H2020 avustussopimus Artiklat 1-6 Sopimuskoulutus Outi Kauppinen DM#

Rakenne The Agreement is composed of: Terms and Conditions Annex 1Description of the action Annex 2 Estimated budget for the action Annex 3Accession forms Annex 4Model financial statements Annex 5Model for the certificate on the financial statements Annex 6Model for the certificate on the methodology

Art. 1 – Sopimuksen aihe Tämä sopimus vahvistaa ne oikeudet, velvollisuudet ja ehdot jotka liittyvät artiklassa 2 mainitun projektin toteuttamiseen

Art. 2 – Toteutettava hanke Mikä hanke suoritetaan: hankkeen nimi ja lyhenne Vahvistetaan liite 1 (Annex 1)

Art. 3 – Hankkeen kesto ja aloitus Hankkeen kesto ilmaistaan kuukausina Aloitus yleensä hankkeen allekirjoitusten jälkeen seuraavan kuun ensimmäisenä päivänä –Voidaan sopia toisin, aiemmin (omalla riskillä) tai myöhemmin –Vaikutus ennakkomaksuun

Art. 4 – Arvioitu budjetti ja budjettimuutokset Hankkeen budjetti määritellään liitteessä 2 (Annex 2) Komission maksuosuus on maksimi, eikä sitä voi lisätä Kustannusluokat liitteessä 2 –Direct personnel costs –Subcontracting costs –Costs of providing support to third parties (if option applies) –Other direct costs –Indirect costs –Specific categories of costs (if option applies)

Art. 4 – Arvioitu budjetti ja budjettimuutokset Annex 2 budjetti on arvio, joten todelliset raportoidut kustannukset voivat olla erilaiset On mahdollista, tietyin ehdoin, tehdä budjettisiirtoja joko partnerin oman budjetin sisällä tai eri partnereiden budjettien välillä Budjettia ei voi siirtää kustannusluokkaan, johon ei ole alun perin budjetoitu mitään (tarvitaan sopimusmuutos) Mikäli hankkeen sisältö muuttuu, tarvitaan sopimusmuutos

Kertakorvauksia (lump sums) ei voi muuttaa eikä jakaa – € kiinteää korvausta matkakuluihin ei voi muuttaa € matkakuluihin ja € henkilöstökustannuksiin Uusi alihankinta vaatii sopimusmuutoksen Art. 4 – Arvioitu budjetti ja budjettimuutokset

Art. 5 – Avustus Komission rahoitusosuuden enimmäismäärä –Tätä ei voi lisätä, vaikka kustannuksia olisikin enemmän –Komissio maksaa aina todellisten kustannusten perustella, komission max. rahoitusosuus ei siis ole ”automaatti” Korvausprosentit –Research and Innovation Actions – 100 % –Innovation Actions – 70 % Voittoa tavoittelemattomille tässäkin 100 % –Työohjelmassa on teoreettinen mahdollisuus myös määrätä alhaisempi korvausprosentti –Korvausprosentit pätevät kaikkiin kustannusluokkiin

Art. 5 – Avustus Todellisia, yksilöitäviä, todennettavissa kirjanpidosta UUTTA H2020: Arvonlisävero on hyväksyttävä kustannus jos organisaation on mahdotonta vähentää sitä Todelliset/ actual costs Komission määrittelemä (esim. SME owners’ unit costs) Keskimääräiset henkilöstökustannukset Yksikkökustannukset/ unit costs UUTTA H2020: Yleiskustannukset 25 % suorista kustannuksista Kiinteä summa/ flat rate Kertakorvaus joka kattaa yhden tai useamman korvausluokan (esim. Phase 1 of the SME instrument) Kertakorvaus/ lump sum Kustannusluokat

Art. 5 – Avustus Lähde: Euroopan komissio

Step 1 — Application of reimbursement rates to eligible costs Step 2 — Limit to the maximum grant amount The grant amount following Steps 1 and 2 is the lower of the two amounts. Step 3 — Reduction due to the no-profit rule Step 4 — Reduction due to improper implementation or breach of other obligations under the GA at the payment of the balance Final grant amount is the lower of the following two amounts obtained following Steps 1 to 3 or following Step Final grant amount - calculation Total approved eligible costs (actual costs, unit costs, flat-rate and lump sum costs, if any) X reimbursement rate (100 % for research actions, 70% for innovation actions) The grant amount obtained in Step 1 is capped at the maximum grant amount set out in the GA Profit of the action = Grant amount obtained in Step 2 + Receipts – Total eligible costs of the action If Profit > 0  grant amount obtained in Step 2 is reduced If Profit < or = 0  grant amount obtained in Step 2 is not reduced

220 * 100 % = Final grant amount Disclaimer: Information not legally binding EXAMPLE Maximum grant amountApproved eligible costsFunding rateIf ReceiptsIf Reduction %3020 Step 1 Step 2 Lower between (220; 200) = 200 Total approved eligible costs X reimbursement rate The lower between Step 1 and the maximum amount of the grant Step 3 Step 2 - profit of the action (Profit (only if positive) = Step 2 + receipts – Eligible cost) 200 – ( )  200 – 10 = 190 Step 4 The lower between Step 3 and the reduced maximum grant amount (if any reduction) Lower between (190; ( ))  Lower between (190; 180) = 180

Art. 5 – Avustus Hankkeen tulot (receipts) –Hankkeesta aiheutuneet tulot. Esim. myydään hankkeelle ostettu laite hankkeen keston aikana –Kolmas osapuoli antaa rahoitusta varta vasten hankkeessa käytettäväksi –Ilmaiset luontaissuoritukset (in-kind contributions) hankkeelle, jos ne raportoidaan hyväksyttävinä kustannuksina. Esim. laitteiden käyttö EI tuloa hankkeelle –Hankkeen tulosten hyödyntämisestä saadut tulot –Kolmas osapuoli rahoittaa hanketta, mutta rahoitusta käytetään ei- hyväksyttävien kulujen kattamiseen (esim. valuuttatappiot, korvaamattomat yk:t) UUTTA H2020: tulot huomioidaan koko hankkeen tasolla. Täytyy ottaa huomioon konsortiosopimuksessa.

Art. 6 – Hyväksyttävät ja ei-hyväksyttävät kustannukset Hyväksyttävät todelliset kustannukset: –Ovat todellisia –Aiheutuneet rahoituksen saajalle –Aiheutuneet hankkeen keston aikana –Mainitaan arvioidussa kokonaisbudjetissa liitteessä 2 –Käytetty hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen –Kirjattu rahoituksen saajan kirjanpitomenettelyiden mukaisesti rahoituksen saajan tileihin –Noudattavat taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteita Hyväksyttävät yksikkökustannukset: –Laskettu oikein (number of units x value of unit) –Keskimääräiset henkilöstökustannukset täytyy laskea organisaation normaalien käytäntöjen mukaan

Art. 6 – Hyväksyttävät ja ei-hyväksyttävät kustannukset Ei-hyväksyttävät kustannukset –pääoman tuottoon liittyvät kustannukset –velat ja velanhoitomaksut –tappio- tai maksuvaraukset –Korkokustannukset –Luottotappiovaraukset –Kurssitappiot –Rahoituksen saajan pankin veloittamat kustannukset jotka liittyvät komission rahoituksen maksuun –Kohtuuttomat tai perusteettomat menot –Vähennyskelpoinen arvonlisävero –Hankkeen keskeyttämisen aikana syntyneet kustannukset –Jonkin toisen yhteisön hankkeen yhteydessä raportoidut, aiheutuneet tai korvatut kulut

Art. 6 – Hyväksyttävät ja ei-hyväksyttävät kustannukset Kustannustyypit: –Henkilöstökustannukset –Alihankinta –Suora tuki kolmansille osapuolille –Muut suorat kustannukset Matkakulut Laitteet, infrat –poistokulut (tai hyvin poikkeuksellisesti hankintakustannukset) –Aiheutuneet hankkeen aikana –osallistujan normaalien kirjanpitokäytäntöjen mukaan Muut ostot ja palvelut –Aineet ja tarvikkeet –Tulosten levittämiskustannukset (ml. Open Access) –Tulosten suojaamiseen liittyvät kulut –Sisäinen laskutus saattaa olla sallittua –Tilintarkastus kun vaadittu

Art. 6 – Hyväksyttävät ja ei-hyväksyttävät kustannukset Välittömät kustannukset – henkilöstökustannukset: –Työntekijät työskentelevät työsopimuksen alaisena ja ko. hankkeelle Palkat ja henkilösivukulut jotka perustuvat kansalliseen lainsäädäntöön tai työsopimukseen Voittoa tavoittelemattomat: ”bonus” 8000 €/vuosi –Luonnolliset henkilöt joilla työsuhde avustuksensaajaan ja työskentelevät ko.hankkeelle (”in-house consultants”) –Kolmannen osapuolen työntekijä joka tekee työtä hankkeelle, korvaus 3. osapuolelle –SME owners jotka eivät maksa itselleen palkkaa (yksikkökustannus)

Art. 6 – Hyväksyttävät ja ei-hyväksyttävät kustannukset Komission suositus henkilöstökustannusten laskemiseen: Henkilöstökustannus = tuntihinta x hankkeelle tehdyt tunnit Lasketaan työntekijän tuntihinta ja kirjataan tehty työaika (työajanseuranta) tuntihinta = vuosittainen todellinen palkka + henkilösivukulu tehollinen työaika vuodessa Tehollinen työaika a)1 720 tuntia b)todelliset teholliset tunnit (actual) c)vakio teholliset tunnit (standard)

Art. 6 – Hyväksyttävät ja ei-hyväksyttävät kustannukset FI? for personnel costs declared on the basis of unit costs: the hourly rate is one of the following: for personnel costs declared on the basis of the beneficiary’s usual cost accounting practices: the hourly rate calculated by the beneficiary in accordance with its usual cost accounting practices,if: –the cost accounting practices used are applied in a consistent manner, based on objective criteria, regardless of the source of funding; –the hourly rate is calculated using the actual personnel costs recorded in the beneficiary’s accounts, excluding any ineligible cost or costs included in other budget categories. –The actual personnel costs may be adjusted by the beneficiary on the basis of budgeted or estimated elements. Those elements must be relevant for calculating the personnel costs, reasonable and correspond to objective and verifiable information, and –the hourly rate is calculated using the number of annual productive hours (see above)

Art. 6 - Hyväksyttävät ja ei-hyväksyttävät kustannukset Suuret tutkimusinfrat –Arvo vähintään 20M € –Vähintään 75% käyttöomaisuudesta (tutkimusintensiivinen) –Hyväksyntä haetaan etukäteen