinka paljon pääomaa siirretään sidotusta osasta nostettavaan (maksimissaan 15 %). Päätös tulee kirjata hallituksen kokouspöytäkirjaan vuosittain ennen Innovan suorittamaa jäsenosuuksien laskentaa. Samoin on toimittava yhteispääoman kanssa, jos rahasto sitä kerryttää. Rahaston sääntöjen tulkinta Rahaston hallitus vastaa henkilöstörahastolain ja rahaston sääntöihin liittyvistä tulkinnoista. Innovan asiantuntijat auttavat tulkintaa vaativissa tapauksissa (esim. jäsenyyden muodostuminen /päättyminen, palkkioiden/tuoton jakoperusteet, päätöksentekojärjestys yms.). 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Hallituksen tehtävät Tilinpäätös-/vuosikokouksen koolle kutsuminen Hallitus kutsuu rahaston kokouksen / valtuuston koolle vuosittain vahvistamaan rahaston tilinpäätöksen. Tilinpäätöskokouksen koollekutsumisesta on säännelty rahaston säännöissä. Rahastoerän määräytymisperusteiden ilmoittaminen Hallituksen tulee lisäksi huolehtia, että henkilöstörahastoerän määräytymisperusteet tulee vuosittain ilmoitetuiksi lakia valvovalle viranomaiselle. 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Valtuuston tehtävät Valtuuston tehtävänä on järjestää rahaston sääntöjen määräämänä ajankohtana vuosittainen tilinpäätöskokous, jossa vahvistetaan rahaston päättyneen tilikauden tilinpäätös ja annetaan vastuuvapaus vastuuvelvollisille (hallitus, tilintarkastaja). Valtuuston tulee myös suorittaa hallituksen jäsenten valinta sen toimikauden päätyessä. Valtuuston varsinaisessa kokouksessa on: päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille; päätettävä rahaston yli- tai alijäämää koskevista toimenpiteistä; valittava hallituksen jäsenet sekä tilintarkastaja ja mahdollinen varatilintarkastaja; käsiteltävä muut hallituksen esittämät asiat. Rahaston sääntöjä muutettaessa on päätäntävalta rahaston valtuustolla. Valtuusto voi päättää hallituksen sille esittämistä sääntömuutoksista 2/3 enemmistöpäätöksellä. Valtuusto voi lisäksi päättää rahaston purkamisesta samassa järjestyksessä kuin se on aikanaan tullut perustetuksi. Hallituksen tekemä esitys rahaston purkamisesta voidaan tehdä valtuustossa 2/3 enemmistöpäätöksellä. 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Itellan henkilöstörahaston aikataulu 2014 31.12.2013 Yhtiön tilikausi päättyy PÄIVITYS 17.02.2014 Jäsentiedot (v. 2013) saatu yrityksen palkkahallinnosta tietuekuvauksen mukaisesti. Rahaston sääntöjen mukaan esteelliset/kuulumattomat jäsenet ilmoitetaan Innovaan. 31.03.2014 Ilmoitetaan Työ- ja Elinkeinoministeriölle v. 2014 henkilöstörahastoerän määräytymisperusteet 31.05.2014 Rahaston tilikausi päättyy 01.06.2014 Ajalla 1.1.-31.5.2014 päättyneet työsuhteet saatu tietuekuvauksen mukaisina Innovaan. 13.06.2014 Sijoitustoiminnan tuottotiedot toimitettu Innovaan. LASKENTA 01.07.2014 Rahaston tilinpäätös valmiina. Tilintarkastajalle toimitetaan tilinpäätösaineisto. Yrityksen tilintarkastajalta pyydetään lausunto HRE:n määräytymisestä. 04.08.2014 Hallituksen tilinpäätöskokous klo 10 Innovassa. Tilintarkastajalta ennakkoarvio hallitukselle 05.08.2014 Valtuuston kokouskutsut lähetetään 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com

Itellan henkilöstörahaston aikataulu 2014 26.08.2014 Valtuuston kokous klo 10 - Tilintarkastajan lausunto oltava valmiina MAKSATUS 27.08.2014 Jäsenkirjeiden julkaisu ja postitus. 12.09.2014 Rahasto-osuuden viimeinen nostoilmoituspäivä 18.09.2014 Innova lähettää tiedon maksettavista rahasto-osuuksista rahastolle 22.09.2014 Hallituksen kokous - hallitus ilmoittaa oikaisupäätökset Innovaan 27.09.2014 Rahasto-osuuksien maksuun tarvittavat rahat tilillä 30.09.2014 Rahasto-osuuksien maksupäivä VIRANOMAISYHTEYDET 30.09.2014 Rahaston tilinpäätöstiedot toimitettava Työ- ja elinkeinoministeriöön 13.10.2014 Rahasto-osuuksien ennakonpidätykset maksetaan 31.12.2014 Ilmoitetaan henkilöstörahastoerän määräytymisperusteet Työ- ja Elinkeinoministeriöön 31.01.2015 Vuosi-ilmoitus verottajalle 18.11.2014 ari.p.nieminen@itella.com