Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun

Esitys aiheesta: "Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun"— Esityksen transkriptio:

1 Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun
Anniina Hartikainen, kulttuurisihteeri Virve Särkkä, JYYn hallituksen kulttuurivastaava Oskari Rantala, tiedotussihteeri Niko Vartiainen, kulttuurivaliokunnan puheenjohtaja

2 Sisältö Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman valmistelu
Talousarvion laatiminen Yhteistyökumppanit ja avustukset Tiedotus ja markkinointi Lupa-asiat Vastuualueiden jakaminen Aikataulutus

3 Sisältö Riskit Turvallisuus Jälkityöt
Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin JYYn kulttuurivaliokunta Tapahtuma-case

4 Tapahtuman suunnittelu
Tapahtuman ajankohdan valitseminen. Huomioitava: mahd. Päällekkäiset tapahtumat Paikan valinta ajoissa. Huomioitava: toimivuus, varustetaso, tilavuokrat, esteettömyys → mikä on tapahtuman kannalta paras paikka? Tapahtuman kohderyhmä. Huomioitava: miten tavoitat kohderyhmän ja mikä on kohderyhmän koko?

5 Tapahtuman suunnittelu
Tapahtuman kokoluokka. Huomioitava: realistisuus. Vaikuttaa mm. budjetointiin. Työryhmä ja vastuualueiden jakaminen Tapahtumapaikan varaaminen Ohjelman suunnittelu. Huomioitava: esiintyjien hinnat, kohderyhmä

6 Tapahtuman valmistelu
Alustavan budjetin laatiminen Esiintyjien buukkaaminen. Suosittujen esiintyjien buukkaaminen ajoissa. Kulut: majoitus, keikkapalkkio, ruokailu, juomat yms. Esiintyjien hinnoista tinkiminen Palaveeraus kasvotusten yhteistyötahojen kanssa ja käytännön asioista sopiminen Sovittujen asioiden varmistaminen

7 Tapahtuman valmistelu
Kiireen ennakoiminen. Asioiden huolellinen aikataulutus ja suunnittelu Kirjalliset sopimukset Tapahtuman yksityiskohdista ja aikatauluista tiedottaminen yhteistyötahoille Asioiden lukkoonlyöminen Tiedottaminen Yritysyhteistyö ja avustuksien hakeminen Lupien hakeminen

8 Talousarvion laatiminen
Kenellä taloudellinen vastuu? Budjetti laadittava realistisesti Hintojen kilpailutus Mahdollinen ALV hinnoissa Yllättäviin kuluihin varautuminen Tapahtuman rahoitusrakenne Taloudellisten riskien minimointi

9 Talousarvion laatiminen
TULOT Avustukset, sponsoritulot ja lipputulot MENOT Luvat, vakuutukset, tekijänoikeudet, markkinointimateriaalien painatus, palkat/palkkiot, matkakulut, kuljetukset, tilavuokrat, esiintyjät, dekot, ruokailut, yllättävät kulut

10 Yhteistyökumppanit Sponsoritarjousten laatiminen
Mieti tarkkaan, millaisia sponsoreita lähestyt Sponsoreiden hankkiminen työlästä Yhteydenotot ajoissa Henkilökohtainen yhteydenotto Tapahtuman järjestäjälle: rahaa, alennuksia tavaroista/palveluista, tavaroita ja palveluita Sponsorille: näkyvyys tapahtumassa, markkinointimateriaaleissa

11 Yhteistyökumppanit Ei kahta saman alan yritystä sponsoriksi samaan tapahtumaan. Suhteita kannattaa hyödyntää. Tavaranvaihto rahadiilejä helpompaa Vakuuttavuus Sinnikkyys

12 Avustukset Avustusten hakeminen: hakemukset täytettävä huolella
Talousarvio ja toimintasuunnitelma/projektisuunnitelma tärkeitä liitteitä Avustusten myöntämiseen voi mennä ajallisesti pitkään

13 Avustukset Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset:
haku maalis- ja lokakuussa Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset: haku tammi- ja elokuussa JYYn projektiavustukset / tappiontakaukset: voi hakea ympäri vuoden Keski-Suomen taidetoimikunta: haku tammikuussa Säätiöt

14 Tiedotus ja markkinointi
Tiedotteen laatiminen Mediatiedottaminen Sähköpostilistatiedottaminen Sähköiset tapahtumakalenterit Internet, Facebook Lehtien ilmestymisaikataulujen huomioiminen Julistemarkkinointi, flaijerit Graafikon hankkiminen

15 Tiedotus ja markkinointi
Jyväskylän kaupunkilehti Keskisuomalainen Suur-Jyväskylän Lehti Radio Keski-Suomi Radio Jyväskylä Jylkkäri City Sue Voima Keski-Suomen Viikko

16 Lupa-asiat Luvat maksullisia
Ilmoitus yleisötilaisuudesta, väh. 5 vrk ennen tapahtumaa Lupa julkisten tilojen käyttöön: kaupunki, yliopisto Ruuanmyynti Tekijänoikeudet: Teosto, Gramex. Sovi paikan haltijan kanssa. Melulupa

17 Vastuualueiden jakaminen
Tarpeellinen määrä työvoimaa ennen tapahtumaa ja tapahtumassa Catering, graafikko, juontaja, järjestyksenvalvojat, tiedottaja, projektinjohtaja, dekoryhmä, lipunmyynti, bäkkärityöntekijät, DJ:t, Miksaajat, valosuunnittelijat, siivous, roudaus, kuljetukset, sponsoriyhteistyö, valokuvaaja

18 Aikataulutus Hoidettava ajoissa: esiintyjien buukkaus,
tilavaraukset, sponsorit ja avustukset Projektin läpiviemisen aikataulutus etukäteen, projektisuunnitelma Sopimukset kuntoon Laadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi: soundcheckit, bändien vaihdot

19 Riskit Huono sää Esiintyjien peruutus Väkivalta ja pakokauhu
Onnettomuudet ja tapaturmat Yllättävän suuri yleisömäärä Vapaaehtoistyövoiman vähyys Aikataulujen viivästyminen Asiakkaiden tyytymättömyys

20 Turvallisuus Ilmoita yleisötilaisuudesta poliisille
Järjestyksenvalvonta Ensiapu Kortilliset ja kortittomat järjestyksenvalvojat Järjestyksenvalvojien riittävä määrä

21 Jälkityöt Tapahtumapaikan siivous Budjetin päivittäminen
Kiitosten lähettäminen esiintyjille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille Laskujen hoitaminen Palkkiot esiintyjille

22 Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä
Kulttuurisihteeri - Hoitaa ylä- ja alakerran tilavaraukset - Päivittää tapahtumatiedot JYYn nettisivuille - Kokoaa On Stage-julisteen sekä Jylkkärin ja Cityn mainoksen. Huomioitava: deadline. Ilokiven käyttömaksut - Alakerta: 30€ op., 15€ ainejärj., 100€ muut - Yläkerta ja terassi ilmaisia

23 Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä
Ravintoloitsija Heimo Niemisen vastuulla illan käytännön järjestelyt: - Narikka - Yksinoikeus alkoholinmyyntiin - Ovien avaus - Loppusiivous - Järjestyksenvalvonta - Paikkojen näyttäminen

24 Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä
Tapahtumanjärjestäjän vastuulla: - Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen - Ohjelman kokoaminen - Lipunmyynnin järjestäminen - Henkilökunnan hankkiminen (miksaaja, valosuunnittelija, roudarit, lipunmyyjät yms.) - Jälkisiivous Yleisötavoite hlö/ilta Vastuu laitteista