Koulutuksen sisältö 1. Urheilujärjestön arkisto Urheilujärjestön arkiston sisältö ja arkiston muodostuminen Asiakirjojen arvon määrittäminen: mitä säilytetään, mitä hävitetään Urheilujärjestön arkistotoimeen vaikuttava lainsäädäntö Arkistointivastuu Säilytystilat ja -välineet Sähköinen arkistointi

2. Päätearkistopalvelut: Suomen Urheiluarkisto, maakunta-arkistot ja muut Mikä on päätearkisto ja miten se toimii? Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi Asiakaspalvelu Asiakirjaluovutukset

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Arkisto on: Suunnitelmallisesti kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus, joka syntyy järjestön tai henkilön toiminnasta Arkistonmuodostaja on: järjestö tai henkilö, jonka toiminnasta syntyy asiakirjoja

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Järjestön arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka ovat syntyneet sen omasta toiminnasta. Sinne ei kuulu muiden järjestöjen asiakirjat Esineet (viirit, liput, merkit, mitalit ym.) museoon Järjestön omat painotuotteet (jäsentiedotteet, kirjat ja lehdet) 1–2 kpl arkistoon

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Järjestön arkistoon kuuluvat asiakirjat: Laadittu omaan käyttöön (pöytäkirjat, toimintakertomukset, tilastot, taseet, tulokset) Laadittu lähetettäväksi ulkopuolisille (tiedotteet, kirjeet, kutsut ja muut) Muilta järjestöiltä tulleet asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Arkiston käsittelyperiaatteet: Arkisto säilytettävä omana kokonaisuutena. Siitä ei saa siirtää aineistoja muualle eikä siihen saa liittää muiden järjestöjen/henkilöiden arkistoihin kuuluvia asiakirjoja

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Arkiston käsittelyperiaatteet: Arkistoinnin tuloksena syntynyt asiakirjojen järjestys on säilytettävä, eikä tätä järjestystä saa jälkikäteen muuttaa.

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Jokaisen järjestön arkisto on ainutkertainen. Sen toiminnasta syntyneitä asiakirjoja ei ole kenelläkään muulla. Muistettava on juridinen ja taloudellinen merkitys. Asiakirjojen todistettavuus, mikä varmentuu niiden allekirjoituksella ja asiallisella laadinnalla. Historiallinen arvo

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Järjestön arkiston käyttötarkoitus: Päätösten tarkastaminen Toiminnan suunnittelu Tilastojen laadinta Tilintarkastus ja valvonta

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Järjestön arkiston käyttötarkoitus: Yksityisten edut (eläke-, palkka- ja palkkiotiedot, kilpailutulokset) Järjestö-, henkilö- ja paikallishistoriat, artikkelit ja puheet Juhlien, näyttelyiden ja tapahtumien tieto-, malli- ja pohja-aineistona

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Arkistoinnin suunnittelu: Asiakirjojen käytettävyys paranee Asiakirjojen määrä vähenee (seulonta) Asiakirjojen sijoittaminen paikoilleen helpottuu

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Arkistoinnin suunnittelun lähtökohdat: Suunnittelu perustuu järjestön toimintaan Käydään lävitse järjestön tehtävistä syntyvät asiakirjat ja asiakirjaryhmät Suunnitelmaan uudet, kertyvät asiakirjat Vanhat asiakirjat järjestetään Erityishuomio sähköisiin asiakirjoihin

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Valmis suunnitelma sisältää: Asiakirjojen/asiakirjaryhmien tallennustavan ja säilytysajat Arkistointijärjestyksen Arkistointivastuun Säilytysajat työhuoneissa ja siirrot järjestön omaan arkistoon -> päätearkistoon

Arkiston sisältö ja sen muodostuminen Valmis suunnitelma sisältää: Asiakirjojen säilytysajat (pysyvä säilytys, määräaikainen säilytys ja seulonta) Asiakirjojen käyttöoikeudet HUOM! Kaikkien työntekijöiden tulee noudattaa suunnitelmaa ja seuloa turhat asiakirjat pois!

Oman järjestön asiakirjat säilytetään Pöytäkirjat/kokousmuistiot liitteineen Toimintakertomukset ja suunnitelmat Kopiot lähteneistä kirjeistä Puheet, esitelmät, luennot, artikkelit Itse tuotetut tutkimukset, raportit, tilastot Henkilö- ja tulosluettelot Säännöt, yhdistysrekisteriasiakirjat

Oman järjestön asiakirjat säilytetään Organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat Sopimukset Omien juhlien, näyttelyiden, kilpailuiden ja koulutustilaisuuksien asiakirjat Valokuvat Itse tuotetut painotuotteet (jäsentiedotteet, lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset)

Oman järjestön asiakirjat säilytetään Omasta järjestöstä laaditut historiikit Kartat ja piirustukset Lehtileikkeet ja lehtileikekirjat Toimenpiteitä aiheuttaneet saapuneet asiakirjat Kaikki asiakirjat ennen vuotta 1920 Kriisiaikojen (sodat) kaikki asiakirjat

Mitä hävitetään heti tai määräajan jälkeen? Saapuneet muiden järjestöjen pöytäkirjat, toimintakertomukset, toimintasuunnitelmat Kierto- tai yleiskirjeet/tiedotteet Lähetekirjeet ilman olennaista tietoa Lyhyet viestit, ilmoitukset Muiden lähettämät mainokset  Näiden arkistointivastuu on asiakirjojen lähettäjillä

Mitä hävitetään heti tai määräajan jälkeen? Järjestön omasta toiminnasta syntyvistä asiakirjoista hävitetään tili- ja pankkitositteet kuusi vuotta tilintarkastuksen jälkeen. Palkkakortit hävitetään 10 vuoden kuluttua. Kaksoiskappaleet asiakirjoista Tilikirjat harkinnan mukaan

Miksi ja milloin hävitetään? Säästää tilaa ja kustannuksia Helpottaa asiakirjojen löytymistä Säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa

Miten hävitetään? Säilytysajat jo valmiiksi kansioihin Suurin osa normaaliin paperikeräykseen Salaiset ja luottamukselliset tiedot, henkilötiedot silputaan Tietokoneiden tallennusvälineet (kovalevyt, levykkeet, cd-levyt, muistitikut) Asiantuntija tyhjää tiedot tai tuhotaan fyysisesti

Lainsäädäntö Kirjanpitolaki Tositteet, kirjanpitomerkinnät voidaan säilyttää sähköisesti kahteen eri tallennusmuotoon. Tietojen muuttumattomuus varmistettava ja tulostettavuus paperille Tasekirjaa on säilytettävä paperimuodossa

Lainsäädäntö Kirjanpitokirjat säilytettävä vähintään 10 vuotta ja tositteet vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Tasekirjat säilytetään pysyvästi

Lainsäädäntö Yhdistyslaki Perustamiskirja liitteenä säännöt Jäsenistä pidettävä luetteloa Pöytäkirjan laatimisohjeet Yhdistyksen nimen kirjoitusohjeet

Lainsäädäntö Henkilötietolaki: Tarkoituksena on yksityiselämän ja yksityisyyden suojaus Henkilötietoja ovat: nimi, syntymäaika ja –paikka, henkilötunnus, sukupuoli, uskonto ym. Henkilötunnus ei varsinaisesti arkaluonteinen tieto, mutta sen käsittelyssä noudatettava huolellisuutta. Peitettävä, jos mahdollista. Tieteellistä tutkimusta varten voi luovuttaa.

Lainsäädäntö Arkaluontoisia tietoja ovat: rotu tai etninen alkuperä, yhteiskunnallinen/poliittinen tai uskonnollinen vakaumus sekä ammattiliittoon kuuluminen, henkilön terveydentila ym. Arkaluontoiset tiedot hävitettävä heti, kun rekisteri tarpeeton.

Arkistointivastuu Urheilujärjestön nimettävä henkilö, joka kantaa vastuun järjestön arkistoinnista. Vastuuhenkilön tehtävänä: Huolehtia asiakirjojen säilyvyydestä ja säilytyspaikasta (arkistohuone) Hankkia arkistokelpoiset välineet Huolehtia asiakirjalainoista Seuloa eli hävittää tarpeeton aineisto Yhteydenpito ja yhteistyö päätearkistoon

Säilytystilat ja -välineet Arkistotilat Varasto-, ullakko- tai kellaritilat kelvottomia. Asiakirjoille arkistohuone, jonne aineisto siirretään työhuoneista. Arkistohuoneen puhtaus tärkeää. Lämpötilasuositus 18-22 astetta. Suhteellinen kosteus 45-55 %.

Säilytystilat ja -välineet Arkistohuoneeseen ei irrallisia asiakirjoja, esineitä, kirjoja, toimisto- tai urheilutarvikkeita Arkistohuoneesta ei saa lainata alkuperäisiä asiakirjoja ilman järjestön arkistoinnista vastaavan henkilön lupaa

Säilytystilat ja -välineet Arkistokelpoiset välineet Kaikki pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistokoteloihin. Lisäksi tarvitaan suojalehtiä ja arkistohaarukoita. Tavalliset toimistokansiot tai muut reiälliset pahvikotelot eivät kelpaa.

Säilytystilat ja -välineet Arkistokotelot (6, 8 ja 10 cm) ja voimapaperit: toimisto@kotelotyo.fi puh. 0207575500 (A4 2,5 cm -> 10 cm) Vaippapaperit: Suomen arkistointikonsultit Ky puh. 017 - 510375 Arkistohaarukka: Akro Mats & Matting Oy puh. 09 – 876 1722

Säilytystilat ja -välineet Asiakirjojen suojaus ja kotelointi: Asiakirjat suojataan suojalehdillä ennen kotelointia. Aineistosta poistetaan muovitaskut, liittimet, teipit ja kuminauhat. Tärkeimmät asiakirjat kuten pöytäkirjat suojalehtien väliin. Suojalehtiin järjestön nimi, asiakirjaryhmän nimi ja vuosiluvut.

Säilytystilat ja -välineet - Lopuksi suojalehdillä erotetut asiakirjat sijoitetaan arkistokoteloon. Arkistokoteloa voidaan säilyttää vaakatasossa, kunnes se on sopivasti täyttynyt, minkä jälkeen kotelo pystyasentoon. Tällöin tilaa säästyy toimistokansioihin verrattuna n. 30-50 %.

Säilytystilat ja -välineet Koteloiden nimiöinti: Koteloiden päätyyn, 10 cm yläreunasta, kirjoitetaan järjestön nimi lyijykynällä. 10 cm alemmaksi asiakirjaryhmän nimi (Luettelot, pöytäkirjat, toimintakertomukset, kirjeenvaihto jne.) Kotelon päädyn alareunaan aineiston rajavuodet (esim. 1997–2000)

Mikä on päätearkisto ja miten se toimii? Päätearkistolla tarkoitetaan laitosta, joka vastaanottaa määräajoin eri järjestöjen arkistoja pysyvään säilytykseen. Päätearkiston palvelut: tilat, järjestäminen/luettelointi ja asiakaspalvelu ovat maksuttomia.

Mikä on päätearkisto ja miten se toimii? Suomen Urheiluarkisto vastaanottaa pääsääntöisesti urheiluseurojen 10 vuotta vanhemmat asiakirjat tai sopimuksen mukaan. Keskusjärjestöiltä, alue- ja piirijärjestöiltä sekä lajiliitoilta edellytetään valmistamia toimenpiteitä ennen luovutusta (seulonta, kotelointi). Lisäksi vastaanotetaan urheilussa vaikuttaneiden henkilöiden arkistoja.

Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi Epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen palauttamista oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä. Työn tekee arkistoalan koulutuksen saanut henkilö.

Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi Arkiston järjestämisen eri vaiheet: Selvitetään järjestön tehtävät ja organisaatio Inventoidaan ja tutustutaan järjestettävään aineistoon Erotetaan arkistonmuodostajat Poistetaan asiakirjoihin kuulumattomat esineet, asiakirjakopiot ja kaksoiskappaleet

Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi 5. Hävitetään vanha tiliaineisto 6. Hankitaan tarvittavat välineet 7. Ryhmitellään asiakirjat sarjoihin (luettelot, pöytäkirjat, kirjeistö, tiliasiakirjat, sisällön mukaan järjestetyt, kartat ja piirustukset, tilastot, muistiot ja painotuotteet)

Vanhan arkiston järjestäminen ja luettelointi 8. Suojataan asiakirjat suojapapereilla, nimetään suojapaperit, koteloidaan ne ja nimiöidään arkistokotelot 9. Pidetään työn aikana konseptiluetteloa järjestettävistä asiakirjoista 10. Laaditaan arkistoluettelo

Asiakaspalvelut Suomen Urheiluarkisto vastaanottaa, järjestää ja luetteloi aineistot sekä siirtää arkistoluettelon nettisivuilleen. Urheiluarkisto palvelee asiakkaita Olympiastadionilla arkisin klo 8.00–15.30. Arkiston henkilökunta tekee maksullisia tiedonhakuja. Arkistoja kaukolainataan myös maakunta-arkistoihin ja sopimuksen mukaan kaupunkien arkistoihin.

Asiakirjaluovutukset Järjestön edut arkistonsa siirrosta päätearkistoon: - Saadaan uudelle aineistolle säilytystilaa Vanhat asiakirjat turvassa tulelta, pölyltä, auringon valolta ja kosteudelta Arkiston käyttöä valvotaan ammattimaisesti Tiedot löytyvät nopeasti järjestetystä ja luetteloidusta arkistosta Järjestön tunnettavuus kasvaa

Asiakirjaluovutukset Ennen arkistoluovutusta: Ota aina yhteys Urheiluarkiston henkilökuntaan, joka arvioi aineiston luovutustarpeen ja luovutuspaikan (vaihtoehtoina lähin maakunta-arkisto tai muu arkisto) sekä pyytää tarvittavat tiedot luovutettavasta arkistosta.

Asiakirjaluovutukset Luovutettavat asiakirjat: pöytäkirjat liitteineen, toimintakertomukset lähteneet ja saapuneet kirjeet sekä tiedotteet talouteen liittyviä asiakirjoja, ei tilitositteita, ei tilikirjoja henkilö-, tulos- ja muut luettelot kilpailu- ja juhla-aineistot Säännöt, sopimukset ja yhdistysrekisteriasiakirjat itse tuotetut painotuotteet (historiikit, vuosikirjat, kalenterit, lehdet, lehtileikekokoelmat, mainokset, esitteet…)

Asiakirjaluovutukset Suomen Urheiluarkisto www.urheiluarkisto.fi urheiluarkisto@stadion.fi (09) 4342 2540 Arkistonhoitaja/osastonjohtaja Heli Yrjänäinen Erikoistutkija Ossi Viita

Asiakirjaluovutukset Maakunta-arkistot (Hämeenlinna, Joensuu, Jyväskylän, Mikkeli, Oulu, Turku, Vaasa) Yksityiset keskusarkistot (Suomen Urheiluarkisto ja 11 muuta) www.yksityisetkeskusarkistot.fi Kunnalliset arkistot