Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto Ilmari Hyvönen 8.4.2014

Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla Tietovarannon ylläpito ja kehitys Tietojen käsittelyn osat ja osapuolten tehtävät Jatkokehitys

Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla Tietovarannon ylläpito ja kehitys Tietojen käsittelyn osat ja osapuolten tehtävät Jatkokehitys

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon käyttöönotto, tietovarannon tietosisällön pitäminen ajan tasalla sekä tietovarannosta tehtävät tiedonkeruut Tuotantokäyttö aloitetaan 21.4.2014 Korkeakoulujen, opetus- ja kulttuuriministeriön sekä CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n vastuiden ja velvoitteiden määrittely Tietovarannon tietosisällön pitäminen ajan tasalla Tietovarannosta tuotettavat tietoaineistot Korkeakoulun yhteyshenkilö LIITE 1: Muistio korkeakoulun rekisterissään ylläpitämien tietojen teknisestä tietojenkäsittelypalvelusta LIITE 1.1: CSC:n ja sen yhteistyökumppanin välinen turvallisuusmuistio

Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla Tietovarannon ylläpito ja kehitys Tietojen käsittelyn osat ja osapuolten tehtävät Jatkokehitys

Tietovaranto on tietojärjestelmä jonka kautta tietyt korkeakoulujen tuottamat tiedot ovat saatavilla yhdestä, tehokkaasta rajapintapalvelusta jossa korkeakoulut säilyttävät kopiota osasta opiskelijarekisteriensä ja muiden henkilörekisteriensä tietosisällöstä

Korkeakoulujen ja OKM:n yhteistyön tulos Yhteinen tavoite: Korkeakoulut ja OKM kehittävät ja ylläpitävät tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta sekä valtakunnallista tietovarantoa korkeakoulujen toiminnan ja OKM:n ohjauksen tueksi. Tietovarannosta säädetään laissa 1058/1998

Tiedon tuottaja ja tietovaranto Tiedon tuottajan näkökulmasta tietovaranto on tekninen ratkaisu, jolla tietoja siirtyy käytetyistä tietojärjestelmistä toisiin – tieto avataan muiden käyttöön Tietoja viedään tietovarantoon tietolähteestä, joka on tiedon auktoriteetti Tietolähteen on oltava tietojärjestelmä Tietovarannosta tietoja voi lukea vain toinen tietojärjestelmä Tietojen viemiseksi tietovarantoon voidaan tehdä erikseen tietojärjestelmä, joka mahdollistaa tietojen viemisen, mikäli tiedon tuottajalla ei ole lähdejärjestelmää

Tietovarannon tietojen käsittely Tietovarantoon ei ole suoria käyttöliittymiä Tietovarannon lukurajanpinta luovuttaa automaattisesti kaiken pyydetyn tiedon sallituille palveluille (nyt vai Opetushallitus) OPH:n ylläpitämien (ja jatkossa muiden) palveluiden osana valvotaan henkilötietojen käyttöä Viranomaistiedonkeruita varten poiminnat toteutetaan erikseen valtuutetun CSC:n henkilöstön toimesta

Tietovarannon tietosisällön rajaus (laki 1058/1998, tallennusvelvoite + ministeriön tiedonkeruukirje) Tutkintoon johtava koulutus Ei tutkintoon johtava koulutus (”muu”) Tutkinnot Opiskeluoikeudet Ilmoittautumis-tiedot Opintosuoritukset ja arvosanatiedot Henkilön tunnistetiedot Opiskeluoikeustiedot myös eräistä ei tutkintoon johtavista

Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla Tietovarannon ylläpito ja kehitys Tietojen käsittelyn osat ja osapuolten tehtävät Jatkokehitys

Tietovaranto osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria Yhteentoimivuus tietohallintolain tavoitteena Tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuus Avoin data, tietojen saatavuus Tiedon kirjaaminen ja tallentaminen vain yhteen paikkaan ICT-palvelujen ja -arkkitehtuurin kehitys Tietovaranto osana korkeakoululaitoksen arkkitehtuuria Muita olennaisia osia tietomalli ja arkkitehtuurit

Mitä varten korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto on toteutettu? Opintoihin pääsyn sujuvoittaminen ja turhien päällekäisten opintojen välttäminen Korkeakoulujen yhteishaku, ensikertalaiset ja muut Siirtyjät ja valtakunnalliset palvelut (korkeakoulun harkinnan mukaan, 2. vaihe) Opintosuoritustiedot opiskelijavalinnoissa: hakukelpoisuus, valinta suoritusten perusteella Opintosuoritusten hyödyntäminen osana korkeakoulun muuta toimintaa: AHOT ym. hyväksilukemisen käytännöt

Tietohal-lintolaki, KA… Suora velvoite lailla Korkeakoulujen opiskelija- valintojen kehittäminen Muut velvoitteet OKM:n ohjauksen tarpeet Raportointi ja tiedonluovutus eri viranomaisille Tietohal-lintolaki, KA… Tietojen yhteentoimivuuden kehittäminen OKM:n kohdealueella (JHKA) strategiset tavoitteet ohjaus toiminnan tarpeet MUTTA MYÖS Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovarannon taustalla ovat operatiiviset, ohjaukselliset ja strategiset tavoiteet Viime kesänä säädetyt ammattikorkeakoululain, yliopistolain ja rekisterilain muutokset mahdollistavat tietovarannon toteuttamisen, jotta operatiivinen eli toiminnan kehittäminen korkeakoulujen opiskelijavalintojen osalta etenee hallitusohjelmassa linjatulla tavalla Laki tietovarannosta on säädetty siten, että siihen sisältyviä opintotietoja voidaan suoraan käyttää Tilastokeskuksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruiden lähteenä ja jatkossa tietovaranto voisi palvella myös muita viranomaisia, joille korkeakoulut lakisääteisesti luovuttavat tietojaan – tämä on tietoarkkitehtuurin tarkoituksenmukaista kehittämistä Isossa kuvassa kyse on kuitenkin strategisesta tavoitteesta kehittää korkeakoulujen ja julkisen hallinnon ICT-yhteistyötä siten, että yhteentoimivat tiedot voisivat olla kaikkien osapuolten kehittämien palveluiden käytettävissä

Ohjauksen tietotarpeet ja muut tiedon luovutukset viranomaisille Korkeakoulujen käsittelmästä tiedosta kyseessä on ”jäävuoren huippu” toisaalta liittyy keskeisimpiin toiminnan tietoihin, kuten opintosuoritus, julkaisu sitä tietoa, mitä tarvitaan korkeakoulun ulkopuolella Tavoitteena tiedon laadun parantaminen: yhteismitallisuus, ajantasaisuus, luotettavuus, yhdisteltävyys

Yhteentoimivuutta tietovarannolla 2. Tiedon-välitys valtakunn. palveluille Korkea-koulu Tilasto-keskus Valvira, CIMO… OKM Kela Korkea-koulut KSHJ, Vipunen ym. 1. Aineiston siirto viranomaisille Korkeakoulujen tietovaranto OILI, AHOT, liikkuvuus… 3. Tiedontarjoaminen korkeakoulujen omille järjestelmille 4. Arkisto

Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla Tietovarannon ylläpito ja kehitys Tietojen käsittelyn osat ja osapuolten tehtävät Jatkokehitys

Tietovarannon pääosapuolet Osapuoli: rooli Toimija Korkeakoulu: rekisterinpitäjä Korkeakoulun nimeämä yhteyshenkilö Opetus- ja kulttuuriministeriö: ohjaus, tekninen ylläpitäjä Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy: tuottaa OKM:lle teknisen tietojenkäsittelypalvelun Tietovarantotiimi, virta@csc.fi

Tallentaa tiedon valtakunnal-liseen tietovarantoon Korkeakoulun vastuulla sekä toteutus että tietosisältö rekisterinpitäjänä Tiedon luovutus suoraan lain nojalla tai korkeakoulun päätöksellä OKM teknisenä ylläpitäjänä (CSC) Opetushallitus Tilastokeskus OKM-tiedonkeruut Korkeakoulut Muuntaa rekisterinsä tiedon Korkeakoulujen tietomalliin (xml-formaatti) Tallentaa tiedon valtakunnal-liseen tietovarantoon Luvan saaneet tiedon käyttäjät hakevat tietoja omiin palvelui-hinsa ja järjes-telmiinsä Tiedon käyttäjänä korkeakoulun OILI opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukukausi-ilmoittautumispalvelu on esimerkki korkeakoulujen palvelusta, jolle korkeakoulu voi antaa luvan tietojen käsittelyyn.

Tietojen tuottaminen korkeakoulusta tietovarantoon Hallinta Koodistopalvelu käyttöön Tietojen tuottaminen korkeakoulusta tietovarantoon ? Lähdejärjes-telmä Yhteismital-listen XML-siirtotiedosto-jen muodos-taminen Siirtotie-dostojen tarkasta-minen Tiedostojen siirtäminen tietovaranto-palveluun (SFTP) Lähteet: Tietojen kokoaminen eri lähteistä? Muodostus: lähdetiedoista poimimalla ja päätelemällä. Tarkastus: yhteisen tietoarkkitehtuurin tarkastuksien tekeminen muodostetuille tiedostoille (luodaan ja ylläpidetään yhteisesti). Siirto: lähdejärjestelmän tuotantoympäris-töstä suojatulla yhteydellä CSC:n palvelimelle korkeakoulun omaan hakemistoon Muodostuksen ja tarkastuksen automatisointi, jotta lähteen tietoja voidaan korjata mahdollisimman pian

OKM Teknisenä ylläpitäjänä OKM ohjaa ja valvoo CSC:n toimintaa teknisen ylläpitäjänä ja vastaa toiminnan asianmukaisuuden varmistamisesta Tietovarantopalvelun ja lukurajapintojen ylläpito sekä valvonta Tietojen laadunvarmistuksen jatkuva kehitys Koodistopalvelussa korkeakoululaitoksen pääkäyttäjä: koodistojen ylläpito

Päätöksenteko ja ohjaus Määräykset tietovarannon käytössä OKM antaa lain nojalla tietovarantoa koskevat Muut viranomaiset eri tiedonkeruita koskien omien valtuuksiensa puitteissa OKM ja korkeakoulut voivat yhdessä sopia tietovarannon käytön laajentamisesta lakisääteisestä laajempaan käyttöön Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmä

Tietovarannon tietosisällön muutokset (KOTA/AMKOTA-sykli) Ensimmäinen vuosi Q4 Korkeakou-lujen palaute ja uudet tiedonkeruu-tarpeet Q1 Tarvitaanko tietovaran-toon uusia tietoja? Q2 Uusien tietojen ja siirtojen määrittely Q3 Uusien vaatimusten julkaisu Q4 Korkeakou-lujen palaute ja uudet tiedonkeruu-tarpeet Q1 Tarvitaanko tietovaran-toon uusia tietoja? Q1 Uusien tietojen ja siirtojen määrittely Q3 Uusien vaatimusten julkaisu Q3 Tiedot tieto-varantoon uusilla vaatimuk-silla VE: Tieto pääteltävissä nykyisestä tietosisällöstä tai muu tiedonkeruutapa Q3 Tiedot tieto-varantoon uusilla vaatimuksilla Ratkaisukohdassa 5 lokakuussa päätetään tästä Toinen vuosi Q4 Q1 Q2 Q4 Q1 Q1 Kirjaamisen muutokset, tekninen toteutus

Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla Tietovarannon ylläpito ja kehitys Tietojen käsittelyn osat ja osapuolten tehtävät Jatkokehitys

Rekisterinpitäjällä on päävastuu henkilörekisteristään Korkeakoulu huolehtii rekisterinpitäjänä tietosuojan toteutumisesta sekä tietosisällön oikeellisuudesta, tietojen tarkastamisesta ja tietojen korjaamisesta sekä päättää tietojen luovuttamisesta palvelun kautta ellei laissa muuta määrätä. (laissa on erikseen säädetty tietojen luovuttamisesta opetushallituksen opiskelijavalintarekisteriin)

OKM vastaa tietovarannon teknisenä ylläpitäjänä tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä määräyksistä ja ohjeista, joita korkeakoulujen ja CSC:n sekä tietovarannon tietoja hyödyntävien tahojen on toiminnassaan noudatettava

CSC on velvollinen huolehtimaan Valtakunnallisesti keskitetyn teknisen tietojenkäsittelypalvelun asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä korkeakoulun lukuun ja palvelusta tehtävien tietojenluovutusten asianmukaisuudesta

Rekisteritietojen kopioiden siirtäminen korkeakoulusta tietovarantoon CSC Korkeakoulu Vastaa tietoja siirtävän tahon tunnistamisesta salausavaimen perusteella sekä korkeakoulun ja CSC:n palvelimien välisen liikenteen sallimisesta ja palvelimien välisen liikenteen suojaamisesta Vastaa siirrettävän tietosisällön rajaamisesta ja täydellisyydestä, siirtotiedostojen muodostamisesta ja siirtämisestä sekä oman salausavaimen julkisen osan ilmoittamisesta

Tiedon tarkastaminen Vaihe Vastuu Siirrettujen rekisteritietojen kopioiden tarkastaminen CSC tarkastaa tietojen tiedonsiirtomääritysten mukaisuuden. Korkeakoulun vastuulla olevan sisällöllisen tarkastuksen tueksi CSC voi tehdä myös suuntaa-antavia sisällöllisiä tarkistuksia Tarkastustuloksista raportoiminen korkeakoululle CSC tallentaa henkilötietopohjaiset havainnot mahdollisista virheistä tiedonsiirtopalvelimelle ja ilmoittaa korkeakoulun erikseen ilmoittamille yhteyshenkilöille tilastomuotoiset yhteenvedot tarkastamisen tuloksista Mahdollisten virheiden korjaamiseksi tiedonsiirron aloittaminen alusta Korkeakoulu vastaa CSC:n tuottamia havaintotietoja hyödyntäen mahdollisten virheiden havaitsemisesta ja korjaamisesta sekä tietojen siirron uusimisesta virheet aiheuttaneiden tekijöiden poistamisen jälkeen

Tietojen luovuttaminen lukurajapinnan avulla tietoja kysyvälle taholle Korkeakoulu CSC Rekisterinpitäjänä päättää tietojen luovutuksista paitsi siltä osin kuin laissa 1058/1998 säädetään tietojen luovuttamisesta Opetushallitukselle opiskelijavalintarekisteriin Huolehtii siitä, että lukurajapintoja voivat käyttää ainoastaan sellaiset tahot, joilla on valtuutus tietojen käyttämiseen sekä siitä, että lukurajapintojen liikenne on suojattu Ilmoittaa uudesta sallitusta tietoa käyttävästä tahosta Avaa suojatun yhteyden tiedon käyttäjälle sekä pääsyn määrättyyn tietoon

Tietoturvan ja tietosuojan varmistavat käytännöt ja toimintatavat CSC Korkeakoulu Varmistaa teknisen ylläpitäjän tehtävien osalta tietoturvan toteutumisen VAHTI 2010 -suosituksen liitteen 5 mukaisen korotetun turvatason vaatimusten mukaisesti Korkeakoulu vastaa omien käytäntöjensä mukaisesti, että tiedonsiirtopalvelin, palvelimen käyttö ja tietovarannon käyttöön liittyvät ilmoitukset ja raportit suojataan siten, että tietoturva ja tietosuoja eivät vaarannu

Seuranta ja valvonta Korkeakoulu CSC Yhteyshenkilö saa vähintään kaksi kertaa vuodessa tilannekatsauksen palvelun tuottamisesta, tietojen luovutuksista, mahdollisista häiriöistä ja palvelun jatkonäkymistä Pitää yllä korkeakoulun yhteyshenkilön käyttöön tarkoitettuja seurantaa ja valvontaa tukevia tietoja, joita CSC päivittää yhteyshenkilöiden pyyntöjen mukaisesti siten kuin on CSC:n käytettävissä olevien resurssien puitteissa mahdollista

Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla Tietovarannon ylläpito ja kehitys Tietojen käsittelyn osat ja osapuolten tehtävät Jatkokehitys

Käynnistyvät jatkokehitystoimet (Alustavasti) käynnistetyt jatkokehitystoimenpiteet: Tilastokeskuksen tiedonkeruiden toteutus Integraatio Vipusen tiedonlähteeksi, mikä korvaa tietyt OKM:n Suorat tiedonkeruut (opintopisteet) Mahdolliset lisäulottuvuudet Opiskeluoikeuksien määrät Viranomaistiedonkeruiden laajentaminen: opettajatiedonkeruu, kv-liikkuvuuden tiedot Lokirekisteri, tiedonluovutuspalvelu, palveluväylä Suorien tiedonkeruiden kehittäminen: VIRTA-julkaisutiedot -selvitys