Projektityö Orientaatio ICT-alaan, ict1tn001 Tavoitteena on suunnitella toteuttamiskelpoinen työ toteuttaa suunniteltu työ

Projektityö Projekti suunnittelusta toteutukseen Mikä on projekti? Miksi projekti? Mitä projektisuunnitelma sisältää? Miten projektin toteutusta ohjataan? Anne Valsta 2010

ainutkertainen, kertaluonteinen Projekti on ainutkertainen, kertaluonteinen ajallisesti rajattu eli alkaa päättyäkseen suunnitellusti työsuoritus, jolla on omat resurssipuitteet eli budjetti, valta tehtäväänsä ja työvoima määritetty tehtävä tuottaa vaatimukset täyttävä tulos (esim. tilaisuus, matka, kurssitoteutus, ohjelmisto, selvitys) Virkki, P. Somermeri, A. 1997. Projektityö – kehittämisen moottori Anne Valsta 2010

Miksi projekti? Jäsentynyt tapa toimia ennalta suunniteltu työn eteneminen ennalta aikatauluun varatut resurssit tehdään sovitut tulokset Ohjattavissa raportointikäytäntö ohjauspisteet ja –vastuut: nopea reagointi ja vaikutusten arviointi muutoksissa tavoitteet ja mittarit suunnitelmallista, tehokasta, päätöksiä tukevaa toimintaa hyväksi koettu käytäntö Anne Valsta 2010

Mistä projekti syntyy? tarvekartoitus ja ideoiden keruu  kehitysideat ideakynnys ylittyy  projektialoite (asettaja) esitutkimukset, investointilaskelmat, riskianalyysi  parhaat ideat valikoituvat projektikynnys ylittyy  projektin tehtävän anto, projektiesitys (asettaja) toiminnan kehittäminen tarpeet, tavoitteet jatkuva Ohjaus Toteutus tavoite: lopputulos Projekti Anne Valsta 2010

Projektin ohjaukselliset vaiheet Suunnittelu  projektisuunnitelma Käynnistäminen  projektisuunnitelman hyväksyminen ohjauksen työvälineeksi, lupa kirjata projektille työtä Toteutus: seuranta ja ohjaus  lupa jatkaa työtä/ päätös keskeyttää työ Päättäminen  tuloksen ja vastuiden luovuttaminen sekä projektiorganisaation purkaminen Anne Valsta 2010

Projektisuunnitelman laatimista varten on hyvä tietää haluttu, odotettu tulostavoite aikataulutavoite projektiorganisaatio budjetti, rahoituspuite projektin perustamiseen johtaneet syyt Anne Valsta 2010

Projektisuunnitelman sisältö (rakenne) ks Projektisuunnitelman sisältö (rakenne) ks. projektisuunnitelman työkirja alkuosa eli projektimääritys kertoo, mitä tehdään: tehtävä, tavoitteet ja tulos keskiosa eli työsuunnitelma kertoo, miten ja milloin tehdään: työn vaiheistus, aikataulu ja voimavarojen käyttö, työtavat ja menettelyt loppuosa eli laatusuunnitelma kertoo, miten osoitetaan se mitä on tehty: mitat ja menettelyt 1 täsmennä tehtävä, tavoite ja tulos 2 jäsennä ja osita projektin tehtävä 3 ajoita projektin osatehtävät ja sijoita resurssit 4 suunnittele ohjaus-menettelyt ja vastuut sekä todentaminen Anne Valsta 2010

Projektin sidosryhmät - vaikuttajia tekemisen aikaiset ~ projektiorganisaatio ja tukijoukot tuloksen intressitahot, esim. tilaaja (toimeksiantaja, maksaja, asiakas), käyttäjät, muu tilaajan organisaatio ylläpitäjä, jatkokehittäjät tilaajan asiakkaat, yhteistyökumppanit viranomaiset, työmarkkinajärjestö toimittajan organisaatio, yhteistyökumppanit, alihankkijat, kilpailijat selvitä sidosryhmän rooli projektiin tai sen tulokseen sidosryhmien odotukset ja vaatimukset Anne Valsta 2010

Projektiorganisaation roolit Asettaja, tilaaja Ohjaus- eli johtoryhmä (vrt. seuranta-, valvontaryhmä) Ohjausryhmän puheenjohtaja (vrt. asettaja, tulosintressi) Projektipäällikkö Projektiryhmä (ks. projektiryhmän roolit ja vastuut) Projektisihteeri Tukiryhmä Ohjausryhmän jäsenet Projekti-päällikkö Projektiryhmän jäsenet Anne Valsta 2010

Ohjausryhmä ~ johtoryhmä, valvontaryhmä muodostuu 1-6 henkilöstä, joita projektin tehtävä tai tulos koskee joiden henkilöitä työllistyy projektissa joilla on tehtäväalueen hyvä tuntemus; kyky tehdä päätöksiä joilla on halu, kyky ja aikaa työskennellä yhdessä ja ryhmässä puheenjohtajana kokouksissa toimii asettajan (tilaajan) edustaja; tulosorientaatio kokouksissa sihteerinä toimii projektipäällikkö Anne Valsta 2010

Projektipäällikön muistilista laatii projektisuunnitelman tuntee hyvin projektin tehtäväalueen ja toteuttamisen tekniikat vastaa projektin toteuttamisesta; tehtäväorientaatio (ammatti)johtaja, tuntee ohjaustekniikat valvoo tehtävien ja tulosten edistymistä laatii edistymisraportit laatii loppuraportin on ohjausryhmän alainen valmistelee ja kutsuu koolle ohjausryhmän kokoukset toimii ohjausryhmän kokousten sihteerinä esittelee ohjausryhmälle projektin tilan, tulokset ja muutossuunnitelmat esittää ohjausryhmälle projektin päättämistä tai keskeyttämistä informoi projektin eri osapuolia edistymisestä vastaa projektikansion sisällöstä ja ajantasaisuudesta Anne Valsta 2010

Projektiryhmän muistilista Jäsenten roolit ja vastuut Projektiryhmän jäsen on määritetyn tehtävän vastuuhenkilö on projektipäällikön alainen vastaa projektin tehtävän toteuttamisesta ja (osa)tavoitteen saavuttamisesta raportoi työn tuloksista ja työmäärästä projektipäällikölle on oman erikoisalueensa asiantuntija Anne Valsta 2010

Työsuunnitelman laatiminen Jäsennä ja osita projektin tehtävä itsenäisesti suoritettaviksi tehtäviksi ja määritä kullekin lopputulos työmääräarvio ja kalenterikesto tekijä(t) Punnitse tehtävien ja tulosten väliset riippuvuudet Kokoa projektin tehtävät työvaiheiksi ja aseta niille aloitus- ja lopetuskriteerit vaihe koostuu tietyn (osa)tuloksen aikaansaavista tehtävistä Laadi aikataulu koko projektille Sijoita ohjauspisteet aikataulu ja hyväksyttävät tulokset ohjauspiste seuraa yleensä jonkin keskeisen tuloksen valmistumista Anne Valsta 2010

Työ- ja ajoitussuunnitelman laatimisessa huomioi projektin osatehtävien/ (osa)tulosten väliset riippuvuudet resurssien saatavuus ja taidot loma-ajat riskit, pelivara laadulliset yms. vaatimukset Anne Valsta 2010

Riskien ennakointi Millaisilla tapahtumilla voi olla kielteisiä vaikutuksia projektin tehtävässä onnistumiselle? Mikä aiheuttaa ko. tapahtuman? Mikä on tapahtuman todennäköisyys ja seurausvaikutus projektissa? Todennäköisyys ja seurausvaikutus luokitellaan molemmat pieniä: tunnistettu  ei aiheuta toimenpiteitä jompikumpi on kohtalainen: otettava huomioon  suojautuminen, ennaltaehkäisy jompikumpi on suuri: erityisseurannassa  ei lupaa aloittaa/jatkaa ennen kuin poistettu Miten seurauksia voi välttää? Mitä voi tehdä, jos pahin kuitenkin tapahtuu? Kuka reagoi tapahtumaan? Kuka varmistaa toipumisen? Anne Valsta 2010

Projektin käynnistäminen Aloituskokous ohjausryhmässä Valmistelu: kokouskutsu, esityslista, projektisuunnitelma Kokous: roolit, toimihenkilöt, projektin tila, päätösehdotukset, päätökset, seuraava kokous Pöytäkirja: kokouksen kulun mukaisuus, jakelu Kick-off projektiryhmässä Valmistelu: aiheluettelo Palaveri: projektin tila, roolit, vastuut, riskit, pelisäännöt, työmääräkertymät Muistio: palaverissa sovittu, jakelu Anne Valsta 2010

Projektin ohjaus ja seuranta ”Our plans miscarry because they have no aim. When a man does not know what harbour he is seeking, no wind is the right wind.” Seneca, advisor to the Emperor Nero 2010 Anne Valsta

Vaatimuksia projektin ohjaukselle http://cgi. qualitasfennica ohjausinformaatio on luotettavaa ohjaus tuo ongelmat esille ajoissa ohjauspisteet on määritelty joko keskeisten tulosten valmistumisen yhteyteen tai säännöllisin väliajoin (esim. kerran kuukaudessa) pidettäviksi raportoinnin vaatima työmäärä on kurissa ohjausryhmä on koottu oikein ohjausryhmän valtuutus on kunnossa Anne Valsta 2010

Seurannan kohteet Tulokset Laatu PROJEKTI Resurssien Aikataulu käyttö Anne Valsta 2010

Projektin ohjaus sujuvaksi! Projektipäällikkö tietää koko ajan eron todellisen ja suunnitellun välillä Projektipäällikön valtuus ylitys/alitus kustannuspoikkeama 5 % aikataulupoikkeama 10 % jäsenen työmääräpoikkeama 20 % Päätökset ohjausryhmältä lisäaika, -resurssit, -rahoitus sisältömuutos Uudelleensuunnittelu ei ole perusohjausta! Anne Valsta 2010

Projektin aikataulun hallinta http://cgi. qualitas-fennica työt tehdään oikeassa järjestyksessä kriittiset tehtävät on varmistettu työmäärät ja pelivarat on arvioitu tarkasti työt on aloitettu ajoissa tiedät, missä ollaan ja mitä tehdään jatkossa ohjaus on suunnitelmallista Anne Valsta 2010

Projektin edistymisen seuranta projektin edistymistä seurataan säännöllisesti ohjauskokouksissa (raportointikausittain) projektiryhmän palavereissa (viikoittain) projektipäällikkö esittää projektin tilannetiedot aikataulutilanne ja valmistuneet tulokset kesken ja aloittamatta olevat tehtävät sekä tulokset käytetty työmäärä henkilöittäin ja vaiheittain raportointijaksolla ja kumulatiivisena kertymänä projektin alusta: suunniteltu, toteutunut, jäljellä oleva työ ongelmat, riskit ja niiden ratkaisut tai ratkaisuehdotukset jatkotoimenpide-ehdotukset päätettäväksi esitettävät asiat Anne Valsta 2010

Projektin epäonnistumisen syitä http://cgi. qualitasfennica selkeä tavoite tai visio puuttuu, epärealistiset odotukset asiakasvaatimusten täyttämättä jättäminen tavoite tai rajaus muuttuu kesken projektin osapuolten vastuut epäselvät kokematon projektin johto ristiriidat priorisoinnissa riittämättömät resurssit heikko vuorovaikutus heikko projektin suunnittelu epäonnistuneet metodi- tai välinevalinnat Anne Valsta 2010

Onnistuva projekti 10 käskyä projektipäällikölle Suunnittele projekti huolellisesti! Dokumentoi kaikki sovitut asiat! Hanki muutoksille hyväksyntä! Muista muutosten kustannukset! Valvo projektin etenemistä ja huolehdi, että sinulle raportoidaan säännöllisesti! Ole rehellinen ja avoin projektin omistajalle! Tartu ongelmiin heti, kun ne ilmenevät! Jaa tehtäviä ja vaadi raportointia! Uskalla kieltäytyä ja vaadi perusteluja! Huolehdi projektiryhmän jaksamisesta ja hengestä! Tee projektille riskianalyysi! Ennakoi, miten riskit saattavat realisoitua! Priorisoi töitä! Keskity oleellisiin! http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/projektiavainteemoja.html Anne Valsta 2010

Projekti alkaa, kun päättyy, kun ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman aloituskokouksessaan päättyy, kun kehittämisponnistuksen tulos on valmis tai projekti keskeytetään Anne Valsta 2010

Projektityö – haasteet ovat voitettaviksi! Älä ylitä kustannuksia! Älä ylitä aikataulua! Pidä tilaaja tyytyväisenä! Pidä työmoraali korkealla! Anne Valsta 2010

Lähteet Qualitas Fennica http://cqi.qualitas-fennica.fi/artikkelit [viitattu 8.3.2006] Valsta, A. Luentokalvot, ict2td005 Ohjelmiston suunnittelutaito, Projektityö. Virkki, P. Somermeri, A. 1997. Projektityö – kehittämisen moottori. Anne Valsta 2010