TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN Paikallisjärjestötilaisuudet Anitta Leikos

IDEOINTIPALAVERI • Tilaisuuden tarkoitus, teema ja tavoite – Sopiiko tapahtuma paikallisjärjestön toimintasuunnitelmaan (perustoimintaan)? – Onko paikkakunnalla tiedossa kilpailevia tilaisuuksia tai onko jo tiedossa olevia samantyyppisiä tapahtumia? – Voisiko voimavaroja yhdistää? – Kutsutaanko mukaan muita järjestely- tai yhteistyötahoja tai saataisiinko sponsoreita? LIPA/ALE2

AJANKOHTA • Tilaisuuden valmisteluun kannattaa varata aikaa, puolikin vuotta on lyhyt aika (alkuvuonna syksyn tilaisuuden suunnittelu, syksyllä kevään). • Ajankohdassa on huomioitava muut tapahtumat sekä mahdolliset lomat ja pyhäpäivät. • Myös kellonajalla on merkitystä; – milloin puhujat pääsevät paikalle? – milloin tavoitetaan eniten kuulijoita? – milloin saataisiin esim. tiedotusvälineitä paikalle? • Yhteydenotto heti pääpuhujaan tai puhujiin! LIPA/ALE3

PAIKKA • Tilaisuuden valmistelussa on huomioitava tilaisuuden luonne (ulko- vai sisätilat?). • Millainen varustus paikassa on, ja mitä pitää hankkia paikanpäälle (pöydät, tuolit, teltta ym.). • Onko paikassa riittävä äänentoisto? • Tarvitaanko kuulutuksia/juontoa tai minkälaista tekniikkaa paikassa pitäisi olla? • Voiko paikassa valmistaa/tarjota ruokaa, juomaa? • Tilaisuuden rakentaminen, purku, siivous, vuokra? LIPA/ALE4

TEKIJÄT • Tilaisuuden valmisteluun kannattaa nimetä vetäjä ja järjestelyryhmä (myös uusia tekijöitä mukaan!) • Järjestelyryhmälle sovitaan työnjako ja päävastuualueet (yhteydenotot puhujiin, esiintyjiin, yhteistyökumppaneihin, paikkavaraus tiedottaminen, materiaalien hankinta jne.). • Järjestelyvastaavat voivat koota oman tiimin eri työn hoitamiseen (tarvittavien välineiden hankinta, rakentaminen, materiaalit, tarjoilut). • Mukaan mahdolliset yhteistyötahot ja sponsorit LIPA/ALE5

MAHDOLLISET LUVAT • Yleisötilaisuudesta kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille ( • Yhdistys saa toimeenpanna ilman säädettyä lupaa tavara-arpajaiset, joissa arpojen yht. myyntihinta on enintään 2000 euroa ja arpojen myynti sekä voittojen jako tapahtuu samassa tilaisuudessa. Voittojen yhteisarvon on oltava vähintään 35 % arpojen yhteenlasketusta myyntihinnasta ja pienimmän voiton vastattava väh. arvan hintaa. • Musiikinkäyttölupa ( LIPA/ALE6

VAKUUTUKSET • SAK:lla on vakuutukset vakuutusyhtiö Turvassa. Tämä vastuuvakuutus pitää sisällään niin alueelliset kuin valtakunnallisetkin SAK-päivät sekä alueiden järjestämät Vappujuhlat. • Lisätietoa vastuuvakuutuksen sisällöstä Turvan asiamiehiltä. • Pitäisikö SAK:n yrittää neuvotella vakuutuspaketti myös paikallisjärjestöjen järjestämiä tilaisuuksia varten vai onko paikallisjärjestöillä omat vakuutukset järjestämiinsä tilaisuuksiin? LIPA/ALE7

BUDJETTI, SPONSORIT • Mahdollisia kuluja: paikan vuokra, tarvittavien lisäkalusteiden vuokra, äänentoistolaitteet, materiaalit, tarjoilut, opasteet, mainoskyltit, muu rekvisiitta, esiintyjäpalkkiot, matkakulut. • Mahdollisia tuottoja: avustukset/lahjoitukset, mukaan tulevat yhteistyökumppanit, paikalliset sponsorit (yritykset ja liikkeet), myyjäiset, arpajaiset, mainokset tapahtumaohjelmassa, ammattiosaston ja/tai paikallisjärjestön varat. • Tarvikkeita kannattaa myös kysellä lainaksi LIPA/ALE8

TIEDOTUS • Ei tapahtumaa, jollei tulijoita – ei tulijoita, jollei tietoa tapahtumasta! • Tiedotus on tapahtuman järjestämisen tärkeimpiä osia; niin sisäinen kuin ulkoinenkin. • Sisäinen tiedotus Kannatta nimetä tiedotuksesta vastaava, jotta kaikki järjestelyihin osallistuvat tietävät, missä mennään (sähköposti ja tekstiviestit järjestäjille). • Muistakaa myös SAK:n aluetoimisto ja puhujat LIPA/ALE9

TIEDOTUS Tietoa tapahtumasta tulisi olla esillä viimeistään kahta viikkoa ennen tapahtumaa. Tapahtuman laajuudesta ja kohderyhmästä riippuen kannatta käyttää hyväksi erilaisia tiedotuskanavia: – Mainoslehtiset (reppuposti) – Sähköpostit (esim. sähköpostirinki), tekstiviestit – Suullinen mainonta LIPA/ALE10

Ulkoinen tiedotus – Internet sivut; yhdistyksen omat, aluetoimisto ja eri tahojen tapahtumakalenterit – Juttuehdotukset paikallislehtiin, radioon, televisioon. – Tiedotusvälineiden edustajia kannattaa kutsua paikalle (puhujilta voi pyytää etukäteen puhetta, referaattia tai lehdistötiedotetta, jota jaetaan tiedotusvälineille). – Julisteet ja ilmoitukset seinille näkyville paikoille; alueen ilmoitustaulut: kauppa, kioski, apteekki, posti, kirjasto, yritykset, virastot, oppilaitokset jne LIPA/ALE11

Ulkoinen tiedotus – Kulkureittien varrelle mainoskyltit (varmistettava, etteivät estä näkyvyyttä liikenteessä). Tievarsimainonta on kiellettyä, mutta ei koske kokous-, tiedotus- ja huvitilaisuuksia. Tilapäisopasteista on sovittava tienpitäjän kanssa. Mainoksia ei pidä kuitenkaan ripustaa liikennemerkkeihin ja tilapäisopasteet on myös muistettava poistaa tapahtuman päätyttyä. – Ulkomainonnassa kiinnitettävä huomio selkeyteen ja luettavuuteen pidemmältäkin (nimi, paikka, aika ja järjestäjätiedot suurin kirjaimin), muussa tiedottamisessa voi panostaa enemmän yksityiskohtiin LIPA/ALE12

PAIKAN JÄRJESTELYT • Paikan järjestelyihin kannattaa varata aikaa! (Paras, jos voisi hoitaa/aloittaa jo edellisenä iltana) • Töitä nopeuttaa, kun hommat on jaettu etukäteen ja yhdellä on kokonaisvastuu hallussa. Kannattaa nimetä varalle myös yleismies ”Jantunen” viimehetken muutoksiin tai yllätystilanteisiin. • Materiaalit ja tarvikkeet tulisi hankkia viimeistään viikkoa ennen, jotta varasuunnitelmille jää aikaa, jos jotain ei saada. Jos tarjotaan kahvia/ruokaa, on kiinnitettävä huomio hygieniaan ja säilyttämiseen! LIPA/ALE13

JÄRJESTELYJEN TARKISTUKSET • Paikan haltuunotto, ovenavaus, avainten haku? • Vieraiden vastaanotto? (puhujat, esiintyjät, toimittajat jne.) • Onko pöytiä, tuoleja, tarjoiluvälineitä riittävästi? • Onko riittävästi materiaalia jakoon? • Ovatko opasteet paikoillaan, tarvitaanko info-pistettä? • Onko juontamista ja onko riittävä äänentoisto? • Onko uusien jäsenten rekrytointi huomioitu? • Mukaan ensiapulaukku ja varustepakki, jossa kyniä paperia, tussit, pahvia, sakset, teippiä, sinitarraa, muovitaskuja, rautalankaa, pihdit, pikkurahaa jne LIPA/ALE14

LOPPUARVIOINTI • Arviointi heti tapahtuman jälkeen tai järjestetään loppupalaveri (kirjataan ylös kaikki oleellinen; onnistumiset ja epäonnistumiset sekä uudet ideat, mitä ehkä kannattaisi tehdä ensi kerralla). • Valmistelumateriaali ja ohjeet talteen, joita voi hyödyntää seuraavaa tilaisuutta järjestettäessä! • Kiitokset valmisteluihin osallistuneille ja yhteistyökumppaneille (ehkä yhteinen ruokailu)! • Kiitos sähköposti, tekstiviesti puhujille/esiintyjille LIPA/ALE15