MF 2011/O-EF KLUBISIHTEERI lyhyt versio Materiaali on Power Point-muodossa osoiteessa: Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit

Sihteerin tehtävät Valmistelut ennen toimintakautta Tarkasta, että - uusi halitus on rekisteröity - kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset on tehty - alkavan kauden virkailijat on ilmoitettu kotimaan jäsenrekisteriin O-EF

MF 2011/O-EF suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys- rekisteriin tai lomakkeella 3 kappaleena/netissä kuitti maksusta (20 €) mukaan tehdään kesäkuussa yhdistysrekisteriin Nimenkirjoittajien muutos

MF 2011/O-EF Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä) Salasana on kv. Jäsennumerosi Sihteeri tai presidentti voivat tilata salasanan Raportoi heti kokouksen jälkeen. Viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä Jäsen- ja virkailijailmoitukset jäsenrekisteriin

MF 2011/O-EF Liiton rekisteriin Päivitetään klubin ja jäsenten tiedot suoraan liiton rekisteriin ennen 31. toukokuuta Rekisteristä otetaan tiedot vuosikirjaan ja LION- lehden jakelulistaan Käyttäjätunnuksen ja salasanan saa liiton toimistosta – tai piirisihteeriltä

MF 2011/O-EF LC Vasa-Vasabygden Läsnäololuettelo L = läsnä, P = poissa, K= korvaus Jäsen % Aura Arthur Brink Stig Ekman Erik Frans Oili-Elisabet Frans Rafael Ingberg Ulf Köhler Bruno Lax Arne Lax Gunne Majors Olof Mangs Mats Mattbäck Peter Nåhls Stefan Näsman Kurt Pada Bernt Sandberg Lars Thomasfolk Per Victorzon Olle Ainaisjäsen Levi Ludén Etuoikeutetut Andila Carl-Gustaf Backman Ingmar Palm Nils Skur Bernhard

MF 2011/O-EF Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1.Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2.Oman klubin hallituksen kokous 3.Oman klubin toimikunnan kokous 4.Oman klubin jokin muu kokous 5.Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6.Alueen tai lohkon kokous 7.Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8.Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja s. A 50 kaudella Kuukausittain suoritettavat tehtävät

MF 2011/O-EF Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.) Läsnäoloprosentin laskentakaava L + K X 100 = läsnäolo-% T L = kokouksessa läsnäolevat lionit K = poissaolonsa korvanneet lionit T = klubin toimivien lionien kokonaismäärä Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun Läsnäoloprosentin laskeminen

MF 2011/O-EF Jäsen- ja virkailijailmoitukset Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa. Jos ei muutoksia, kuittaa kuitenkin Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk Ilmoituksen on oltava kotimaan jäsenrekisterissä kuukauden viimeisenä päivänä Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset

MF 2011/O-EF Syys-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut vuosikokousvalmistelut Kuukausittain suoritettavat tehtävät

MF 2011/O-EF Tammikuu mennessä hoidettavat asiat:  Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet,  Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus Klubin aloitteet piirikokoukselle  Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä Kuukausittain suoritettavat tehtävät

MF 2011/O-EF Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta Kuukausittain suoritettavat tehtävät

MF 2011/O-EF Maaliskuu Tarkasta nyt viimeistään tiedot Lions- liiton jäsenrekisterissä Osallistu lohkosi 3. PNAT- kokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin Kuukausittain suoritettavat tehtävät

MF 2011/O-EF Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen, myös PDG:lle Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen Kuukausittain suoritettavat tehtävät

MF 2011/O-EF Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin Palkintojen anominen Perhejäsenyyden ilmoittaminen kotimaan jäsenrekisteriin mennessä Kuukausittain suoritettavat tehtävät

MF 2011/O-EF Kesäkuu Sihteerin arkisto ajan tasalle Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty Kuukausittain suoritettavat tehtävät

MF 2011/O-EF Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! SIHTEERI klubin tärkein virkailija?

MF 2011/O-EF Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain Klubin sisäiset tehtävät Sihteerin tehtävät

MF 2011/O-EF Ilmoitusten teko Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin Ulkoiset Sihteerin tehtävät

MF 2011/O-EF Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet Ennen kokousta Sihteerin tehtävät

MF 2011/O-EF Sihteerin tehtävät Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions–vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt - toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat - piirikuvernöörin tiedotteet, ym Ennen kokousta

MF 2011/O-EF Sihteerin tehtävät Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) Pidä pöytäkirjaa Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan Kokouksen aikana

MF 2011/O-EF Sihteerin tehtävät Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja” Pöytäkirjan pito