DG Rune Eklund PETS 12.3.2011 Suomen Rotary © 2011 Klubisihteerin perustehtävät Raportoinnit Maksut Jäsenrekisterit Kalenteri Rahastonhoitajan tehtäviä DG Rune Eklund PETS 12.3.2011 Suomen Rotary © 2011 Tähän muistiinpanoja

Tärkeimmät tietolähteet www.rotary.org www.rotary.fi www.rotary.fi/1410

www.rotary.org Member Access Jäsentietojen päivitys aina kun muutoksia tulee Uusien virkailijoiden ilmoitus HETI vaalikokouksen jälkeen SAR raporttien lähde Rekisteröidy HETI, ellet ole jo sitä tehnyt

www.rotary.fi Suojatut jäsensivut rotary ratas Jäsenrekisterijärjestelmä jäsen ja klubitietojen päivitys juoksevasti jokaisen jäsenen RI-jäsennumero vietävä SR:n järjestelmään ASAP uudet toimihenkilöt heti vaalikokouksen jälkeen adm**** ja salasana (klubi saanut 2005)

www.rotary.fi/1410 Kuvernöörin kuukausikirjeet Piirin organisaatio Piirin toiminta Ajankohtaista

Neljä avainvelvollisuutta RI:lle puolivuotisraportti 1.7. SR:lle per capita -maksut lokakuussa RI:lle puolivuotisraportti 1.1. SR:lle per capita -maksut maaliskuussa

Lähtökohdat Klubisihteeri on klubin avainhenkilö Klubipresidentin oikea käsi ja klubin tietolähde Klubissa voi olla useampia sihteereitä, sihteeristö 1. sihteeri saa Suomen Rotaryn ja Rotary Internationalin klubille lähettämän sähköpostin sekä tavallisen postin Sihteerin tehtävät käsittävät: Hallinnolliset perustehtävät, joita tässä esityksessä käsitellään Sihteerin perustehtävät liittyvät myös rahastonhoitajan, klubimestarien ja IT-vastaavan tehtäviin Yleiset lähinnä klubin sisäiset sihteerintehtävät, jotka on kuvattu mm. Klubin sihteerin opaskirjassa Klubisihteeristön tehtäviä ja työnjako taulukko kattaa sihteerien tehtävät laajasti (löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta)

Lähtökohdat Sihteerin tehtävistä lisätietoa: Klubin sihteerin opaskirja Rotaryn käsikirja (SR:n suojatuilta jäsensivuilla) Rotary Matrikkelin alkuosassa MUISTILISTA presidenteille, sihteereille ja rahastonhoitajille Suomen Rotaryn suojatut jäsensivut: http://www.rotary.fi/suoja/ Käyttäjätunnus: rotary salasana: ratas Nettisivuilta löytyy sihteerin ja rahastonhoitajan tehtäviin liittyviä ohjeita ja muistioita Nettisivuilla on myös tärkeimpien tietojärjestelmien käyttöä koskevat ohjeet

Perustehtävien määrittely Rotaryn käsikirjan mukaisesti Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen ylläpito, kaksi eri järjestelmää Suomen Rotaryn (SR) jäsentietojärjestelmä Rotary Internationalin (RI) jäsentietojärjestelmä (Member Access) Koska molemmissa em. järjestelmissä on osittain samoja tietoja kannattaa muutokset päivittää samalla kertaa molempiin järjestelmiin Läsnäolojen kirjaaminen ja raportoiminen SR:n jäsentietojärjestelmään kunkin kuukauden 15. pv. mennessä RI:n edellyttämien raporttien laatiminen ja lähettäminen RI:n Official Directory: seuraavan vuoden presidentin, sihteerin, rahastonhoitajan ja säätiöasiamihen tiedot 31.12. mennessä Puolivuotisraportointi (SAR) ja tähän liittyvät maksut heinäkuussa ja tammikuussa Maksut Suomen Rotarytoimistolle ja Rotary Internationalille Välittää laskut rahastonhoitajalle ja valvoo maksujen suorittamista

Muut klubisihteerin tehtävät Klubisihteerille kuuluvat perustehtävien lisäksi tavanomaiset sihteerin tehtävät Kokouksista tiedottaminen; hallitus, komiteat, vuosikokous, vaalikokous jne. Pöytäkirjojen laatiminen Klubin kirjeenvaihto ja arkisto Viikkokokousten valmistelu yhteistyössä muiden toimihenkilöiden kanssa Tavanomaiset tehtävät on kuvattu Klubin sihteerin opaskirjassa Opaskirjan ohjeiden soveltaminen harkiten oman klubin tarpeiden mukaan Perustehtävät käsitellään seuraavassa rotaryklubin vuosikelloon ja tietojärjestelmiin liittyen Piirikonferenssien ja seminaarien ajankohdat saattavat vaihdella piirikohtaisesti

Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Vaihtokokous xx.6.200x 1.7.200x Toimintasuunnitelmat RI:lle puolivuotis- raportti (SAR) ja per capita-maksut Piirikonferenssi ajankohta vaihtelee Kesä PETS Heinä Touko Elo Juoksevasti: - jäsenistömuutosilmoitukset TRF lahjoitukset Vuosirahastoon jne. Kuukausittain: - läsnäoloraportointi Huhti Nv-seminaari Valmistautuminen seuraavaan vuoteen Vuosikokous Syys Rotaryklubin vuosikello Sihteerin perustehtävät on merkitty punaisella Maalis Loka Helmi SR:lle ja piirille maksuerä I Marras Tammi Joulu Nv-haku ja valinta * SR:lle ja piirille maksuerä II * Matrikkelitiedot ajantasalle RI:lle puolivuotisraportti (SAR) ja per capita -maksut TRF-seminaarit Official Directory- tiedot RI:lle ja SR:lle (uudet virkailijat) Vaalikokous Nv-hakemukset tehty

Perustehtävät ja tietojärjestelmät Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Läsnäoloraportit kuukausittain Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa RI Official Directory tiedot joulukuussa Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access

Ennen kauden alkua klubisihteeri Osallistuu piirineuvotteluun (PETS) Perehtyy edellä esitettyyn aineistoon Perehtyy tehtäviä tukeviin tietojärjestelmiin sekä niiden tarjoamiin palveluihin Sopii presidentin ja klubin muiden toimihenkilöiden kanssa työnjaosta sekä tulevan vuoden toiminnasta Sopii nykyisen sihteeristön kanssa tehtävien siirrosta SR:n jäsentietojärjestelmän käyttäjätunnus ja salasana saatava edeltäjältä Varmistaa jäsentietojärjestelmien tietojen ajantasaisuuden

Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Jäsentietojärjestelmä on rotaryviestinnän keskeinen osa ja painetun Rotary Matrikkelin perusta Klubisihteeri vastaa SR:n jäsentietojärjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta Klubin jäsenet eivät voi itse päivittää tietojaan suoraan järjestelmään. Päivitykset tehdään heti kun muutoksia on tapahtunut. Suomen Rotaryn ja piirien postitus klubeille perustuu jäsentietojärjestelmän osoitteistotietoihin. Tämä pätee myös Rotary Nordenin postituksiin. Klubien kokouspaikka ja -aika tiedot sekä nettisivuosoitteet päivitetään jäsentietojärjestelmään, josta ne automaattisesti siirtyvät SR:n nettisivuille. Näistä muutoksista ei tarvitse ilmoittaa erikseen Rotarytoimistoon.

Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Uudet klubivirkailijatiedot päivitetään vaalikokousten jälkeen ja viimeistään 31.12. Lisäjakelu: kuvernööri ja tuleva kuvernööri Matrikkelin jäsentiedot tarkistetaan 31.1. mennessä Matrikkeli painetaan suoraan jäsentietojärjestelmän tietoihin pohjautuen Seikkaperäiset ohjeet jäsentietojärjestelmän käytöstä löydät SR:n suojatuilta jäsensivuilta kohdassa TIETOJÄRJESTELMÄT

Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä, jatkoa Selainpohjainen jäsentietojärjestelmä on osoitteessa: www.rotary.fi/rekisteri Päivitysten edellyttämät käyttäjätunnukset ja salasanat ovat klubisihteereillä ja presidenteillä Eivät vaihdu vuosittain, tarvittaessa Rotarytoimistosta voidaan pyytää uudet tunnukset Jäsentietojärjestelmän käyttöohjeet löytyvät Suomen Rotaryn suojatuilta jäsensivuilta: ”Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet” SR:n sivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena”

Läsnäoloraportit laaditaan kuukausittain Kunkin kuukauden viikoittaisten läsnäoloprosenttien keskiarvo ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Laskennassa otetaan mukaan vain aktiivijäsenet Laskentaan ei oteta mukaan kunniajäseniä. Läsnäolovapautuksen saaneet huomioidaan mikäli osallistuvat klubin kokoukseen; RI:n virkailija ja/tai rotary- ja oman iän perusteella anottu läsnäolovapautus (rotaryikä + omaikä vähintään 85 vuotta). Oma ikä vähintään 65 vuotta! Laskennassa otetaan huomioon paikkaukset muiden klubien kokouksissa sekä osallistumiset muuhun rotarytoimintaan (katso Klubin sihteerin opaskirja) Tarkemmat ohjeet SR:n suojatuilla jäsensivuilla: Läsnäoloprosentin laskentaperusteet ja raportointi Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet

Rotary Internationalin Member Access-järjestelmä RI:n klubeja palveleva tietojärjestelmä Klubisihteeri vastaa Member Access -järjestelmän jäsen- ja muiden tietojen ylläpidosta klubitasolla Mahdollisuus päivitysten tekemisiin ainoastaan kunkin rotaryvuoden klubipresidentillä ja sihteerillä 1.7. alkaen 30.6. saakka Päivitykset tehdään aina kun muutoksia on tapahtunut Seikkaperäiset ohjeet Member Accessin käytöstä löydät SR:n suojatuilta jäsensivuilta kohdassa TIETOJÄRJESTELMÄT

Rotary Internationalin Member Access-järjestelmä, jatkoa Tulevan rotaryvuoden presidenttien, sihteereiden, rahastonhoitajan ja rotarysäätiöasiamiehen tiedot Ilmoitetaan vaalikokousten jälkeen ja viimeistään 31.12. Vain presidentin (Club President), 1. sihteerin (Secretary), rahastonhoitajan (Club Treasurer) ja rotarysäätiöasiamiehen (Club Foundation Chair) tiedot ilmoitetaan. Kohtaan ”Executive Secretary” ei ilmoiteta ketään! HUOM! Päivitykset tehdään suoraan Member Access -järjestelmään Tästä tulee erillinen muistutus. Klubin presidentti ja sihteeri ovat oikeutettuja tekemään nämä päivitykset Member Accessiin. RI-postitukset klubeille perustuvat Member Access -järjestelmässä oleviin osoitetietoihin

Rotary Internationalin Member Access -järjestelmä, jatkoa RI:n Member Access -järjestelmä löytyy RI:n nettisivuilta: www.rotary.org Member Access -linkki on kotisivun yläpalkin oikeassa reunassa Käyttäjätunnukset ja salasanat saadaan rekisteröitymällä järjestelmään, päivitysoikeudet 1.7. alkaen (päättyy 30.6.) Tarvitaan toimiva henkilökohtainen sähköpostiosoite Rekisteröitymis- ja käyttöohjeet SR:n suojatuilla jäsensivuilla: ”RI:n Member Access Järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet” SR:n nettisivuilta löytyy myös PowerPoint-esitys ”Tietotekniikka klubi- ja piirihallinnon tukena”

Rotary Internationalin puolivuotisraportti Semi-Annual Report (SAR) RI:n puolivuotisraportti -lomakkeet lähetetään rotaryvuoden alussa ja puolessa välissä klubisihteerille Klubin jäsen- ja muut tiedot päivitetään juoksevasti online Member Accessiin (ellei se ole mahdollista, niin saadut lomakkeet korjataan käsin ja palautetaan RI:n Zürichin toimistoon) kunkin vuoden heinä- ja tammikuun loppuun mennessä RI:lle suoritettavat per capita -maksut perustuvat puolivuotisraportin tietoihin (Member Accessissa 1.6. ja 1.12. oleviin tietoihin) Raportin yksityiskohtaiset täyttöohjeet löytyvät SR:n suojatuilta jäsensivuilta: ”RI:n puolivuotisraportti (Semi-Annual Report) ohjeet” Mikäli klubi päivittää jäsentiedot Member Access -järjestelmään jäsentietoja koskevia lomakkeita ei tarvitse palauttaa. Muussa tapauksessa lomakkeet palautetaan edellä esitetyn mukaisesti Zürichin toimistoon.

Rotary Internationalin per capita -maksut Samassa lähetyksessä puolivuotislomakkeiden kanssa sihteeri saa RI:n per capita -maksun laskun puolelta vuodelta Lasku on toimitettava rahastonhoitajalle maksettavaksi, eräpäivät 31.7. ja 31.1. RI:n per capita -maksu 2011-2012 on 25,50 USD puolelta vuodelta Samassa yhteydessä maksetaan Uusia jäseniä koskevat maksut, pro rata -maksut kultakin jäsenyyskuukaudelta 1/12 osa per capita -maksusta The Rotarian lehden tilausmaksut 12 USD per puoli vuotta Huom. Rotary Norden lehden tilausmaksu on Suomen Rotaryn maksuissa Sääntövaltuuskunnan (COL) lisämaksu 1 USD jäsentä kohden vuosittain Maksuohjeet löytyvät SR:n suojatuilta jäsensivuilta: RI:n puolivuotisraportti (Semi-Annual Report) ohjeet Rotary Internationalin tilitiedot löytyvät mm. Rotary Matrikkelista

Suomen Rotary – Finlands Rotary ry:n ja piirin jäsenmaksu (per capita -maksu) Suomen Rotaryn per capita -maksu vuodelle 2011-2012 on 28 euroa Piirien per capita -maksut vuodelle 2011-2012 päätetään piirineuvotteluissa ja ne ovat piirikohtaisia Rotarytoimisto lähettää sihteerin osoitteella tarvittavat tiedot maksua varten kahdessa erässä Ensimmäinen lasku syyskaudella ja toinen kevätkaudella Sihteeri toimittaa laskut edelleen rahastonhoitajalle maksettavaksi Laskun loppusumma määräytyy Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän jäsenlukumäärän pohjalta kunakin ajankohtana ja lasku koskee sekä Suomen Rotaryn että piirin osuutta Klubin talousarvion laadinnassa on varmistettava, että em. Rotary Internationalin ja Suomen Rotaryn laskuttamat maksut pystytään maksamaan ajallaan

Muuta huomioitavaa: Klubin viikko- tai kuukausiselosteet lähetetään kuvernöörille, tulevalle kuvernöörille ja apulaiskuvernöörille mieluiten sähköpostissa ”Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille” täytettynä kuvernöörille ja apulaiskuvernöörille 1.7. mennessä RI:n kongressivaltakirja lähetetään presidentin ja sihteerin allekirjoituksin kuvernöörin ilmoittamaan osoitteeseen, ellei klubi lähetä omaa edustajaa Piirikonferenssin piirikokouksen valtakirja lähetetään kuvernöörin ohjeiden mukaan

Tarvittava IT-varustus Klubisihteerin perustehtävien hoitoa varten tarvitaan ajan tasalla olevat tietokonelaitteistot ja -ohjelmistot Tehokas PC ja laajakaistayhteys Internetiin Tietoturva ajan tasalla; palomuuri ja virussuojaus Microsoft Office perusohjelmat tai vastaavat (esim. ilmainen Open Office- ohjelmisto) tekstinkäsittely, taulukkolaskenta ja esitysohjelma Adobe Reader tai vastaava PDF-tiedostojen lukemiseen (ilmainen) Mikäli sihteerillä ei ole käytettävissään tarvittavaa välineistöä voi sihteeriä avustaa joku klubin jäsenistä, esim. klubin IT-vastaava On suositeltavaa, että klubisihteerillä on vakio sähköpostiosoite esim. muotoa: sihteeri.klubinnimi@rotary.fi Sihteerin ei suositella vaihtavan sähköpostiosoitettaan kesken sihteerikauden

Lopuksi Toimi täsmällisesti, maksut ja raportit ajallaan Mikäli tehtäviä ei hoideta ajallaan aiheutuu tästä runsaasti lisätyötä monelle taholle! Sihteerin perustehtävien hoito ei ole monimutkaista, kun asiaan kerran perehtyy, joissakin klubeissa sama henkilö hoitaa nämä tehtävät useampana vuonna peräkkäin Pidä presidentti ja rahastonhoitaja ajan tasalla RI:n, SR:n ja piirin maksujen määräajoista, määristä ja suorituksista RI:n maksujen ja raporttien epäselvyyksissä aina yhteys RI:n Zürichin toimistoon Suomen Rotaryn ja piirin maksujen ja raportointien epäselvyyksissä yhteys Rotarytoimistoon Ota tarvittaessa yhteyttä piiriorganisaatioon, alueen apulaiskuvernööri auttaa Tämä esitys löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta