Analyysimenetelmä (sovitettu Tietohallintomallista) 30.10.2014 ICT muutos kunta- ja palvelurakenne- muutoksessa Tietohallinnon nykytilan analyysi Analyysimenetelmä (sovitettu Tietohallintomallista) 30.10.2014

Haastattelurunko Kerättävät perustiedot Budjetti (edellisvuoden) Henkilöstökustannukset IT-ostot Muut IT-henkilöstön lukumäärä Henkilömäärä organisaatiossa, jota IT palvelee IT-toimittajat Esim. TOP5 menojen perusteella Mitä toimittavat Liite - Kypsyysanalyysin yhteydessä hyödynnettävissä oleva kysymyspatteristo: Liite - Toiminnan päättäjien haastattelun yhteydessä hyödynnettävissä oleva kysymyspatteristo: Liite – Nykytilan analyysipohja

Liiketoiminta-yhteistyö Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Strategia ja hallinto Strategia ja hallinto Hankinnat ja toimittaja- yhteistyö Projektien johtaminen Palveluiden Strategia, toimintamalli Organisointi ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Talous- suunnittelu ja seuranta Hankinta- ja strategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Valmistelu ja Business case Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja käyttöönotto Päätös ja hyötyjen realisointi Palvelu- suunnittelu tuotanto Palvelun jatkuva kehittäminen Liiketoiminta-yhteistyö Liiketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta

Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Strategia ja hallinto Strategian ja hallinnon tärkeimmät tavoitteet: Varmistaa, että tietohallinnon toiminta ja kehitys tukevat yrityksen tavoitteiden saavuttamista Luoda ja ylläpitää yhteisesti sovitut periaatteet, toimintamallit ja arkkitehtuuri Huolehtia, että tietohallinnon kustannukset ovat hallittuja ja ne kohdennetaan oikein, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi Varmistaa, että riskit ovat hallinnassa ja ne on otettu huomioon kaikilla Tietohallintomallin osa-alueilla

Liiketoiminta-yhteistyö Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Strategia ja hallinto Liiketoiminta-yhteistyö Strategia ja hallinto Liiketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Strategia, toimintamalli Organisointi ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Talous- suunnittelu ja seuranta Miten mielestäsi tietohallinnon tavoitteet sopivat yhteen organisaation tavoitteiden kanssa? Pystytäänkö ICT:n tavoitteiden toteutumista seuraamaan luotettavasti? Hankinnat ja toimittaja- yhteistyö Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen Mikä on mielestänne ICT-strategia? Kenellä kaikilla on oikeus strategian lukemiseen? Miten ICT-strategia on kytketty organisaation strategiaan? Kuinka ICT organisointi ja vastuu on kuvattu? Miten osaamisen kehittäminen on järjestetty? Miten hyvin kokonaisarkkitehtuurin hallinta tukee organisaation tavoitteiden toimeenpanoa? Ohjaako arkkitehtuuri tavoitteiden muodostamista? ICT kustannukset ovat hallittuja? Kustannukset budjetoidaan ja niiden toteutumista seurataan? Hankinta- ja toimittaja- strategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Projektien johtaminen Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Valmistelu ja Business case Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja käyttöönotto Päätös ja hyötyjen realisointi ? 0. Tehtävä on tunnistamaton. Tehtävää suoritetaan korkeintaan satunnaisesti. 1. Tehtävä on suunnittelematon. Tehtävää suoritetaan, vaikka käytännöt puuttuvat. 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti hallittu. Poikkeamien syyt selvitetään ja tehtävään liittyvien prosessien kehittäminen on jatkuvaa ja uutta luovaa. Palveluiden johtaminen Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta Palvelu- strategia Palveluiden suunnittelu Palveluiden käyttöönotto Palvelu- tuotanto Palvelun jatkuva kehittäminen

Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Hankinnat ja toimittajayhteistyö Hankintatoimen ja toimittajien hallinnan tärkeimmät tavoitteet: Palveluiden ja ratkaisujen tehokas, tarkoituksenmukainen ja oikea-aikainen hankinta toimittajien osaamista ja näkemyksiä hyödyntäen Laatu- ja kustannustason sekä hyvän neuvotteluaseman ja markkinahintatietoisuuden aktiivinen ylläpitäminen palveluiden koko elinkaaren ajan Merkittävien teknologiainnovaatioiden ja - mahdollisuuksien kanavointi liiketoiminnan

Liiketoiminta-yhteistyö Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Strategia ja hallinto Strategia ja hallinto Projektien johtaminen Palveluiden Strategia, toimintamalli Organisointi ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Talous- suunnittelu ja seuranta Valmistelu ja Business case Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja käyttöönotto Päätös ja hyötyjen realisointi Palvelu- strategia suunnittelu tuotanto Palvelun jatkuva kehittäminen Liiketoiminta-yhteistyö Liiketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta Hankinnat ja toimittaja- yhteistyö Hankinta- ja Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen 0. Tehtävä on tunnistamaton. Tehtävää suoritetaan korkeintaan satunnaisesti. 1. Tehtävä on suunnittelematon. Tehtävää suoritetaan, vaikka käytännöt puuttuvat. 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti hallittu. Poikkeamien syyt selvitetään ja tehtävään liittyvien prosessien kehittäminen on jatkuvaa ja uutta luovaa. Kenen kaikkien tiedossa ja hallinnassa tehdyt ICT-sopimukset ovat? Miten arvioitte ja kilpailutatte toimittajianne? Pystyttekö hyödyntämään kilpailutuksessa saatuja hyötyjä ? Onko hankintatoimenne mielestäsi tehokasta? Onko samaa tarkoitusta varten hankittu useita eri sovelluksia? Voiko hankittuja järjestelmiä hyödyntää laajemmin? Ovatko sisäiset hankintaprosessit selkeitä? Tehdäänkö hankinnat tietohallinnon kanssa yhteistyössä vai tekeekö toiminta hankinta-päätökset yksin? Kenen budjetista organisaation tilaamat ICT hankkeet/projektit kustannetaan? Kilpailutetaanko toimittajat säännöllisesti? Mitkä ovat keskeisimmät kriteerit toimittajaa valittaessa? Onko teillä käytössä kilpailutettua puitejärjestelyä? Ketkä osallistuvat sopimusneuvotteluihin? Kuka saa allekirjoittaa sopimukset? Onko organisaatiossanne asetettu erillisiä (hankintalaista poikkeavia) hankinta rajoja (€)?

Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Projektien johtaminen Projektien johtamisen tärkeimmät tavoitteet: Käynnistettävillä ja käynnissä olevilla projekteilla on liiketoiminnallinen peruste ja valtuutus Projekteja johdetaan ja ohjataan siten, että ne saavuttavat kulloinkin asetetut tavoitteet aikataulussa, budjetissa ja vaaditulla laatutasolla Projektien tuotokset siirretään tuotantoon ja otetaan käyttöön hallitusti

Liiketoiminta-yhteistyö Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Strategia ja hallinto Strategia ja hallinto Hankinnat ja toimittaja- yhteistyö Palveluiden johtaminen Strategia, toimintamalli Organisointi ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Talous- suunnittelu ja seuranta Hankinta- ja strategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Palvelu- suunnittelu käyttöönotto tuotanto Palvelun jatkuva kehittäminen Liiketoiminta-yhteistyö Liiketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta Projektien Valmistelu ja Business case Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja Päätös ja hyötyjen realisointi Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Onko käytössä projektimallia? Miten käyttöä valvotaan ja noudatetaan ? Onko ICT:n kehityshankkeet priorisoitu Asiakkaiden tarpeisiin nähden? Miten? Keiden tiedossa ja hallinnassa ICT:n hankkeet ja projektit ovat ? Miten projekteja ohjataan ja niiden toteutumista valvotaan? Miten uudet ominaisuudet testataan? Onko: •Testaussuunnitelma? •Testiraportti? Miten hyvin tietohallintoprojektit pysyvät niille asetetussa aikataulussa, budjetissa ja resursointiarviossa? Tehdäänkö loppuraportti? Onko: Projektisuunnitelma ? Projektipäällikkö ? Nimetty ohjausryhmä ? Varatut resurssit ? Miten projektit käynnistetään ? Miten projektien tulokset otetaan käyttöön ja koulutetaan? Tehdäänkö käyttöönotosta: suunnitelma, -katselmus, päätös sekä dokumentaation päivitys ? Miten projektit käynnistetään ? Tehdäänkö businesscase ? Priorisoidaanko projektit ? – Missä ? Millä kriteereillä projekti voidaan käynnistää? 0. Tehtävä on tunnistamaton. Tehtävää suoritetaan korkeintaan satunnaisesti. 1. Tehtävä on suunnittelematon. Tehtävää suoritetaan, vaikka käytännöt puuttuvat. 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti hallittu. Poikkeamien syyt selvitetään ja tehtävään liittyvien prosessien kehittäminen on jatkuvaa ja uutta luovaa.

Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Palveluiden johtaminen Palveluiden johtamisen tärkeimmät tavoitteet: Asiakkaiden ICT:n häiriötön toiminta Palvelulupausten täyttäminen Toiminnan jatkuva kehittäminen ja kustannusten optimointi

Liiketoiminta-yhteistyö Haastattelurunko - kypsyysanalyysin pohjatiedostot Strategia ja hallinto Strategia ja hallinto Hankinnat ja toimittaja- yhteistyö Projektien johtaminen Strategia, toimintamalli Organisointi ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Talous- suunnittelu ja seuranta Hankinta- ja strategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Valmistelu ja Business case Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja käyttöönotto Päätös ja hyötyjen realisointi Liiketoiminta-yhteistyö Liiketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Palveluiden Palvelu- suunnittelu tuotanto Palvelun jatkuva kehittäminen Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta 0. Tehtävä on tunnistamaton. Tehtävää suoritetaan korkeintaan satunnaisesti. 1. Tehtävä on suunnittelematon. Tehtävää suoritetaan, vaikka käytännöt puuttuvat. 2. Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole otettu hallitusti käyttöön. 3. Tehtävä on otettu käyttöön, hyvin määritelty ja mitattavissa. 4. Tehtävää hallitaan ja johdetaan määritellyillä mittareilla. 5. Tehtävä on mitattavasti hallittu. Poikkeamien syyt selvitetään ja tehtävään liittyvien prosessien kehittäminen on jatkuvaa ja uutta luovaa. Miten hyvin ICT-palvelut on mielestäsi suunniteltu? Suunnitellaanko palveluille vaatimukset ja mittarit? Voisiko tuotteistamista jotenkin parantaa? Arvioidaanko ja kehitetäänkö järjestelmiä ja sovelluksia? Onko liiketoiminta-kriittisten sovellusten (Intranet, e-mail, ERP, jne.) luotettavuus ja saatavuus riittävällä tasolla? Seurataanko asiakastyytyväisyyttä, kustannustasoa ja palvelutason toteumaa? Onko ICT-palveluiden, vikatilanteiden ja poikkeuksien kommunikointi ja käsittely riittävää? Onko palveluluettelo nähtävissä? Oletko tyytyväinen nykyisiin tietohallinnon palveluihin? Mitkä ovat kriittisimmät ICT-palvelut? Tunnetaanko niihin liittyvät tekniset ja liiketoiminta- riskit? •Onko riskejä vastaan tehty varautumissuunnitelmia? Kuka vastaa liiketoiminnan jatkuvuudesta? Tiedotetaanko uusista palveluista? Koulutetaanko käyttäjät? Päivitetäänkö dokumentaatio? Voiko ongelmatilanteissa palata vanhaan palveluun ? Miten hyvin ICT tukee palvelujen kehitystä ja rakenne-muutoksia?

Haastattelurunko Kehityskohteet: ICT-toiminnan kehityskohteet Kehityskohteiden kartoittamisessa hyödynnettävä nelikenttä, jolla voi selvittää ICT-toiminnan keskeisiä kehityskohteita Nelikentän alhaalta löytyvät tietohallintomallin osa-alueet ovat esimerkkejä Paras tulos on saavutettavissa hyödyntämällä nykytilan analyysin yhteydessä nousseita kehitystarpeita ja havaintoja TÄRKEÄ EI KIIREELLINEN KIIREELLINEN EI TÄRKEÄ <Kehityskohde> <Kehityskohde> <Kehityskohde> <Kehityskohde>